1、干部人事檔案信息化的思考 干部檔案信息化建設(shè)能有效提高對干部檔案信息的綜合處理、管理能力；能變被動服務(wù)為主動服務(wù)；能進(jìn)一步開發(fā)干部檔案信息資源，挖掘干部檔案潛在價值。實(shí)現(xiàn)干部檔案工作的信息化是干部檔案工作改革創(chuàng)新的突破口，勢在必行。 干部人事檔案 信息化 思考 【中圖分類號】d630.3文獻(xiàn)標(biāo)識碼：b文章編號：1673-8005（2013）02-0160-02 檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲ前言检o態(tài)人事檔案發(fā)展為動態(tài)信息，是社會發(fā)展的要求，是信息時代的選擇，是檔案資源科學(xué)有效整合的手段。建立人事檔案信息化，是在保管好實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上，把個人信息資源錄入數(shù)據(jù)庫，建立每個人的個人檔案信息平臺，隨時通

2、過計算機(jī)增加個人的動態(tài)信息，在豐富個人信息的同時，突出個人特色，達(dá)到檔案的動態(tài)管理和補(bǔ)充。主要從以下幾個方面談?wù)劊?1做好人事檔案管理的措施 1.1健全制度 檔案信息化必須堅持依法管理，要嚴(yán)格執(zhí)行中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保密法等國家相關(guān)的法律法規(guī)，并依據(jù)這些法律法規(guī)對檔案信息化建設(shè)建立健全規(guī)章制度，依法治檔。開展檔案信息化建設(shè)的同時，還必須對紙質(zhì)（實(shí)物）檔案進(jìn)行收集、整理和保管。就是做到電子文件的收集、歸檔與其紙質(zhì)（實(shí)物）文件的收集、歸檔同時進(jìn)行。 1.2配備專職檔案人員管理 新時期的檔案管理人員必須具備檔案業(yè)務(wù)知識、電腦操作知識、軟件應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)知識。檔案管理者除了有較強(qiáng)的事業(yè)

3、心之外，還需要掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、應(yīng)用文寫作、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等檔案專業(yè)知識，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)。這就要求檔案工作者不斷開拓自己的知識面，更新觀念、提高素質(zhì)。 1.3加強(qiáng)信息化建設(shè) 建立電子檔案，在保管好實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。加大對檔案管理的資金投入，添置必要的設(shè)備，比如新型計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備。使事業(yè)單位的人事檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。 1.4提高人事檔案利用水平 事業(yè)單位的人事檔案作用尚未充分發(fā)揮出來，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒能發(fā)揮出人事檔案的考核作用。人事檔案管理的收集整理、鑒別、保管，都是為了組

4、織人事部門用人、選人、調(diào)人、獎懲。檔案信息的搜集和整理，都是要服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)。其次是其大眾服務(wù)功能需進(jìn)一步加強(qiáng)，人事檔案作為人員各段時期信息的原始存儲器，具有很強(qiáng)的權(quán)威性。 2實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化應(yīng)具備的條件 2.1實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，離不開政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的支持。 強(qiáng)化檔案信息化的法律規(guī)制，檔案信息化建設(shè)需要相應(yīng)的法律環(huán)境的保護(hù)，檔案管理部門與形成檔案的社會各個部門或個人的關(guān)系往往存在一系列復(fù)雜關(guān)系和法律問題，這就需要相應(yīng)的法律法規(guī)加以調(diào)整。可以說，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段。 2.2實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，與領(lǐng)導(dǎo)重視人事檔案工作分不開 人事檔案管理是組織

5、人事工作的重要組成部分，首先領(lǐng)導(dǎo)要對人事檔案管理工作給予一定的重視，做到對檔案工作及時檢查、督促、指導(dǎo)，使檔案管理工作真正起到服務(wù)于單位整體管理的作用，并能同步于人事制度的改革。 2.3實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。 一是要提供學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識和新的檔案管理信息技術(shù)的平臺，檔案管理人員要了解、掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。二是充分調(diào)動和發(fā)揮檔案工作者的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績。？三是必須加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段，增加資金投入，強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，優(yōu)化人事檔案信息資源，建立符合人事檔案管理的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配

6、置和利用。 2.4 實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，與大力宣傳、提高教職工檔案意識分不開 人事檔案中的獎勵情況、學(xué)歷材料、履歷材料等等，這些材料是需要定期的收集更新的。如果提高教職工檔案意識，個人信息一旦變更能主動向檔案室提供信息材料，就達(dá)到了個人檔案里材料能及時更新的目的了。 3實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的步驟 3.1做好現(xiàn)有檔案（紙質(zhì)檔案）的完善工作，是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的前期準(zhǔn)備。 實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，是以紙質(zhì)檔案為依據(jù)，以紙質(zhì)檔案為原始材料。完善紙質(zhì)檔案是實(shí)現(xiàn)代化檔案管理的前提。 3.2在完善紙質(zhì)檔案的前提下，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理手段現(xiàn)代化。 不斷完善充實(shí)有價值的檔案材料和信息，添加反映本人個性特

7、點(diǎn)、專業(yè)能力和個人信用記錄等方面的資料，使人事檔案不再是千人一面的模式。人事檔案管理應(yīng)該對人事檔案信息實(shí)行動態(tài)化管理和維護(hù)，探索建立電子人事檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，不斷提升人事檔案的使用價值。 3.3加快人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，滿足利用需求。 目前，一些新型的檔案管理軟件早己上市，結(jié)合高校的實(shí)際情況，選擇適合的檔案軟件，是目前干部人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化的首選。在干部檔案軟件中輸入檔案信息，經(jīng)過軟件的處理，按照需要生成信息表，可以提高檔案管理人員的工作效率，對上級要求報送的信息、統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，可以加快統(tǒng)計的時效性。 3.4加強(qiáng)人事檔案信息動態(tài)化管理，提升使用價值。 檔案管理信息化

8、，就要加強(qiáng)對電子文件的歸檔管理，對各種不同類型不同載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化，為保證電子文檔的真實(shí)、完整、有效，應(yīng)制定電子檔案管理方法。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而計算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的，要科學(xué)制定、貫徹和修訂各項標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。 4遵循安全性原則，迎接網(wǎng)絡(luò)環(huán)境新挑戰(zhàn) 在管理中，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對各種資料的保密級別進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計算機(jī)的信息加密功能。電子檔案對保存環(huán)境和保存方式手段的要求都很高，管理人員要注意防病毒工作，切實(shí)加強(qiáng)檔案資料的安全性研究，認(rèn)真搞好電子檔案的及時備份與維護(hù)工作，要正確處

9、理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整。 5人事檔案信息化對保障人事檔案知情權(quán)的促進(jìn)作用 人事檔案管理工作應(yīng)以人為本，對人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中的一些非保密信息，如出生年月、參加工作時間、入黨時間、年度考核等次等向個人開放。首先，應(yīng)允許個人知道自己檔案的目錄內(nèi)容。其次，應(yīng)允許向個人開放人事檔案信息中的部分內(nèi)容。查檔人員利用計算機(jī)在不接觸原始人事檔案的條件下查閱檔案，不僅可以提高查閱檔案速度，還有利于保護(hù)人事檔案實(shí)體本身的安全。 總之，檔案管理的信息化是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)化和信息化必然將在未來的社會中占據(jù)著主導(dǎo)地位，要提高對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識，加大投入，增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)。高校檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)高校的檔案管理的根本變革。不斷推進(jìn)檔案