綜合信息中心經理工作細則80 / 80附件1：綜合信息中心經理工作流程送審總經理任命綜合計劃管理中心副總綜合信息中心經理信息服務委員會崗位職責組織結構提請綜合信息網絡體系數據通信建立辦公室自動化文字處理員工考核信息系統審查信息服務規劃信息服務策略與規格綜合信息服務制度費用分配方式企業計算機安全管理制度附件2：崗位職責 職務 （一）在分管副總領導下，貫徹政府善于“開發信息資源，服務社會建設”的精神，有目的地組織收集、整理、分析、傳遞、研究、處理、貯存企業內外有關改革和經營管理科技進步、群眾生活，思想工作等方面的綜合信息，為領導決策和各部門應用服務。 （二）負責組織開展經濟技術情報工作，為企業制定經營決策和產品開發方案提供依據。 （三）負責組織協調企業信息網絡的工作。 （四）負責組織訂綜合信息管理制度。 （五）積極組織開展重大信息的調研，努力辦好信息刊物，不定期召開信息發布會，及時企業內外傳遞、發布有關信息。 （六）積極參加行業，地區及國家經濟技術信息網絡活動，搞好信息的協作和交流，不斷提高企業信息管理水平。 （七）逐步開展對外有償信息咨詢服務活動。 （八）逐步發展與國際上的信息聯系。 （九）完成領導交辦的其他工作。 職權（一）有權組織信息員收集企業內外各方面的信息。（二）對所轄信息工作崗位有檢查督促權。（三）有權代表企業參加行業和地區經濟技術信息網絡活動。（四）有權組織開展綜合信息調研活動，組織召開企業內信息發表會，主持編撰刊物。（五）有權向各相關部門索取有關信息資料，督促按期整理交繳檔案。 職權（一）對收集、整理、傳遞、貯存發布的信息的準確性、及時性負責。（二）對所轄信息崗位工作的質量和安全負責。（三）對檔案住處資料保管不善，造成丟失、損壞和失、泄密現象負責。附件3：信息服務委員會 與信息服務有關的委員會可以分為兩類，第一類包括管理信息服務業務的委員會，例如，高級管理信息系統指導委員會;另一類包括在信息服務部門內部機構中設立并盡職的委員會。信息服務委員會有兩種形式:常設的和特設的。常設委員會是永久設立的，通常是定期召開會議。特設委員會是為了達到更直接的目的(例如，調查和可行性研究)而特別設立的。 1公司信息服務委員會 (1)名稱不一的信息服務委員會。 在信息服務發展初期，公司的信息服務委員會就是高級信息服務指導委員會。從此公司到彼公司，委員會的名稱和職責相差很大。通常的名稱有:計算機咨詢委員會，執行數據處理的指導委員會，管理信息系統咨詢理事會，信息服務優先權決定委員會，信息系統政策委員會。為了保持一致性，這個高級指導委員會被稱為信息系統政策委員會。其成員一般是用戶管理人員和行政領導。一個高級的信息系統政策委員會是一個公司成功地進行信息服務必不可少的組成部分。 在過去的十年中，信息系統政策委員會已成為許多公司組織機構流行的部門。不幸的是，許多這樣的委員會的創建是因為要處理內部事務，并不給定明確的職責，因此，這些委員會還不如不建立。在這種情況下，委員會的建立以及委員會的義務和職責通常是在錯誤方向上發展。為建立稱職的信息系統政策委員會，公司政策制定者必須提出關于委員職責、會員資格、會晤次數、涉及的范圍和(在某種情況下)出席者等問題。 (2)信息系統政策委員會的職責。 信息系統政策委員會的職責應明確定義，并應系統地進行書面闡述，然后分送給那些需要知道的人員。下面規定的這些信息系統政策委員會的職責已證明在許多組織中是行之有效的: 0為使公司高效地運轉，必須有信息服務，顯然，信息系統政策委員會一定能促進信息服務。 0定期地向總裁和董事會報告信息服務情況和提出有關建議。 0批準和否決信息服務請求。公司的政策應該根據估算的資源條件(通常是人力、成 本)，能夠描述出主要的和次要的服務請求的輪廓。 0在批準的信息系統開發項目中負責建立優先權。委員會一般都會遇到一系列的批準項目，依據公司需要，這些項目的優先權要不斷地調整和更新。 0負責監督信息服務項目的進行和正在運行的生產系統的性能。必要時，委員會必須估計分配給項目的追加資源的價值，它通常是超過預算的。當完成項目明顯地不如所望時，委員會可以作出繼續進行還是停止進行的決定。許多公司不會采取強迫一個注定要失敗的項目盡快地完成的政策(想補償損失反而損失更多)。信息系統政策委員會還應監督正在運行的生產系統的性能，以便能估計他們為公司目標所作的貢獻。一般來說，委員會還要負責簽署那些陳舊而無用的信息系統的死亡證。 0調停用戶部門之間的爭論和由信息服務工作與指定的工作所引起的矛盾。多年來，數據處理領導者處于必須在兩個或更多的業務領域中作選擇的處境。重要的過程沖突應該由信息系統政策委員會和那些受此決定影響最大的部門解決，而不是由信息管理部門解決。 0制定與信息服務有關的并且涉及所有部門的政策。 0制定信息服務發展的短期和長期的規劃。信息服務的規劃工作是項冗長乏味的任務。通常，必須指派一名信息服務人員來完成規劃過程中的技術工作。委員會提供規劃所需的主要輸入信息并作出最終的批準。 以上建議的職責范圍根據工業的種類和委員會的重點會有很大變化。信息系統政策委員會可以利用信息服務部門來幫助履行這些職責。 信息系統政策委員會是公司的(而不是信息服務部門的)重要助手。讀委員會應該由董事長和董事會授予特許的職權。委員會通常要向董事長匯報，委員會與信息服務部門的聯絡靠信息服務部門的負責人。 (3)信息服務委員會委員的資格問題。 信息服務政策委員會的委員資格應由公司政策委員會規定。要作到這一點，董事長、執行委員會和董事會必須回答如下問題: 0誰適合在委員會中任職？如何選擇他們？ 為了使信息系統政策委員會具有較高的工作效率，它的成員應具備制定政策的水平。這些成員可以是專業領域的高級管理人員，也可以是公司其他高級管理人員，副總裁或更高級的人員則更好。在歷史上，信息服務指導委員會還沒有取得真正成功的經驗。在最好的情況下，充其量是沒有引起過分的麻煩;在最壞的情況下，他們已影響了生產力的發展。為了更好地工作，委員會必須擁有決策權力并且能保證這些決策貫徹到底。任何一級的信息系統委員會需要開發大量的信息服務資源來支持該委員會。如果沒有果斷采取行動的職權，較低一級的委員會的工作只在那里兜圈子，這樣不但浪費了有價值的資源，而且還浪費了每個成員的時間。 0應該有多少人在委員會里工作? 一個處理如此復雜和政策性很強的課題的委員會，如果超過了八、九個人，那就可能變得很呆滯，太多的成員會使決策過程帶來不必要的困難，因此建議有六、七個參加表決的成員就行了。 0每一個成員的任期應該多長? 因為大多數主要項目需花費一年多時間，所以任期最短也得一年，兩年或更長一點更好。如果公司只有六個到九個可能勝任的成員，則永久性任職也是可以的。其它較大的或更多的同行業組織起來的公司需要輪換這一重要的職責。這種任職應該以這樣的方式來輪換，即委員會的核心人物必須在每個任職周期到期后留任。 0負責信息服務的領導人應是信息系統政策委員會的一員嗎? 關于負責信息服務的領導人是否應是信息系統政策委員會的成員這一問題，是公司應首先考慮的。可笑的是，某些人認為信息服務的領導人應當是其中一員，而另一些人則認為提出這個問題是荒謬的。指派信息服務領導人進入信息系統政策委員會的基本思想是這樣的:信息服務領導人一般情況下是由副總裁兼任的，如果他是信息系統政策委員會的成員，就很容易使信息系統政策委員會成為有權力的機構。也許最能使人信服的理由是因為數據中心和信息服務部門本身是服務的主要用戶，并且認為應該掌握遠景方面、項目開發和優先權的輸入信息，所以信息服務領導人應該是該委員會成員。 那些認為信息服務領導人不應該是委員會的成員的主要理由是:信息服務領導人的出席會在決策過程中帶進很多偏見。執委會如不能解決這個爭論，就可以選擇一項折衷的辦法，那就是使信息服務領導人成為一個無表決權的成員。甚至有些人建議信息服務領導人成為一個無表決權的主席。 0誰能擔任主席? 也許選擇信息系統政策委員會主席的最好辦法是允許全體成員提名并選舉他們自己所喜歡的主席。主席的最短任期為兩年。當主席由總裁任命時，委員會要保持中立就很困難了。事實上，這種中立往往受到來自上級管理部門壓力的影響。另一個可供選擇的方案是在公司的高級職員(例如，總經理、總經理助理、信息服務領導人、審計員等等)中物色合適的人選來擔任主席。 0主席的職位應該輪換嗎? 如果主席是選舉產生的，則讀職位應該在全體委員中輪換。如果是指派的，只有當占據該主席職位的人被提升，或者是調任時才能更換。 0委員會應該多長時間碰頭一次? 委員會應經常碰頭以保持與項目進展同步，并履行信息系統政策委員會的職責。信息服務的使用和發展是隨公司的不同而不同的。一般建議:委員會的碰頭每兩個月至少一次，而每個月不超過一次。這個碰頭次數的限度已被證明是有效的。在信息服務活動的非常時期，應安排專門的會議。 0應該有一個鼓勵出席會議的政策嗎? 為使信息系統政策委員會成為一個有效的工作團體，每個有投票權的成員必須積極地參加其活動。建議由總裁制定鼓勵出席會議的政策。舉一個例子，政策可以要求一個投票成員保持至少75%的出席次數，而指定為代表的成員保持至少%的出席次數。如果參加次數不足，就失去委員會的席位。可以制定這樣的政策，當一個成員累計出席次數低于最低要求限度時，就自動地任命新的委員會成員。信息系統政策委員會會員職務應該由具有特殊興趣的愿接受此職位的高水平的人擔任。任何關于出席政策的建議都不完全是可取的，但是過去的經驗表明:這個不積極的成員必然造成委員會的惰性，所以，必須不惜代價來避免這樣的成員參加委員會。 2用戶委員會 另一個與信息服務有關的公司委員會是用戶委員會，這個委員會的目的就是促進在信息服務和用戶團體之間不斷地積極聯絡。這個委員會是由專業領域的管理人員所組成的，他們與以計算機為基礎的信息系統有著密切的聯系。這個委員會定期碰頭以便能提供關于信息系統的運行的口頭和書面反饋。 3信息服務部門里的常設或特設委員會 常設或特設委員會在公司信息服務部門的暫時性日常工作中起主要的作用。在某些機構中，非正式聯系網是獲得集中意見和請求外部輸人的唯一工具。相比之下，而其它部門則可自由地利用這種委員會。下面介紹信息服務中典型的常設或特設委員會。 (1)硬件選擇委員會負責評價和挑選所有計算機硬件。在挑選過程中常常邀請有經驗的用戶參加，尤其是當用戶要付款時，更應該邀請他們參加。 (2)軟件選擇委員會負責評價和挑選所有的軟件產品(系統軟件和應用軟件)。專業領域的代表參加應用軟件包(專用軟件)的選擇。 (3)項目指導和審查委員會負責監督和審查主要的、正在進行中的信息服務項目進展情況。這項任務與信息系統政策委員會的職責有些重疊，但項目指導和審查委員會能更詳細地審查項目。這個委員會并不負責項目的管理;但是，該委員會主要任務之一是為了項目經理提供有意義的反饋信息。 (4)信息服務遠景規劃委員會可以由信息服務管理組、一名懂技術的職工(也許是一個高級系統分析員兼信息服務遠景規劃員)、一個或兩個有經驗的用戶(不一定要管理人員)組成。該委員會的目的是提供關于信息服務戰略規劃的價值和可行性以及一般規劃進程的反饋信息。附件4：綜合信息網絡體系數據通信：一、數據通信及有關概念 數據通信是指從遠程設備之間收發數據。盡管遠程通信一詞有更廣泛的含義，但是人們還是經常把它與數據通信交替使用。通常與數據通信相關的另一個術語是遠程處理(簡寫為TP)。遠程處理比數據通信的含義更加廣泛，它意味著利用數據通信來進行數據處理。聯機系統和基于通信的系統這兩個術語交替地用來描述利用數據通信的信息系統。二、基于通信的系統的影響 如上文所述，信息服務的趨勢正朝著分散和分布式數據處理(DDP)方向發展。分散的信息服務工作并不意味著數據通信，但是多數是基于通信的。依照定義，所有分布式數據處理(DDp)系統都是基于通信的。對于所有實際應用而言。分布式數據處理和分散的信息服務是可以交換使用的。那些跟隨著脫離集中式成批處理系統這一趨勢的公司應該了解基于通信的技術和系統將對公司的組織結構、人員、管理、預算以及質量保證和控制產生重大的影響。 對組織結構方面的影響 在集中式環境里，信息服務業務在實際上和組織上都從專業領域移走了。分布式數據處理的目標是使用戶團體更加直接參與信息服務工作。維護計算機硬件以及提供信息服務的人員安排最終成為用戶的責任。為了容納這些人員，必須在現有的組織結構中增加專門的機構和部門。這種增加機構的作法通常將引起對公司和部門原有的組織結構作重大的改變。 對人員方面的影響 遠程設備可以是一至二臺用來進行管理查詢的終端，也可以是支持若干數據錄人和查詢終端的中型計算機系統。對用戶人員的影響將體現在培訓方面，而且很可能要改變用戶人員的業務經歷。可能要重新訓練行政助理使用某種查詢語言來進行特定的管理查詢。另外一些用戶人員可能要作為程序員、分析員、操作員等，從而專門從事信息服務業。 那些為進行分布式數據處理而安裝硬件設備的用戶部門很可能全部接受來自外部的信息服務專門人程序員、分析員、操作員等，這些人員將成為業務領域組織的一部分。 對管理方面的影響 用戶管理人員的職責范圍將擴大到分布式數據處理環境。按照傳統，這種職責包括人員管理和詳盡的專業方面的知識。在分布式數據處理環境中，用戶管理人員必須掌握某些有關信息服務的技術(例如，系統分析、程序設計、硬件操作、信息服務規劃等等)，以便能管理那些主要參與信息服務活動的人員。 對預算方面的影響 用戶經理有可能需要在部門的預算中增加兒個重要的專項(例如，為信息服務人員所增加的工資、采購和維護計算機硬件的費用)、與計算機有關的消耗品費用等等)。 在質量保證和控制方面的影響 在集中式的信息服務環境中，用戶管理人員在很大程度上是依賴于信息服務部門來進行質量保證和控制的。而在分布式數據處理環境申，業務部門負責所輸人的數據的一致性，信息系統的質量，輸出的精確性，分散的控制以及所有在集中式環境下所能保證的那些數據處理的各個方面。三、遠程處理 遠程處理應用 可以想象，遠程處理的應用種類是很有限的。多數公司將利用現有的通信網絡來實現幾種不同的應用。為了突出通信網的應用潛力，我們對一般的遠程處理應用作如下分類。 1電子郵件。電子郵件通常與辦公自動化相聯系。在電子郵件應用中，計算機是給公司內、外人員發送消息的一個工具。對整個單位的每個人員都分配一個電子郵政信箱，用以接收和存放消息。一個典型的應用例子是全國性銷售經理和區域性經理之間的業務往來。為了直接響應競爭性的降價，全國性經理可能要通過電子郵件通知區域性經理一個商業上的降價比率。他將通過一個終端輸入這些信息，然后發送到區域性經理們的各自電子郵政信箱。通過一個電子標志來通知區域性經理有關的消息。區域性經理可以要求將有關消息顯示在視頻終端的顯示屏上，如果需要，還可以打印一份硬拷貝。 2查詢，回答。在查詢，回答這類應用中，操作員(也可能是用戶經理)進行某種查詢，然后計算機(經由信息系統)作出回答。例如，人事經理可能要求查詢某個特定職工的培訓記錄。一個百貨公司銷售員可能要求查詢某個顧客的賒帳限度。 3，字處理。在字處理應用中，操作員利用軟件來進行正文處理。盡管當前多數的宇處理是用一臺單獨的設備來完成的，但是也有許多公司為了充分利用數據庫而使用功能更強的主處理機的軟件來進行宇處理。例如，一位秘書需要發送同樣內容的信件給公司所有顧客，那么她可以結合公司數據庫進行字處理，從而將來自顧客主文件的顧客名字和地址填寫到預先格式化的信件中。 4數據錄入。經由通信網絡可以從遠程地點直接將數據錄入到系統中。例如，銀行分行的出納員可以在每項銀行事務出現時，直接將它錄入系統。 5數據收集。在有些情況下，將利用通信網絡來收集數據。一個典型的例子是在一家百貨公司銷售網上各銷售點(POS)終端。在整個工作日中，每個銷售事務被自動記人一個計算機文件。數據被收集和分批以供處理。 6過程控制。數據通信也被用在過程控制上。例如，遍及整個城市所有街道上的傳感器連續地監視車輛的方向和流量，同時通過控制交通信號來優化車輛的流量。 7遠程計算。通信網絡給最終用戶提供了利用計算機進行計算的機會。在一個大公司的研究中心里，通常有400個以上的工程師和科學家使用約150臺遠程終端進行科學或工程計算。 8交互式程序設計。應用程序員或系統程序員以及用戶利用遠程終端直接訪問計算機來編寫他們的程序。利用聯機調試輔助軟件和直接診斷程序將更容易進行程序的開發。 9診斷估計。用戶工程師(那些對計算機硬件進行修復和預防性維護的人員的頭銜)在遠程設備上定期使用診斷軟件來查出軟件或機器錯誤的根源。 建立遠程處理系統的理由 建立一個遠程處理系統的實際的理由是依具體的應用而異的。但是，下述兒個考慮的要點將為這種評價提供一些補充。用戶經理選擇轉向聯機系統的主要原因是因為該系統的響應。用戶能進行查詢并立即得到回答。用戶還能直接錄人數據、發送消息等，而不像成批處理系統那樣，得到結果典型周轉期要一天。 在一聯機環境中的數據庫反映了當前的狀態。例如，當在甲城和乙城的推銷員同時銷售乙城某倉庫的產品時，他們不可能許諾在同一天交付庫存中唯一的一件貨物到兩地。一旦其中一個推銷員將訂貨單輸入到中央系統，該件貨物立即被打上標記并被銷售出去。 遠程處理在不同程度上提供了集中式的文件和分散的操作。與其把數據送到信息服務部門，還不如由業務領域的人員來運行整個系統。聯機系統不僅僅提高了系統的能力的靈活性，而且還降低了運行的費用。在成批處理環境中，信息服務人員重復了許多用戶工作。例如，用戶將訂貨要求書寫在訂貨單上，然后，信息服務部的數據錄人員錄制這些數據。這樣做，不僅包含了不必要的轉錄步驟，而且還增加了出錯的概率。聯機系統還給用戶管理人員提供了進行他們自己的即時查詢的機會，從而節省了雇用程序員和分析員進行服務的費用。 四 數據通信硬件配置 數據通信硬件配置的基本模式 可以從下述的基本模式來配置二個計算機網絡系統:點到點式、星形、層次或樹形、環形和網絡形。 1點到點式配置 點到點式配置是指兩臺遠程計算機之間的通信。 2、星形配置若干個小型計算機系統被連接到一臺大型中央計算機上，這些小型計算機系統可以通過主計算機彼此通信，而且通常共享主計算機上公司級的數據庫。3、層次形配置層次形配置把在某一層計算機與其下一層的計算機相連接。在某給定層上的各計算機之間的通信是這樣的：將信息先發送到上一層的一臺計算機，然后再經過連接鏈路將信息送到該給定層上的另外一臺計算機。層次形配置能夠反映出公司的組織結構。4、環形配置環形配置最適合于希望在鄰近的計算機之間進行通信的情況。而且當租用額外的線路來連接所有的計算機而帶來的處理上的不便時，它是一種可接受的變通變法。5、網絡形配置網絡形配置將按需要提供數據鏈路。6、混合配置在現實中很少能找到純粹是上述某一種類型的配置。多數的通信網絡是混合配置的。究竟將一個混合配置看成是環形、星形還是其他類型主要取決于該配置中占主要支配地位的配置特征。一個分布式數據處理系統將使用最適合于其公司情況的配置。五、通信信道 迎信信道的組成 遠程設備之點間的數據鏈路稱為通信信道、通信線路或通信鏈路。一條通信信道提供了在兩至多間傳送數據的通道通信信道可以由下述傳輸設備之一或它們的某種組合所組成1電話線路2電報線路3衛星4激光5同軸電纜6微波7光纖數據是按位(0、1信號)存儲和傳送的，信道速度是指每秒鐘可以傳輸的位數，又稱它為波特率。位，秒與波特率并不完全等同，但在實際使用時二者是通用的。根據波特率二般可以將信道分成三類:次聲級、聲級和寬頻帶級。1次聲級。次聲級線路比電話線還低一級。通常，因硬件技術的限制使得每秒鐘只能輸出7個字符時才使用這種線路，但是目前已經很少，甚至沒有這種需要了。2聲級。這是常規的電話線路，其速率在600波特(位，秒)到9600波特之間。一條常規的電話線可以被調節高達9600波特的速率傳送數據，而且相當準確。當然隨著這種能力的增加而必然帶來用戶成本相應提高。如果具體看聲級線路速度，那么，一條具有1200波特速率的線路每秒鐘大約可以傳送120個字符。聲級線路主要用于計算機與群控器之間的高速鏈路，但是它也能用于低速的、計算機到計算機的通信。3寬頻帶級。寬頻帶級信道具有超出1兆波特的容量，而且主要用于計算機到計算機的通信上。 信道的種類 一個公司要為自己在費城與紐約之間架設二條同軸電纜線是不切實際的，更不用說是不合法的。同樣，要建立自己的微波中繼站或發衛星也是不切實際的。鑒于這些原因，大多數公司都轉向去租用公用的載波線路，例如，去租用美國電話電報公司(AT&T)和西方聯盟為他們的數據網絡提供的信道。 一個公司可以在傳輸設備間租用一種永久的或半永久的連接線路(租用線)。永久線路是一天24小時都可使用的專用線。半永久的連線只給公司在每天的某9個小時使用權。租用線路的公司付費的多少取決于波特率的大小、距離的長短以及是永久的還是半永久的等因素。 撥號線路(又稱為公用線或交換線路)是嚴格按時間和距離來記帳的。這跟打長途電話的收費辦法一樣。 私用線路由使用者自己安裝、維護，而且其所有權也是屬于使用者的。私用線是局部網的一部分，有時也稱為一個局部網。一個局部網只限于一個大樓內或公司范圍內的幾座大樓之間。有時把一條完全專用的租用線也稱為私用線。 另一種公司載波線路是增值網絡(VAN)，VAN是一種特殊的公用載波。它可以使用也可以不使用公用載波設備，在每種情況下都對網絡起增值作用。在公用載波線路的標準服務之外，VAN還能進行電子郵件業務并允許在彼此不兼容的計算機之間進行通信。VAN不僅增加了服務項目，而且是以低速率來完成這些服務項目的。為了說明這一點，我們來考察下面的實例，美國廣播公司(ABC)從公用載波線路中租用了一條從紐約到費城的速率為9600波特的專用線路。ABC只使用大約15%的線路容量。一個增值網絡可以從同一個公用載波線路中租用同一條線路，并使用余下的(85%)的線路容量來為幾個公司傳輸數據(這幾個公司都要求建立紐約與費城之間的聯系)。VAN在線路的每一端都使用數據傳輸的聯系在計算機網絡中，串二進制位(稱為比特每臺終端和計算機系統都被指定一個地址。包含數據的信息都用一流)來編碼 信息從網絡中的一個地址發送到一個或多個地址。信息有內容是任意的，它可以是一個程序的指令，也可以是公司的總裁發給所有副總裁的電子便函。發出信息的人稱作發送者。發送信息的終端或計算機稱作信息源。接收信息的人或部門稱作接受者，而接收信息的終端或計算機稱作目的地。七、數據通信的有關術語 在日常交談中經常用到一些與通信有關的術語，應該將它們放到用戶管理人員的詞典中去。我們首先討論與遠程數據傳輸有關的術語，然后再討論與系統相關的那些術語。 l通信量。通信雖涉及到詢問次數、所輸入的數據量、所發送的信息昨等。簡言之，通信量是數據的流量。在數據通信里，通信雖類似于汽車(比特)和商速公路(信道)的關系。也可以用一般的定雖描述(如時經或重)來給出通信中的通信雖。 2 端口。具有有限數量進入點的一臺計算機稱作為一個端口，通過端口可以接收和發送數據。端口的數目受到可以連接到一臺計算機的遠程信道數目的限制。 3輪詢。輪詢是一種線路控制方法，它允許幾臺遠程終端通過同一條通信線路與一臺計算機通信。為了替這些終端服務，計算機輪詢或連續的對每臺終端輪流發出詢問，以確定是否已準備發送一條信息。如果某臺終端有一條待發送的信息而且線路是可用的，那么計算機就接收滾條信息，然后輪詢下一臺終端。輪詢的過程對用戶來說是透明的(無須詳細知道的)。 4響應時間。從發送一條信息到收到回答之間的時間稱作響應時間。例如，有關更新名字一地址文件中一個記錄的請求就是一條信息，而在終端顯示屏上顯示更新后的一記錄則是一個回答。根據查詢的復雜性、分享處理機的終端數目、主計算機的速度以及通道速度的不同，響應時間有很大的差別。在設計一個聯機信息系統時，響應時間是一個重要的因素。盡管在幾乎所有的信息系統中都可以使響應時間達到最短(幾乎是直接響應)，但是隨之而來的是成本也商到不可接受的程度。因此，用戶經理和信息服務經理必須確定對一個特定的應用什么樣的響應時間是可以接受的。通常，除了在峰值工作負荷的情況下，超過二秒鐘的響應時間將是不可接受的。 5排隊的長度。等待某操作員或一臺遠程終端(例如，航空公司訂栗處)服務的人數稱作為排隊的長度。排隊的長度也描述了己經被發送但必須排除處理的信息條數。 6事務日記。事務日記是所有聯機事務的記錄，通常以一天為一個周期。例如，當更新了某職工主文件上的一個地址時，讀事務就被記在輔助存儲器(通常是磁帶)上。如果在一天工作結束前，由干某種原因職工主文件遭到破壞，則事務日記就可以作為當天處理的一個備份。 7連接時間。連接時間是指從最終用戶的終端與計算機系統連接上（或該終端與計算機之間建立起一條鏈路)這個時刻開始，到用戶注銷或鏈路中斷時為止所經歷的時間。辦公室自動化和字處理一、辦公室自動化和字處理的概念 展望中的辦公室自動化 每年白領工人都有較大的工作強度;然而，僅在最近強調利用計算機以來才使他們眼前的工作環境變得更有實際效果。白領工人的工作效率還沒有趕上藍領工人的生產效率。意想不到的是，專業人員費了他們時間的10%一75擠在書寫工作上，而文書人員則多費了10%一50%的時間在很容易就能實現自動化的工作上。具有專職秘書的任-公司或辦公室都能證明，購買計算機和支援軟件是合算的。辦公室白動化，特別是數據處理，在許多辦公環境里大大地提高了辦公效率。在辦公室自動化方面，投資的回收周期通常不超過兩年的時間。 行政首腦和文書人員都能同等地認識到辦公室自動化的效益。例如，按照慣例，秘書要用打字機印出由經理通過口述或手寫的文件。而現在，秘書可以利用字處理設備采簡化這個抄錄過程;而且，經理能在視頻顯示器(VDU)上產生較短的修改稿，這比起向秘書說明修改稿的內容來要更快。然而，要指望提高50%的打字效率，即使不提及輸出質量要有同等的提高，也不是一件過分樂觀的事。 什么是辦公室自動化和字處理 宇處理(即wp)這個術語是由lBM公司在60年代中期提出的，而且適合該公司的磁卡片和帶打印機產品的應用范圍。字處理這個術語花70年代中期就成了非常流行的術語，那時專門用于正文處理的小型計算機已在商業上得到了應用。辦公室自動化在最近10年中得到 了發展，總起來說，它指的就是涉及一般辦公室工作的計算機應用。雖然字處理和辦公室自動化這兩個術語常可以交換使用，但是字處理是包含辦公室自動化的一部分內容。實際上，對于信息服務人員、用戶管理人員和文書人員來說，這兩個術語所指的范圍稱意義一直是混淆不清的。辦公室自動化包括像字處理、數據處理、數據輸入、電子郵件、傳真和聲音處理等這樣的一些方面的應用。假定這些應用準確地反映了辦公室自動化的范圍，那么人們可能會問，為什么所有這一切會引起辦公室自動化的注意呢?實際上，辦公室自動化只不過是采用了計算機系統的另一應用領域。創造這兩個術語是為了銷售支持辦公室自動比的獨立硬件，然而，字處理和辦公室自動化都不討是信息服務業務的延伸。 辦公室自動化是計算機的一種有效的、而且成本合理的應用，但是它會過量出售(被貨商)、廉價出售(被信息服務部門)、以及錯賣(被所有人)結業務領域的管理人員。 辦公室自動化的應用 l字處理 字處理是辦公室自動化的基礎。因此，后面專門論述字處理這個面。字處理指的是利用計算機來輸入正文;把正文存儲在磁存儲介質上;在準備輸出的過程中操縱正文;以及打印輸出正文。正文處理包括像把姓名和地址文件同相應的格式信件歸并在一起這樣的任務，無論怎么樣的更復雜的數據操縱都將歸人數據處理這個應用方面。 2數據處理 某些數據處理(DP)應用已與辦公室自動化結合在一起。最普通的系統包括事務調度、日程安排、人事安排、設施管理、以及旅行安排等。 3數據錄入 數據錄入業務通常更多的包含佳數據處理或信息系統的內部，但是由于它是一種傳統的辦公業務，所以數據錄入多少總與辦公室自動化聯系在一起。 4電子郵件 在電子郵件應用方面，通過計算機就能把文電發送給公司內部的人；在某些情況下，能發送給公司外面的人。 5傳真 傳真設備能夠把影像(硬拷貝資料)經由電話線路傳遞給另一個辦公室。這些傳真設備能夠獨立于宇處理或數據處理計算機而工作。 6聲音處理 聲音處理包括舉行電信會議和聲音信息轉換。舉行電信會議的聲音和影像是電話網絡支持傳遞的。除不能得到硬拷貝之外，聲音信息較按(一種能存儲并遞送的聲音郵箱系統)達到了像數據信息轉接或電子郵件一樣的目的把發送人的聲音數字化并行儲在磁盤上供以后檢索用。在指定的接收入請求時，就把這些數字化了的信息發送給指定的目的地。在這兩個方面的應用中沒有一個是要由字處理計算機或主計算機來支持的。二、字處理系統 字處理系統就是計算機系統 不管什么原因，銷貨商和字處理專家都已選用邏輯和智能這樣的詞來描述字處理的能力。計算機在字處理的所有詞匯中占很少的部分。或許，這是一種要使字處理脫離計算機和信息系統的企圖。不要摘錯了，字處理系統就是計算機系統!大多數獨立字處理系統的配置類似于小型商用計算機系統，唯一的差別是軟件不同。 字處理系統的種類 公司能夠從各種各樣的字處理系統中挑選合適的系統。這些可供選擇的字處理系統將在下列段落里描述。 1獨立字處理系統 獨立字處理系統的結構變比較小，它包括一臺計算機、視頻顯示器、軟盤磁存儲器用一臺高質量打印機(或許包含一個自動送紙裝置)計算機通常安放在視頻顯示器的裝置里。磁盤驅動器通常是獨立的裝置，似有時候與計算機及視頻顯示器在同一裝置里。雖然打印機通常是一個單獨的裝置，但有一些貨商卻出售包含了所有部件的單個袋置。2共用邏輯的宇處理系統 共用邏輯的字處理系統能夠比作埋形通信網絡。多個工作站（即多個視頻顯示器）可連接到小型計算機上，而操作員可共享磁盤存儲器空間和打印機。能夠連接到計算機上去的工作站、打印機和磁盤的數目取決于計算機的規模。這些共用邏輯的宇處理系統使用硬磁盤，而不是軟磁盤。共用邏輯字處理系統的主要缺點是，當計算機出現故障時，一切字處理工作都得停止。 3共享資源的字處理系統 共享資源的字處理系統比共用邏輯系統又進了一步。每個工作站都有自已的智能（小型計算機）和本地的磁盤驅動器（軟磁盤）。實際上，每個工作站就是一個不包含打印機在內的獨立字處理系統。在正常情況下，工作站常可共享磁盤空間、打印機和計算機。倘若任一共享設備出了故障，那么每一個工作站的操作員能以本地方式繼續工作。 4主機支持的字處理系統 用來支持公司的信息服務業務的計算機系統也能用來支持字處理功能。這叫做主機支持的字處理系統。在用戶辦公室里平常用作數據輸人和詢問遠程終端機（視頻顯示器）恰好就能容易地用作字處理。其它唯一的硬件要求是一臺高質量的字符打印機。按一般配置，每個工作站都有一臺視頻顯示器，而操作員要共享使用高質量打印機。 在有了幾乎無限的磁盤存儲空間和更強的處理機能力的情況下，主機支持的宇處理系統提供全面的、比其它字處理系統更大的能力。隨著處理機功能的增強也就增強了字處理系統的能力。在一般的辦公室內，從來不會使用這些更高一級的數據處理。主機支持的字處理系統最適用于那些場所，在那里，用戶就是正文的創作者，而不是秘書。例如，這些系統特別適合在大學和研究中心使用，在那里研究人員和學生日常要產生很多的文件資料。這些用戶需要更復雜的字處理功能，像自動腳注、目錄表和索引生成。主機支持的系統還為用戶提供綜合圖形和字處理能力的選擇。 字處理軟件 字處理軟件對于從個人計算機到大型計算機的各種計算機系統都是通用的，事實上，在整個字處理軟件方面的設計特點足要維持用戶對它的好感。就是說，只有很少或者完全沒有上機經驗的終端用戶就能毫無困難地同系統打交道。適當的提示和求助命令可使字處理軟件的使用很容易，對于新手也是如此。字處理軟件不足菜單驅動式的就是語句驅動式的。下面討論這些設計方法。 1菜單驅動式字處理軟件 菜單驅動式字處理軟件對于所有用往字處理方面的系統都是標準的，這些系統包括獨立的、共用邏輯的和共享資源的字處理系統，就其作用來說，每個這樣的系統都面向作為終端用戶的秘書，對于這一批終端用戶，菜單驅動式軟件是更受歡迎的，因為它容易學會并容易使用。終端用戶通過從菜單上選擇操作就可輸入并操縱正文。對正文的操縱一直是在視頻顯示器上進行的，直到完成所要求的輸出格式為止。具有代表性的是，原菜單列出了全部的基本功能，終端用戶選擇想要的功能，則更詳細的菜單就會出現，然后，從詳細的菜單中選擇想要的操作。 某些視頻顯示器鍵盤具有專門的功能鍵，這些功能鍵可幫助終端用戶與系統打交道。 2語句驅動式字處理軟件 語句驅動式字處理軟件是設計成在終端用戶輸入正文的同時可插人格式命令。這種軟件是像程序一般的，而且主要在主計算機支持的字處理系統上，由更富有經驗的終端用戶使用。學習這種軟件，尤其對于那些沒有程序設計經驗的人來說是較困難的。但是，這種軟件具有更大范圍的能力。 一旦輸入了正文和命令，終端用戶便能請求按照插入的命令對正文進行格式編排。只在那時，格式化了的輸出才出現在視頻顯示器上。如果終端用戶想要改變正文或著改變格式，那末系統必須返回到編輯方式。這個過程可多次反復直到達到所想要的輸出為止，此過程類似于調試程序。 3典型的字處理軟件功能 （1）編輯。終端用戶能夠使用編輯功能來添加、刪除、改變和移動字、詞組、段落以及整節正文。例如，能夠刪除一個句子;把字母加到拼寫錯的字中;交換兩個段落的位置；添加額外的形容詞等等。 （2）格式。終端用戶可以用格式選擇功能去建立文件的格式，正文的邊界可加以調整，終端用戶選擇像單空格或雙空格這樣的格式選擇功能。甚至正文能夠有對齊。終端用戶可以用某個專用命令去建立注解的格式，此格式不同于正文主體部分的格式。另一命令可以使條款目錄實現自動編號。雙列式打印是許多字處理系統上的選擇功能。（3）拼寫，有了自動的拼寫核對功能就能消除排印錯誤。字處理軟件通常常有30萬到100萬個字的字典文件。這些字可與正文內的字進行對照:任何拼錯的字都會被指出來，引起終端用戶的注意。 (4)全面檢索和替換。終端用戶可利用這個功能來為某個字或詞組而檢索全文，而且可用其它的字或詞組來替換檢索到的字或詞組。例如，為了節省敲打鍵盤的時間，終端用戶可在一個報告的全文中，凡是應打入信息服務的地方打入“ISX”（一個唯一的字符串），并且在產生硬拷貝之前，在整篇全文中把iSX更換成信息服務。這功能還能用來直接到達到正文的某一特殊的部分，而不需明顯地掃描正文。 （5）標記頁數。字處理軟件可自動地給文件的頁編號。如果正文增加或刪除了一部分，則頁號應作相應的修改、編排和合并。簡單的文件能夠自動地與正文合并。例如，一個包含預定接收同樣信件的人員的姓名和地址文件可以與正文合并，使不要再用鍵盤打入姓名和地址或者重新打印信件。在輸入的正文除幾項外都是標準的情況下（例如，標準的無爭論的意向意見），這功能是有用的。 （6）強調。終端用戶能夠請求在輸出時把某些字或詞組加重打印作為強調。那些加重打印的部分表現為更深、更醒目的字母。這功能可用作打印標題和小標題，以及強調關鍵的字。 (7)附注。把附注輸進正文里并自動地出現在適當的頁上。 （8）索引。要終端用戶注意的關鍵字都將按字母順序表的次序包括進去，并通過頁號可對出現關鍵字的所有地方進行相互參照。 （9）目錄。當編纂報告、論文或書籍時，這個功能是有用的。目錄可按主要的標題自動地進行編纂。 (10)計算。某些字處理系統為終端用戶提供了執行某些基本的數學計算的能力。 （11）排序。數據處理的表格(或文件)可以進行排序。例如，可對姓名和地址文件進行排序，然后按郵區編碼進行處理。三、辦公室自動化的宇處理的管理 辦公室自動化的管理 正如任何其它的采用計算機的系統一樣，應由最終將使用該系統的人或部門來管理辦公室自動化。在同一公司里，適合于其它采用計算機的系統的政策也應該適合于字處理系統。在正常情況下，要求實現一個字處理系統的用戶管理人員將通過適當的渠道提交服務請求。這樣就能在全公司保證系統的一致性。 某些公司提倡建立專門的辦公室自動化小組去管理字處理。或許對于字處理來說，這甚至是阻礙生產力的方法，所以最好是短期的。當字處理(以及辦公室自動化，普遍存在時，每個工作站都將并入公司的計算機網絡。作為綜合網絡的一部分，字處理系統能夠充分利用公司數據庫和主機的能力，而且甚至能起電子信箱區的作用，任何支持獨立的自治字處理系統的組織機構都直接與信息資源管理己（IRM）的概念相抵觸。 字處理系統的實現 在公司范圍內，成功地實現字處理和辦公室自動化應用的關鍵是把初始的計劃集中在一個辦公室并使其成功。由于沒有其它的計算機應用，所以變革的阻力是較大的。大批地實現字處理不僅可能導致失敗，而且可能造成混亂。一般地說，全面實現字處理系統的最好方法是經過一個成功的試驗性項目和以后的示范證明。試驗的部門應該按照明顯程度(有許多部門受其影響，或知道它的輸出內容)、成功的可能性和可能承認的經濟效益來加以選擇。 與大多數信息系統比較起來，字處理的技術實現起來并不困難。實現的主要障礙是幾十年的習慣努力，這幾十年已經形成了秘書本身也就是打字員的這樣一種習慣，這種阻力一定會繼續存在下去，直到終端用戶學會如何操作字處理系統為止。一且掌握了這個系統，就只有極少數的秘書還想用他們的工作站去換打字機。 有了成功的試驗項目作示范，才能把初期的阻力減到最小，并且能促進其他的管理人員了解字處理的效益。 未來的辦公室 關于未來的辦公室，人們已經敘述討許多許多。它被描述得好像必須等待管理人員去實現奇跡一樣。事實上，關于這些所謂未來的辦公室的技術現和就可以采用。辦公室自動化的整個領域正處在實現的初期階段。有興趣的信息服務人員和用戶管理人員都能夠在現有的技術范圍內完成這些應用系統。附件5：綜合信息服務制度信息服務策略和規程 按照定義，信息服務部門屬于服務機構，這種服務機構必須有與公司各部門以及其他信息服務部門之間建立書面正式聯系。信息服務策略和規程的重要性突出地反映存系統綜合和協調信息系統規劃的需求方面，以及不包含在信息服務本身業務內的其他潛在的方面。信息服務專業人員和用戶管理人員以及信息系統政策委員會負責建立信息服務策略和規程。 所有與信息服務有關的策略和規程在本章中討論，這些策略和規程涉及或影響各業務領域。一個典型的信息服務部門有許多書面的策略和規程，這些策略和規程對用戶團體來說是透明的，因此不需要作詳細的解釋。一信息服務策略的合理性 每個公司實際上都面臨兩種情況:正常情況和異常情況。一般說來，大多數用戶與信息服務的聯系只涉及到正常情況。令人滿意的信息服務策略可直接適用于正常情況而間接通用于異常情況。通過建立適用于大多數正常情況的準則，信息服務部門將設立一個機構，借此機構，信息服務專業人員和用戶管理人員能夠更好地應付異常情況。 多數情況下，信息服務決策取決于個人的準則而不是公司的準則。要求四名業務領域的經理人員為公司利益而評定所提出的信息服務項目時，就可能使用不能被其他三個人接受的個人準則。為了公司的利益，制定準則和策略應該建立決策過程公司管理人員，尤其是處于危急環境中的管理人員，必須能夠在收集足夠的信息之后迅速決策。合適的信息服務策略的制定能最大限度地減少管理人員作出錯誤決策的可能性。 不準確的信息服務策略為用戶和信息服務管理人員按他們理解的信息服務策略作出他們自己的解釋敞開了大門。如果沒有信息服務策略，那么在信息服務專業人員和用戶人員之間、用戶之間、信息服務內部必然會產生矛盾。二、有關策略的幾個方面 信息服務的特許權 作為一種服務機構的信息服務部門，它通常執行來自上級管