中小學校檔案管理工作規范一、檔案工作的基本原則（一）學校檔案是指在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。（二）學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志，也是評估學校全面建設的重要內容之一。（三）學校必須按照山東省中小學檔案管理暫行辦法管理好本校檔案。本校檔案必須實行集中統一管理，確保完整、準確、安全、便于開發利用。（四）學校應制定立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學校工作計劃和規劃、納入管理制度、納入各部門的職責范圍和有關人員崗位責任制；在布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時考慮做好檔案工作。（五）學校應設立綜合檔案室，明確一位校領導分管檔案工作，校內各部門要有一位負責人分管本部門的檔案工作，并配備適當的專（兼）職檔案人員。學校領導要關心檔案人員的思想、工作、生活，不斷提高檔案人員的政治、業務素質。檔案人員應相對穩定。（六）學校要把檔案工作列入學校發展計劃，在人員、經費、庫房、設備等方面給予保證。（七）學校檔案工作要逐步從經驗管理向科學管理轉變，采用電子計算機等先進技術管理檔案，大力開發檔案信息資源，滿足教學和各項工作需要。二、檔案室的主要任務（一）貫徹執行黨和國家檔案工作的方針、政策和法規，規劃全校檔案工作。（二）制定本校檔案工作規章制度，監督、指導檢查執行情況。（三）負責收集、征集、整理、分類、鑒定、保管和統計全校各類檔案及有關資料。（四）開展檔案的利用工作。（五）參加信息工作的整體化建設，負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發檔案信息資源。（六）參加檔案工作協作、學術研究和交流活動。（七）接受同級檔案部門及上級業務主管部門的監督指導，培訓全校各有關部門兼職檔案工作人員。（八）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動。（九）完成學校領導交辦的其他任務。三、檔案工作的制度建設（一）綜合性的規章制度，包括各種綜合性的實施辦法、細則和規定。（二）立卷、單份文件歸檔制度，包括各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。（三）檔案保管制度，包括檔案的安全保護和庫房、設備的管理措施。（四）檔案的保密、保衛制度，包括檔案的保密、保衛措施和對檔案人員的相應要求。（五）檔案統計制度，包括統計時間、類別、數量、內容、檢索和利用工作。（六）利用制度，包括利用手續、方式、要求、批準權限和管理辦法等。（七）檔案的鑒定制度，包括鑒定原則、范圍、組織、辦法、程序、手續等。（八）崗位責任制，包括目標、職責、權限、任務、考核、獎懲措施等。四、檔案人員的素質要求（一）能認真執行黨和國家方針政策、公正廉潔，嚴守黨和國家機密。（二）能認真學習檔案專業知識、管理科學知識和其它相關學科知識，工作責任心強，敬業愛崗。（三）具有一定專業知識并經上崗培訓。五、檔案的收集（一）收集范圍1、學校在教學、科研、管理各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的材料。（1）學校檔案的歸檔范圍共分七大類：黨政、教學、科研、基本建設、儀器設備、會計、特殊載體（含聲像）等。幼兒園還要增加衛生保健類。（2）國內外與學校有關的各種具有保存價值和其它資料。（3）校內教職員工在其非職務范圍的公務活動中形成的文件材料，可交由學校檔案室作資料保存。2、建國前本學校的各類檔案。3、并入本校的單位的檔案資料。4、上級決定由本校保管的撤銷單位的檔案。（二）立卷歸檔分工。1、部門整理立卷歸檔是檔案工作的基本制度和基礎，校內各部門必須分工明確，協同配合。2、學校領導及各職能部門分管檔案工作的負責人，都應把涉及相應范圍的檔案工作列入自己的職責范圍，督促有關部門、有關人員認真做好工作。3、全校性、綜合性的由校長辦公室負責整理歸檔，其余按部門職能分工負責立卷歸檔。4、整理立卷歸檔涉及多個部門的文件，應由主要職能部門歸口，其他部門形成的亦應相對集中。（三）歸檔文件和案卷的質量要求。1、歸檔文件及案卷質量總的要求是：遵循文件材料的形成規律，保持彼此之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管利用。文件材料必須準確反映學校教學、科研和管理活動的真實內容，手續完備，制作和書寫材料應利于長期保存。（1）黨政類檔案，按“卷”整理的，依問題、時間或重要程度組卷。按“件”整理歸檔的，可采用年度類別（二級類目）保管期限的方法分類，文件數量少的單位可采用年度保管期限的方法分類。（2）教學、科研、基建、設備等專題性、成套性的檔案，按階段、項目、型號等分別組卷（具體參閱各工作規范）。（3）特殊載體類，按類別（指實物、照片、錄音、錄像）、內容、項目組合。2、確定文件材料的保存價值，要根據學校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，準確進行判斷：（1）凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、社會、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管；（2）凡反映學校一般工作活動，長期對學校和社會有查考利用價值的，列入長期保管；（3）凡在較短時期內對學校工作有查考價值的，列為短期保管。3、對上級發來的文電，除少數直接針對本校，并要執行的重要文件，應永久保管外，其余列為短期保管或作資料保管。4、卷內文件排列，卷內文件要求文字材料在前，圖樣在后（圖樣按目錄或圖號排列）、正文在前，文稿在后。5、編目：卷內文件材料按排列次序打印卷內文件目錄，并按頁依次在文件右上角（背面有文、圖的在左上角）編頁號。單份整理的文件材料按件號順序編制打印歸檔文件目錄。對文件材料原有題名不能隨意更改和簡化，若原有題名無實質內容或無題名的，要重新擬定并在前后加 。沒有責任者、日期的文件，要考證清楚，及時補上。會議記錄應概括出主要內容。聲像材料應按規定內容標出與紙質載體、不同聲像載體之間的參見號。6、填寫備考表應將卷內文件材料立卷情況說明，立卷人、檢查人姓名、時間填上。檢查人應是立卷單位負責人。7、案卷題名：案卷題名應簡明確切，體式一致。題名須包括責任者、內容、名稱（文種）等。字數不超過50個字。8、案卷裝訂：案卷裝訂前要去掉卷內文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡模糊的應復制與原件放在一起。裝訂使用軟封面，并用毛筆、鋼筆或計算機打印封面的題名和應填寫的項目。（四）歸檔時間和手續。1、黨政部門和按年度歸檔的部門應在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交綜合檔案室。2、教學部門和按教學年度歸檔的部門應在每學年結束后三個月內，將文件材料整理立卷，并移交綜合檔案室。3、科研檔案應在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔。教師在公開刊物上發表的論文、出版的專著應在出版后及時歸檔。4、基建文件材料歸檔工作應與工程建設同步進行，在項目完成通過鑒定驗收時應通知檔案部門參加，工程驗收后三個月內將基建全過程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。5、設備儀器檔案，在設備儀器開箱時，有關部門應通知檔案室參加驗收，安裝調試后一個月內主辦部門應將全部相關材料整理好移交綜合檔案室。6、會計檔案按年度由財務部門按要求和規定整理歸檔，在財務部門保管三年期滿后的次年6月底前移交綜合檔案室。7、特殊載體檔案在每項工作完成后，由主辦部門將聲像材料和文字簡介或實物，在2個月內移交綜合檔案室歸檔。8、隨時接收上級規定應接收的檔案。9、接收檔案必須履行手續，填寫移交清冊，一式二份，交接雙方要簽名蓋章。六、檔案的整理（一）劃分全宗1、檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。2、建國后學校形成的包括各門類和載體的檔案作一個全宗，全宗名稱隨學校名稱變動而改變。（二）檔案的分類、編號。1、檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號。2、分類是以全宗為單位，按檔案產生的領域范疇，結合記述的內容性質，對庫存檔案整理、編號、排架。（三）檔案檢索工具的編制。1、案卷目錄應根據不同門類檔案的具體情況分年度編制，做到不出現重復的檔號。2、從實際出發逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引。七、檔案的計算機管理（一）檔案管理應納入學校自動化信息管理網絡，可使用廣東省檔案局推薦的與本規范配套的計算機檔案管理系統，提高開發利用檔案信息資源的能力。（二）計算機檔案管理系統應用軟件的配置環境、機種選型要和本單位自動化信息管理網絡一致。最好盡可能選用容量較大，檔次較高的計算機，以保證檔案科學管理的需要和學校教育管理信息系統聯網要求。八、檔案的保管（一）庫房要求。1、新設置的庫房應基本符合國家檔案部門的有關規定。原有不合格庫房，應按規范逐步改造。新建校辦公樓或數字樓應考慮檔案庫房的設置。2、庫房應有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設施。3、庫房標準溫度為1424C，標準相對濕度為4560%。（二）庫房應根據工作需要逐步配置計算機、復印機、抽濕機、空調機、吸塵器等必須的設備。（三）檔案入庫時應檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔號順序排列。（四）庫房排架應從左至右，從上至下依分類大綱次序和檔號順序排架，庫房排架應編順序號，各柜、各庫均應有檔案資料存放指引卡和示意圖。（五）綜合檔案室應對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。發現問題，及時解決，對破損、褪變檔案要及時修補復制。九、檔案的鑒定和統計（一）檔案的鑒定。1、綜合檔案室應根據本規范并結合國家有關保管期限原則規定，對已到期的檔案進行鑒定。2、在分管校長領導下，由檔案室和相關部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個年度或一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經分管校長批準后，方可存毀。3、銷毀檔案必須有兩人監銷，并在銷毀清冊上簽字。（二）檔案的統計。1、建立健全統計臺帳并指定專人負責，掌握檔案的接收、整理、利用、移出、銷毀和庫存內各種情況數據，按檔案行政管理部門和上級主管部門的要求及時報送各種報表。2、按上級主管部門和學校要求進行定期的綜合或專項統計分析。3、對統計數字進行綜合分析，找出存在的問題，提出改進措施、建議，并報學校領導審閱。十、檔案的開發利用（一）檔案人員要熟悉庫藏，主動為校領導和各部門提供利用服務。1、要充分發揮各校優勢，加強內外信息的綜合開發利用，發揮檔案的信息功能，定期跟蹤服務，提高其社會效益和經濟效益。2、綜合檔案室內應有閱覽室和復印設備，為利用者提供方便。（二）珍貴檔案應以復制件代替原件提供利用。（三）建立健全利用手續。1、凡利用庫藏檔案，均應按規定辦理利用手續，填寫檔案借閱登記表，經批準才能給予利用。2、利用結束后，利用者應如實填寫檔案利用效果登記表，留檔案室存查。3、學校檔案一般不外借，特殊情況，經校領導批準后方能借出。對借出的檔案室要定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告，并根據不同情況，報學校按規定嚴肅處理。十一、檔案的編研和學術研究（一）學