1、會計檔案管理辦法1 范圍本辦法適用于 XX 供電有限責任公司會計檔案管理工作。2 規范性引用文件下列文件中的條款通過本辦法的引用而成為本辦法的條款。 凡是注日期的引用文件， 其隨后 所有的修改單（不包括勘誤的內容） 或修訂均不適用于本辦法，然而， 鼓勵根據本辦法達成 協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。 凡是不注日期的引用文件， 其最新版本適 用于本辦法。財政部、國家檔案局會計檔案管理辦法3 管理職能XX供電有限責任公司會計檔案管理職能部門為公司財務部。4 管理內容與要求4.1 會計檔案包括會計憑證、 會計賬簿、財務會計報告以及其他 會計核算資料等四個部分。4.1.1 會計憑證包括自制

2、原始憑證、 外來原始憑證、原始憑證匯總表、 記帳憑證、 記賬憑證 匯總表、銀行存款（借款）對帳單、銀行存款余額調節表等。4.1.2 會計帳簿包括按會計科目設置的總分類帳、 各類明細分類帳、 現金日記帳、 銀行存款 日記帳以及輔助登記備查簿等。4.1.3 財務會計報表主要有財務指標快報，月、季度會計報表、年度會計報表，包括資產負 債表、利潤表、現金流量表、財務情況說明書、財務報表附注等。4.1.4 其他會計核算資料主要有經濟合同、 財務數據統計資料、 財務清查匯總資料、 核定資 金定額的數據資料、 會計檔案移交清冊、 會計檔案保管清冊、 會計檔案銷毀清冊等。會計電 算化后存儲在磁性介質上的會計數

3、據、 程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并 管理。4.1.5 預算、計劃、制度等文件材料，按照文書檔案管理辦法執行，不適用本辦法。4.2 會計檔案的歸檔 會計檔案財務部按照歸檔的要求 , 負責整理歸檔、裝訂成冊 , 編制會計檔案保管清冊 . 會計檔 案的整理一般采用“三統一”的辦法 , 即: 分類標準統一、 檔案形成統一、管理要求統一，并 分門別類按各卷順序編號。4.3 會計檔案的裝訂4.3.1 會計憑證。 每月會計核算、 記賬完畢后， 由會計人員按憑證號順序將會計憑證及其所 附原始憑證整理裝訂成冊， 每本的厚度一般要求為 3 至 5 厘米， 每本為一卷， 在憑證封面標 明卷號、所屬

4、期間、起止憑證號、 會計憑證張數、 裝訂日期，并由裝訂員簽章。 整理裝訂時， 必須將金屬物剔除，做到裝訂整齊、美觀、牢固和規范。4.3.2 會計賬簿。包括現金日記賬、 銀行存款日記賬、總分類賬和明細分類賬。會計帳簿由 電腦自動記帳的， 每年 3 月末前由財務部將上年度的會計帳簿打印、 編號、 制作目錄表和封 面，加蓋印章、裝訂成冊。4.3.3 會計報表。 會計報表封面需經主辦會計、 財務主管和公司領導簽字， 并加蓋財務專用 章。將一個年度 12 個月份的報表集中裝訂成一冊，每冊為一卷。4.3.4 其他會計檔案 : 包括各種經濟合同、協議、擔保書契約及其附件、納稅申報資料、會 計電算化后磁性介質

5、會計檔案等。實行會計電算化后對磁性介質會計檔案應定期或不定期進行檢查和備份工作， 防止磁盤損壞、 沒有及時備份而丟失文件。要注意完善防盜、防磁、防熱、防輻射等措施。磁性介質會計檔 案的保管期限，應按照有關會計檔案管理制度辦理。4.4 會計檔案的保管4.4.1 每年形成的會計檔案， 都應由財務部按照歸檔的要求負責整理立卷或裝訂成冊。 當年 會計檔案， 在會計年度終了后， 可暫由財務部保管一年。 期滿之后，原則上應由財務部編造 清冊移交檔案室保管。財務部和經辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案， 全部移交檔案室， 不得自行封包保存。 檔 案室必須按期點收，不得推諉拒絕。4.4.2 會計檔案移交時由財務

6、部人員填制會計檔案移交清單（一式二份） 。交接人員按移交 清單項目核查無誤后簽章。4.4.3 檔案室接收保管的會計檔案， 原則上應當保持原卷冊的封裝， 個別需要拆封重新整理 的，應當會同原財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。檔案室對于違反會計檔案管理制度的， 有權進行檢查糾正， 情節嚴重的， 應當報告公司領導 或財政、審計機關嚴肅處理。4.4.4 會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同時，嚴格執行 安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。4.4.5 會計檔案的保管期限。 各種會計檔案的保管期限， 根據其特點， 分為永久、 定期二類。 定期保管期限分為 3

7、年、 5年、 10年、 15年、 25年 5種。月報、季報保管期限為 3年；銀 行存款余額調節表、銀行對帳單保管期限為 5 年；原始憑證、記帳憑證、總帳、明細帳（現 金日記帳、銀行存款日記帳保管期限為 25 年，固定資產卡片或明細帳在固定資產報廢清理 后保管期限為 5 年）；年報、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊保管期限為永久。4.4.6 各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。會計檔案的保管期限： 各種會計檔案的保管期限，根據其特點，分為永久、定期二類。定期保管期限分為3 年、5年、10年、15年、25年 5種。各種會計檔案的保管期限， 從會計年度終了后的第一天算起。4.5

8、會計檔案的借閱。會計檔案應為本單位積極提供利用， 向外單位提供利用時， 檔案原件原則上不得借出， 如有 特殊需要，須報經單位領導批準，但不得拆散原卷冊，并應限期歸還。4.5.1 會計檔案借閱的批準權限。 本單位財務部門人員借閱會計檔案。 會計檔案存在財務部 門的，檔案保管人員應及時提供；會計檔案存在公司檔案室的，檔案保管人員應及時提供；4.5.2 本單位其他部門人員借閱會計檔案。 會計檔案存在財務部的， 要經財務部負責人批準， 方能借閱；會計檔案存在公司檔案室的，要經公司檔案和財務部負責人批準，方能借閱；4.5.3 外單位人員查閱會計檔案。要持單位介紹信，經公司領導批準，方能借閱。4.6 會計

9、檔案的銷毀4.6.1 會計檔案保管期滿， 需要銷毀時， 由公司檔案室提出銷毀意見， 會同財務部共同鑒定， 嚴格審查， 編造會計檔案銷毀清冊。 經公司領導審查，報經上級主管單位批準后銷毀。 對于 其中未了結的債權債務的原始憑正， 應單獨抽出， 另行立卷， 由檔案室保管到結清債權債務 時為止。4.6.2 按規定銷毀會計檔案時，應由檔案室和財務部共同派員監銷。4.6.3 監銷人在銷毀會計檔案以前， 應當認真進行清點核對， 銷毀后， 在銷毀清冊上簽名蓋 章，并將監銷情況報告公司領導。4.6.4 會計檔案的具體名稱， 如果同本辦法附表中的檔案的名稱不相符時， 可比照類似檔案 的保管期限辦理。5檢查與考核

10、 5.1本辦法由XX供電有限責任公司財務部負責檢查。進行考核與獎5.2本辦法的檢查結果按 員工履職考核辦法及公司崗位動態管理辦法 懲。附錄1:會計檔案保管期限表企業會計檔案保管期限表順序號檔案名稱保管期限備注一、會計憑證類1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年其中：涉及外事和對私改造的會 計憑證永久2銀行存款余額調節表3年二、會計賬薄類3日記賬15年其中：現金和銀行日記賬25年4明細賬15年5總賬15年包括日記總賬6固定資產卡片固定資產清理報廢后可存5年7輔助賬薄15年8涉及外事和對私改造的會計賬薄永久二、會計報表類包括各級主管部門的匯總會計報表9主要財務指標快報3年包括文字分析10月、季度會計

11、報表5年包括文字分析11年度會計報表（決算）永久包括文字分析四、其他類12會計移交清冊15年13會計檔案保管清冊25年14會計檔案銷毀清冊25年附錄2:會計檔案管理流程圖會計檔案會計檔案的保管會計檔案的借閱會計檔案的裝訂裝訂成冊、加蓋印章歸檔財務部門人員借閱，檔案 保管人員應及時提供當年會計檔案在年度終了 后，可由財務部暫管一年其他部門人員借閱，要經 公司檔案保管人員和財務 部負責人批準，方能借閱外單位人員查閱，要持單位 介紹信，經公司領導批準， 方能借閱按期填制清冊移交檔案室保 管（一式二份）交接人員按移交清單項目 核查無誤后簽章會計檔案的銷毀應當保持原卷冊的封裝，需重 新整理應當原財務部和

12、經辦人 共同拆圭寸，以分清責任銷毀之前應當認真進行清點核對， 銷 毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章， 將情 況報告公司領導三納入” “四參加“三同步” “四同期”制度“三納入”、“四參加”、“四同步”制度是保證檔案完整、 準確、系統的有效控制措施。“三納入”指的是將檔案工作納入到企業計劃，納入到領導議事日程，納入到企業職工的經濟責任制、崗位責任制中。即是企業文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產、科研、基建和經營等各項活動的工作計劃，列入企業領導議事日程并列入生產、技術和經營等各項管理程序，列入企業有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。“四參加”指的是，檔案部門或檔案人員參加產品定型會、科研課題鑒定會、設備開箱驗收會、基建工程竣工驗收會。領導單位的檔案部門要參加其下屬單位的上述四種驗收會，最好是作為驗收組的成員參加會議，履行監督檢查職責，考核其文件材料的歸檔率、 完整率、準確率，文件材料不完整、不準確、不系統，不予鑒定驗收。一般單位的檔案部門或檔案人 員，可作為會議資料組的一員參與會議的組織工作，負責指導文件材料的收集、整理和歸檔工作，以保證歸檔材料的完整性、準確性與系統性。“三同步”是指項目檔案管理與項目建設同步開