1、精品文檔公文管理制度第一章總則第一條 為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，提高公文運轉時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規范化、制度化，特制定本制度。第二章公文處理原則第二條 公司公文是實施管理、處理公務的具有特定效力和規范格式的公務文書，是傳達、發布指示、請示和答復問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。第三條 公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。第四條 公文處理應按照行文要求和公文處理規范進行，做到準確、及時、安全、保密。第五條 行政部是公司公文處理的管理部門，負責公文收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。第三章公文種類

2、第六條常用的公文種類有：決定、決議、意見、通.精品文檔知、通報、報告、請示、規定、函、會議紀要等。（一）決定、決議：對重要事項重大行為做出安排，用“決定” ；經會議討論通過并要求貫徹執行的事項，用“決議”。（二）意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。（三）通知：用于傳達上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執行的事項。（四）通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。（五）報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”；向上級部門請示指示、批準用“請示”。（六）規定：用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。（七）函：是相互商洽工作、詢

3、問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門提出請求的公文。（八）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執行。第四章公文格式和行文規則（一）公文用紙幅面及版面尺寸.精品文檔1. 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T 148 中規定的A4 型紙，其成品幅面尺寸為： 210mm 297mm。2. 公文頁邊與版心尺寸公文用紙天頭（上白邊）為：37mm 1mm，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm 1mm，版心尺寸為：156mm 225mm（不含頁碼）。（二）公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。（三）排版規格與印制裝訂要求1. 排版規格正文用3 號仿宋字，一般每面排22

4、行，每行排28 個字。2. 制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。3. 印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到 色譜所標Y80%， M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。4. 裝訂要求.精品文檔公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差1mm，四

5、角成90，無毛茬或缺損。（四）公文中各要素標識規則組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。1. 眉首（ 1）公文份數序號公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1 行。（ 2）秘密等級和保密期限如需標識秘密等級，用3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第1 行，兩字之間空1 字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第1.精品文

6、檔行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開。（ 3）緊急程度如需標識緊急程度，用3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第1 行，兩字之間空1 字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1 行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2 行。（ 4）發文機關標識由公司全稱或規范化簡稱后面加“文件”組成，即“廣東金晶能源股份有限公司文件”或“廣東金晶公司文件”；對一些特定的公文可只標識公司全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于 22mm 15mm。（5）發文字號發文字號由

7、公司代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2 行，用3 號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位（即1 不編為 001），不加“第”字。公司對第三章提及的常用公文發文字號統一規定如下：決定、決議、意見、通知、通報、報告、規定等下行文以及對外發送的文件一律用粵金晶XX 號，請示、函.精品文檔等上行文以及平行文一律用粵金晶函號，會議紀要一律用粵金晶紀號。發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。（6）簽發人公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1 字，簽發人姓名居右空1 字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號

8、，冒號后用3 號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1 行，其他簽發人姓名從第2 行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm。2. 主體（1）公文標題紅色反線下空2 行，用2 號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。（2）主送部門標題下空1 行，左側頂格用3 號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送部門名稱后標全角冒號。如主送部門名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送部.精品文檔門名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識

9、方法同抄送。（3）公文正文主送部門名稱下一行，每自然段左空2 字，回行頂格。數字、年份不能回行。（4）附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件” ，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1. ” ）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1 行頂格標識“附件” ，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1 行頂格標識公文的發文序號并在其后標識附件（或帶序號）。（5）成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“” ；成文時間的標識位置見下文。（ 6）公文生效標識 a.

10、單一發文印章單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4 字；加蓋印章應上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。.精品文檔當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。b. 聯合行文印章當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7 字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3 個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排

11、在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3 個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空 2 字標識成文時間。 c. 特殊情況說明當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。（ 7）附注.精品文檔公文如有附注，用3 號仿宋體字，居左空2 號字加圓括號標識在成文時間下一行。3. 版記（ 1）主題詞主題詞用3 號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用 3 號小標宋體字；詞目之間空1 字。（ 2）抄送公文如有抄送，在主題詞下一

12、行；左空1字用 3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送部門對齊；在最后一個抄送部門后標句號。如主送部門移至主題詞之下，標識方法同抄送部門。（ 3）印發機關和印發時間位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3 號仿宋體字。印發機關左空1 字，印發時間右空 1 字。印發時間以公文復印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。（ 4）版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。（ 5）版記的位置版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。4. 頁碼.精品文檔用 4 號阿拉伯數字在頁面底部居中標注頁碼，空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。第五章行文規則第八

13、條行文應當確有必要，注重效用。第九條 行文應根據隸屬關系、職權范圍和工作需要確定。第十條 各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向控（參）股企業正式行文。除行政部外，其他部門不得對外正式行文。第十一條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。第十二條“報告”或其他文種不得夾帶請示事項。第六章發文辦理第十三條 發文辦理指以公司名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。第十四條草擬公文應當做到：（一）符合法律、法規及市集團有關規定。如提出新的規定、辦法、制度等，要切實可行并

14、加以說明。（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。.精品文檔（三）公文的文種應當根據行文目的、公司的職權和與主送單位的行文關系確定。（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當稱引標題，后引發文字號。引用外文應當注明文中含義。日期應當寫明具體的年、月、日。（六）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“ 1、”，第四層為“ （ 1）”。（七）應當使用國家法定計量單位。（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。（九）公文中的數字，除成文日

15、期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。第十五條 公文送公司總經理簽發前，應當由行政部進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。第十六條 以公司名義制發的公文，由總經理審批后簽發。第十七條 公文正式印發前，行政部應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統一、規范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。.精品文檔第七章收文辦理第十八條 收文辦理指對公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核

16、、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第十九條 收到需要辦理的公文，行政部應進行審核。審核的重點是：屬何部門辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或企業職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。第二十條 經審核，對符合本辦法規定的公文，行政部應及時提出擬辦意見送總經理批示后，交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。第二十一條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回行政部并說

17、明理由。第二十二條收到集團下發或交辦的公文，由行政部提出擬辦意見，送總經理批示后辦理。第二十三條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請公司領導決定。.精品文檔第二十四條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。第二十五條 交有關部門辦理的公文，由行政部負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重要催辦，一般公文定期催辦。第八章公文歸檔第二十六條 公文辦理完畢后，應當根據檔案管理規定，及時整理（立卷） 、歸檔。個人不得

18、保存應當歸檔的公文。第二十七條 歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷） ，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管和利用。第二十八條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向行政部移交。第二十九條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料應符合存檔要求。第九章公文管理第三十條公文由行政部專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。第三十一條行政部應當建立健全公司的公文處理的有關制度。.精品文檔第三十二條集團或上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外， 經公司領導批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。第三十三條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。第三十四條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視