1、任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 任任 務務 向向 導導 目的：目的：初步了解Excel 2003的使用方法； 掌握創建、保存、打開和編輯電子表格的操作方法； 掌握電子表格的排版方法； 學會對電子表格中數據進行計算的方法。 重點：重點：創建、保存、打開和編輯電子表格的操作方法； 對文檔中數據進行排序、計算的方法。 難點：難點：插入圖表的方法； 函數的使用方法； 對電子表格中數據進行計算的方法。 子任務子任務1： Excel 2003有哪些新增功能 ？ 子任務子任務2：如何用Excel 2003制作簡單的表格和圖表 ？ 子任務子任務3：怎樣進行常用選項設置 ？ 子任務子任務4：怎樣向工

2、作表中輸入信息 ？ 子任務子任務5：怎樣對表格進行編輯 ？ 子任務子任務6：怎樣對表格進行修飾 ？ 子任務子任務7：怎樣對表格進行計算 ？ 子任務子任務8：怎樣進行數據分析 ？ 子任務子任務9：怎樣管理工作簿 ？ 任務總結任務總結任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 列表功能列表功能 在Excel 2003 中，可在工作表中創建列表以分組或操作相關數據，可在現有數據中創建列表或在空白區域中創建列表。將某一區域指定為列表后，您可方便地管理和分析列表數據而不必理會列表之外的其他數據。n 對對XML的支持的支持 XML是目前在網絡和應用上應用最廣泛的標記語言。通過在Excel 2003中支

3、持工業標準的 XML，可使在計算機和后端系統之間訪問和獲取信息、解除信息鎖定以及允許跨組織在商業伙伴之間創建集成企業解決方案的過程更加方便。 通過在 Excel 2003中支持 XML，使用以企業為中心的 XML 詞匯，您的數據可以被外部過程訪問。 XML 允許采用以前根本不可能或非常困難的方法來組織和處理工作簿和數據。現在，通過使用 XML 架構，您可以從普通商業文檔中識別和提取特定的商業數據。子任務子任務1 Excel 2003有哪些新增功能有哪些新增功能 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 改進的統計函數改進的統計函數 在原有函數的基礎上，Excel 2003對函數的許多特性

4、都進行了改進，如取整和精度等。n 并排比較工作簿并排比較工作簿 使用一張工作簿查看多名用戶所做的更改非常困難，但是，Excel 2003提供了一種新的比較工作簿的方法：并排比較工作簿。可使用并排比較工作簿（使用“窗口”菜單上的“并排比較”命令）更方便地查看兩個工作簿之間的差異，而不必將所有更改合并到一張工作簿中。可在兩個工作簿中同時滾動以確定兩個工作簿之間的差異。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 本任務從制作一個實例入手，來簡單介紹Excel 2003的使用方法。實例的內容是用Excel 2003制作一個電腦公司2002年的“收入情況表”，并且生成2002年四個季度的“部門收入對照圖

5、表”，實例效果如圖4-1所示。子任務子任務2 如何用如何用Excel 2003制制 作簡單的表格和圖表作簡單的表格和圖表 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-1 2002年收入情況表和對照圖表 n 怎樣啟動怎樣啟動Excel 2003啟動Excel 2003一般有兩種方法： 如果桌面上有 圖標，則雙擊該圖標，即可啟動Excel 2003。 如果桌面上沒有 圖標，則在 菜單中單擊 菜單項， 然后在 菜單中單擊 菜單項，即可啟動Excel 2003。n Excel 2003 的工作界面由哪些部分組成的工作界面由哪些部分組成 剛剛啟動的Exc

6、el 2003的工作界面有標題欄、菜單欄、工具欄和工作區等幾個部分組成，如圖4-2所示。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-2 工作界面的組成 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 單元格：工作表區的每一格稱為一個單元格，它是Excel表格存儲信息的最基本單位， 其中可以包含數字、文本、日期和貨幣等各種信息。活動單元格是用戶正在進行操作 的單元格，邊框為黑粗框。 單元格地址：也稱單元格坐標，由列號和行號值來命名，例如A1表示的是第A列第一 行的單元格地址。 單元格區域：有多個單元格組成的區域，表示方法為“起始單元格地址：結束單元格地 址”，例如A1：B2，表示包含A1、A2

7、、B1、B2四個單元格的區域。 工作表：一張表格稱為一個工作表，界面中的空白就是工作表的一部分，系統一般提 供Sheet1、Sheet2、Sheet3三個工作表，如圖4-2左下角所示。 工作簿：即Excel 2003中的一個文件，由一組工作表組成，類似一個帳本，而工作表 相當于這個帳本中的一頁。 標題欄：顯示當前工作的應用程序（Microsoft Excel）和當前的工作簿（）, 其中xls是Excel文件的擴展名。 菜單欄：提供Excel 2003幾乎全部的操作命令。 工具欄：提供Excel 2003的常用操作命令，使用工具欄可以使常用操作更為方便、快 捷。可以通過選擇 菜單中的 菜單項上的

8、某些子項來顯示和關 閉相應的工具欄。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 編輯欄：可以顯示出當前單元格內容所對應的公式，用鼠標單擊公式欄可以編輯修改 公式，如果該內容不是通過公式計算獲得的，則只顯示內容本身。 滾動條：可以是工作表在窗口中左右、上下滾動，以看到工作表的全貌。 任務窗格：是Excel 2003提供的新部件，許多操作都可以通過它方便地實現，如新建 文件，使用幫助等操作。n 怎樣向工作表中輸入數據怎樣向工作表中輸入數據 建立工作表，首先要向表格中輸入文本、數字等內容，然后才能進行計算、匯總、分析等數據處理工作。下面結合實例介紹向工作表中輸入數據的方法： 在一個單元格中輸入數據時

9、，首先要單擊該單元格選中它。本例從A1單元格開始 輸入。選擇一種輸入法，然后單擊A1單元格，使其成為活動單元格。在單元格內 輸入工作表的標題“宏宇電腦公司2002年收入情況”，如圖4-3所示，然后，按Enter 鍵確認，當前單元格變成A2。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-3 輸入表格標題后的結果 拖動鼠標使A1I1成為一個區域，單擊工具欄上的“合并與居中”按鈕 ，將A1I1 單元格合并為一個單元格，以容納下一個長標題，如圖4-4所示。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-4 合并標題所在的單元格 從A2單元格起，分別輸入

10、“部門名稱”、“收入”、“應得收入”等項目。 拖動鼠標，選定A2A3單元格，單擊工具欄上的“合并與居中”按鈕 ，將A2A3 單元格合并為一個單元格，然后再用同樣的方法將B2E2、F2F3、G2H2、 I2I3單元格分別合并，如圖4-5所示。圖4-5 合并單元格后的結果 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 將鼠標指針移動到列號欄上的列與列交界處時，指針會變成形狀 ，按住鼠標左 鍵拖動，調整到合適的寬度時，釋放鼠標左鍵。也可以雙擊鼠標左鍵來獲得最合 適的列寬。然后向表格中輸入其他數據，輸入后的結果如圖4-6所示。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-6 基本數據輸入結束的結果

11、n 怎樣進行簡單的計算怎樣進行簡單的計算 通過計算獲得數據是Excel 2003的基本功能。從實例中我們看到：在基本數據輸入之后，需要在基本數據的基礎上計算獲得一些數據，如應得收入、實際收入、合計和平均值。下面結合實例介紹怎樣利用Excel 2003的計算功能： 單擊F4單元格，然后單擊工具欄上的“自動求和”按鈕 ，“求和公式”會自動出 現，如圖4-7所示，其中，函數“=SUM（B4：E4）”中的反向顯示的地址表示求和 的區域，可以用鼠標選定B4E4單元格，按Enter鍵確認，F4單元格求和計算完 成。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-7 自動求和 單擊F4單元格，然后將鼠標指

12、針移動到F4單元格的右下角，當指針變成黑色“十十” 字形時按住鼠標左鍵向下拖動至F7，如圖4-8所示，則自動完成求和公式的復制。 同理可以完成“合計”項的數值計算。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-8 復制公式 圖4-9 完成計算后的表格 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 對于“實際收入”項的計算，可以先單擊選定I4單元格，然后單擊編輯欄，直接輸 入公式“=F4-G4-H4”，按回車鍵確認，最后用復制公式的方法完成其他“實際收入 ”值的計算。 對于“平均值”項的計算，可以先單擊B9單元格，然后單擊工具欄上的 按鈕中 的下拉箭頭，在下拉的菜單中選擇 項，在單元格上會自動

13、出現公 式 “=AVERAGE（B4：B8）”，將B8改為B7，按Enter鍵確認，最后用復制公式 的方法完成其他“平均值”的計算。完成計算后的表格如圖4-9所示。n 怎樣對表格進行修飾怎樣對表格進行修飾 計算后的表格需要進一步修飾，以使其更加美觀。下面介紹對表格進行修飾的操作方法： 設置字體和字號：拖動鼠標從A2單元格到I9單元格，在工具欄上設置字體和字號 為“宋體，10”，然后單擊工具欄上的“居中”按鈕 ，使數據水平方向居中對齊。 添加表格線。現在單元格四周的線都是虛線，并不符合我們對表格的要求。如果 想要為表格添加表格線，可以首先拖動鼠標選定A2I9的單元格區域，然后單擊工 具欄上的“邊

14、框”按鈕 中的下拉箭頭，拉出如圖4-10所示的下拉菜單。在菜單中 單擊 選項，可以給選定區域內的所有單元格添加表格線。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-10 邊框下拉菜單n 怎樣為工作表命名怎樣為工作表命名 建立工作簿文件時，系統會自動產生三個工作表，分別為Sheet1、Sheet2、Sheet3，在實際操作時，應該為工作表命名以便清楚區分。如果想要為工作表命名，只需雙擊當前工作表標簽，在工作表標簽反向顯示后，鍵入新的工作表名即可，在實例中，為工作表命名為“收入情況表”。 至此，工作表的建立、數據輸入與計算、編輯修飾等工作已經完成，如圖4-11所示。圖4-11 完成的收入情況表

15、 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 怎樣在工作表中生成圖表怎樣在工作表中生成圖表 在數據處理工作中，只有數據表格往往是不夠的。在數據的基礎上生成圖表更有利于數據分析，能夠使數據的對比關系更鮮明。下面結合實例介紹在工作表中生成圖表的操作方法： 拖動鼠標選定A2：E7單元格區域，作為圖表的數據來源，單擊工具欄上的“圖表 向導”按鈕 或者單擊 菜單中的 菜單項，屏幕會顯示 “圖表向導-4步驟之1-圖表類型”對話框，如圖4-12所示。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-12 選擇圖表類型任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 在“圖表向導-4步驟之1-圖表類型”對話框中

16、選擇圖表類型為“柱型圖”，單擊 按 鈕，屏幕會顯示“圖表向導-4步驟之2-圖表源數據”對話框，如圖4-13所示。在對話框 中，如果選擇 ，圖表將以行為橫軸，產生每季度部門之間的收入對照圖 表，如圖4-13所示；如果選擇 ，圖表將以列為橫軸，產生部門的季度之 間的收入對照表， 4-14所示。圖4-13 以行分類效果 圖4-14 以列分類效果 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 在圖4-14顯示的對話框中，單擊 按鈕，屏幕會顯示“圖表向導-4步驟之3-圖表 選項”對話框。在對話框中單擊 標簽，在“數據標簽包括”選項卡上選擇 選項，可以使數據直接標注在圖表中。然后單擊 標簽，在下面的文本框內

17、輸入 標題：“宏宇電腦公司年收入對照表”，如圖4-15所示。圖4-15 設置圖表選項任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 在圖4-15顯示的對話框中，單擊 按鈕，屏幕會顯示“圖表向導-4步驟之4-圖表位 置”對話框，在對話框中選擇 選項，這樣可以使圖表嵌入到工作表 中，如圖4-16所示。圖4-16 確定圖表位置任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 在圖4-16顯示的對話框中單擊 按鈕，圖表建立完成，完成后的圖表如圖4-17 所示。圖4-17 完成后的圖表及圖表組成任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 怎樣調整生成的圖表怎樣調整生成的圖表 剛剛生成的圖表，其大小和位置可能不

18、夠合適，其中的字體常常顯得雜亂無章，需要進一步調整。下面我們結合上述實例，介紹圖表的組成和調整方法。 圖表的組成：整個圖表區由圖表標題區、數值繪圖區和圖例區三個部分組成，其 中數值繪圖區又由分類軸、數值軸、數據系列和網格線組成，如圖4-17所示。 圖表的移動：用鼠標單擊圖表的空白區域，此時圖表四周會出現8個黑色方形的尺 寸調節點，按住鼠標左鍵拖動，鼠標會變成十字形箭頭，同時出現一個虛線框顯 示圖表將被移動到的位置。將圖表拖動到合適位置，釋放鼠標，圖表即被移動到 該位置。 圖表的縮放：將鼠標移動到尺寸調節點上，當鼠標變成雙向箭頭時，拖動鼠標即 可以對圖表進行縮放。 圖表中各組件的設置：對圖表中組

19、件的設置是非常簡單的，只要用鼠標對準該組 件雙擊，屏幕就會彈出有關對話框，在對話框中進行相關設置即可。例如：想要 對圖表區中的字體進行統一設置，可以在圖表的空白區域雙擊鼠標，屏幕會顯示 如圖4-18所示的“圖表區格式”對話框。在對話框中我們就可以設置合適的字體，如 設置字體為宋體、字形為粗體、字號為10，設置之后的圖表效果如圖4-19所示。 進行統一設置之后，我們還可以用類似的方法對圖表中的某個組件（如標題、圖 例等）進行特殊設置，形成如圖4-1所示的效果。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-18 “圖表區格式”對話框任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 怎樣將工作簿文

20、件存盤怎樣將工作簿文件存盤 在日常的數據處理工作中，我們一定要及時對處理好的工作簿文件執行存盤操作，否則容易造成無法挽回的損失。要執行存盤操作，可以直接單擊工具欄上的“保存”按鈕 ，也可以單擊 菜單中的 菜單項。如果是新建的文件，屏幕會顯示“另存為”對話框，如圖4-20所示。在“另存為”對話框中“保存位置”旁的下拉框內指定保存文件的位置，在“文件名”處的文本框中輸入文件名，然后單擊“保存”按鈕 ，即將工作簿文件保存到磁盤中。圖4-19 設置后的圖表效果任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-20 “另存為”對話框 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 怎樣將處理好的工作表打

21、印輸出怎樣將處理好的工作表打印輸出 在將工作表打印輸出之前，應該先進行打印預覽，獲得滿意的預覽效果后再進行打印，這樣可以避免不必要的浪費。要進行打印預覽，可以單擊工具欄上的“打印預覽”按鈕 。 如果確認工作表可以進行打印，采用比較快捷的方法是直接單擊工具欄上的“打印”按鈕 進行打印。 如果要更詳盡地設置打印時的各種參數，可以單擊 菜單上的 菜單項，在打開的“打印內容”對話框（如圖4-21所示）中進行設置，設置結束后，單擊 按鈕開始打印。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-21 “打印內容”對話框任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 怎樣退出怎樣退出Excel 2003

22、要想退出Excel 2003可以單擊窗口右上角的 按鈕，此時，如果沒有保存文件，屏幕會顯示如圖4-22所示的對話框。在對話框中選擇單擊 按鈕，表示對文檔進行存儲后退出，否則單擊 按鈕，單擊 表示不退出。圖4-22 提示保存對話框任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 為什么要進行常用選項設置為什么要進行常用選項設置 與使用Word 2003類似，為了更好地利用Excel 2003提供的系統功能，也為了使系統更適應用戶的操作需要，用戶需要對Excel 2003的選項進行設置。n 怎樣進行常用選項設置怎樣進行常用選項設置 單擊 菜單的 菜單項，屏幕上會出現如圖4-23所示的“選項”對話框，

23、用戶可以根據自己的需要進行設置。設置的方法是：首先在“選項”對話框中單擊你要修改選項的標簽；然后選擇或取消單選框來增加或去掉某個功能，或者在列表框中選擇某項、在文本框中輸入適合你的內容來修改選項的內容；最后單擊 按鈕，確認你的選項設置。子任務子任務3 怎樣進行常用選項設置怎樣進行常用選項設置 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 如果在設置選項時，對某個選項的意思不清楚，可以單擊選項對話框的 按鈕，系統就會給出有關“選項”對話框的幫助提示，如圖4-24所示，用戶就可以選擇對應選項的幫助信息。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-23 “選項”對話框 圖4-24 選項幫助信息

24、下面結合實例來介紹Excel 2003的一些常用選項設置，以使讀者能夠從中學會設置選項的方法： 編輯標簽的使用 在“選項”對話框中單擊 標簽，如圖4-23所示。在默認情況下，當進行表格的數據輸入時，按Enter鍵后，當前單元格邊框將向下移動（按Tab鍵可以進行水平方向向右移動），有時會令人感到不太方便。在“編輯”標簽下，可以設置按Enter鍵后的移動方向。要設置其他的移動方向，可以在 的列表框中選擇其他移動方向即可，系統提供了向下、向右、向上和向左四種移動方向。 常規標簽的使用 在“選項”對話框中單擊 標簽，如圖4-25所示。在常規標簽下，可以設置 （系統默認的工作簿中的工作表數為3）、 （系

25、統默認的標準字體是宋體、12號字）和 （系統默認的是用戶的“我的文檔”處）。要設置這些內容只需在相應的列表框和文本框中輸入要設置的內容即可，這些設置需要重新啟動Excel 2003才能生效。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 Excel 2003的自動存盤功能和保密功能與Word 2003類似，讀者可以參照Word 2003的相關部分（上一任務中的子任務3）。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-25 “常規”標簽 n 工作表中有那些類型的數據工作表中有那些類型的數據 文本型數據：文本數據可以是非數字字符、數字、空格以及它們的組合，將數字作為 文本信息輸入，要先輸入單引號后

26、再輸入數字。 數值型數據：是工作表中的主要信息，是數據處理的對象。若數值型數據太長則以科 學計數法的形式顯示，如果顯示“#”表示列寬不足，調整列寬可顯示正常數值。如 果要輸入分數，如1/3，應先輸入“0”以及一個空格作為引導，然后再輸入“1/3”，否則 將作為日期處理，認為是“1月3日”。 日期時間型數據：Excel 2003用“年-月-日”形式表示日期，用“時：分：秒”形式表示時 間。當天日期的輸入可按“Ctrl+；”組合鍵，當前的時間輸入按“Ctrl+Shift+；”組合鍵。n 向工作表中輸入數據的幾種方法向工作表中輸入數據的幾種方法 鍵盤輸入：是數據輸入的普通方式，即用鍵盤輸入數據后按E

27、nter鍵或Tab鍵確認輸 入。如果要在一個單元格內輸入兩行數據，可按Alt+Enter組合鍵實現換行。 自動填充：數據輸入的快捷方式，用戶可以使用該方式快速地在相鄰的單元格中填入 相同的數據，還可以在一個連續的單元格區域中快速地填入具有某種規律的數據序 列。子任務子任務4 怎樣向工作表中輸入信息怎樣向工作表中輸入信息任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 u 相同數據填充：首先選擇一個單元格作為數據源，用鼠標指向填充柄（單元格右下角的黑方塊），鼠標變成黑“十”字形，然后按下左鍵，拖動虛線框覆蓋所有要填充的單元格，如圖4-26所示，釋放鼠標，所有的單元格都會填入數據源數據，如 圖4-27所

28、示。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-27 填充結束 圖4-26 拖動鼠標 u 序列數據填充：對于日期、編號等序列型數據，可以采用這種方式填充。這種填充方 式需要先輸入序列的起始值。操作方法是：先輸入序列起始值，單擊 菜單中 的 菜單項，選擇 子項，此時，屏幕會出現“序列” 對話框，在對話框中設置序列的生成方向（行或列）、步長和終止值等內容，如圖 4-28所示。設置完畢后，單擊 按鈕，便可以按順序生成編號序列，如圖4-29 所示。如果想對數字型數據實現自動填充，可以先選擇起始數據單元格，然后按住Ctrl 鍵拖動。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-28 設置序列

29、圖4-29 生成編號序列 n 怎樣選取單元格怎樣選取單元格在進行表格處理時，選取單元格是最基本的操作，下面介紹幾種選取單元格的操作方法： 選取一個單元格：用鼠標直接單擊該單元格即可選取這個單元格。 選取一組相鄰的單元格：最簡單的方法是在起始單元格按下鼠標左鍵，拖動覆蓋這一 組單元格即可。也可以先單擊起始單元格，然后按下Shift鍵單擊區域的末尾單元格。 選取多個不連續的區域：先選取一個區域，再按住Ctrl鍵選取其他區域。 選取整行和整列：單擊相應的行號和列號即可選取整行和整列。 選取相鄰的行或列：用鼠標拖拽行號或列號。 選取不相鄰的行或列：按住Ctrl鍵單擊多個行號或列號。 選取整個表格：按C

30、trl+A組合鍵或單擊工作表左上角的選擇塊（鼠標移動到此處時， 指針變為空心的“十”形狀）。子任務子任務5 怎樣對表格進行編輯怎樣對表格進行編輯 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 怎樣編輯單元格怎樣編輯單元格編輯單元格就是對其進行刪除、插入、合并等操作。下面介紹編輯單元格的操作方法： 刪除單元格內容：選定要刪除內容的單元格，按Del鍵。此方法也適合刪除區域內的所 有內容。 修改單元格內容：雙擊單元格或選定單元格后，單擊編輯欄（或直接按F2功能鍵）。 刪除單元格：先選定要刪除的單元格，然后單擊 菜單中的 菜單項，屏幕會顯示“刪除”對話框，

31、如圖4-30所示。在對話框中進行選擇，然后按 按鈕即可刪除選定單元格，如圖4-31顯示的就是刪除圖4-29所示的表格中 的C7單元格后的結果。圖4-30 “刪除”對話框 圖4-31 刪除C7后的結果任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 插 入 單 元 格 ： 先 選 定 要 插 入 單 元 格 的 位 置 ， 然 后 單 擊 菜 單 中 的 菜單項，屏幕會顯示“插入”對話框，如圖4-32所示。在對話框中進 行選擇，然后按 按鈕即可在選定位置上插入空白單元格，如圖4-33顯示的就 是在圖4-29所示的表格中的C4位置插入單元格后的結果。圖4-32 “插入”對話框 圖4-33 在C4處插入單

32、元格的結果 Rmnnaaaaaaa).(21011任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 插入行或列：先用鼠標選中要插入的行號或列號，然后單擊 菜單中的 或 菜單項即可。 合并單元格：選中要合并的單元格區域，然后單擊工具欄上的“合并與居中”按鈕 即 可。 復制單元格：先選定要復制的單元格區域，單擊工具欄中的“復制”按鈕 （或按 Ctrl+C組合鍵），然后選定目標單元格，單擊工具欄中的“粘貼”按鈕 （或按Ctrl+V 組合鍵）即可將內容復制到目標位置上。也可以將鼠標指針移動到單元格的邊框上， 當指針變成“十”字箭頭形狀時，按住Ctrl鍵拖動到目標位置完成復制。 移動單元格：先選定要移動的單元

33、格區域，單擊工具欄上的“剪切”按鈕 （或按 Ctrl+X組合鍵），然后選定目標單元格，單擊工具欄上的“粘貼”按鈕 （或按Ctrl+V 組合鍵）即可將內容移動到目標位置上。也可以將鼠標指針移動到單元格的邊框上， 當指針變成“十”字箭頭形狀時，拖動到目標位置完成移動。 查找數據：數據查找功能，可以使用戶迅速找到并定位數據位置。單擊 菜單中 的 菜單項，就可以打開“查找和替換”對話框，如圖4-34所示。在 對話框中的 處的文本框中輸入查找內容，然后單擊 即可執行查 找功能。如果單擊 標簽，便可以直接進入替換界面，如圖4-35所示。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-34 查找界面圖4-

34、35 替換界面任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 替換數據：單擊 菜單中的 菜單項，即進入替換界面 （圖4-35）。在 處的文本框內輸入替換的內容，當找到指定內容后單擊 按鈕替換當前項，單擊 按鈕，則把選定范圍內或當前工作表內所有 查找到的內容都替換掉。n 為什么要對表格進行修飾為什么要對表格進行修飾 工作表不僅要讓制作者本人使用方便，而且還要讓別人也能方便地使用和理解才行。因此，應適當地對工作表進行修飾，如將工作表的顯示格式做一些顏色、字體處理，加入一些邊框、圖案等，從而使工作表顯示更加清晰流暢，同時還可以美化工作表，讓我們在使用工作表時賞心悅目、輕松愉快。n 怎樣使用格式工具欄快速

35、修飾表格怎樣使用格式工具欄快速修飾表格 使用格式工具欄可以方便地設置表格的顯示樣式，如字體格式、對齊方式、邊框樣式等內容。一般情況下，格式工具欄顯示在窗口上部，如圖4-36所示。子任務子任務6 怎樣對表格進行修飾怎樣對表格進行修飾 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-36 格式工具欄 字體設置工具：字體設置工具包括字體格式設置工具和字體顏色設置工具，用來 設置數據的字體、大小、字形和顏色等內容。 對齊方式設置工具：用來設置選定內容的對齊方式，可以設置左對齊、居中、右 對齊和合并及居中四種對齊方式。 數字格式設置工具：在默認狀態下，數值是以數字的形式顯示的。如果需要以其 他形式顯示

36、，則選定數據后單擊需要的數據格式按鈕即可，可以將數據設置成貨 幣樣式、百分比樣式和千位分隔樣式并可以增加和減少小數位數。 字符縮進設置工具：使用該工具可以將數據以縮進的方式顯示。 邊框樣式設置工具：在默認狀況下，工作表中的表格線是灰色的，而灰色的表格 線是不能打印出來的，如果想打印出表格線或者想美化表格，就需要為表格設置 邊框線。在子任務2的實例中，我們已經為表格設置了邊框線。 設置邊框線的方法是：首先選取要設置的區域，然后單擊格式工具欄上的“邊框”按 鈕 旁的下拉箭頭，在拉出的菜單中選取一種想要的邊框樣式即可。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 任務四任務四 Excel 數據處理數據

37、處理 圖4-37 填充顏色菜單 填充顏色工具：使用該工具可以為表格的背景填充顏色，使表格顯得更醒目。設置背 景顏色的操作方法是：首先選取要填充的區域，然后單擊格式工具欄上的“填充顏色” 按鈕 旁的下拉箭頭，在拉出的菜單（如圖4-37所示）中選取需要的顏色即可。填 充顏色后的教師信息表如圖4-38所示。圖4-38 填充顏色后的表格 n 怎樣設置單元格格式怎樣設置單元格格式 使用格式工具欄可以快速設置工作表的格式，但是它不能滿足所有操作的需要（如為表格填充底紋、設置上下標等），此時就需要使用“單元格格式”對話框來設置。設置單元格格式的方法是：首先選取要進行設置的單元格，單擊 菜單上的 菜單項，屏幕

38、會彈出“單元格格式”對話框，如圖4-39所示。在對話框中可以對單元格的字體格式、數字格式、對齊方式和邊框格式等項目進行設置。如圖4-40顯示的是使用“單元格格式”對話框設置對齊方式、邊框樣式和填充圖案后的“教師信息表”。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-39 “單元格格式”對話框 圖4-40 設置格式后的結果 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 怎樣實現表格的自動套用格式怎樣實現表格的自動套用格式 Excel 2003提供了自動格式化功能，它可以根據預設的格式，將制作的報表格式化，產生美觀的報表，這就是表格格式的自動套用。 使用自動套用格式，首先選取要套用的區域，然

39、后單擊 菜單上的 菜單項，屏幕會彈出“自動套用格式”對話框，如圖4-41所示。在對話框中，選擇一種格式后，單擊 按鈕，選擇的格式即被應用到選取的區域。如圖4-42所示。圖4-41 “自動套用格式”對話框 圖4-42 自動套用格式后的結果 n 怎樣輸入公式怎樣輸入公式 公式的輸入類似于文字的輸入，但公式的表達式前應有一個等號。要在一個單元格中輸入通過公式計算的數據，只需在該單元格中先輸入一個等號，然后輸入表達式即可。按Enter鍵或Tab鍵后，該單元格內將自動顯示出公式計算的結果。 公式的語法 公式是由等號和表達式構成的。表達式由運算符和參與運算的操作數構成。操作數可以是常量（如12、￥等）、單

40、元格地址（如A5、B6、D2：D6等）、公式名稱和函數。 Excel 2003數據計算操作的四種運算符u 算術運算符：完成基本的數學運算，如加法、減法、乘法和除法等，可以連接數字和 產生數字結果。算術運算符及其含義見表4-1。子任務子任務7 怎樣對表格進行計算怎樣對表格進行計算 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 表表4-1 算術運算符算術運算符 表表4-3 文本運算符文本運算符 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 u 比較運算符：可以比較兩個數值并產生邏輯結果TRUE（真）或FALSE（假）。比較 運算符及其含義見表4-2。u 文本運算符：用于將一個或多個文本連接為一個組合文

41、本。文本運算符及其含義見表 4-3。表表4-2 比較運算符比較運算符 u 引用運算符：使用引用運算符可以將單元格區域合并計算。所謂引用是指參與運算的 一個區域，一般用于統計運算（求和、求方差等）。引用運算符及其含義見表4-4所 示。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 表表4-4 引用運算符引用運算符 如果公式中同時用到了多個運算符，Excel 2003將按表4-5所示的順序進行運算。如果公式中包含了相同優先級的運算符，按從左到右的順序計算。 表表4-5 公式的運算順序公式的運算順序 n單元格有那些引用類型單元格有那些引用類型 在單元格的公式計算中，要用到區域的引用。在Excel 200

42、3中，有三種引用類型，下面結合教師工資表來（如圖4-43）介紹這些引用類型：（1）相對引用：公式中的單元格地址是當前單元格的相對位置。當使用該公式的活動單 元格地址發生改變時，公式中所引用的單元格地址也相應發生變化。例如：E3單元 格中公式為SUM（C3：D3），復制到E4單元格后公式變成SUM（C4：D4），E4單 元格將得到李四的應得工資，如圖4-44所示。圖4-43 教師工資表 圖4-44 相對引用 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 （2）絕對引用：以坐標原點為參照點，公式中引用的單元格地址不隨活動單元格的改變而 改變。使用絕對地址，是在單元格地址的行號和列號前加一個字符“$”

43、。例如：將E3 單元格的公式改為SUM（$C$3:$D$3）,復制到E5單元格后公式仍為SUM （$C$3:$D$3），沒有得到王五的應得工資，如圖4-45所示。（3）混合引用：公式中可以同時包含相對引用和絕對引用，即單元格引用的行號和列號中 僅有一項前有“$”號。例如：將E3單元格的公式該為SUM（$C3:$D3），復制到F10 單元格后公式變為SUM（$C10:$D10），列號未發生改變，而行號改變了，如圖 4-46所示。圖4-45 絕對引用 圖4-46 混合引用 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 怎樣顯示公式怎樣顯示公式 在利用公式計算結果之后，我們有時會查看和修改公式，顯

44、示公式的方法如下： 單擊含有公式的單元格，在編輯欄中可以顯示公式，若想修改公式，可以單擊編 輯欄。 雙擊含有公式的單元格，公式將直接顯示在單元格中。 按Ctrl+組合鍵可以快速切換顯示公式狀態與普通視圖狀態。顯示公式狀態如圖 4-47所示。圖4-47 顯示公式 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 怎樣使用函數怎樣使用函數 在使用公式計算過程中，經常要使用函數。Excel 2003提供了大量的函數，可以使我們更方便地進行數據處理。使用函數一般有下面兩種方法： 對于特別常用的函數（如SUM、AVERAGE），可以選定需要計算的單元格，在 單元格中直接輸入“=函數名（參數）”，如“=SU

45、M（C3：D3）”，然后按Enter或 Tab鍵確認。 對于一般函數，可以在選定需要計算的單元格后，單擊工具欄上的 按鈕旁的 下拉箭頭，在下拉的菜單中選擇 選項，屏幕會彈出“插入函數”對話框，如圖4-48所示。在對話框中選擇函數類別和需要的函數，單擊 按鈕 后，屏幕會彈出“函數參數”對話框，如圖4-49所示。在“函數參數”對話框內輸入參 數，單擊 按鈕即完成運算。在輸入參數時，可以利用“折疊函數”按鈕 ， 將對話框折疊，選取單元格區域后，再單擊 將對話框展開。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-48 “插入函數”對話框任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-49 “函數

46、參數”對話框任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 怎樣鎖定和隱藏公式怎樣鎖定和隱藏公式 一般情況下，我們不希望別人對表格中的公式進行修改，或者不希望別人看到數據的計算公式，此時，可以借助鎖定和隱藏公式功能來達到這個目的。鎖定和隱藏公式的方法如下：選取要隱藏和鎖定的單元格區域，單擊 菜單中的 菜單項，打開“單元格格式”對話框，單擊 標簽，選擇 和 復選框，如圖4-50所示。圖4-50 “保護”標簽 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 鎖定和隱藏公式后，需要進行“保護工作表”才能使設置生效。“保護工作表”的方法 是：u 單擊 菜單上的 菜單項，然后單擊 子項，屏幕會彈出“保護工作

47、表”對話框，如圖4-51所示。在對話框的列表框中設置允許 沒有密碼的用戶可進行的操作，輸入密碼，然后單擊 按鈕。u 如果在對話框中輸入了密碼，屏幕會彈出“確認密碼”對話框，如圖4-52所示。重新輸 入 密 碼 后 ， 然 后 單 擊 按 鈕 完 成 對 工 作 表 的 保 護 。 圖4-51 “保護工作表”對話框 圖4-52 “確認密碼”對話框 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 保護后的“教師工資表”，如圖4-53所示。 工作表被保護起來后，只有撤消保護才能進行被限制的操作。撤消對工作表的保護，只要單擊 菜單上的 菜單項，然后單擊 子項，在彈出的對話框中輸入密碼，單擊 按鈕即可。圖4

48、-53 隱藏公式的結果任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 怎樣將工作表中的數據排序怎樣將工作表中的數據排序 排序是數據處理中經常要做的工作，利用Excel 2003可以方便快速地對工作表中的數據進行排序。 簡單排序：先選定排序的數據單元格區域，然后單擊工具欄上的“升序”按鈕 或“降 序”排序按鈕 即可。 復雜排序：可以設置各種排序參數的排序方法，在實際工作中經常使用這種方法進行 排序。進行復雜排序的方法是：先選定排序的數據單元格區域，然后單擊 菜 單上的 菜單項，在屏幕彈出的“排序”對話框中設置合適的參 數，最后單擊 按鈕。子任務子任務8 怎樣進行數據分析怎樣進行數據分析 任務四任

49、務四 Excel 數據處理數據處理 如果要以“教師工資表”中的“應得工資”項為主要關鍵字進行排序，可以采取下面的操作步驟：u 在工作表中選取A2：E9單元格區域，如圖4-54所示，單擊 菜單上的 菜單項，打開“排序”對話框，如圖4-55所示。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-54 選取區域 圖4-55 “排序”對話框 按圖4-55所示的方框中的內容設置，單擊按鈕，排序后的結果如圖4-56所示。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 進行排序的時候，需要注意的是：排序選取的數據區域中不能含有合并的單元格，否則系統將提示單元格大小不同。圖4-56 排序后的工資表 n 如何對數據

50、進行篩選如何對數據進行篩選 利用數據篩選功能，用戶可以在工作表中只顯示滿足自己需要的數據。在如圖4-54所示的工作表所在窗口中單擊 菜單中的 菜單項，然后單擊 子項，工作表變為如圖4-57所示。 執行篩選后，表格項目欄的每項都出現“篩選”按鈕 ，單擊 按鈕，在下拉菜單中設置篩選條件，即可以對該項進行篩選。圖4-57 設置自動篩選后的表格任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 u 對特定項進行篩選：單擊 按鈕，在下拉菜單中選擇表格中的某項，即可實現對特定 項的篩選。例如：單擊“姓名”項的下拉按鈕，在下拉菜單中選擇“王五”（如圖4-58所 示），則表中只列出滿足條件的數據，如圖4-59所示。圖

51、4-58 設置篩選項 圖4-59 篩選結果 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 u 自定義篩選：單擊 按鈕，可以讓用戶自己定義條件進行篩選。例如：要顯示“應得工資”大于1600小于1900的記錄，可以單擊“應得工資”項目的篩選按鈕 ，在下拉菜單中單擊 選項，屏幕會彈出“自定義自動篩選方式”對話框，如圖4-60所示。在對話框的列表框中可以輸入數據也可以選擇數據，設置完畢后，單擊 按鈕進行篩選，結果如圖4-61所示。圖4-60 “自定義自動篩選方式”對話框 圖4-61 篩選后的結果 u 進行篩選后，要取消篩選條件，可以單擊該項目的篩選按鈕，在下拉菜單中選擇 選項；要取消篩選按鈕，單擊 菜單

52、中的 菜單項，然后 單擊 子項，去掉選項前的“”即可。任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 如何將數據分類匯總如何將數據分類匯總 分類匯總也是數據處理中經常使用的操作，用于將表格中具有相同類別的記錄的數據值進行分別匯總處理。下面結合“教師工資表”（在操作之前先插入“部門”一項，輸入相應的部門名稱）介紹分類匯總的操作方法： 選定表格，按要匯總的項目（如“部門”）排序，排序后的結果如圖4-62所示。圖4-62 按“部門”排序后的工資表 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 選定匯總的單元格區域（如A2：F9），單擊 菜單中的 菜單項，打開“分類匯總”對話框，依次設置分類字段、匯總方

53、式、匯總項目和匯總后顯 示方式等內容，如圖4-63所示。圖4-63 “分類匯總”對話框任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 單擊 按鈕進行匯總，匯總結果如圖4-64所示。圖4-64 匯總后的工資表 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 分類匯總后，操作窗口左側的 按鈕可以隱藏明細數據， 按鈕可以顯示明細數據。 依次 單擊前三個 按鈕，結果如圖4-65所示。要清除分類匯總，只需打開“分類匯總”對話框，單擊 按鈕即可。 圖4-65 隱藏明細后的結果 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 n 怎樣新建工作簿怎樣新建工作簿一般有三種方法可以新建工作簿：啟動Excel 2003時，系統會自動建立一個新的空白工作簿Book1。單擊工具欄上的“新建”按鈕 。單擊 菜單上的 菜單項，系統會在窗口右側顯示“新建工作簿” 任務窗口，如圖4-66所示，在任務窗口中選擇 命令。子任務子任務9 怎樣管理工作簿怎樣管理工作簿 任務四任務四 Excel 數據處理數據處理 圖4-66 “新建工作簿”任務窗口任務