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文檔簡介

1、會議接待流程一、 前期準備工作1、2、3、銷售經理根據客戶需求確定會議日期、場地及用房數量。留客戶聯系方式進行后期跟進。以傳真（旅行社）或電話（一般會議）形式完成初步報價，雙方初步達成合作意向。通過預訂單及工作聯系單以紙面形式做好相應場地的預留，在本部門做好相應場地的登記，避免重復預定。會議場地、 用餐4、檢查所涉及場地是否可用，確保場地能夠達到客戶預期需求，對于特殊或目前達不到的客戶需求報領導處，準后將結果回復客戶。批5、雙方預約考察酒店時間，查，確保場地完好可用。前期對所涉及場地再次進行檢二、 中期對接工作1、2、根據預約時間帶領客戶參觀酒店及所涉及的場地。對接會議細節， 做好詳細記錄。

2、其中對于客戶再次提出的特殊或目前達不到的需求報領導批準；酒店部門領導出面協調商議，做好最終確定。亦或請所涉及3、洽談會議付款方式、 入住登記方式 （出示證件或當地派出所 /接待辦蓋章免證件） 、前臺布置、引領安排，房務要求（房間配備、撤消費品等其它要求）餐飲要 求（桌餐、自助餐、用餐標準、場地及數量、場地布置等其它-要求）會議要求（會議室擺放、 話筒音響及投影儀安排、橫幅、綠植等其它要求）安保要求（預留停車位，照相位、特殊安全保障及其它要求）工程要求（安排工程人 員會期跟蹤及配合等其它要求）4、可根據需要與該單位簽訂會議合同書， 對雙方合作內容及費用等事宜進行紙質確認，合同書中體現雙方應盡的責

3、任及義務， 對于合同內容不履行雙方應做的賠償進行詳 細描述，雙方負責人簽字蓋章后各執一份。5、根據對接詳情制作詳細會議任務單， 會議所有要求及細節均在會議任務單中體現，涉及所有相關部門， 要求各部門按會議任務單準備接待。 會議任務單須顯示會議期間有效簽字人全名及聯系方式， 必要時將該有效簽字人介紹于各個營業點認識。6、 會議任務單呈銷售部經理簽字，報銷售總監審批，簽字后復印發于各個部門，各部門簽字收取做準備。三、 會期跟蹤工作1、銷售部根據會議規模安排 1-2 位銷售經理全程跟蹤會議，確保會議順利進行， 要 求從客人進店時起全程跟蹤，包括報道、入住、用餐、會議及其它。2、3、會議期間、銷售經理當天提前對所涉及場地及引領等相關安排再次進行檢查，確保會議順利進行。會議期間， 保持與會務組的密切聯系，對于會議臨時所-5、做的一些更改及變動及時與相應部門進行溝通、協調，最終以工作聯系單形式發于涉及部門做相應變動。4、 總臺安排 1 名人員負責會議期間所有賬務的核對，于當天上午將昨日總消費匯總交于銷售經理，銷售經理與會務負責人核對后該負責人簽字，后銷售經理將該賬單交于總臺賬務負責人員保存。會議結束當天將所有賬務匯總與會務組負責人再次進行核對，無誤后客

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