1、辦公自動化系統OA實施方案一、OA系統建設目標OA系統即辦公自動化系統，就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。1.OA系統軟件建設的量化目標OA系統軟件的建設，有助于提升企業運營效率（20%）維度指標效率提升價值合計溝通效率溝通頻度和準確性 30%整體運營效率提升20%事務處理事務處理數量和滯留時間 30%學習能力共享文檔數量和引用次數 30%管控能力計

2、劃、任務及時性和反饋速度 10%文化建設論壇活躍度和公告點擊數 30%OA系統軟件的建設，有助于企業運營成本的下降，預期每百人年度節省20萬維度指標費用降低價值合計通訊費固定電話、手機、快遞20%預期每百人年度節省費用20萬傳真費傳真紙、傳真通訊費30%紙張費用打印、復印70%會議費會議室、視頻、相關服務5%設備損耗打印機、傳真機、復印機40%人員成本節省信息、助理、秘書、類崗位20%2.OA系統軟件建設的定性目標n 通過OA系統軟件的建設，推動企業基礎管理向“規范、高效、管控、變革”的方向發展。n 通過OA系統軟件建設，規范審批業務n 通過OA系統軟件建設，提高業務審批效率n 通過OA系統軟

3、件建設，實現高效協作和溝通n 通過OA系統軟件建設，助力企業文化建設n 通過OA系統軟件建設，打造學習型組織n 通過OA系統軟件建設，快捷的信息發布n 通過OA系統軟件建設，做好計劃管理n 通過OA系統軟件建設，實現過程管控n 通過OA系統軟件建設，提高行政辦公效率n 通過OA系統軟件建設，打造信息化門戶和集成的平臺n 通過OA系統軟件建設，構建數據決策平臺n 通過OA系統軟件建設，提升全員信息化的整體水平二、功能模塊用戶桌面個人事務模塊是為提高員工的日常工作效率提供的個性化服務功能。在這里，員工可以及時了解需要辦理的各項事務，進行自己的工作日程安排，管理個人名片夾，收發電子郵件，同時可以進行

4、自己的日常財務管理，修改個人的登錄口令等。 功能包括：員工待辦事宜、我的郵件(內部郵件和internet郵件)、內部及時短信、個人辦公申請、個人名片夾、個人日程安排、個人理財、通訊簿、個人相冊、個人文檔柜、常用鏈接、我要離線、修改口令、收發短信息、設置定時提醒、查看當前在線人員情況。 工作計劃工作計劃管理可針對整個組織機構、部門或具體的工程項目進行管理。管理人員可以使用本功能制訂整個機構工作計劃、部門工作計劃或項目工作計劃，同時將這些計劃分解到具體的執行人員；并可以隨時檢查計劃的執行情況。 員工根據分配到的工作計劃，可以定期上傳相應的工作報告，填寫工作日志，同時可以上傳相應的附件。 工作計劃管

5、理和報銷管理相結合，可以使相關管理人員及時了解有關計劃、項目的費用發生情況，便于對有關計劃、項目的費用進行跟蹤管理。 功能包括：報告類別管理、計劃類別管理、工作計劃管理、填寫工作日志、全體日志查詢。 信息交流中心信息中心是通過計算機網絡進行員工之間、部門之間進行信息交流與共享的公共平臺。在這里，用戶可以根據本身實際情況自行定義信息欄目名稱（如新聞、公告、大事記、機關介紹、規章制度、獎懲通報。）、層次結構（可進行下級欄目設置，如按部門設置新聞公告欄目、按類別設置規章制度、按主題設置機構介紹、人員介紹。），設置各個欄目的發布管理人員、修改刪除人員，并可將指定欄目設置為默認欄目，即進入信息中心后的默

6、認顯示欄目；員工可以查看組織中的最新消息，各種規章制度等等，使用常用鏈接可以及時訪問所關心的Web站點；使用BBS功能，可以隨時發表相關的意見或針對某一問題進行討論；信息中心同時提供飛機航班和行政區號的管理和查詢功能。 功能包括：信息欄目管理、信息發布管理、信息中心、網絡會議（文本網絡會議和語音視頻會議）、聊天室（文本和語音）、公用文檔柜、網絡硬盤、BBS、公文流轉公文流轉以用于處理日常工作中的單位內外部的各種公文，利用計算機網絡的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現公文的處理。公文管理模塊相對傳統公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準確性，用戶操作簡便易行。公文流轉包括了公文的發文

7、草擬、發文審核、發文會簽、發文簽發、發文登記、發文傳閱、收文簽收登記、收文審核、收文擬辦、收文批辦、收文承辦、公文歸檔銷毀、公文查詢以及公文的流程監控、公文催辦、公文流程定制等。 公文流轉中，用戶可以預先定義公文的處理流程及相應的處理權限，在擬制、登記及公文流轉過程中具有相應權限的人員可以進行公文在線編輯，可以進行跳簽、插簽、退簽、撤銷等處理。 功能包括：擬制公文、公文辦理、公文登記、公文催辦、公文跳轉、歸檔銷毀、公文查詢、密級管理、模板維護、流程設置、公文類別設置。 人力資源人事機構是對組織中的人員信息進行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的調動分配、人員信息查詢統計等。 功能包括

8、：人事信息管理、人員調動和分配、離職人員管理、人事信息統計查詢、部門人事信息查詢、全體人事信息查詢、人事字典維護。 考勤管理考勤管理包括單位內部員工自動簽到、簽退、請假申請、銷假核準、加班申請、加班核準，生成考勤統計、考勤統計查詢、員工考勤信息查詢、單位考勤信息查詢等。其中審批請假單、加班申請審批在辦公事務里完成。 功能包括：請假/銷假、銷假核準、加班/確認、加班核準、生成考勤統計、考勤統計查詢、個人考勤信息查詢、全部考勤信息查詢、考勤參數維護、休息日設置、請假類別字典維護。 會議管理會議管理是對單位內的相關會議及其內容進行登記和管理，同時可以查詢顯示會議室的相關信息，可以向參加會議的有關人員

9、發送會議通知。 功能包括：會議室管理、會議室查詢、會議登記、會議通知、會議紀要、會議信息查詢。 辦公用品辦公用品管理為管理人員提供了辦公用品和低值易耗品的庫存、采購、庫存報警功能以及庫存、采購、領用的查詢統計功能，辦公用品的采購和領用申請在個人事務中進行、審批登記在審批登記模塊中完成。 辦公用品功能包括：用品管理、用品采購、用品統計、庫存報警、用品類別維護。 用款管理用款管理是利用計算機網絡，及時完成員工的用款申請、審批、登記的過程，提高員工用款過程的工作效率。用款的申請和審批分別在個人事務和審批登記模塊中完成。 用款管理功能包括：用款登記、用款歸還登記、個人用款查詢、全部用款查詢、用款統計、

10、用款字典維護。 報銷管理報銷管理主要是實現費用報銷運作的全過程，報銷的申請和審批分別在個人事務和審批登記模塊中完成。 報銷管理功能包括：報銷領款登記、員工報銷單據查詢、全部報銷單據查詢、報銷統計、報銷類別維護。 車輛管理車輛管理對機構內部的車輛進行統一管理，包括車輛的基本信息、使用信息、維修信息、油耗信息等，用車申請和維修申請在個人事務中進行，在審批登記模塊中完成相應的審批登記處理。 車輛管理功能包括：車輛信息維護、油耗登記、里程補貼、維修情況查詢及用車情況查詢。 資料管理資料管理部分用于單位內資料的借閱、使用，庫存管理等功能。其中包括：員工借閱申請及申請回復，借閱登記，歸還登記，資料統計，缺

11、庫登記和查詢，資料信息維護，資料字典維護等。 功能包括：資料信息維護、借閱申請、借閱回復、借閱登記、歸還登記、缺庫登記、缺庫查詢、資料統計、資料字典維護。客戶資源管理客戶資源管理是為企業在激烈市場競爭中，提供一套方便有力的管理工具，它可以幫助企業為客戶提供更加完備周到的服務，通過有效地進行客戶資源管理，使企業的產品和服務更加滿足客戶的實際需要，從而給企業帶來更加豐厚的效益。 客戶資源管理功能包括：銷售人員管理、客戶信息管理、聯系記錄管理、訂單管理、銷售情況查詢、客戶聯系人管理、企業的產品和服務管理等。 輔助程序公共相冊、航班管理、航班查詢、區號管理、區號查詢。 三、軟件選型產品名稱版本價格說明

12、收費版用友致遠致遠A8協同100用戶12萬以上每年服務費5000元泛微協同100用戶10萬以上通達集團版企業版15萬以上免費版Easy OA30用戶078OA系統V430用戶0四、設備服務器一臺兼容機方案：價格4000元服務器方案：價格10000元五、實施序號任務名稱工期開始時間完成時間階段標志文檔負責人備注1項目準備7XX1.1建立項目小組0.5確立項目小組成員1.2OA使用范圍調研4.5OA使用業務范圍1.3編制實施主計劃2系統實施主計劃確認2業務單據設計28XX2.1費用預算、申請單據設計3業務單據設計確認詳細費用說明2.2費用報銷單據設計3業務單據設計確認費用明細附報銷單2.3出差申請

13、單據設計3業務單據設計確認出差結束附報告2.4工作報告表單設計3業務單據設計確認工作計劃總結報告2.5專項工作申請表單設計3業務單據設計確認專項工作申請2.6運營內部表單設計5業務單據設計確認運營整改、營業收支2.7督辦通知單設計2業務單據設計確認督辦工作通知單2.8審批流程設計6審批流程驗收確認單據審批流程設計3單據流程上線測試發布10XX3.1單據流程上線測試5單據流程上線測試報告3.2集中問題匯總處理3集中問題匯總處理報告3.3單據流程正式發布1業務流程驗收確認3.4OA系統上線驗收1系統上線驗收確認4項目驗收2XX4.1項目實施總結1項目實施總結報告4.2項目驗收確認1項目驗收確認五、

14、培訓1、 集中培訓時間計劃培訓天數為2天，具體安排如下。日期安排課程時間項目課程內容培訓講師第一天上午（中高層領導培訓）9：009：10系統介紹1、 系統功能概述2、 系統界面3、 初始化流程簡介XX9：109：25我的工作臺1、 待閱信息、待辦工作2、 我的布置、我的執行XX9：5510：10我的流程1、 短信接收發布2、 流程查詢、流程監督、流程節點效率分析XX10：1010：20個人事務1、任務布置、工作委托XX10：1010：30信息交流1、 信息發布、內部論壇2、 個人便簽、電子郵件10：3011：00交流答疑1、回答學員提出問題第一天下午（一般員工培訓）14：3014：40系統介紹

15、1、 系統功能概述2、 系統界面3、 初始化流程簡介XX14：4015：10我的流程1、 各類流程發起2、 流程查詢應用，查收文件審批情況XX14：4015：25個人事務1、 我的便簽、工作日記2、 工組計劃、日程安排XX15：2515：40信息交流1、 信息發布、內部論壇2、 個人便簽、電子郵件XX15：4015：50知識管理1、 知識發布、知識地圖2、 知識推薦、全文檢索XX15：4016：20交流答疑1、回答學員提出問題第二天上午（關鍵用戶培訓）9：009：10系統介紹1、 系統功能概述2、 系統界面3、 初始化流程簡介XX9：109：30檔案管理1、 檔案管理子模塊2、 收發文歸檔操作

16、3、 檔案分類、案卷分類XX9：309：45我的流程1、 各類流程發起2、 流程查詢應用，查收文件審批情況XX9：4510：25行政辦公1、 用品管理、資產管理2、 用車管理、會議管理XX10：2510：45個人事務1、 我的便簽、工作日記2、 工組計劃、日程安排XX10：4510：55信息發布1、 公司新聞、公司通知2、 規章制度、公告欄XX10：5511：10信息交流1、 信息發布、內部論壇2、 個人便簽、電子郵件XX11：1011：20知識管理1、 知識發布、知識地圖2、 知識推薦、全文檢索XX第二天下午（一般用戶培訓）略3、2、培訓要求及考核七、管理制度辦公自動化系統（OA）試行管理辦

17、法第一章 總 則第一條 為加強集團辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）管理（地址：），保證其高效、安全運行，充分發揮OA系統的作用，根據中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例和國務院關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定的規定，結合集團辦公自動化工作實際，特制定本辦法。第二條 系統的應用分兩個階段：第一階段為試運行期，自2014年1月1日正式開始，集團實行辦公業務雙軌運行，即紙質公文和電子公文同時進行，試運行期為六個月。第二階段為正式運行，自2014年2月20日起系統投入正式運行，所有非涉密的一般文件除印發少量紙質文件存檔或對外使用外，均以電子文

18、件形式流轉。涉密和不便通過系統流轉的公文，仍按紙質文件流轉。第三條 OA系統，主要運用于集團總部各部門、各下屬公司之間的公文流轉。第四條 OA系統內容包括協同辦公、公文管理、電子郵件、文檔管理、公共信息、個人日程計劃、個人設置、綜合辦公、關聯系統、常用工具等功能，旨在實現公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。試運行期間以下工作內容必須通過OA系統運行：協同辦公、文檔管理、公告、通知、日程計劃安排、BBS論壇、領導審批。如有違反，將嚴格按照有關規定進行處罰。第五條OA系統自動對協同工作進行跟蹤，對每位公司員工工作事項的處理周期、處理件數、延誤情況進行記錄，員工

19、使用OA系統進行協同工作的情況將納入該單位（部門）年度考核范圍。第六條 本辦法適用于使用單位為集團總部各部門、各下屬公司。第二章 管理機構第七條 集團人力資源部負責辦公OA系統的規劃、推廣和檢查考核工作；集團監察部負責電子印章和領導簽名管理的監察工作；集團企業發展部信息中心負責開發、實施、培訓和維護工作。 第八條 集團企業發展部信息中心（以下簡稱信息中心）負責系統的維護和管理，對系統實行統一部署，分級管理。其主要職責: （一）根據集團董事會的指令，辦理系統使用單位的注冊、名稱變更、撤銷等相關手續； （二）制定電子公文與信息流轉的具體工作規范和制度； （三）征詢各使用單位的意見和建議，協調解決各

20、使用單位在使用過程中出現的新情況、新問題；（四）培訓各使用單位系統管理人員和使用人員； （五）做好其他相關工作。第三章 使用單位第九條 使用單位為集團總部各部門、各下屬公司。并通過OA系統身份密鑰（簡稱密鑰）和密碼登陸。第十條 公司各部室或車間應指定文檔管理員一名，負責對本部門文檔進行管理（新建、歸檔、整理、授權等）。第十一條 使用單位必須明確一名領導分管系統工作，同時確定一名分級系統管理人員負責日常管理。各分級系統管理人員的職責是：（一）負責本單位辦公自動化的日常管理；（二）指導和監督該系統在本單位的運行；（三）負責本系統運行與信息中心的銜接工作。 第十二條 使用單位需變更系統中相關資料的，

21、應向信息中心提出書面申請，并辦理相關手續：（一）使用單位名稱變更的，應辦理名稱變更手續，并由該單位來函確定新的分級系統管理員及使用人員名單；（二）使用單位被撤銷的，應辦理注銷手續。即在交換系統中刪除該單位名稱，注銷該單位電子印章和使用人員，并將系統中的相關文件按被撤銷單位提出的處理辦法進行處理；（三）使用單位合并的，合并后的使用單位名稱如果沿用合并前其中一個使用單位名稱的，則該名稱作為合并后的使用單位名稱在系統中保留，被合并的使用單位按本條第二項規定辦理注銷手續；合并后的使用單位如果使用新的單位名稱的，則按本辦法第八條的規定重新辦理注冊手續，合并前在系統中使用的單位名稱按本條第二項規定辦理注銷

22、手續。第四章 使用人員 第十三條 從事本系統運行、維護、管理的工作人員，應具備良好的服務意識和相應的專業技術水平，盡職盡責，保證工作質量。 第十四條 系統使用人員應自覺遵守系統運行的規章制度，按照工作權限，認真完成本人在系統中所承擔的工作任務。 第十五條 系統使用人員的賬號密碼（口令）必須設6位以上字符（含字母、數字、符號等），并需經常修改，不得與其他使用人員名（賬號）相同。使用人員取得密鑰和初始密碼后應在OA系統的個人設置里面，須對自己的登陸密碼進行修改，避免他人使用。若密碼丟失，應向本單位分級系統管理員提出申請，恢復初始密碼。如果本單位沒有分級系統管理員，可以直接找信息中心系統管理員進行修

23、改。第十六條 個人信息的完善在OA系統的個人設置里面，必須對自己的個人信息進行添加，如聯系方式、e-mail、生日日期等，以便同事之間聯系時查找方便。第十七條 未經本單位負責人同意，非相關人員不得使用系統管理員的密鑰和密碼登錄系統。第十八條 為保證各類電子文件的及時收發，集團領導、公司領導、部門主管原則上應該全天在線，其他工作人員至少每天上下午各登陸兩次OA系統，接收各類文件，處理待辦事項。第十九條 使用人員如因出差或出差時間較長而無法處理待辦事項的，應指定授權的代辦人進行相關操作。第五章 電子印章以及電子簽名的使用與管理 第二十條 電子印章和電子簽名是在電子公文上使用的簽名印章，對電子公文進

24、行電子化的簽名和蓋章。第二十一條 電子印章和電子簽名的采集、制作和保存（一）需要進入系統的印章和手寫簽名的名單由信息中心提出申請，報集團劉海燕總監審批；（手寫簽名采集范圍大致需要如下：董事會領導、總部部長、下屬公司級領導、部門經理、車間主任。在運行 由人力資源部根據管理的實際需要逐步完善）（二）印章和簽名的采集由集團監察部指派專人與信息中心OA實施工程師共同負責，采集過程中每采集一個印章或簽名，均由出具印章或簽名的單位或個人與監察部指派人員和信息中心OA實施工程師共同簽字確認；（三）收集后，將把它們制作成電子形式的文件，存儲到金格電子簽章系統的密鑰中，每個密鑰可以存儲46個不等的文件，同時每個

25、密鑰具有一個與之匹配的密碼，同時密鑰內的每個文件也具有一個密碼。（四）電子印章和電子簽名由用友致遠公司負責制作，集團監察部指派專人和信息中心OA實施工程師對制作過程共同監督；（五）制作完成后，印章和簽名的原件交由集團總裁辦歸檔保存備查。第二十二條 電子印章和電子簽名的使用安全我們將把每個密鑰分配給指定的相關人員進行保管，當需要使用時，必須由保管者本人登陸OA系統后，輸入密鑰的使用密碼，才能查看到該密鑰下已存儲的文件，若需要調用其中某一個文件，則必須再次輸入該文件所對應的調用密碼。一共經歷了三層加密。電子印章或電子簽名一旦被蓋在WORD或EXCEL等文件上后，該文件內容將連同電子印章和電子簽名一

26、起被鎖定。 第二十三條 使用單位需要、變更或銷毀本單位電子印章的，由本單位提出書面申請，經本單位領導同意并簽字后，報送集團人力資源部辦理審核手續，經劉海燕總監批準同意后，在集團監察部指派人員的監督下由信息中心具體辦理。 第二十四條 銷毀電子印章時，印章使用者、集團監察部指派人員、OA系統管理員（銷毀刪除執行者）應同時在場，并對銷毀結果簽字確認。第二十五條 使用單位的電子印章等同于實物印章管理，應由專人保管和使用，印章管理者將承擔法律責任。 第二十六條 電子印章因損壞、遺失等原因不能使用或因單位名稱變更、撤銷、合并等原因需要變更的，應按第二十三條規定辦理相關手續，將舊電子印章交回信息中心按第二十

27、四條處理。第六章 密鑰的使用與管理第二十七條 密鑰是指登陸電子系統所必需的身份密碼，用于存儲電子簽章以及手寫簽名的加密工具。（特別說明：密鑰就是一個電子狗，和優盤大小差不多，他的作用就相當于網上銀行的移動數字證書。只有持有密鑰的人才能使用里面儲存的電子印章和電子手寫簽名，持有密鑰的人是可以自己修改密碼，其他人無法使用，系統管理員并不能使用別人持有的密鑰）密鑰的管理包括密鑰的購買、制作、分發、參數設置、修改和使用。第二十八條 信息中心OA實施工程師負責OA系統密鑰的管理，并負責技術支持和服務。（系統管理員對密鑰的管理就是制作、分發、參數設置）第二十九條 申領密鑰的單位或個人應向劉海燕總監提出書面

28、申請，說明申領密鑰的理由和準備使用的人員資料。第三十條 劉海燕總監對密鑰申請進行審查同意后，由信息中心負責制作密鑰，同時辦理登記領用手續。第三十一條 密鑰制作完成后，信息中心應向申請使用人員發出密鑰領取通知，由申請單位或個人指派專人領取。第三十二條 使用單位或個人應妥善保管和使用密鑰，不得擅自轉借他人使用，確保密鑰的安全，違者自負相關法律責任。第三十三條 密鑰使用人因故變動的，應報信息中心備案。新接任人員應及時修改密碼，密碼字符必須在6位以上，并且須數字與字符混合使用。第三十四條 密鑰應按機要設備妥善保管，密鑰遺失的，應立即報告信息中心中止該使用人的使用權限，并由所在單位查明原因,視情況及時做

29、出處理。需重新申領的,按照申領程序重新申請更換。因使用人員自身原因導致密碼丟失，并造成損失的，按照有關規定追究其責任。第七章 電子公文的發送與接受 第三十五條 在系統中流轉的電子公文，其文種、格式、內容等的審核把關由發文單位負責。 第三十六條 公文帶有不方便進行電子化處理的附件（如物品等）的，可按紙質公文交換的方式進行交換。公文正文仍以電子公文形式交換。 第三十七條 電子公文的制發由電子公文制作、蓋章、發送三個環節組成，由一個或多個工作人員完成。 第三十八條 發送電子公文時，應選擇公文的主送、抄送機關，并設置允許收文機關打印的權限。 第三十九條 系統完成發送公文操作的時間為電子公文的發送時間。

30、 第四十條 使用單位應按時接收電子公文。 第四十一條 接收電子公文時，應認真核對，確認無誤后方可進行打印或進入本公司內部系統公文流轉，并按常規收文進行登記，否則應予以退回。 第四十二條 打印后的電子公文相當于紙質公文復印件，參照紙質公文的管理辦法處理。 第四十三條 首次進行電子公文打印或從系統中讀取電子公文進入收文單位辦公系統的時間為電子公文的接收時間。 第四十四條 電子公文接收失敗的，收文單位應及時向發文單位提出申請，說明原因，請求重發或追加打印份數；因系統故障不能接受的，應及時向信息中心反饋。第八章 業務管理規則第四十五條 公司員工應熟練掌握OA系統的操作方法，在使用OA 系統處理辦公業務

31、時，應遵守以下規定：（一）通過OA 系統發布的信息、發起的協同，OA使用人員視同知曉，應及時登錄系統獲取辦公信息，處理相關業務。（二）公司員工應保證通過OA系統發布、流轉的信息和文件的內容完整準確，并對所發布的內容負責。（三）公司員工應保證OA系統處理辦公業務的響應時間。網上公文及協同處理流程涉及到的工作人員處理時間原則上不超過個工作日。如有出差、請假、培訓等特殊原因離開時，須通過代理設置功能委托相關人員代為辦理。第四十六條 OA系統公共信息管理實行實名制，不得在OA系統上發布與公司工作無關的公告或調查；不允許在討論區發布私人事務，尊重他人權益及隱私，言論應遵守國家相關法律法規。第四十七條 O

32、A系統流程模板涵蓋范圍內的辦公流程，涉及的相關單位（部門）應按照系統模板使用說明實行網上辦公，流程定制發起的單位（部門）應督促系統模板的使用。第四十八條 發文管理（單位管理部門發文、會議紀要）（一）公司各管理部門發文，由各部門職員擬稿，交部門經理（或副經理）審核后，提交行政辦公室核稿，由行政辦公室根據文件性質和領導工作分工，把文件提交給相關領導簽發，領導簽發后文件傳遞給辦公室文件管理員，管理員對文件存檔，并分發到各相關部門和人員。（二）會議紀要，由會議指定人員起草，提交會議發起方審核，主管領導簽發，會議發起方的文檔管理員歸檔并發布。第四十九條 文檔管理 （一）一般文檔管理各部室文檔管理員應對本

33、單位需保存、共享的資料進行分類整理，并歸檔到本部室“單位文檔”對應目錄中；并根據查詢權限授權其它員工查詢或借閱。重要文檔需另外備份。（二）公文文檔管理公文處理的流程完成后，文件自動歸檔到電子檔案庫，形成歸檔文件，檔案管理員要對文件進行登記、分類、立卷等工作并形成檔案，供全體人員查詢或借閱。單位人員查閱公文內容需要在辦公系統中提出申請，由檔案管理人員授權后查閱。（三）注意事項各個部門的相關文件必須分類上傳到部門文檔中，在每個部門文檔下可以新建文檔夾以便使用。同時每個部門的單位文檔必須對公司領導公開，以便領導的查看。對于個人文檔，不允許上傳與工作無關的文件，如歌曲、短片、MTV等。第五十條日常辦公

34、（一）請假等管理 單位人員請休病假或事假，須經協同系統傳遞填寫請假單，并根據情況提交給本部門領導或直接交給公司領導審核，同時知會人事部門。 （二）協同辦公管理 單位人員需要傳遞文件，須用協同工作與部門內部或其他部門人員、部門領導或公司領導進行日常的文件的交流和消息溝通。（三）會議管理會議的召開統一提前由會議發起人在OA上進行會議召開通知，其他人員收到通知后必須及時進行處理，說明是否參加會議。 （四）公告管理 由辦公室起草公告通知等信息，交部門領導審核或直接交領導審核后在辦公OA系統上直接發布。第五十一條與領導的溝通方式 有任何建議和意見需要向領導匯報時，一方面可以通過協同單獨與領導溝通，另一方

35、面也可以通過公共信息討論領導信箱進行發送。模版應用對現有的模版進行雙軌運行，對該類模版的流程進行評析，以便優化，并歡迎提出更多合理的需求。公共模版必須通過OA上實現。關聯人員、關聯項目。 每個人須將與自己聯系較多的同事配置為關聯人員，其中必須將自己的上級和公司領導配置為上級人員，以便查看。營銷和工程人員，對于自己負責的項目必須在OA上進行新建項目的操作，主管領導設置為自己的上級和公司領導，方便領導查看。第九章 安全保障第五十二條 1、OA系統的推廣應用由集團人力資源部進行檢查考核，對長期不使用OA系統、不按統一要求提供共享數據；網上辦公數據不準確。其處罰見第十一章。2、偵測、盜用他人賬號和密碼，刺探網絡配置、服務器配置和數據庫信息，遺失或泄漏賬號、密碼等安全認證信息，其處罰見第十一章。3、違反保密規定，造成失密泄密的，按保密法有關規定進行處理。第五十三條 聯入系統的計算機，應安裝殺毒軟件。使用外來磁盤應檢測，以防病毒入侵。第五十四條 系統管理員應定期檢查、維護計算機網絡，發現問題應及時排除，無法排除的，應立即與信息中心聯系，確保系統正常運行；不得亂設、私設系統的使用人員。文檔管理員應對文件資料的保密性、正確性、完整性、發