1、辦公室接待方案范文 接待工作是指各種 _在公務活動中對來訪者所進行的迎送、招待、接談、 _、 _等輔助管理活動。本文是辦公室接待方案范文，歡迎參閱。 1 _員按考勤日志順序接待客戶(客戶指明某一 _員者除外)，若輪到的 _員不在或正在接待客戶，則由下一位 _員接待客戶，原輪到的 _員不予補回; 2 銷售主管負責監督調整客戶接待的秩序，做到公平合理并保證每個來訪客戶到時及時得到 _員的主動接待; 3 輪到的 _員接待客戶，必須事先做好準備工作(包括資料夾、樓書、 _手冊、筆、計算器等)，不得隨意離開，須和即將輪到的 _員站立在接待臺最靠門口處， 當客戶進入門口時主動迎接客戶; 4 恭迎客人到來時

2、(含發展商 _及工作人員和本公司 _及工作人員)，客人走進 _部，全體銷售人員起立面帶微笑恭迎：您好，歡迎光臨XX花園; 5 輪到 _員在接待客戶時，義務接待(是指按接待排班表的最后一個) _員要協助前者斟茶倒水，如多名客戶一起來到時，協助工作不分順序; 6 只要來訪者有了解 _情況的意向即為客戶， _員不得挑客戶，不得令客戶受冷遇，不論客戶的外表、來訪動機， _員都要全力接待; 7 _員不得以任何理由中斷正在接待的客戶，而轉接其它客戶; 8 _員不得在客戶面前爭搶客戶; 9 _員不得在其它 _員接待客戶的時候，主動插話或幫助介紹，除非得到邀請; 10每個 _員都有義務協助其它 _員促成交易。

3、其它 _員的客戶來訪(接待前須首先問明是否已經受到其它 _員的接待)須立刻與原 _員聯絡，得到同意了解情況 后才能繼續接待， _員不得遞名片與他人的客戶，除非得到原 _員同意; 11 _員無權私自為客戶放盤、轉名、無權直接找發展商打折或申請其它事宜，否則自行承擔由此而產生的后果; 12 _員不得和客戶達成私下交易，比如為客戶爭取相應的折扣后要求一定的回報; 13 _員接待客戶完畢，必須送客戶出 _部，并做好接待記錄，不得背后談論、辱罵或取笑該客戶; 14 每個 _員都有義務耐心解答來電客戶問題，并鼓勵客戶來訪地盤 _處，可表明自己身份，但不得要求客戶到現場指定找誰; 15 已作接待登記的客戶來

4、現場，可由原接待登記的 _員優先接待。如原 _員不在或暫時無法接待，則由義務接待 _員代為接待或原 _員委托其他 _員待為接待，待自己忙過后再來接待。義務接待或受委托的同事替原 _員做來訪登記記錄，受委托或代接待 _員的輪號可補回; 16 未登記的客戶來訪時主動找某 _員，可由其指定的 _員接待，指定 _員在排班上的接待順序不變;如正輪到該 _員接待，則計為輪過。如該 _員不在場，則由輪到的 _員接待并作客戶登記; 17 若已登記客戶中途主動提出要求更換接待人，由銷售主管進行協調處理更換接待，由新的 _員做客戶登記，原 _員不得對處理結果表示異議; 18 若客戶與接待人之間發生矛盾，需報 _主

5、管，當事 _員不得對處理結果表示異議; 19 發展商和本公司介紹的客戶，由輪到的 _員接待并作客戶登記(除指定 _員以外)。 20 所有職員對 _應嚴格保密; 21 對違反接待管理辦法， _主管有權視程度輕重給予警告或做待崗處理。 客戶接待是我們從事商務活動的一個重要組成部分，是我們進行商務洽談、客戶溝通的有效載體。一次 _的客戶接待活動既能充分展示我司業務人員的業務水平、綜合素質、談判技能、 _能力及協調能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的綜合實力，更能促進雙方合作的順利進行，促進項目洽談的順利展開，同時，還能促使新合作項目的生成，將雙方的合作提高到戰略伙伴合作的層面。因此，一次考慮

6、全面、服務周到的客戶接待活動對于生產型企業的銷售工作推進起著舉足輕重的作用。 一、客戶來訪的一般目的: 在我們業務人員和客戶進行郵件溝通的過程中，客戶很可能提到要來公司訪問，同時，我司業務人員也會在適當的時候邀請客戶來我司考察訪問，以加深雙方的溝通和了解，促進雙方合作的進行。那么，我們首先要了解清楚客戶來訪的目的，通常不外乎以下幾種： 1、考察工廠以便了解我公司的生產規模、生產能力、產品品質等基本運作情況，同時了解我司的生產體系、質量控制體系和研發體系等等。這些客戶往往是新客戶，只是通過 _、展會、客戶介紹等方式了解到我們公司并產生了強烈的合作意向，但對于我司企業實體了解不深，因此，實地考察訪

7、問無疑是一種最為直接有效的了解方式。 2、進行項目洽談，這樣的客戶往往是和我司相關業務人員已經有過幾次溝通，而且在相關展會上已經看到過我們的產品和公司整體形象展示。來訪者往往是帶著訂單、帶著項目，是有備而來的。目的就是討論現有項目的合作，包括相關技術問題、 _問題、付款方式、交貨期等內容的實質性討論。這樣的客戶通常是我們最為重視的，因此，接待時不僅要有專業技術人員陪同，公司 _也會適時參加接待和談判。 3、驗貨為主，順便了解公司最新發展情況。這樣的客戶通常已經和我們公司開始有了訂單的合作基礎。來訪的主要目的是對我司的產品質量和品質進行進一步確認。同時，手中有一定的新項目，如果談的愉快，新項目生

8、成的可能性極大。這類客戶往往會被我們的業務人員及相關 _忽視，因為客戶此前已經來訪過，而且大家合作正常進行，但我們往往會忽略客戶新項目的生成。 4、投訴為主，順便對我們公司進行深入考察。這樣的客戶使我們最想接待但又最怕接待的客戶。想，是因為他確實是一個很好的合作伙伴;怕，是因為我們此前有對不住客戶的地方，擔心談不好會傷害并可能丟失了客戶。但，這樣的客戶，我們恰恰必須要充分重視。 5、雙方公司進行基本的人際溝通。這樣的客戶來訪往往是順道而過，來之前或許也沒有預約。這樣的客戶和咱的關系已經很鐵了。來一下只是加強溝通，順帶看看正在合作的訂單運轉情況。 二、客戶來訪之前的準備工作 一旦確認客戶來訪，我

9、們的業務人員必須認真、細致地做好相關準備工作，針對客戶來訪目的，我們必須根據公司相關流程和制度，針對性地做好安排： 1、了解客戶 對于老客戶來訪，我們不需要對客戶進行深層次的了解。但對于新客戶來訪，我們必須慎重，必須詳細了解清楚客戶的實際狀況和來訪的真正用意。如果發現客戶公司實體并不存在或者是和我司的產品相似的制造型企業，我們必須謹慎對待客戶來訪。因此，客戶調查是非常重要的，業務人員必須通過 _查詢、客戶溝通等方式認真填寫表1. 2、及相關來訪入境手續 在客戶確定來訪后，業務人員必須和客戶詳細溝通，了解客戶是否需要我司制作來訪邀請函，以便客戶順利 _VISA卡。有的國家還需要我們協助提供相關其

10、它證明材料如：我國 _部門需要審核對方的資信情況身份情況等材料，那么我們的業務人員應該在客戶確定來訪前協助 _，以便客戶順利入境。 3、客戶的行程安排 在確認客戶來訪后，業務人員應充分了解客戶此次來訪的行程安排，客戶通常情況下不會只是因為拜訪我們公司而進入中國。一般是同時考察幾個供應商，或者是展會結束來訪，因此，業務人員應該事先和客戶溝通確認好。如果客戶在考察過我們后還要到其他中國供應商考察，應該幫助客戶做好相關 _和對接工作。 4、 _、用車、酒店、住宿等信息確認 客戶確認來訪并已經辦好VISA卡后，通常會告訴業務人員準確的 _信息，這時，我們的業務人員應主動 _客戶，盡量讓客戶不要直飛 _

11、，可以通過 _轉機到南京，這樣一來可以節省我們接機的時間，二來可以為我司節省一定的用車費用。 _信息確認完畢后，要同時詢問客戶是否需要我司代為預定酒店，以便安排住宿。酒店住宿費用通常由客人自行支付，但我們的業務人員應主動詢問并協助客戶預定酒店。 客戶來訪之前，業務人員必須根據來訪客戶數量提前兩天填寫用車申請單交行政部，以便及早安排好車輛接送客戶。見表2： 5、參與接待人員對接 根據前期的溝通，業務人員應該基本上能夠了解客戶此次來訪需要洽談的主要內容，為此，業務人員應提前一天和相關技術人員及相關 _做好溝通，并請相關技術人員在接待時給予協助和支持。同時，應提前將客戶來訪信息匯報給部門經理及外貿部

12、副總，以便準確把握客戶意圖，保證洽談進程順利進行，并對相關可能出現的問題加以分析和判斷。更為重要的是客戶來訪前應根據客戶級別相應知會部門負責人、總經理或副總經理，以確定參與談判的人員。如需要董事長等高層 _參加，必須提前2天書面告知總經辦，以便確認董事長等高層 _是否可以參加。 6、資料準備 客戶來訪前，業務人員應事先認真好和該客戶溝通過的相關資料，如：洽談合作的產品情況、 _情況、技術改進情況、模具開設情況等等。以及與該客戶往來的重要傳真、EMAIL、相關、報價及其他重要資料。有關產品的技術參數、使用說明等應事先與研究院或技術部門相關人員 _以確保無誤。并就這些信息和部門經理及外貿部副總進行

13、事先溝通，以促進談判的順利進行。更重要的是，在談判前，業務人員應對擬洽談合作的產品情況進行充分了解，以便談判現場能夠迅速反應并隨時回答客戶的有關提問。 7、會談必備用品準備 客戶來訪的前一天，業務人員必須事先告知行政部來訪人數、需要準備的礦泉水、咖啡、樣本、水果、紙杯、便簽紙、筆等需求數量，展廳使用時間，多媒體教室使用時間，會議室使用時間，是否需要 _、禮品、橫幅/歡迎牌及其他要求，以便行政部做好會議準備工作。行政部必須在客戶進入會議室前10分鐘必須把會議室空調打開，并將所有準備資料和用品準備到位。 8、備用金準備 為保證客戶來訪期間的資金使用充足，業務人員應根據來訪客戶數量、到達時間等信息事

14、先按照相關手續從財務部預借部分備用金，以便招待客戶途中簡餐或其它特殊用款。 9、就餐準備 客戶來訪之前應根據客戶在我司考察的時間情況合理安排就餐，如果客戶當日返回，中午應該宴請客戶，并有部門經理或外貿部副總參加。如果客戶次日或隔日離開，午餐應從簡，由業務員本人陪同客戶外出或在公司餐廳就餐，晚餐則應有部門經理或外貿部副總參加或公司其他 _參與宴請客戶，宴請酒店地點應事先和外貿部副總溝通好以便外貿部副總安排后援部及早做好預定。 三、會談流程 客戶來訪的整個會談進程主要分為觀看錄像了解公司的發展歷程、參觀展廳、企業情況PPT介紹、項目合作討論等部分，這幾個部分可以相互交錯或同時進行，但需要注意以下幾

15、點： 1、客戶落座及所有參與接待人員坐定后，主接待業務員(該客戶對應的業務人員，同時也是會議的主持人)應起身先做，然后按照職級依次向客戶介紹我司參與接待人員，介紹完畢后再用中文依次向我司 _介紹客戶方代表，如果客戶方只有1人，就不需要介紹了。 2、人員情況介紹完畢后，主接待業務員應介紹并說明整個會談的主題。在主接待業務員介紹和講解期間，配合接待的業務員(次接待業務員)應隨時做好翻譯協助，以便我司相關人員能夠理解。 3、對于公司介紹，如果沒有錄像資料介紹，由主接待業務員統一按照已經審核確認的PPT資料向客戶演示并講解;講解過程中要認真聽取客戶隨時提出的疑問并給予正確解答。沒有把握的應請相關在場

16、_給予解答，并同時做好翻譯協助。 4、新來訪客戶通常在主接待業務員介紹完畢后會介紹該公司的相關情況，主接待業務員應做好對應翻譯工作。 5、項目洽談，可以在會議室進行，也可以在引領客戶參觀展廳期間同時進行交流與溝通。項目洽談過程中，應建議公司相關高層 _以適當方式回避，以保證公司 _的最終決定不收談判內容的影響。即便項目洽談在展廳有過討論，最終的項目確認仍必須在會議室進行。 6、會談全部進程之中，次接待業務員應隨時做好會議洽談全部內容的詳細記錄和工作，會談結束后，次接待業務員應立即做好會談紀要，并請客戶和主接待業務員審核確認，雙方簽字各保留一份正本。會談紀要的英文模板如下： 7、客戶接待的全過程

17、中間，次接待人員應隨時協助提供茶水、咖啡、飲料、資料、輔助設備、輔助人員等的補充工作，同時進行現場 _的拍攝及錄像工作。 四、會談后續工作 1、會談結束后，次接待人員應清理好會議室并將相關資料設備交還給相關部門。 2、主接待業務員應陪同客戶共進午餐或晚餐。通常情況下，客戶如果在我司吃晚飯，午餐應以簡單的工作餐招待。和客戶共進晚餐的情況下，應有相應部門經理或副總參與，重要客戶應事先邀請公司高層領帶參與。并在晚餐前贈送禮品給客戶。如果客戶需要在午餐后離開，午餐應視為正餐，按照相應標準招待。 3、主接待業務員應隨時保持和行政部的溝通，以保證用車的順利，決不可因我司人員疏忽導致客戶久等或不能正常用車。

18、并及時安排將客戶送至相應的火車站或機場。 五、訪問后期工作 1、客戶訪問結束的第二天，主接待業務員應及時將雙方確認的會談紀要翻譯成中文，并于當日和相關生產、技術、研發部門就相關技術問題、交貨期等信息進行確認，需要下達生產、改進、開模、研發等任務通知的應在兩個工作日內下達完畢。 2、客戶訪問結束后的第二天，應立即出1份內容詳細并包含會談紀要附件的答謝信給客戶，并抄送客戶方所有來訪人員及我司參與接待的外貿部相關 _。同時將我司技術人員提供的有關改進、開模、研發等的最新信息告知客戶，以便客戶及時掌握和了解我司的反饋信息，同時明確洽談中未決事宜的完成時間表及重要事項。郵件中可以將客戶來訪時的相關照片一

19、并發送給客戶。注意：為防止郵件過大堵塞客戶郵箱，所有照片應 _到WORD并壓縮后以文檔形式發出，應確保整個郵件容量不超過1MB。 六、注意事項 1、客戶接待從最初的 _準備到接待結束到后續工作推進整個過程中，主接待業務員應完成各相關表格的填寫，并于后續工作正式推進的第二天提交給外貿部副總備案留存。 2、有關客戶接待禮儀要求、用餐禮儀要求、業務談判禮儀要求等知識各位在學校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作詳細講解。不清楚的可以上網查詢。如有必要，我們將在以后的培訓中專門講解。 為認真做好農十師成立50 _祝活動有關會務及接待工作，確保慶祝活動順利進行，根據師黨委關于農十師成立50 _祝活動

20、的安排意見及會務接待組分工職責，特制定本。 一、基本原則 全面樹立細節決定成敗的理念，對有關工作認真進行分 解、量化，周密部署、細致安排，確保全面完成大慶籌委會辦公室安排的各項工作任務，讓 _滿意、讓嘉賓滿意、讓職工群眾滿意。 二、工作機構 組長：石心 農十師黨委辦公室、辦公室主任 副組長：徐群英 農十師黨委辦公室、辦公室副主任，機關事務管理局局長 李慎 農十師機關事務管理局副局長 張勇 農十師北屯醫院副院長 張振新 農十師衛生監督所副所長 成員：師辦公室、師機關事務管理局有關人員。 三、工作職責 負責大慶各種 _和 _協調;負責大慶活動期間的接待和后勤保障工作。具體負責： (一)負責慶祝活動

21、期間慶祝大會、招待會、各界人士座談會的會務安排及接待工作。 (二)負責各類會議的會場布置和 _工作。 (三)負責合影活動。 (四)做好代表出席各類會議和活動的 _聯絡工作。 (五)負責各種票證制作和發放。 (六)負責 _、協調慶祝活動贈送的紀念品的設計、制作和采購，提出紀念品的分配方案。 (七)做好賓客的迎送、住宿、乘車、參加各類慶祝活動等具體接待事宜。 (八) _好慶祝活動期間各賓館、餐廳、招待室和會議室、活動場所的食品安全、供電、供水、通信保障工作。 (九)培訓接待工作人員及承擔接待任務的賓館服務人員，做好協調指導工作。 (十)負責大慶活動期間嘉賓的醫療保健、食品檢驗工作。 (十一)負責大

22、慶辦的值班。 (十二)完成籌委會及辦公室安排的其它工作任務。 四、具體任務 (一)會場布置 1.負責慶祝大會 _臺搭建及座區安排。 (1)重點做好會場以及 _臺、貴賓席、嘉賓席的布置。會同秘書組做好座區標牌、桌簽的設計、制作、擺放。 _臺鋪設紅地毯。 (2)做好大會 _臺鮮花擺放，擺放的形式為 _臺前端一周擺放鮮花。 _臺后擺放高大綠色植物。 (3)根據會場實際情況，設立自由觀眾區，與會場用明顯隔離標識隔開。 (4)向與會人員每人發放太陽冒一頂、T恤衫一件、輕氣球一個(按座區分為不同顏色，印統一紀念標識)、礦泉水一瓶。 (5)統一 _高、中、低塑料方凳各1000個,共3000個。 _臺使用機關

23、會議室椅子。 (6)會標： 主會標：“慶祝兵團十師成立50周年大會”; 慶祝大會會場懸掛4個氣球豎標：(擬定標語) “感謝社會各界對十師屯墾戍邊事業的大力支持” “深入學習實踐科學發展觀，實現十師經濟社會又好又快發展” “發展壯大十師，致富職工群眾，增強戍邊實力” “十師與 _各族軍民同呼吸、共命運、心連心” “加快優勢資源轉換，推進十師科學發展” 師機關辦公樓前橫標：“熱烈慶祝兵團十師成立50周年”; 賓館樓前橫標：“熱烈歡迎各級 _蒞臨我師檢查指導工作 準備工作：會同宣傳組擬定會場布置方案;統一購置并向與會代表發放太陽冒、T恤衫、塑料凳;準備輕氣球及豎標;協調綠化環衛處提供并擺放鮮花;協調

24、紀委、宣傳部、 _、民政局、建設局、教育局及文化中心布置會場;協調公安局派2名 _晚間看守會場。 責任人：石心 工作人員：徐群英、李景麗、李慎、馮樹林、秘書科工作人員。 2.做好會場服務和音響保障等工作。 會同宣傳組負責好慶祝活動期間主會場、座談會、宴會等音響保障工作。由宣傳組安排文化中心專人進行技術保障。 準備工作：準備音響設備;準備慶典活動所需國歌、國際歌及其他音樂、歌曲等磁帶或光碟。 責任人：李慎 工作人員：秘書科工作人員，文化中心專門技術人員。 3.做好燃放鞭炮工作。燃放的地點在 _臺前兩側。 準備工作： _鞭炮，安排專人。 責任人：徐群英 工作人員：李慎、馮樹林等其他管理局人員 (二

25、)會議報到安排 各有關部門要配合師辦公室做好與會人員的聯絡和接待工作。要派專人具體負責相關人員的報道，發放會議須知、票證、紀念品等，統一 _入住手續。其中： 1. _地委、行署、軍分區 _;十師在職副師級以上 _。由師辦公室具體負責。 _人：朱榮強 2.調離十師的副師級以上在職 _。 由 _部具體負責。 _人：羅新娟 3.十師副師以上離退休 _;老紅軍、老八路、老解放代表。 由師老干局具體負責。 _人：任署疆 4.勞動模范和先進工 _。 由師工會具體負責。 _人：周風雷 5.團場代表。 由師農業局具體負責。 _人：王軍 6.企業(公司)代表。 由師 _具體負責。 _人：付婷偉 7.事業單位代表

26、。 由師直工委具體負責。 _人：吳建民 8.師機關代表。 由黨委政研室具體負責。 _人：張磊 9.檢法公司代表。 由師政法委具體負責。 _人：杜向前 10. _黨派人士、宗教人士及其它統一戰績方面的代表，民營企業代表。 由師 _部、工商聯具體負責。 _人：叢惠 11.民兵代表。 由師武裝部具體負責。 _人：周玉琳 12.六縣一市代表 由國土局具體負責。 _人：馬清義 12.北屯駐地單位代表。 由民政局具體負責。 _人：蔡震 13.從職業技術學校抽調20名禮儀人員，分配具體工作任務，配合搞好大慶活動期間接待服務工作。 由文聯具體負責。協調職業技術學校對禮儀人員進行必要的禮儀培訓。 _人： _旗

27、總責任人：石心 工作人員：徐群英、李景麗、趙燕娟、秘書科工作人員，賓館工作人員。 (三)與會人員合影(約230余人) 1.時間：20XX年8月16日北京時間09：30; 2.地點：師機關辦公樓前 3.參加人員： (1)參加慶祝大會的 _地委、行署、軍分區 _; (2)師 _; (3)師 _(副師級以上); (4)師機關各部門主要 _; (5)各團場、企事業單位黨政主要 _; (6)受表彰的師勞動模范、先進工 _，師老勞動模范、先進工 _代表; (7) _黨派人士、宗教人士及其它統一戰績方面的代表、民營企業代表10人。 準備工作：擬定合影人員座次表;搭架合影人員站臺;由各接待負責部門分別通知參加

28、合影人員; _攝影師。 責任人：徐群英 工作人員：李慎、郭賀凱、王春英。 (四)歡迎嘉賓及勞動模范等入會場 1.時間：09：40合影活動后 2.地點：列隊歡迎儀式從文化 _入口處到 _臺。 3.參加人員：沿 _西側，鼓樂隊和學生(各40名)相對各列一縱隊歡迎嘉賓，學生手中持紅色小 _。 準備工作： _確定北屯中學鼓樂隊和北屯中學中小學生;準備小 _(50面);4名禮儀人員分別引導合影人員從師機關到 _入口處及 _臺、座區。2名禮儀人員和2名醫護人員在會場為老干部和其他與會人員機動服務。 責任人：徐群英 工作人員：李慎、郭賀凱、王春英。 (五)會議食宿安排 師現有三星級以上賓館2家，為北屯賓館，電力大廈，總接待能力280人左右。預計可滿足接待需求。各與會人員均在所下榻的賓館(酒店)統一用餐。師級 _、各師代表領隊安排單間，其它 _雙人間。賓館設醫療室，醫務人員24小時值班。每人每天伙食標準50元。 準備工作：做好食宿接待各項準備工作，客房門上帖入住人員 _