“XX省博物館”網絡應用系統建設辦公系統部分1前 言42需求分析52.1建立內部通訊平臺52.2建立內部電子管理平臺52.3建立內部信息發布平臺52.4實現工作流轉的自動化52.5實現文件和知識管理的自動化62.6藏品數據庫及管理62.7圖書數據庫及管理62.8影像數據庫及管理63網絡辦公系統解決方案63.1在軟件系統方面，我們建議使用通達 Office Anywhere 網絡辦公系統 2.6版作為主體平臺。63.2設計目標73.2.1形成連接單位內各個部門的信息網絡73.2.2平臺化設計，可自行規劃，始終符合用戶需要73.2.3跨平臺的信息連通83.2.4信息化成效83.1.用瀏覽器全球辦公93.2.即時通訊IMA103.3.手機短信113.4.網絡硬盤113.5.內外網郵件123.6.智能表單設計133.3Office 文檔在線編輯143.7.多級部門模式153.8.靈活菜單定義153.9.藏品數據庫、圖書數據庫的管理163.10.影像數據庫的管理163.11.多種界面主題163.12.方便靈活的數據備份和數據恢復174建設計劃195售后服務承諾、有償服務和產品升級205.1售后服務205.2有償服務205.3產品升級205.4系統培訓201 前 言本方案是專為湖南省博物館內部網絡辦公、實現無紙化辦公所設計，根據應用要求，我們通過對博物館內各部門的職能范圍、各項工作的實際需要、系統的升級擴展以及它們之間的內在關聯進行最優化考慮，在通過詳細需求分析之后對該系統進行合理的設計。作為省級博物館內部辦公系統，它需要為博物館組建一個高效、便利、智能的現代化通信平臺，利用Internet/ Intranet成熟技術及其運行體系，構成統一的網絡系統，完全支持當今國內外科學管理手段及環節的應用系統的建立和發展。辦公系統充分集成各種應用系統如：基于Internet/Intranet基礎應用服務的信息發布、公文流轉、工作計劃和工作日志管理與多級查詢、人事檔案、信息交換和查詢、網絡交流和討論、資料管理電子化、財務管理等辦公自動化，以及基于多媒體解決方案的多媒體應用、視頻點播視頻會議等方面的應用需求，并在這一應用過程中可以實現信息資源的積累，為博物館全面實現辦公管理的信息化、現代化奠定基礎。在此感謝貴館給予我單位為您提供本次系統設計和服務的機會，希望能與您攜手共進，共創美好未來!預祝合作愉快！2 需求分析經過長期的接觸、調研和對比討論，我們認為湖南省博物館內部辦公系統需要解決的主要有以下幾個方面：2.1 建立內部通訊平臺提供電子郵件、在線短信等內部通訊手段，方便組織內部人員進行通信。電子郵件用于正式的通信，在線短信可進行實時交流和留言。2.2 建立內部電子管理平臺按照博物館的行政部門建立網絡的多級別管理模式，在內容的管理權限上按照多級別分配權限，多部門或者成員單位模式，以通用的形式全面面向博物館的應用。2.3 建立內部信息發布平臺提供電子公告、電子論壇和電子刊物等信息發布形式，電子公告用于單位內部正式事件的發布，論壇建立了一個自由的信息交流、思想溝通和問題討論的空間。2.4 實現工作流轉的自動化單位中的公文處理和各項審批簽核工作都可以建立流程，實現工作流轉的自動化。如收文處理、發文處理、工作請示報告、工作聯絡、出差申請、采購申請等都可通過網絡進行辦理。流轉監控功能使各級主管可以對工作的進展情況進行實時監控。普通人員也可以通過流轉跟蹤了解工作的后續辦理情況。 2.5 實現文件和知識管理的自動化也就是要實現各類文件和知識的有序存儲，并按權限進行共享和利用。每個單位都有大量的文件和知識，如公文、規章制度、報表、ISO文件、技術文檔等，手工辦公時存放在各種文件柜中，查找和共享都很困難。OA系統中用電子文件庫代替物理文件柜，用權限設置代替鑰匙，使文件和知識實現有效的管理和共享利用。2.6 藏品數據庫及管理利用博物館已有的文物藏品數據庫，對藏品數據庫的利用和管理，對藏品信息能進行查詢、統計，保管資料庫管理（如藏品出入庫登記、日常維護管理等），藏品保護資料庫管理（如保護狀況、修復情況記錄等）。能對信息進行分級管理。2.7 圖書數據庫及管理利用博物館已有的圖書資料數據庫，對圖書數據庫的利用與管理，圖書管理數據庫管理（如采購、借閱情況反映及各種管理數據統計等）2.8 影像數據庫及管理按照國家文物局頒發的有關技術規范，建立一個影像資料數據庫，包括博物館藏品圖象庫的利用與管理及其他圖象資料庫管理。（含重要接待、展覽、各種重要活動圖象的管理）。3 網絡辦公系統解決方案3.1 在軟件系統方面，我們建議使用通達 Office Anywhere 網絡辦公系統 2.6版作為主體平臺。通達 Office Anywhere 網絡辦公系統 2.6版在我們的測試和使用過程中，表現了良好的性能，完全能夠解決企業的內部管理需求。3.2 設計目標通達OA是以開放、先進的Intranet/Web技術為核心的新一代信息處理集成系統。通過它的建設將以計算機最新并成熟的技術為依托，提高企業信息化水平，在單位內部實現信息資源共享和流通，為各級領導及時了解情況，為宏觀管理和科學決策提供高效便利的服務，單位員工及時掌握各方面動態，改善辦公條件，使得單位的管理更加高效化、規范化和科學化。通達OA提供開放、安全和可管理的信息共享、業務處理和協同工作的平臺，能夠滿足單位內部事務處理需要。它主要是面向單位計算機網絡規模在幾十臺到幾百臺，主要應用為：信息共享、資料管理、業務數據查詢、公文處理、審批處理、電子郵件、報表數據管理、數據挖掘、內部銀行等業務處理、內部辦公和協同工作，使單位內部信息管理和辦公水平更加規范和快捷，提高工作效率。采用通達OA構建的信息管理系統可以達到以下目標：3.2.1 形成連接單位內各個部門的信息網絡l 單位內部各個部門的員工都可以在網絡上獲取與工作相關的信息；l 不同的部門和個人有不同的信息訪問權限；l 非本地部門和外出人員可以遠程訪問信息系統；l 瀏覽器模式的內部和外部的電子郵件。3.2.2 平臺化設計，可自行規劃，始終符合用戶需要l 完全按照用戶需要，自行規劃、建立全部的信息管理項目和內容；l 根據本單位信息管理需要，選擇使用平臺提供的功能模塊，或者專門定制的功能模塊。用商品化產品的價格，享受量身定制的服務；l 隨著信息管理需求的變化，管理員可以自行增加、調整信息系統的結構和用戶權限。3.2.3 跨平臺的信息連通l 提供與各種數據庫連接的接口，可以通過程序定制，訪問現有的業務信息系統，如：財務、人事等；l 掛接其他HTML、JSP、ASP、CGI頁面或C/S結構和單機版Windows應用程序。l 支持Windows、Linux、Unix等多種操作系統。3.2.4 信息化成效l 信息傳輸的自動化：公文、信息、報表、報告等傳輸將由系統自動完成，相關領導或部門只需要進行簡單的點擊操作，就可以完成所應完成的工作，全面掌握各項業務的狀態，解除了打印、制表、交接、簽字、運輸等繁雜的過程。l 信息獲取的快速化：以前需要翻箱倒柜才能查詢到的信息，現在只需要幾分鐘甚至幾秒種即可獲取。l 充分利用信息資源：可以將企業的各類信息資源組織到信息管理系統中，人、財、物等相關文件、報表、數據等信息等資源由計算機統一管理，可以充分利用，發揮更大的效益。l 辦公過程的規范化：通過辦公自動化系統的實施，將促進辦公過程的規范化，通過使用工作流等功能模塊，公文、檔案、會議、交辦、請示、審批、日程安排等通用辦公事務都將依據現有的業務處理要求，形成標準和規范化的計算機流程處理，管理進一步科學化。l 通過網絡，員工在工作中的交流、協作、溝通更為方便快捷，消除時間、空間距離上的障礙。其主要功能如下：3.1. 用瀏覽器全球辦公會上網就會使用辦公系統，辦公地點不受地域限制3.2. 即時通訊IMAIMA是通達OA中集成的即時通訊工具，類似QQ，可用于局域網的即時消息、文件傳遞， 也可利用其內置的OA精靈快速進入OA所有功能。非常適合不允許QQ的企業使用，顯著提高局域網內工作效率3.3. 手機短信 經過簡單注冊就可以使用，無需增加專用設備，支持群發3.4. 網絡硬盤與通過Windows的網上鄰居共享文件不同，Office Anywhere的網絡硬盤不僅可以支持局域網共享，還可以支持廣域網共享，且不用擔心病毒利用windows的文件共享機制進行傳播，還提供了上傳、管理等權限的設置功能 3.5. 內外網郵件內部郵件簡單實用，即發即收，沒有延遲，包含已發郵件、待發郵件、轉發、附帶短消息等功能外部郵件類似Foxmail，支持POP3/SMTP協議，可配置多個Email帳號，是全面WEB化的電子郵件系統3.6. 智能表單設計通過自定義的各類表單，配合工作流，可以完成符合用戶實際需求的各項工作，有了Office Anywhere，普通用戶也能成為 WEB 軟件開發高手，新的表單設計器支持各類宏控件、日期控件、公式計算控件，處于國內領先地位3.3 Office 文檔在線編輯Office 文檔在線編輯（支持自動上傳、痕跡保留、全文批注、手寫簽名、電子印章）3.7. 多級部門模式支持多級部門/成員單位模式，全面面向集團應用3.8. 靈活菜單定義完善靈活的菜單自定義機制，方便掛接外部的B/S、C/S或單機版系統，具有良好的擴展性3.9. 藏品數據庫、圖書數據庫的管理利用博物館的現有藏品、圖書數據庫進行開發，能對藏品和圖書數據庫進行添加、修改、查詢、刪除等操作。能真實反映藏品的出入庫、日常維護、保護狀況、修復情況；能對圖書的借閱、歸還、采購等情況進行管理；并把各級權限分配到各級用戶。3.10. 影像數據庫的管理按照國家文物局藏品信息管理標準的相關標準，建立對影象數據庫并能進行添加、修改、查詢、刪除等操作，能進行在線播放和下載。3.11. 多種界面主題獨特的界面主題功能，允許創建多種界面主題，每個用戶均可選擇不同風格的界面這幅圖片演示的是系統內置的第二套界面方案 3.12. 方便靈活的數據備份和數據恢復數據備份可以采用冷處理和熱處理兩種方式，步驟簡單容易操作，不需專業的技術即可完成。數據恢復只需要執行拷貝和粘貼的程序就可以完成。4 功能模塊列表模塊名稱描述電子郵件內部郵件系統短消息網上短消息和手機短消息公告通知內部的公告發布個人考勤可通過辦公系統，簽到，簽出日程安排定時提醒，充當小秘書功能工作日志日常工作紀錄，便于上級領導查詢掌握下屬工作情況通訊薄用于個人記錄同事、親友、客戶的通訊方式個人文件柜用于存放個人的文檔、軟件工作流涵蓋公文流轉功能，管理員可靈活定制執行流程，所有用戶按流程執行。工作計劃用于對工作做計劃，便于自己、上級領導對工作計劃有詳細了解會議申請與安排用于對會議室進行管理、安排車輛申請與安排用于對車輛進行管理、安排公共通訊薄用于記錄公共的同事、客戶的通訊方式組織機構信息用于定義單位信息、部門信息、員工信息。人事檔案人事檔案管理、人事檔案查詢工資上報工資上報錄入、工資上報管理固定資產固定資產管理、折舊、查詢交流包括內部論壇、聊天室、網絡會議室、公共文件柜、網絡硬盤商業客戶管理管理、產品管理、供應商管理附件電話區號查詢、郵政編碼查詢、列車時刻查詢、公交線路查詢、法律法規查詢、萬年歷擴充部分圖書數據庫接入辦公系統，藏品數據庫接入辦公系統、影像數據庫接入辦公系統管理部分（管理員專用）菜單設置：對用戶功能進行調整數據庫管理：數據庫優化、修復、導入、備份系統日志管理系統資源管理系統訪問控制：對用戶權限進行規劃5 建設計劃建設的階段計劃和時間規劃：所有開始時間和結束時間隨合同簽訂日往后順延。如不是客戶特殊要求，所有節假日不換算工作時間。任務名稱開始時間完成時間持續時間客戶需求調研11月10日11月15日5天藏品數據庫、圖書數據庫、影像數據庫多項移植工作11月16日12月7日15天辦公系統安裝、調試12月8日12月9日2天辦公系統培訓12月12日12月16日5天協助初始化數據12月19日12月21日3天辦公系統建設總共耗時30個工作日。6 售后服務承諾、有償服務和產品升級6.1 售后服務一年免費升級及更新，三年免費維護，終身技術支持，重大故障24小時之內上門服務響應的售后服務承諾。6.2 有償服務1. 整合第三方系統進入此系統，按照工作量再協商。2. 若非乙方軟件