1、秘書實務1、職業道德：就是同人們的職業活動緊密聯系的符合職業特點所要求的道德準則、道德情操與道德品質的總和，它既是對本職人員在職業活動中行為的要求，同時又是職業對社會所負的道德責任與義務。 2、接待：即迎接招待。接待工作指特定的組織對公務來訪者的迎送、接洽和招待工作。3、秘書辦事：即秘書為輔助管理、協助政務而所作或應做的文書、會議等辦公室日常事務。 管理公務=領導政務+秘書事務辦事作用：組織有效運轉的基礎，輔助決策的主要途徑，發揮參謀作用的必要前提4、資源管理：（1）管理從管理的協調作用來說，管理是協調人力、物力、財力以達到組織的目標。從管理作為一個過程來說，管理是計劃、組織、領導、控制。（2

2、）辦公資源是指秘書辦公所需要的各種物品，它包括辦公用品、辦公設備、日常辦公所需的小額現金，以及辦公家具、辦公用房等。（3）時間管理是指在同樣時間耗費的情況下，為提高時間的利用率和有效性而進行的一系列控制。（4）辦公環境或稱辦公室環境，從廣義上說，是指一定組織機構的所有成員所處的大環境；從狹義上說，辦公環境是指一定組織機構的秘書部門所處的環境，包括人文環境和自然環境。（5） 辦公管理就是對辦公工作及相關資源的計劃、控制等完整過程。5、網絡辦公：就是利用網絡技術、IT技術將傳統的辦公室工作實現網絡辦理、共享辦公資源，提高辦公效率6、公文辦理：是指公文形成、運轉處理的操辦和管理的系列過程。主要環節：

3、（1）發文辦理 發文辦理指以本機關的名義制發公文的辦理過程。（2）收文辦理 收文辦理指對收到公文的辦理過程。（3）公文歸檔7、會議：（1）集合三人以上相與議事,并遵循一定的議程,所舉行的一種集會。如：全體會議 工作會議 X務會議（2）經常商討并處理重要事務的常設機構或組織。如：中國人民政治協商會議 部長會議（3）會議是人們有組織有領導地商議事情的集會，它往往伴隨著一定規模的人員流動和消費。 會議要素：會議分基本要素和選擇要素8、會議要素：會議分基本要素（會議目的、召開時間、會議地點、組織者、主持者、與會者、主題、議題、議程）選擇要素（會議名稱、服務機構、秘書機構、經費、文件材料、專用設備工具、

4、各種消耗性材料等）9、會議辦理：是指會議策劃、籌辦、組織等系列過程。10、秘書實務：是指秘書工作的實際事務。內容有“三辦”等工作， 復雜。性質：從屬性、服務性。特點：綜合性、繁復性、程序性、突擊性、潛隱性、機要性原則：主動、計劃、規范、創新、協調11、信息：是事物的存在的方式或運動狀態的直接或間接的反映。信息的特征：客觀性、 時效性、可塑性、共享性、依附性 、傳遞性、開發性、無限性12、保密工作：（1）秘密隱蔽不為人知的事情或事物。秘密是與公開相對而言的，是個人或集團在一定的時間和范圍內，為保護自身的安全和利益，需要加以隱蔽、保護、限制、不讓外界客體知悉的事項的總稱。構成秘密的基本要素有三點：

5、一是隱蔽性；二是莫測性；三是時間性。 （2）保密：保護秘密不被泄露，稱為保密。指在一定的時間內只限一定范圍內人員知悉。（3）保密工作保密工作就是從國家的安全和利益出發，將國家秘密控制在一定的范圍和時間內，防止被非法泄露和利用，使其自身價值得到充分有效地實現所采取的一切必要的手段和措施。簡言之，是指與國家的安全和利益密切相關的保守國家秘密的一切活動。13、秘書工作管理：包括對秘書人員的管理和對秘書工作的管理。其中對秘書人員的管理包括：加強秘書工作制度的建設；建立嚴格的秘書崗位責任制度；健全有效的秘書人員考核獎懲制度。對秘書工作的管理包括：秘書機構的管理；秘書工作程序和方法的規范管理；秘書設備的管

6、理。簡答題一、 秘書怎么做人（知識點）第一節 秘書道德一、道德是做人的基礎 職業道德，就是同人們的職業活動緊密聯系的符合職業特點所要求的道德準則、道德情操與道德品質的總和，它既是對本職人員在職業活動中行為的要求，同時又是職業對社會所負的道德責任與義務二、道德對做人的意義 （一）是個人和組織事業成功的重要條件（二）是人格升華的最重要途徑三、秘書職業道德規范（一）職業道德規范 愛崗敬業 誠實守信 辦事公道 服務群眾 奉獻社會（二）秘書職業道德規范1明確角色，擺正位置 2.謙虛謹慎，戒驕戒躁 3堅持正義，顧全大局 4樂于吃苦，甘于奉獻 5沉著冷靜，嚴守機密 6忠誠正直，立場堅定7勇于奉獻，甘于寂寞

7、8細致周到，一絲不茍 9清正廉潔，艱苦奮斗四、職業道德修養（一）修養途徑1.確立正確的人生觀是職業道德前提2.要從培養自己的良好習慣著手3.學習先進，自我激勵（二）修養方法1. 學習職業道德規范，掌握職業道德知識 2.努力學習文化知識和專業技能，增強職業素養3.自我反思，增強自律 4提高精神境界，努力慎獨第二節 做人層次 一、基本層次（一）符合做人的起碼要求（二）處理與社會的關系時，關注自身利益（三）善惡標準基本清楚，行為方式基本符合社會的道德規范（四）思想觀念實際行為與社會基本平衡二、中間層次（一）不能再任何方面損害他人利益（二）遵紀守法，不妨礙他人正常活動（三）堅持正義，主持公道（四）必要

8、時，適當犧牲個人利益三、最高層次（一）高尚光明正大，襟懷坦蕩，公正無私（二）純粹真誠而不虛偽，表里如一（三）有道德合乎公德和真善美的標準第三節 秘書做人一、秘書做人的心量（一）心胸豁達（二）處事大度（三）笑對人生（四）君子成人之美（五）但行好事不圖回報（六）忘掉不愉快的事二、做人的態度（一）不可太露鋒芒（二）不輕易指責別人（三）不動則發怒（四）得理也要讓人（五）能忍則忍三、秘書做人的禁忌（一）面面俱到（二）患得患失（三）自視過高（四）貪圖虛榮（五）物欲膨脹四、秘書做人的藝術（一）難得糊涂（二）適度沉默（三）能屈能伸（四）適可而止（五）慷慨贊美二、秘書怎么辦事知識點:一、秘書辦事原理（一）基本內

9、涵秘書為輔助管理、協助政務而所作或應做的文書、會議等辦公室日常事務。 管理公務=領導政務+秘書事務（二）辦事作用組織有效運轉的基礎 輔助決策的主要途徑 發揮參謀作用的必要前提二、秘書辦事規范（一）辦事原則五要要有政策性 要有計劃性 要有協調性 要有規范性 要有公關性（二）辦事規程 1.國家標準 秘書國家職業標準中國秘書崗位資格證書考核大綱辦事評估目標與考核標準三、辦公環境管理1、辦公室布置要求：（1）優先采用光線、通風、監督、溝通占優的辦公室（2）使用同樣大小高度的桌椅柜子（3）將接待部門置于入口處（4）預留充分空間（5）常用設備檔案置于使用者附近，背對背放置檔案柜（6）設置休息區 （7）光線

10、應來自桌子的左上方和斜后上方2、辦公室布置三原則：（1）有利于溝通 （2）便于監督 （3）協調、舒適3、辦公室隱患 （1）地、墻、天花板、門、窗中的隱患 （2）室內光線、溫度、通風、噪音，通道方面的隱患 （3）辦公家具方面的隱患 （4）辦公設備及操作中的隱患 （5）工作中疏忽大意造成傷害的隱患 （6）工作中疏忽大意造成失密的隱患 （7）火災或消防中的隱患 4、對辦公環境和辦公設備進行安全檢查，改進辦公環境 (1) 安全檢查的方法 確定檢查周期。 發現隱患，在職責范圍內排除或減少危險。 發現個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進、直到解決。 發現隱患，認真填寫“隱患記錄及處理表”。 (2

11、) 健康、安全的辦公環境的基本要求 建筑堅固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風。 辦公室空間適當、噪聲要低。 辦公用品和設備要滿足工作、安全要求。 設置相應的消防設施和設備。 飲用水符合健康安全要求。 室內有符合組織目標的裝飾、標識和適當的綠色植物。四、印章及介紹信的管理1、印章作用：（1）標志作用（2）權威作用（3）法律作用（4）憑證作用 2、印章使用要求：（1）專人負責（2）確保安全（3）防止污損 3、印章管理的注意事項 （1）經理名章具有法定的權威性和代表性，要控制使用、加強管理 （2）因機構變動、名稱改變或公章損壞需啟用新公章而停止用舊公章時，新公章啟用后舊公章應交由制發機關封存或

12、銷毀；也可經上級部門批準后自行銷毀。4、介紹信的管理介紹信是用來介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經過單位內部的審批手續，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。五、做好信息的保密工作六、安排值班工作，編制值班表 七、辦理上司交辦事項1、上司交辦事項：（1）會議通知（2）查問回復（3）接待工作（4）轉告傳達（5）上司生活服務工作2、上司臨時交辦事項特點：（1）廣泛性（2）臨時性基本特點（3）具體性（4）緊迫性 答題重點：（一）辦公環境維護1.健康、安全的辦公室格局設計能力，熟悉辦公所需設備及數量需求。2.辦公設備、物品的擺

13、放位置適當，去用有序。3.根據對辦公室環境和辦公設備的檢查，及時發現和排除隱患的能力。（二）接聽電話1.掌握接聽撥打電話遵循禮貌、清楚、簡練、保密的原則。2.接聽電話必須及時，認真聆聽，并做好記錄。3.掌握撥打電話的禮貌用語，陳述內容準確、清楚、突出重點。（三）印信管理1.掌握蓋印信和開具介紹信的原則。2.蓋公章前要認真審閱材料，蓋公章要端正、清晰，蓋在署名中間，上不壓正文，下要齊年蓋月，力求做到握法標準，印泥適度，用力均勻，落印平穩。3.介紹信要書寫合乎規范，開具介紹信要遵守一定的審批手續。4.制作并填寫印章使用登記表。工作實訓題公文辦理一、 發文辦理（一）涵義發文辦理指以本機關的名義制發公

14、文的辦理過程。（第二十四條）（二）主要程序與責任人12345678程序草擬審核簽發復核繕印用印登記分發經辦秘書秘書上司秘書秘書秘書秘書秘書1.草擬 （二十五條）（1）符合國家的法律、法規及其他有關規定。 （2）基本要求。情況確實，觀點明確 （3）確定公文的文種。（4）擬制緊急公文 （5）人名、地名、數字、引文準確。（6）用準結構層次序數。一、 （一） 1. （1） （7）使用國家法定計量單位。 （8）使用非規范化簡稱、外文名稱或其縮寫 。（9）用準公文中的數字。2. 審核 （二十七條）（1）由辦公廳（室）審核（2）審核重點，確保：確需行文；行文方式妥當；符合行文規則和擬制公文的要求；公文格式符

15、合辦法、BG規定。3.簽發 （二十八條）（1）上行文：由主要（或主持工作）負責人簽發；（2）下行文或平行文：由主要負責人（或其授權的其他負責人簽發。4. 復核 （二十九條）（1）印制前，文秘部門要復核。（2）復核重點，確保：審批、簽發手續完備；附件齊全；格式統一、規范。5. 繕印遵照GB/T9704-1999 國家行政機關公文格式（1）用紙幅面及版面尺寸 用A4型紙 210X297mm 天頭： 371 mm 訂口： 281 mm 版心： 156X225 mm（2）排版與印制裝訂要求 正文用字：3號仿宋體； 正文標題：3號黑體或小標宋字； 每頁22行，每行28個字。（3）規范標識公文各要素 :眉

16、首、主體、版記6.用印用印要求：文書印章蓋在正文落款處，疊印在發文機關和日期上。印章名稱要與發文機關名稱一致，否則要加以說明。印章字跡要清晰，印章要端正，位置要準確。一般落款印要“騎年蓋月”。印章只蓋在公文正本上。7. 登記（1）發文登記的主要內容：發文單位、文種、發文編號、簽發人、擬稿單位、擬稿人、成文時間、轉辦時間、秘級、緊急程度、發文份數、文件分類、文件標題、發文范圍、主題詞等。8. 分發（1）明確收文單位（2）仔細登記二、收文辦理（一）涵義收文辦理指對收到公文的辦理過程。（第三十條）（二）主要環節1234567程序簽收登記審核擬辦批辦承辦催辦經辦秘書秘書上司秘書上司秘書秘書1. 審核（

17、三十一條）（1）由文秘部門審核（2）審核重點，確保：由本機關辦理；符合行文規則；內容合法符合規定；涉及職權已協商、會簽；文種、格式規范。2. 擬辦與批辦（三十二條）（1）由文秘部門提出擬辦意見；（2）狠下功夫，增強擬辦能力，彰顯輔助決策實力； （3）上司批準辦理。3.承辦（三十三條）（1）由相關部門承接辦理；（2）承辦規定l 及時辦理，不得延誤、推諉；l 緊急公文按要求時限辦理，確有困難應及時說明； l 不屬或不宜辦理的，及時退回文秘部門。4.催辦（三十七條）（1）由文秘部門負責催辦；（2）催辦規定 ：緊急公文，跟蹤催辦；重要公文，重點催辦；一般公文，定期催辦。三、公文歸檔（一）含義：對已辦理

18、完畢、并且具有保存價值的文書，按其形成過程中的相互聯系和規律組成案卷。（二）要求遵循文書形成的規律，保持一定的聯系；鑒定文書的保存價值；便于保管和利用。（三）方法“六特征”法：按作者、問題、名稱、時間、地區、通訊者特征立卷。（四）步驟編制案卷類目；平時歸檔；組合案卷；編目定卷；立卷的歸檔。接待工作一、接待規范（一）接待 接待，即迎接招待（二）職業標準規定的接待秘書職業標準接待中國秘書崗位資格證書考核大綱（評估目標與考核標準）二、接待流程1明確接待目的2制定接待計劃3做好相應準備4實施接待5送客總結三、日常接待1按職業要求著裝2接打電話3迎送來訪者4招待來訪者5設計、填寫接待記錄與電話記錄表 四

19、、專項接待 1、制定接待工作計劃 2、迎送來訪團體 3、安排來訪者食宿、交通、行程4、安排來訪者參觀、娛樂活動 五、接待規格 (1)秘書必須根據來訪者的身份確定接待規格。接待規格是從主陪人的角度而言的。 (2)接待規格有3種：高規格接待、低規格接待、對等規格接待。 六、接待規格的確定 秘書首先要了解客人的身份，據此確定由誰來出面接待最合適。另外，影響到接待規格的還有如下一些因素： (1)對方與我方的關系。當對方的來訪事關重大或我方非常希望發展與對方的關系時，往往以高規格接待。 (2)一些突然的變化會影響到既定的接待規格。如上司生病或臨時出差，只得讓他人代替，遇到這類情況，必須向客人解釋清楚，向

20、客人道歉。 (3)對以前接待過的客人，接待規格最好參照上一次的標準。 七、制定接待工作計劃 1、制定接待工作計劃的程序 主要內容有：確定接待規格、日程安排、經費預算、工作人員等 （1）了解掌握來訪者的來訪目的、基本情況 （2）草擬接待計劃 （3）與本單位相關部門溝通情況 （4）與來訪者溝通情況 （5）報請上司審批2、具體內容(1)人員安排表：包括時間、地點、事項、主要人員、陪同人員。 (2)日程安排：日程安排要具體，包括日期、時間、活動內容、地點、陪同人員等內容，一般以表格的形式列出。 (3)接待經費列支包括 工作經費：租借會議室、打印資料等費用。 住宿費。 餐飲費。 勞務費：講課、演講、加班

21、等費用。 交通費。 參觀、游覽、娛樂費用。 紀念品費用。 宣傳、公關費用。 其他費用。 會議辦理一、會議辦理基礎（一）會議要素1.會議基本要素會議目的、召開時間、會議地點、組織者、主持者、與會者、主題、議題、議程。2.會議選擇要素會議名稱、服務機構、秘書機構、經費、文件材料、專用設備工具、各種消耗性材料等。（二）會議辦理規范秘書國家職業標準會議管理二、會前籌備（一）職業標準 秘書國家職業標準會議辦理會前籌備（二）主要工作要領 1.知曉會議原則（1）提高效率 組織不當、程序安排不當、參會人員理解不透、會議記錄有誤（2）減少次數（3）嚴守時間（4）明確通知2.明確會議目的3.擬訂會議方案（1）確定

22、會議主題與議題 （2）確定會議名稱 （3）確定會議議程（4）確定會議時間、地點（5）確定會議所需設備和用品（6）確定會議文件范圍，并做好印制或復制（7）確定會議與會代表組成（8）確定會議經費預算（9）確定會議住宿和餐飲安排（10）確定會議籌備機構與人員分工4.安排會議時間（1）選擇會議時間開會時機、會期長短（2）定好會議議程（3）制定會議日程5.確定會議地點（1）會場位置必須讓上司和與會者方便前往（2）會場的大小與會議規模相符（3）場地要有良好的設備配置（4）要有足夠的停車場所（5）租借成本必須合理6. 準備會議文件資料（1）秘書準備會議文件的重點 為上司撰寫會議文稿 為上司準備材料 組織好發

23、言人的文稿 準備會議文件袋（2）擬寫發送會議通知（3）來賓資料： 會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料（會議通知、議程、會議須知、名單）（4）會務資料： 開會請示、提交會議審批的文件（規劃、計劃、報告、決議）、會上文件（開幕詞、講話稿、報告、總結、閉幕詞）、會議宣傳文件（提綱、發布稿）（5）溝通資料： 來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄7.布置會場（1）要求（2）排好主席臺座次和場內座次8.準備會議用品（1）準備會議所需物品： 白板、筆墨、掛架、板擦等；文具、毛巾等； 茶具、飲料、水果等；名牌、紙筆等；投票箱、計票設備、獎勵用品、鮮花等（2）準備會議視聽設備： 音像設備、照明設

24、備、空氣溫度設備等9.安排食宿交通（1）安排住宿（2）餐飲服務（3）調度交通（4）設置娛樂10.做好會議預案（1）處理人員問題（2）處理場地問題（3）處理設備問題（4）處理資料問題（5）處理健康問題（6）處理行為問題三、會中服務與組織（一）職業標準 秘書國家職業標準會議辦理會中服務與組織（二）主要工作要領 1.會前檢查2.接站、簽到、引導3.食宿、照相、交通、娛樂等4.會議信息與通訊工作5.會議協調配合工作1.會前檢查：（1）會前檢查的方式 聽取匯報 現場檢查 （2）會前檢查的重點 文件材料準備情況 設備用品狀況 會場布置情況2.接站、簽到、引導（1）接站準備：制作醒目的牌匾橫幅、足夠的人員和

25、車輛（2）簽到工作：迎賓、登記、交費、發放會議資料和各種票證（3）引導 3.食宿、照相、交通、娛樂等（1）食宿 （2）照相（3）交通（4）娛樂（5）醫療 4.會議信息與通訊工作（1）會議信息工作 記錄會議信息 收集（搜集）會議信息 編寫會議簡報 搞好對外宣傳 （2）會議通訊服務 會議各方需要：組織者、與會者、媒體 做好足夠準備：選址前考察；裝設熱線；注意保密5.會議協調配合工作（1）會前準備團隊化（2）會議期間暢通化 認真傾聽他人觀點 及時傳遞溝通信息 必要時發表自己的見解四、會后落實（一）職業標準 秘書國家職業標準會議辦理會后落實（二）主要工作要領 1.安排與會人員返程2.清退整理文件3.整

26、理會議室4.印發會議文件5.結算會議經費6.總結評估會議7.落實會議精神其余各章知識點第四章 辦公資源管理1. 新的資源觀1.資源系統觀 2.資源辯證觀：（1）資源的有限性與無限性 （2）資源大國與資源小國 （3）資源的有用性與有害性（4）資源的量與質 3.資源層次觀： 材料能源信息 4.資源開放觀 5.資源動態平衡觀2.辦公資源外延（一）無形辦公資源 1.時間 2.信息 3.人脈（二）有形辦公資源 1.房產 2.設備 3.物品第五章 網絡辦公1. 網絡辦公的功能列表1個人辦公(1)公共通知 (2)電子郵件 (3)考勤管理 (4)工作日志 (5)工作計劃任務 (6)工時管理 (7)個人資料管理

27、（8）網絡硬盤（9）工作動態2公共事務(1)文檔管理 (2)車輛管理 (3)人事檔案管理 (4)通訊錄(5)倉庫管理 (6)銷售管理 (7)客戶管理 (8)采購管理 (9)經銷商管理 (10)財務管理 (11)資產管理 (12)項目管理 (13)組織機構圖(14)物品管理 3工作流(用戶可以定義新的業務功能)(1)收文登記單 (2)發文登記單 (3)設備報修單 (4) 用車申請單 (5)工作交辦單 (6) 辦公用品申領單 (7)會議申請單 (8)復印申請單 (9)請假申請單 (10)出差申請單 (11)加班申請單 (12)借款申請單 (13)工作聯系單 (14)會議紀要 (15)周工作計劃 (

28、16)出差報告 (17) 差旅費報銷單 (18)采購訂單 (19)銷售訂單 (20) 領料單 無限擴展4即時通訊(1)即時消息 (2)文件傳輸 (3)網絡電話 (4) 廣播 （5）遠程管理 (遠程桌面查看/遠程計算機信息查看/遠程進程查看/遠程關機)(6)手機短信2.outlook書籍1.時間管理 2.人脈管理 3.郵件管理 4.任務 5.便簽第八章 信息工作1.信息的特征客觀性 時效性 可塑性 共享性依附性 傳遞性 開發性 無限性2.信息的種類標 準種 類信息源性質自然信息 社會信息信息表現語言信息、文字信息、聲像信息、計算機語言信息和縮微信息信息內容政治信、息、經濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息信息穩定狀態靜態信息、動態信息信息的來源橫向信息、縱向信息工作中作用預測信息、動態信息、反饋信息3.信息工作程序（一）收集 （二）整理 （三）傳遞 （四）存儲（五）反饋 （六）利用4.信息收集渠道大眾傳媒、圖書館、聯機檢索、調查渠道供應商和客戶、信息機構、關系渠道5.信息收集工作程序（1）明確信息收集范圍（2）熟悉信息來源（3）選擇信息收集方法觀察法 閱讀法 詢問法 問卷法網絡法 交換法 購置法6.信息開發的主要形式 1.剪報 2.索引