BatchDoc Word文檔批量處理工具第 三 章 操作指南3.1 操作員必讀3.1.1 工作站開機打開電源開關, 開顯示器、再主機，待WIN98啟動后，出現注冊框：圖3-1-1點取其中的“確定”即進入網絡系統，然后用鼠標雙擊“汽修管理系統”圖標即可進入本軟件系統，出現系統主菜單，如圖2-1-1。3.1.2 工作站關機 有二種方法： 退出“汽修系統”時在提示“退出系統并關機”時單擊“是”；圖3-1-2 單擊“開始”“關閉系統”“是”圖3-1-3待屏幕上出現“現在您可以安全地關閉計算機了”時, 就可以關掉電源。3.1.3 服務器開機打開服務器的電源啟動服務器，若有開機口令，輸入開機口令，待服務器啟動，當出現注冊對話框時，按Ctrl+Alt+Del鍵，出現輸入登錄信息對話框，輸入系統管理員密碼，點一下“確定”即可。3.1.4 服務器關機 待所有工作站都退網關機后單擊“開始”“關閉系統”“是”。3.1.5 菜單選擇 系統的功能以菜單形式提供給用戶，菜單中功能項的選擇方法如下： 鍵盤操作：用光標鍵將亮條移至所需項目，再按一下回車鍵；或者直接按菜單項目前面的數字即可； 鼠標操作：用鼠標在菜單上下移動一下，即能顯示所有子菜單及子菜單的子菜單，將 鼠標移到所需菜單項目上點一下即可。3.1.6 常見操作 1.中斷某操作：按中斷鍵, 是“Esc”鍵； 2.退出某窗口：一般按“0”鍵退出, 如果處于輸入狀態，則按“Esc” 鍵退出； 3.退出某菜單：每個菜單上都有“0. 退出”一項, 按一下“0”即退出當前菜單，也可按中斷鍵退出當前菜單。3.1.7 瀏覽窗口的右半部分有時要顯示的內容較多，屏幕上顯示不下，還有部分內容在屏幕的右面未能顯示出來。要查看這部分內容：1.按“Tab”鍵將光標往右移，直至看到有關的內容為止；2.也可用鼠標將窗口底下的滾動條往右拉，直至看到有關的內容為止。3.1.8 查看長字段的全部內容 有時為顧全整個窗口顯示的全面性，將個別較長的字段縮短顯示。若想查看該字段的全部內容：1.按“Tab”鍵將光標移到該字段，再按“End”鍵，然后用右箭頭鍵“”往右移，可全部顯示該字段的內容；2.用鼠標在窗口上部該字段與右邊一字段的界線上往右拉，即可顯示該字段的全部內容。3.1.9 鍵盤簡介 Esc: 中斷鍵，在鍵盤的左上角，中斷當前的操作。 Num: 數字鎖定鍵(在右邊小鍵盤左上角) ，按一下該鍵，小鍵盤 Lock 變成數字鍵, 否則為箭頭鍵與翻頁等特殊鍵。 Delete: 刪除鍵, 刪除光標處一個字符或一個漢字。 Tab：制表鍵，按一下進入下一字段。 Enter 或Return：回車鍵，用于確認輸入。 退格鍵：一般在回車鍵上方，鍵標為：“Backspace” 或 “”，用于刪除光標左 邊剛剛輸入的一個字符或一個漢字。3. 業務接待系統 本系統主要進行車輛的進廠登記、派工及委托書打印；各種查詢如配件、工時、車輛等查詢；完工車輛的審查；班組工時產值的匯總打印；各種編號的增加、刪除、修改；估價處理；工時標準處理；修理檔案及用戶清單查詢；索賠處理，等等。3.2.1 進廠處理一、在主菜單中選擇【進廠處理】即進入進廠處理的窗口，屏幕上顯示出已接待的車輛：圖3-2-1窗口上的新開 為進廠車輛開一張委托書改編號 修改一委托書編號刪除 刪除一張委托書查找 查找一張委托書起始號 調整委托書的流水號的起始編號回車修改按回車修改光標所在處的委托書二、按一下數字“1”鍵，新開一委托書，出現新開委托書的對話框：圖3-2-2輸入修理類別代號，如對修理類別的代號不熟悉，在光標閃爍處輸入“*”查詢，便彈出修理類別編號列表框：圖3-2-3用光標鍵選擇，選中后按回車，系統自動生成一委托書號；再輸入車號，點一下“確認”，出現圖3-2-4輸入車輛信息畫面：圖3-2-4如果該車以前來修理過，則該車的車輛信息，如車主、地址、車型、底盤號等都拷出來；如果未曾來過，則有關信息都是空白的，要逐項輸入各項數據，最后點一下“確認”即進入輸入修理項目的窗口：圖3-2-5窗口上的增加 用于輸入修理項目刪除 用于刪除修理項目回車修改按回車可對項目進行修改三、按“1”增加修理項目，屏幕右下方出現標準修理項目窗口：圖3-2-6查找所需的項目：可用光標移動；鼠標拖動；如果您知道項目編號或其大類按“1”再輸入項目編號；“按名稱”查可以輸入修理項目名稱或其名稱代碼；找到該項目后按回車選中，出現圖3-2-4： 圖 3-2-7若對以上內容沒什么要修改，“確認”即可。重復以上步驟，逐個輸入所有的項目，輸入完后按“0”退出圖3-2-6窗口，返回圖3-2-5窗口，核對一下所有項目，要修改的話，把光標移到待改項目上，再按一下回車即可修改。若您對一些常用的修理項目的編號已記得很熟，或者想輸入一個自定義項目，請在圖3-2-5窗口中按“9”快速，出現快速輸入窗口：圖3-2-9只要您一輸入該修理項目的編號，項目立即進入系統，若要輸入自定義項目，在編號處輸入9999即出現項目內容輸入框，逐項輸入即可。四、派工。如果貴站是由業務接待員派工的，則在此處就輸入項目的修理班組，按“4”出現圖3-2-10，輸入班組編號，點擊“確認”，則該工種所有項目都派給該班組。 圖 3-2-10小技巧：要派單獨一項目的修理班組，按回車修改其班組即可。 如果貴站是由車間調度派工的，則此時不用輸入修理班組，在車間調度員確定了修理班組后，由車間去輸入（如果車間也配備了電腦），或者在“完工審查”時再輸入。五、打印工單。全部項目處理完畢后，按“0”鍵，出現打印工單的對話框，選擇“1”打印并退出，即打印出委托書等工單，該車的進廠處理即告完成。 圖 3-2-113.2.2 增修理項 在車輛維修過程中發現新故障，經與車主商量后同意增修，應進行“增修理項”處理。操作如下：1、在主菜單選【增修理項】，出現在修車輛清單； 2、查找待處理車輛，找到后按回車，進入修理項目處理的畫面，如圖3-2-5； 3、按“1”增加有關的修理項目； 4、處理完后按“0”或“Esc”鍵退出即可。 說明：增修理項后若想打印所增項目的“施工單”，把光標移到所增項目處，按“5”鍵即 可打印出施工單。 增修理項同樣可用于處理諸如修改工時費、工時、班組或刪除項目，修改項目性質等 工作。 3.2.3 完工審查 車輛維修完畢，經檢驗合格后，應在“業務接待”系統進行“完工審查”，才能結帳，以防止錯誤。操作步驟如下： 1、在主菜單中選擇【完工審查】，屏幕上顯示出未結帳的車輛清單； 2、查找待審查車輛，一般可“按車號查”或“按委托書號查”，如果是新近進廠 的車輛，“倒查”是一個非常好的方法；3、查到后按一下回車，進入完工審查畫面；圖 3-2-124、審查修理項目，點一下“審項目”或按“1”鍵，出現與修理項目處理相同的畫面。檢查改正所有修理項目，如原先有的疑難故障工時費未能確定的，現在可根據查明的故障及處理過程定好工時費并輸入；原先報修后因故不修的項目應刪除；原先未報修后來增修的項目現在應該輸入了；原先未確定修理班組或修理工的（可能貴站是車間派工的）現在可輸入，修改項目性質等；處理完后按“0”退出項目審查。5、審查材料，點一下“審材料”或按“2”鍵，出現該車所有領用的材料清單，審查一下是否與所修項目相符，如有疑問，請與庫房核對一下；如有錯誤，讓庫房操作員改正；若有索賠配件，請將其性質設為“索賠”；6、輸入工時費、材料費優惠率，輸入其他有關信息如出廠合格證號等；7、最后點一下“確認”或按一下“5”即可。說明：若想把一原來已確認為完工的車輛改為未完工，應先進入【完工審查】找到該車，按 回車或點一下鼠標進入完工審查畫面，點一下“未審”即可。 3.2.4 內修處理 服務站自己內部的車輛需要修理時就應進行“內修處理”，操作如下： 1、在主菜單中選【改項目】，再選【內修處理】，出現內部車輛及其他維修車輛的清單； 圖3-2-13 2、選擇待修的內部車輛，按一下回車進入輸修理項目的畫面； 3、輸入修理項目，操作過程同一般修理，唯一區別是內修車輛的修理項目可以重 復，這也是實際的需要； 4、項目輸入完畢后，應打印出“施工單”，光標移到所輸入的第一個項目處，按“5”即可。說明：服務站有多輛車輛，為便于獨立核算，想把每輛車的維修情況都區分開來，可在【改 項目】【增設部門】里為每輛車編一個特定的號，如“03-1”，“03-2”，“03- 3” 等，派工時分別對待即可； 站內車輛的首保、索賠照正常的首保、索賠處理，不作“內修處理”；上級總公司的 車輛來站維修，如果要結帳的話，可作一般維修車輛處理； 內修車輛給修理工的工時至月底時都當作“已完工”工時計入修理工工時匯總里。若 有大的修理內容，本月修不完，覺得全部工時本月全部算給修理工太多了，可以在工 時一欄輸入較少的工時，下月再“內修處理”這一項目，輸入相當的工時即可。 正常修理車輛若在結帳時來不及輸入修理工的工時，可通過本功能處理。 3.2.5 車輛查詢 查詢有關車輛的一些情況是一項很常見的操作，系統設計有幾十種查詢方式，【一般查詢】包含了最常用的一些查詢方式與查詢要求；【其他查詢】包含一些使用頻度較低的查詢方式，如“按車主查”、“按地址查”、“按駕駛員姓名”；另外如【查進廠】、【查在修】、【查被刪車】等是一些針對性的查詢功能。下面我們來學習各種查詢方法的操作方法。 【一般查詢】 為便于操作，“業務接待系統”的主菜單中就有此功能，選中它即進入車輛的【一般查詢】窗口，如下圖：圖 3-2-14按委托書號查 按“1”出現輸入委托書號的對話框，輸入要查車輛的委托書號即可。說明：選擇本查詢方式時車輛就委托書號排序； 委托書號記不全時可僅輸入前幾位編碼，如3-04； 本查詢方式速度最快。 按車號查 按“2”出現輸入車號的對話框，輸入要查車輛的車號（可以僅阿拉伯數字部分）即可。倒查 按“3”車輛以進廠登記時的先后順序排列，光標指在最后登記的那輛車上。經驗之談：“倒查”是查找最新進廠車輛的一個妙法。 查在修車 按一個“4”則僅列出在修車輛。查委托書 按“5”則顯示光標所在車輛的委托書號完整信息，包括底盤號、電話及出廠日期（若已完工結帳）等等。查配件 按“6”則顯示該車領用的備件清單。統計 按“7”統計出該車的費用，若已結算則結帳金額一并顯示。回車查修項目 按一下回車則顯示出該車的修理項目。3.2.6 估價處理 估價系統用于為待修車輛（主要是事故車）作一份修理費用的估算單。 操作步驟如下： 輸入估價單號、車主、車號、車型等信息； 輸入維修項目及工時費； 輸入要更換的備件數量及價格； 打印出估價單；保存估價單，以備查詢。操作方法： 主菜單中選擇【估價處理】，出現【估價處理】的頁框：點擊“輸入名稱”，輸入有關信息； 點擊“輸入項目”，輸入維修項目，操作方法與“業務接待”時輸入項目相同； 點擊“輸入備件”，輸入需更換的備件，如果要輸入一目前庫中尚沒有的備件（待采購），可先輸入任一備件，然后把其名稱編號價格改為待購備件的名稱等； 點擊“打印”，輸入管理費、輔料費等內容，點擊“確認”就可打印出估價單；點擊“初始化”，即保存本估價單。 圖 3-2-153.2.7 工時標準處理 工時標準處理包括維修項目的設立、更改、工時工費的調整、新工時標準的建立等一系列工作，是業務接待系統中一項極為重要的工作。一、修改調整工時標準：1、點擊“工時標準”出現如下圖：圖 3-2-162、選擇“工費”，出現下圖：圖3-2-17說明：系統中的維修項目與收費標準是供您作參考的，您要根據當地的實際與貴公司情況作 好調整。 輸入各修理項目的“工時費”，輸好后按“Esc”退回到圖3-2-16，再選擇其他項目進行處理，直到完成。再次提醒：“工時費”是用于與客戶結帳的；“工時”用于與修理工計算產值；二者可能都 是“錢”的概念并且相等。 說明：有些地區，如上海，行業管理部門要求維修項目必須以工時數乘以工時單價形式表 示，不能直接以工時費形式表示，這樣的話，首先在“業務參數”（參閱2.2.1）設 置時設好工時單價，此處的“工時費”欄輸入計費工時數即可。 二、設立一套新工時標準 本軟件系統完全支持“多車型工時標準”，而且在業務接待時能根據車型自動定位工時標準（哪種車型采用哪套工時標準應預先在“車型編碼”中設定），因此您完全可以根據需要建立任意多套工時標準，以方便接待操作。一般可以考慮這樣建立工時標準： 主修車型，一套標準；非主修車型，如一些雜牌車，可較為粗略地建立幾套標準，如低檔車一套、中檔車一套、高檔車一套。1、在圖3-2-16中選擇“車型”，出現下圖： 圖3-2-182、按“1”增加，出現下圖： 圖3-2-19 輸入新工時標準的代號（一般按順序編排即可）、名稱、與之相近可作參考的工時標準的代號，系統就生成一套新工時標準，內容自參考標準中拷貝過來的，您就可以對這新的工時標準進行修改調整，以符合需要。3.2.8 班組工時匯總 班組工時匯總主要有二大用途：計算班組月度報酬；查看派工是否均衡、各班組完工工時情況。操作如下： 1、主菜單【其他處理】【班組匯總】；圖3-2-20 2、選好選項后點擊“確認”；3、屏幕上顯示出各班組已派工工時、已結帳工時、未結帳工時； 圖 3-2-21若要打印出來，按“1”即可。說明：工時“結帳”的標準為該車已結帳（包括“結清”與“欠帳”），僅僅經“完工審 查”尚未結帳的車輛不計入內；僅某一工種已完工，其他工種尚未完工的車輛也不 計入內；“內部修理”都作“結帳”計入。 通過以上匯總表還可查得哪些工種還有修理項目未確定班組（未輸入具體的班組編 號）。 3.2.9 查全部修理項目 查詢所有修理項目的各種情況也是一項重要的工作。其主要用途及其操作如下： 1、主菜單【其他處理】【其他處理】【查修理項】；2、出現所有修理項目的畫面。 圖3-2-22用途：查某班組所有項目 操作：按“1”，輸入班組編號，點擊“確認”即可。用途：查某班組某一類項目 操作：按“1”，輸入班組編號，在輸入委托書號處輸入修理類別如“0-”、“1-”、“03”等，即可查得該班組首保類、索賠類、內修類修理項目。用途：查某一天派工的所有項目 操作：按“1”，選擇“派工日期”，再輸入日期范圍即可。用途：查某一修理項目 操作：按“1”，輸入修理項目的名稱，并可選定車型，即列出所有該項目指定車型的記 錄。 說明：該“用途”可用于填寫“質量反饋表”； 也可用于針對某一特殊項目的單獨核算，如輪胎平衡。 用途：電腦出現意外故障后查看修理項目有沒有丟失 操作：按“2”倒查，所有修理項目都按輸入電腦的先后順序排列，光標指在最后一個項目上，核對一下故障前輸入的項目是否都在，若有丟失，請補上。說明：發生故障時一般剛剛輸入的項目可能丟失，以前輸入的項目一般不太會丟失，所以檢 查最后的項目即可。 用途：專項查詢，查詢進行某項修理（如安裝防盜器）的車輛情況 操作：按“7”專項查詢，輸入項目名稱，所有有此項目的車輛一起顯示出現。3.2.10 修理檔案查詢“修理檔案”是一份很重要的信息資料。修理檔案記載著每一輛車每一次修理的內容與更換的配件，以一次修理一條記錄形式反映。下面我們來介紹修理檔案的查詢方法及其主要用途。操作：一、主菜單【其他處理】【修理檔案】，顯示如下圖：圖3-2-23 二、點擊“查詢”，顯示修理檔案清單，如下圖：圖3-2-24說明：修理檔案按車號排序，每臺車歷次修理記錄是排在一起的，便于查詢。 主要用途： 查某一車輛的歷次修理情況； 查某一車型車輛的修理情況；查某一廠牌車輛的修理情況；統計查詢用戶車輛維修頻次與累計費用，在圖3-2-23中點擊“統計查詢”，出現如下圖：圖3-2-25再點擊“確認”，出現如下圖的統計結果：圖3-2-26從這里可以清楚看出哪些是修理“大用戶”，哪些是“忠誠用戶”。3.2.11 用戶清單查詢“用戶清單”同樣是一份很重要的信息資料。“用戶清單”中記錄了每一輛車的詳細情況，以一車一記錄形式反映。下面我們來介紹用戶清單的查詢方法及其主要用途。操作：主菜單【其他處理】【用戶清單】，出現如下圖：圖3-2-27點擊“查詢”顯示出用戶車輛清單，如下：圖3-2-28主要用途： 查某一車輛的用戶信息； 查某一車型的用戶清單；查某一廠牌的用戶清單；查年檢車輛清單，按“1”按車號查，再選“按末號”；查保驗到期車輛，按“E”保險，輸入到期日期即可；查某些特定的用戶；將查詢內容打印成信封。3.2.12 索賠處理“業務接待”【索賠處理】即進入索賠系統。因不同廠家的索賠系統各不相同，請參閱各廠家的索賠系統操作手冊，如：一汽轎車服務站索賠系統、上汽奇瑞索賠系統操作手冊。3.3 財務結算系統本系統主要進行完工車輛的結帳處理、材料銷售結帳、應收款處理；營業報表以及各種查詢、統計、打印等工作。3.3.1 車輛結算 維修車輛完工后，通過【車輛結算】進行結算處理。一、在主菜單中選擇【車輛結算】即進入結算車輛選擇窗口，窗口中顯示出所有待結車輛與在修車輛；圖3-3-1二、查找要結帳的車輛，可按委托書號查、按車號查、倒查、僅完工等方式進行，參閱 “車輛查找方法”；三、找到后按回車選中該車，出現結算屏幕，如圖3-3-2。根據需要選擇“結算方式”、“付款方式”、“發票類別與發票號碼”；如果是“欠帳”的，再輸入擔保人、暫收款等；如果是使用支票的，最好再輸入對方的身份證號之類證件號碼；最后再輸入對方開戶銀行、帳號、稅號以及打印份數等內容；圖3-3-2說明：為免除每次都要輸入打印份數的麻煩，應根據所需打印份數與紙張的類型（單層紙還 是多層紙）確定一個默認數，如需要三份結算單，現在使用的是單層紙，則默認數為 3；若是三層紙，則默認數為 1，此默認數可通過“系統管理”【系統設置】【 業務參數】中的“結算單打印份數”存入系統，這樣每次結算時在“打印份數”處就 是該數，一般就可不用修改。 發票號碼能自動生成，一旦選定發票類別，該類發票的號碼就能自動產生，換新發票 本后，應通過主菜單【結算單】【輸起始號】輸入其首號碼。 四、確認無誤后點一下“確認”即可打印出結算單，本車的結算操作即告完成；如果要放棄該車的結算，點一下“取消”即可。經驗之談：協議單位（記帳單位）的車輛完工后，最好也進行結帳處理，當然“結算方式” 應為“欠帳”，也打印出結算單，由駕駛員簽字后保存，這樣免得以后發生麻 煩，同時系統中的車輛情況也與實際情況相符。 3.3.2 結算改錯 如果結算時結錯了一輛車，則應通過本功能進行改正。操作如下： 1、在主菜單中選【改結算】，窗口中就顯示出今天結算的車輛；圖3-3-3 2、通過車輛查找方式，找到待改車輛，如果是剛剛結算的車輛，則光標就在該車 上，不用查找；3、按回車或點一下鼠標選中，出現結算改錯畫面，如圖3-3-4；圖3-3-4 4、如果該車僅僅是結算方式不正確，如把“結清”搞成“欠帳”或把“欠帳”搞 成“結清”，則把結算方式改正過來即可；如果該車尚未結帳或者還有修理 項目、材料要處理，則把其結算方式改為“待結”，待其要處理的都處理完 后，再通過【車輛結算】進行結帳即可。說明：進入改結算時，屏幕上顯示的僅僅是當天“結清”與目前“欠帳”的車輛。如果要改 以前“結清”的車輛，應先通過【其他處理】【改變日期】把系統日期改為那一天 的日期，然后再回到【改結算】，就能顯示那天“結清”的車輛，找到后改正即可。 改好后別忘了把系統日期改回來。 非本月度“結清”的車輛不能進行“改結算”；非本月度“欠帳”車輛可在【欠帳 處】里進行“收款處理”。 小技巧：如果非本月度結清的車輛發生退料，如認為某備件質量不行要求退還，可采取這樣 的處理方法：先在“業務接待”系統新開一單，“備件系統”在該單上進行領料處 理，領料數輸入負數，最后進行“結算處理”，這樣從備件、財務、修理檔案幾方 面都正確無誤。 3.3.3 銷售結帳 客戶憑備件部開出的銷售單到財務部付款，付款后應在系統中進行“銷售結帳”處理。操作如下： 1、在主菜單中選【銷售結帳】，出現銷售單選擇畫面；圖3-3-5 2、選擇待結算的銷售單，一般光標指在剛剛開出的銷售單上，選中后按回車鍵；3、屏幕上出現銷售結帳的畫面；圖3-3-6 輸入相應的內容，最后點取“確認”即可。說明：以前“欠帳”的銷售單要付款“結清”了，也通過本功能處理；若某一銷售單處理錯 了需要改正，也通過本功能處理。 3.3.4 欠帳收款處理欠帳車輛的付款處理在【欠帳處理】【一般處理】中進行。操作如下： 1、主菜單【欠帳處理】【一般處理】，出現欠帳車輛的畫面：圖 3-3-7 2、查找要處理的車輛，找到后按一下回車即出現欠帳收款的畫面； 圖 3-3-8 3、把“結算方式”改為“結清”，輸入其他有關的數據，最后點取“確認” 即可。說明：若誤將一欠帳車輛改為“結清”，可通過本菜單中的【收款改錯】中改正；本月欠帳 車輛也可通過主菜單中的【改結算】處理，把其出廠方式改為“結清”即可。 3.3.5 結算清單與結算報表處理 每天工作結束前應打印一份當天的“結算清單”與“結算報表”，核對其合計數與收到的款項，正確無誤后一并交到財務科。操作如下：1、在主菜單中選【結算情況】，再選【結清清單】；2、點取“今天”，或按數字“1”鍵，出現當天的“結清”的清單；圖 3-3-93、按“4”打印，即可打印出一份結算清單，包括所有“結清”車輛與“結清”的銷售 單，并分別有現金合計與支票合計數，便于核對。結算報表的打印： 1、在主菜單中選【結算情況】，再選【結清報表】； 2、屏幕上出現前一天結算報表的畫面，底部是功能按鈕；圖 3-3-103、點取“統計匯總”，出現統計日期的選擇，選“今天”； 4、當天的“結清”車輛與銷售單的匯總數據就統計出來并顯示在“日數據”一欄； 5、核對無誤后，點取“累計”，“日數據”就累計到“月累計”與“年累計”； 6、點取“打印”，把報表打印出來即可。說明：至每月月底，當打印出“結算報表”后，應通過“清月累計”把“月累計”一欄數據 清除，作為下一月度的開始； 至每年年底，當打印出“結算報表”后，應通過“清年累計”把“年累計”一欄數據 清除，作為下一年度的開始。 3.3.6 合結算單 將某一輛車或某一單位（車主）的多輛車輛的多次修理內容合并起來，打印出一份合并后的結算單就是“合結算單”功能的主要用途。操作方法如下：1、 主菜單【結算單】【合結算單】，出現合結算單的畫面：圖3-3-112、如果里面有原先處理過的車輛，選“2”刪除；3、選“1”合并車輛，選擇本月度或歷史帳；圖3-3-124、出現該帳本中的所有已結帳車輛，選中后按回車即可；圖3-3-135、重復3與4，直至所有待合并車輛都輸入；6、若要對合并后的修理項目或材料進行修改，則選“5 改項目”或“6 改材料”；7、最后選擇“3 打印”，打印出這份合并后的結算單即可。小技巧：本功能另有一妙用，若一記帳車輛在結帳時，要求將幾次修理內容合并起來打印一 份結算單，在圖3-3-10 中選擇“成批合并”，輸入其車號，則該車所有欠帳記錄 全部合并到這里，再打印則可。 3.3.7 在修待結車輛費用匯總要統計所有“在修”與“待結”車輛的費用，操作如下：一、“財務結算”【一般查詢】，出現圖3-3-14：圖3-3-14二、按“4”在修，系統統計出在修與待結車輛數，點“確定”；三、按“+”匯總，出現圖3-3-15：圖3-3-15四、點“否”統計待結在修部分，出現統計結果：圖3-3-16五、如果您要打印此結果，按“1”即可。小技巧：此“匯總”功能也可以統計某一用戶單位所有在修待結車輛的費用，操作方法先選 擇“單位”再“匯總”即可。 3.3.8 舊欠帳的輸入如果貴公司在使用本軟件系統之前已積有部分應收帳（客戶修理費未付清的帳目），可通過“輸入舊帳”的辦法輸入系統中，以便以后查詢、統計、結帳。操作方法如下： 一、選擇“欠帳處理”“輸入舊帳”，出現如圖3-3-17：圖3-3-17二、按“1”輸入，出現圖3-3-18：圖3-3-18三、逐項輸入有關內容即可。說明：這部分“欠帳舊帳”，以后的收款處理與其他欠帳一樣，請參閱3.3.4 欠帳收款。3.4 備件管理系統本系統主要處理備件的入庫、出庫、訂貨、盤存、報損；各類帳目查詢；打印各類清單、報表；備件消耗、庫存分析等工作。3.4.1 入庫處理一、主菜單【單據處理】【入庫處理】【帳目處理】，屏幕顯示出配件入庫的窗口；圖 3-4-1二、按“1”新開入庫單，出現入庫單號、客戶編號、供貨單位等信息； 圖 3-4-2說明：如果貴站是“一般納稅人”，希望以不含稅價作成本價，而該供貨單上的價格是含 稅價，則應選“輸含稅價”、“稅率17%”，這樣您就可以照原單上的價格輸入， 系統自動把稅扣除后，以不含稅價作成本價入庫；如果供貨單本來就是不含稅價， 則應選“輸入不含稅價”、“稅率17%”； 如果貴站是“小規模納稅人”，希望以含稅價作成本價，則應在 2.2.2中設為 “小規模納稅人”，其他同； 如果供貨單有總額折扣，則應在“優惠”處輸入折扣率，如“5%”。 三、出現備件入庫窗口： 圖 3-4-3 按“1”輸入，出現備件庫存窗口：圖 3-4-4 查找您要輸入的備件，查找方法參閱“庫存備件查找方法”，找到后按回車選中，出現輸入備件的對話框：圖3-4-5輸入入庫數、購入價、出庫價等內容，最后點一下“確認”即可。說明：如果發現剛輸入的備件有錯誤，應選擇“2”退貨，將其退掉重新正確地輸入； 備件的出庫價采取“就高不就低”原則，如新進備件價格上漲了，原庫存備件的出 庫價也就上調；如新進備件的價格降低了，則暫時仍以原出庫價為準（原備件還有 庫存情況時）；如果原備件已無庫存，則以本次入庫時所定的出庫價為準。 四、如果本入庫單上有多種車型的備件，則在備件庫存窗口中按“4”選車型即可；如果有 新備件（原庫存中尚無編碼名稱），按“5”新配件，輸入其備件號、備件名稱、計量 單位、位置碼等內容，這一備件就加入到庫存中，再按回車選中該配件進行輸入數量、 購入價、出庫價等數據即可。五、全部備件輸入完畢，按“0”退出備件庫存窗口，核對無誤后，再按“0”退出入庫處理，出現打印入庫單對話在框： 圖 3-4-6 選擇“1”打印并退出，出現“貨款登記”的對話框：圖3-4-7輸入本入庫單的驗收金額，如果與所入庫備件的明細合計有差額，系統將作調整，使總額與入庫單驗收金額相同；選擇一下貨款是“付清”、“未付”，如本單尚未輸完，則取“待結”；貨款登記完后，出現打印入庫單對話框： 圖3-4-8 一般確認一下打印出入庫單即可。說明：由于實行增值稅，備件不含稅單價有時是無窮小數，使得入庫明細合計與入庫單的總 額有差異，系統調整方法是：將此差異加到某一數量較大的備件上。 此差異在月度收支報表上被放在“調整”一欄中，參閱“月度收支報表”。 3.4.2 庫存備件查找方法在入庫、領料、銷售及其他多處操作中都遇到“查找庫存備件”的情況，為此，特在此作一介紹。查找庫存備件時一般都顯示一庫存備件窗口，如圖3-4-4：其上的按編號 表示根據備件的零件號查找，輸入“*”可按類查找按名稱 表示按備件的名稱或“名稱代碼”（拼音首字母）查找 選車型 表示另選一車型 新備件 表示輸入一新的備件 常用件 表示僅僅列出常用的備件，以加快查找 位置碼 表示根據備件在貨架上的位置碼查找在庫存備件窗口顯示時，按一下“1”按編號查，出現輸入編號對話框，輸入備件編號前幾位，如：1000960，再回車查找該配件。3.4.3 發料處理一、菜單選擇：主菜單【單據處理】【發料處理】【發料開票】，出現車輛選擇窗口；圖 3-4-9二、查找領料車輛：可通過“按委托書號查”、“按車號”，或者用光標鍵上下移動查找；說明：如果是剛進廠的車輛，則顯示在最底下，光標所在處的車輛即是。 三、找到后按回車選中，出現選擇領料人的對話框，如下圖： 圖 3-4-10若您記得領料人的代號，直接輸入其代號即可，否則按回車出現領料人名單，查到后回車。 四、確定領料人后，屏幕上出現剛才選定車輛已領材料的清單（若該車原來領過材料的話），如第一次領料則顯示空白,如下圖所示:圖3-4-11按“1”一般領料，出現庫存材料窗口：圖 3-4-12查找要領料的備件（參閱“庫存備件查找方法” ）找到后按回車，出現領料對話框：圖3-4-13輸入數量，再確認一下即可，接著查找第二種備件，直到全部輸完按“0”退出庫存材料窗口。說明：如果是多個“套件”一起領料，可選“2”成套領料，請參閱“成套領料與套件搭 配”；如果是“一進一出”材料，即剛買來即被領用（應客戶要求采購來的），應選 “3”一進一出，要求您輸入一入庫單號，其他操作相同。 如果要領的備件庫存數已為零，而實際已到貨，未曾入庫，因修理工等用，也可以領 料處理，這時領料的對話框中要求輸入該備件的購入價、出庫價等數據（因是新到 貨），領料后庫存數為負，等入庫后自然沖平，這個過程我們稱之為“未入先出”。五、核對所輸入備件與修理工所要的是否相符，若輸錯某一項或不要某一項，光標移到該項，按“4”退料即可；若想改一下某備件的名稱，光標移到后按“5”改名，輸入其別名；修改配件的性質按“6”索賠出現一框：六、按“0”退出，出現打印領料單對話框： 圖3-4-14選“1”打印并退出，即可打印出領料單。說明：領料單上僅打印本次領料的備件，以前所領的備件不打出，以便于庫管員發料；如果 碰巧二臺電腦同時發同一輛車的備件，打印領料單時也不會混淆；領料單上有備件出 庫的流水號，便于庫房發料員核對，防止一單發二次料。 3.4.4 退料處理退料處理的操作步驟如下：一、主菜單【單據處理】【發料處理】【退料處理】；圖3-4-15 二、查找待退的備件：如果是剛剛領出的備件，一般就在窗口的底部；如果知道 該材料的流水號（領料單上有），就按“2” 按流水號查；否則按委托書號 查；三、查到后按回車選中，出現退料對話框：圖3-4-16 輸入退料數，點一下“確認”即可；四、如果有多個退料，逐一退掉；五、最后按“0”退出，屏幕上顯示打印退料單的對話框: 圖3-4-17 確認一下打出退料單即可。 3.4.5 成套領料與套件搭配“成套領料”功能是一項非常實用的功能。我們知道，在修理過程中常常有多種材料一起更換的情況，如更換機油三濾，就要換機油、換機濾、換汽濾、換空濾，此時處理工領料就要這幾樣材料一起領。如何較快地處理這種類型的領料就是“成套領料”的用途所在。操作如下：在領料處理的領料窗口中，按“2”成套領料，出現套件選擇窗口， 圖3-4-18選中后按回車，系統將該套件的各組件依次找到（不論車型），依次出現輸入數量的對話框，確認后出現下一組件的對話框，以至全部處理完畢。如果除領“套件”外，還要領其他備件，則再按“1”選擇“一般領料”輸入其他備件即可。如果不要套件中的某一組件，如不要空濾，則在出現該組件的對話框時點“取消”或數量輸入0即可。 說明：通過“成套領料”處理的備件與通過“一般領料”處理的同一備件結果完全相同。 顯然，由于多種備件一起更換的情形很常見，“成套領料”可成倍地提高您的工作效率，相信您在使用后一定深有體會，應充分發揮該功能的效用。題外話：有的服務站原來沒有使用該功能時，為了提高操作速度，在備件帳目中人為地設立 “機油三濾”這樣的組合材料，但這種方法易使庫存對帳困難。現在有了“成套領 料”功能，就沒必要設立這種組合材料。 套件中的組件有變化時，或要設立一套新的套件時，應進行“套件處理”，菜單選擇如下：主菜單【單據處理】【編碼處理】【套件處理】。3.4.6 備件銷售一、菜單選擇：主菜單【單據處理】【備件銷售】【銷售記帳】，屏幕顯示出銷售配件的窗口。圖3-4-19 窗口上部的 新開 表示新開一銷售單 刪除 表示刪除一銷售單 打印 打印一銷售單 查配件 查看一銷售單的備件 統計 統計一銷售單的備件金額 起始號 調整銷售單的起始流水號 回車修改按回車可修改一銷售單二、按“1”新開一銷售單，系統自動生成一銷售單號，輸入購貨單位名， 圖3-4-20您可在購貨單位名單中選擇或按ESC鍵退出選擇框，自己輸入客戶名稱后回車，出現銷售備件輸入窗口：圖3-4-21三、按“1”輸入，出現庫存備件選擇窗口，查找所需的備件，查找方法請參閱“庫存備件查找方法”，找到后按回車，出現銷售對話框：圖3-4-22輸入數量、銷售單價（如果您有“調價權”的話），按“確認”即處理完一備件，逐個輸入要銷售的備件。所有備件輸入完畢后按“0”退出庫存備件選擇窗口，返回銷售備件輸入窗口。 圖 3-4-23四、核對一下所輸入的備件，若有不想要的備件，移動光標到相應的備件處，按“3” 退料，再“確認”即可；若有備件名稱要改一下，按“6”改名即可。五、所有備件都正確無誤后，按“0”退出，出現打印選擇對話框，選擇“1”打印并退出，出現打印對話框：圖3-4