網上報銷管理系統解決方案 2 77 目錄 第第 1 1 章章 項目背景項目背景 3 3 1 1 公司財務信息化狀況 3 1 2 公司報銷業務狀況 4 第第 2 2 章章 需求分析需求分析 6 6 2 1 總體需求 6 2 2 具體需求 7 2 2 1 功能需求 7 2 2 2 性能需求 10 2 2 3 集成需求 11 2 2 4 運行界面需求 11 2 2 5 安全性需求 12 第第 3 3 章章 功能設計功能設計 1313 3 1 總部借款報銷業務分析 13 3 1 1 總部借款業務分類 14 3 1 2 總部報銷業務分類 14 3 1 3 總部借款 報銷和還款業務流程分類匯總 14 3 2 預算管理功能設計 15 3 77 3 2 1 預算編制 16 3 2 2 預算調整 19 3 2 3 預算執行控制 20 3 2 4 預算統計與查詢 20 3 3 借款管理功能設計 21 3 3 1 電子借款申請單的格式和說明 21 3 3 2 電子借款流程 23 3 3 3 總部借款流程的特殊要求 25 3 4 報銷管理功能設計 28 3 4 1 電子報銷單的格式和說明 28 3 4 2 電子報銷流程 33 3 4 3 報銷沖抵借款業務流程 40 3 4 4 總部報銷流程中的特殊處理 41 3 5 還款管理功能設計 42 3 6 綜合查詢 43 3 6 1 預算執行情況的查詢 43 3 6 2 預算項目執行情況查詢 44 3 6 3 個人業務查詢 44 3 6 4 個人借還款查詢 個人信用 44 4 6 5 部門借款報銷情況查詢 44 3 6 6 組合查詢 44 4 77 第第 1 1 章章項目背景項目背景 隨著信息化在企業管理中的不斷深入 財務管理也發生了 重大革新 一個網絡財務時代已經到來 網絡化財務管理把財 務管理從財務部門內部擴展到全企業乃至整個供應鏈 在預算 成本等諸多方面掀起了一次企業全員的財務革命 1 11 1 公司財務信息化狀況公司財務信息化狀況 總部在完成財務核算平臺建設的基礎上 財務信息化工作 正在向財務管理縱深方向發展 借款報銷業務作為總部財務管 理的前端 直接與業務信息接觸 提高借款報銷業務的信息化 水平具有覆蓋面廣 流程明確 易于推廣等特點 此外總部已 經實現了認證以及網上公文處理系統已經上線 因此具備了實 施網上報銷系統的技術基礎和應用基礎 網上報銷系統作為信息收集平臺 實現了報銷流程的標準 化 規范了填單要求 審批流程 并且與賬務核算系統 預算 管理系統和網上銀行系統緊密集成 實現了報銷信息的及時反 映和所有費用支出數據的收集和規范 完成了數據的共享和集 成 通過網上報銷系統 能夠使經費預算從業務發起時就得到 控制 加強了預算的控制手段 使預算管理工作落到實處 并 能夠利用實時統計和數據分析能夠為各級決策人員提供詳細的 5 77 費用支出明細和預算執行情況 網上報銷系統是公司信息化建設的一個重要組成部分 有 助于公司總部利用信息化手段提高借款 報銷業務的處理能力 以適應工作模式的轉變 從而為公司優化管理提供有力的支持 總部已經實行了無幣化報銷 但實際工作中仍存在一定的 問題 比如手工錄入的業務單據信息不規范 查詢困難 手工 審批的業務流程不透明 效率低 預算和支持控制的難度大 業務決策的支持數據少等 總部網絡化的財務管理其前端是由業務帶來的資金流信息 其中一大部分是費用的報銷 這部分業務發生的資金的金額和 數量都比較大 而且傳統的以紙化報銷單為介質的費用報銷模 式暴露出的成本高 效率低 意見多 矛盾大的問題日趨嚴重 此外 在財務精細化管理的要求 隨著預算編制的不斷深入和 細化 如何加強費用預算支出的控制手段 使預算管理工作能 夠落到實處 成為急待解決的問題 要想深入開展預算管理 降低報銷成本 提高工作效率 必須借助財務信息化的手段實 現網上報銷 1 21 2 公司報銷業務狀況公司報銷業務狀況 目前總部的費用報銷采用手工填寫報銷單的方式 這種傳 6 77 統的手工報銷方式存在以下主要問題 1 1 預算控制手段比較落后 預算控制手段比較落后 1 總部目前采用經費本的方式進行預算控制 僅限于對 經費總量控制 財務人員在報銷時采用手工統計的方式進行 預算控制 效率低 準確性差 實效性差 2 對預算執行情況的分析需要耗費大量工作 時間滯后 很長 不能及時給各級領導 各部門反饋經費收支情況和預算 使用情況 2 2 報銷速度較慢 影響工作效率 報銷速度較慢 影響工作效率 1 報銷人需要耗費大量時間等待領導審批單據 2 領導每天需要耗費大量的時間和精力等待處理提交者 的單據簽批 無法專心于更重要的管理和決策工作 3 財務人員要進行登記經費本 記賬 手工填寫網上支 付文件 每次都需要進行核對校驗 耗費時間 嚴重影響工作 效率 也影響了報銷款的支付速度 3 3 數據重復處理 財務工作量大 數據重復處理 財務工作量大 在手工報銷流程中 財務人員要進行登記經費本 記賬 手工填寫網上支付文件 由于缺乏有效的信息手段需要對相同 的對象進行三次重復性處理 每次都需要進行復核 校驗 增 加了財務人員的工作量 嚴重影響工作效率 出錯的風險較高 使財務人員無法將時間分配到更有價值的管理工作中去 4 4 填單不規范 財務審核程序多 填單不規范 財務審核程序多 7 77 1 由于借款報銷涉及政策較多 分散在不同文件 員工 往往不能全面熟悉有關政策 在填制單據時信息容易不全或出 錯 直接影響到了會計信息的質量 為企業內部控制留下了巨 大隱患 增加了財務風險 2 在手工報銷模式下 員工將大量單據送至財務部 財 務部門既要審核原始單據 既要對業務填制內容 審批權限 經費預算等進行全面核查 又要審核業務審批流程 最后才能 編制記賬憑證 輸人會計信息系統 不僅工作量巨大 而且出 錯率也比較高 5 5 信息不能及時完整反饋 難以滿足管理需求 信息不能及時完整反饋 難以滿足管理需求 由于整個報銷過程是手工方式進行 無論是領導還是報銷 人無法及時準確了解本部門及個人的報銷情況以及預算費用支 出的具體細節 難以滿足員工查詢及管理的需要 因此 應通過建立網上報銷系統 規范管理 加快報銷速度 減少財務人員等相關人員工作量 增加報銷過程透明度 加強 預算監控 提高總部財務管理水平 同過網上報銷系統可以優 化整個報銷流程 打通企業財務信息傳遞過程中的斷檔 8 77 第第 2 2 章章需求分析需求分析 2 12 1 總體需求總體需求 財務信息化建設將與整個公司整體信息化建設的步伐相結合 逐步實現財務 業務流程一體化 在總部財務管理信息化深入推進的過程中 將逐步實現預 算管理 網上報銷 財務核算的閉環管理 網上報銷系統能夠 直接從全面預算系統取數 對經費預算部分進行控制 報銷數 據自動導入核算系統 對預算執行情況進行匯總和分析 實現 整個預算工作的閉環管理 此外 有效利用現有的高新技術和網絡資源 建立快速有 效 安全可靠的網上報銷系統 支持費用支出的預算控制功能 實現個人 部門 項目的費用控制 依靠網絡優勢和合理的管 理流程 實現財務管理的規范有序 監督有力 同時借助于強 大的數據庫資源為領導提供各類決策依據 9 77 1 1 加強預算控制 加強預算控制 1 使經費預算從業務發生時就得到控制 可以實時統計 分析數據 各部門能夠及時了解預算執行情況 增進財務部門 與業務部門之間的財務信息交流 2 利用預算與費用實施的對比控制 建立全程預警的預 算管理模式 徹底改變重預算編制 輕預算執行的情況 3 通過完整的預算執行信息 提高預算編制水平 2 2 提高工作效率 提高工作效率 1 通過系統流程再造和完整的報銷表格設計 協助和規 范員工填寫報銷單據 提高報銷信息采集的速度與質量 2 領導可以在任何時間進行單據的網上簽批和數字簽名 節 約領導和員工的有效工作時間 提高工作效率 3 通過網上報銷系統實現原始票據信息自動生成憑證 減少會計人員的重復勞動 能把更多的精力放到增值的工作上 3 3 完善內部控制 完善內部控制 1 網上報銷系統不僅僅是財務流程的電子化 它可以滲 透到總部日常管理的方方面面 以網上報銷系統為契機 可以 對總部日常管理制度及流程進行梳理 規范總部管理 把規章 制度通過流程的方式固化在網上報銷系統中 2 通過其內部的預設流程 使得單據按照正規的流程逐 級審批 審核會計也不再需要將精力過多的投入在流程檢查上 10 77 提高審批速度 4 4 提供滿足用戶需求的決策支持信息 提供滿足用戶需求的決策支持信息 1 網上報銷系統將信息觸發過程前移到業務人員和相關 的業務系統 使會計信息系統能夠收集到關于業務活動的所有 信息特征 而不僅僅是價值或金額方面的信息 提高了信息的 透明度 2 能夠提供個人 領導及財務人員所需要的相關借款報 銷信息 為領導決策提供了信息支持 同時也提高了財務的服 務水平 2 22 2 具體需求具體需求 公司總部對網上報銷管理系統的需求包括功能需求 性能需 求 系統集成需求 運行界面要求和安全性要求 其中功能需 求可分為主功能需求 輔助功能需求 擴展功能需求三類 如 圖 2 1 所示 主主功功能能 個個人人業業務務處處理理 領領導導業業務務處處理理 財財務務業業務務處處理理 輔輔助助功功能能 個個人人信信息息管管理理 單單據據打打印印 組組合合查查詢詢 財財務務信信息息發發布布 系系統統管管理理功功能能 系系統統初初始始化化 流流程程管管理理 權權限限管管理理 網網上上報報銷銷系系統統功功能能模模塊塊需需求求 浪浪潮潮財財務務 管管理理系系統統 浪浪潮潮全全面面 預預算算管管理理系系統統 銀銀行行系系統統 圖 2 1 網上報銷系統需求示意圖 11 77 2 2 12 2 1 功能需求功能需求 主功能需求包括個人業務處理 領導審批處理 財務業務 處理 1 1 個人業務處理 個人業務處理 提供在線填單功能 即個人根據業務需要選擇相應的業務 單據類型進行填寫 業務單據包括借款單 經費報銷單 差旅 費報銷單 還款單 個人填單如采取匯款方式 必須填寫收款 人名稱 開戶行及銀行賬號等信息 在提交單據未經審批之前 個人可以撤消 提交單據后 系統自動生成唯一的單據號碼 提供個人業務查詢功能 支持 查詢個人所有申請的單據 支持多維 組合 各種條件查詢 查詢個人審批過的所有單據 支持組合查詢 查詢個人單據的審批狀態 支持個人入卡信息 查詢 單擊查詢出的記錄可查看具體單據的情況 個人借還款 查詢 個人信用 查詢個人借還款情況 查詢個人未還款情況 提供個人薪酬福利情況查詢 通過調用工資系統的個人薪 資費用部分的數據 可以使用戶在線查詢出自己的 工資條 和福利費用信息 2 領導審批處理 提供領導審批功能 即領導登錄系統默認界面為待審批業 務清單界面 可點擊查詢每條單據具體情況 顯示審批單據所 列支預算項目的可用金額 設置按鈕查看 為方便領導審批 12 77 可查詢提交單據員工的歷史單據情況和歷史借款情況 領導可 根據情況審批是否同意單據 如同意 根據流程設定 單據將 轉至上一級領導或轉至會簽部門審批 或到財務審批 如不同 意 可附說明單據將返回提交人 領導可以對多條單據進行批 處理審批 提供預算項目執行情況查詢 即根據權限定義 各級領導 可查詢權限范圍內的預算項目執行情況 選擇特定預算項目后 可查詢出該項目的所有明細支出情況 并可查詢具體單據 提供部門借款 報銷情況查詢 即部門領導可查詢本部門 所有員工的借款 報銷情況 3 財務業務處理 提供會計審核功能 審核登錄界面為默認待審核單據列表 會計通過核對原始憑證 簽署審核意見 會計的審核金額可以 與提交金額不同 審核金額如超過提交金額的 10 不允許通 過 為方便審批 可查詢提交單據員工的歷史單據情況和歷史 借款情況 審核同意后 由會計打印單據 并粘貼原始票據 傳遞至出納 如不同意 簽署意見后返回填單人 不允許審核 對單據進行批處理 審核完畢后 可查詢審核人員審核的所有 業務單據 提供出納支付功能 出納對于單據信息沒有任何修改的權 限 但他有權查看經過會計核準后的費用詳情 并根據最終的 核準金額和付款方式 進行支付處理 處理后簽署意見 如果 13 77 是以入卡方式支付 出納可以定期導出銀行支付文件 如果是 支票支付 出納必須在系統中錄入支票號碼 如果是限額支票 支付 出納必須及時通過銀行對賬單取得支票實際支付金額 錄入本系統的實際支付金額 借款人如果借限額支票 必須在 出納錄入實際支付金額后才能報銷 提供生成記賬憑證功能 出納付款后 會計人員定期可以 通過本系統直接生成記賬憑證 生成的記賬憑證應滿足賬務系 統的要求 本系統處理的常規單據應能無縫生成憑證 生成憑 證后不再需要修改 生成憑證中應包括科目 摘要 金額 個 人往來 科研項目等基本信息 會計人員可以單張或批量生成 憑證 輔助功能需求包括個人信息管理 單據打印 組合查詢 財 務信息發布 1 個人信息管理 員工可以自助的維護個人常用信息 當員工發生調動或賬 戶變更等情況時 只需要在此進行維護即可 2 單據打印 提供統計和打印的功能 可靈活設置統計項和單據的打印格 式 并打印 3 組合查詢 查詢功能設置為多條件查詢 可以輸入一個條件 也可以輸 入多個條件組合查詢 14 77 查詢時根據查詢條件進行分權限的查詢 查詢條件為 預算 項目 部門 處室 時間 人員 金額 借款 報銷 報銷費 用類型 借款內容 報銷內容 單據狀態等 以上各種狀態可以進行復合查詢 查詢時需要根據人員的 不同權限設定具體的查詢范圍 4 財務信息發布 提供財務信息發布的窗口 可以查詢最新發布的財務制度 和規定 也可以查看一些財務的小知識 如如何鑒別發票的真 偽等 擴展功能包括系統初始化及維護 流程管理和權限管理 1 1 系統初始化及維護 系統初始化及維護 系統初始化及維護中的基礎數據字典的初試化及維護提供 預算項目 費用類型 會計科目 個人職務消費數據 差旅費 個人補助數據 出差地點類型 出差地點維護 業務類型 支 付方式 銀行賬號 帳套 組織機構 角色與權限維護等 系統初始化及維護中的數據對應關系的初始化及維護提供預 算項目與部門之間的關系 預算項目與帳套 單位 之間的關系 費用類型 開支內容 與會計科目之間的關系維護 及出差地 點與出差地點類型之間關系的初始化和維護 2 2 流程管理 流程管理 提供用戶根據業務的實際情況以及業務流程的變動情況自 定義審批流程的功能 15 77 3 3 權限管理 權限管理 需要提供授權管理等 并按照權限進行審批或查詢等 2 2 22 2 2 性能需求性能需求 為保證網上報銷業務的順利進行 對網上報銷系統的運行速 度 穩定性 操作友好性和系統安全性等方面提出如下需求 方便 客戶端應完全基于瀏覽器 不需要額外的配置 簡化系統的安裝和維護 快捷 實現與賬務系統無縫連接 直接生成記賬憑證 與網絡銀行實現數據規范對接 可以直接產生付款信息 在網上支付報銷費用 友好 提供友好的用戶界面 為各種不同職責人員提 供不同的界面 提供常用 易用的操作風格 便于系統 使用 維護和管理 擴展性 實現與內網門戶和辦公系統的系統集成 能 夠實現系統的平滑升級和擴充 可靠性 保證系統是一個有機整體 傳輸中不致出現 數據丟失 當某節點發生故障時 不會導致整個系統的 癱瘓 并發訪問響應速度 要求系統多人并發訪問的平均反 饋速度和公司系統的速度基本一致 安全 采用完善 可靠的安全機制 在軟件級 系統 16 77 級 應用級 企業級均有安全機制 領導審批使用先進 的數字認證 2 2 32 2 3 集成需求集成需求 網上報銷管理系統是公司總部財務管理信息化體系中的有機 組成部分 通過網上報銷管理系統與預算管理系統 賬務管理 系統 網銀系統的數據共享和流程協同 才能有效支持從預算 執行 借款 報銷 沖賬到預算考核 分析的報銷業務全什么 周期的管理 因此 對系統集成提出如下需求 1 實現與預算系統的集成 2 實現與賬務系統的集成 實現與賬務系統的集成 可以 將網上報銷系統中的借款數據 報銷數據批量傳遞到賬務系統 并將借款 報銷業務的財務處理信息傳遞回報銷系統 3 實現與網銀系統的集成 通過網上報銷系統 企業的資 金支付業務能力會有極其顯著的提高 出納能夠通過網上報銷 系統獲取準確的付款信息 并通過對這些信息的批量處理可以 輕松的生成網絡銀行所需要的接口文件 并傳遞到網絡銀行系 統中完成資金支付 4 實現與管理數據中心的集成 按照公司信息共享的標準 規范要求 在總集成商和管理數據中心開發商的配合下 從本 系統的業務數據庫中整理提取有關報銷類共享數據 經過必要 的格式轉換后 自動提交到管理數據中心中的報銷數據庫中 17 77 5 同時要預留與人力資源管理 導入組織 角色等 固 定資產管理等系統的接口 2 2 42 2 4 運行界面需求運行界面需求 1 客戶端同時支持瀏覽器界面和圖形用戶界面 2 支持個性化用戶界面和打印輸出 允許用戶自定義界面 菜單 顯示風格 工具條 界面顯示項和位置 允 許用戶自定義賬表輸出的欄位和大小 3 界面采用簡單明了的表達方式 如樹型結構 彈出式窗 口 具有缺省值 操作提示 自動檢查 自動糾錯功能 具有在線幫助 在線學習工具 4 軟件功能符合財務人員操作習慣 5 能靈活地定義參數和處理規則 可方便地采用符合自己 業務特點的方案 2 2 52 2 5 安全性需求安全性需求 系統的安全性除了在系統中建立權限控制 信息加密等安 全措施外 還應通過以下幾個層面來進一步加強 1 網絡層面 通過計算網絡本身的安全措施 防火墻等 來實現計算機網絡層面的安全 2 系統層面 系統通過定義系統角色 實現對系統功能層 面上的訪問控制 且系統的系統管理員和安全管理員權 18 77 限互斥 各個系統用戶的使用域管理 通過唯一標識身 份的與系統中的角色唯一綁定 避免安全管理員透過數 據庫管理系統來創建大權限現象的發生 3 數據層面 系統提供對所控制的數據進行訪問控制的能 力 保證適當人在適當的時刻看到適當的數據 4 存儲層面 系統提供數據加密功能 可對系統管理的各 類文檔進行加密處理 第第 3 3 章章功能設計功能設計 在對總部借款報銷業務分析以及借款報銷業務與預算管理業 務關聯關系分析的基礎上設計網上報銷系統的功能 滿足公司 總部對借款報銷信息化支持借款報銷業務的功能和操作友好性 方面的要求 得到的網上報銷系統的功能樹如圖 3 1 所示 網上報銷管理系統 預算管理 預 算 編 制 預 算 調 整 預 算 執 行 控 制 預 算 統 計 與 查 詢 借款管理 借 款 單 審 批 管 理 借 款 單 管 理 借 款 單 查 詢 借 款 單 打 印 管 理 報銷管理 報 銷 單 管 理 報 銷 單 審 批 管 理 報 銷 單 沖 賬 管 理 報 銷 單 查 詢 報 銷 單 打 印 管 理 還款管 理 還 款 單 管 理 還 款 單 查 詢 還 款 單 打 印 管 理 綜合查詢 預 算 執 行 情 況 查 詢 預 算 項 目 執 行 情 況 查 詢 個 人 業 務 查 詢 個 人 借 還 款 查 詢 部 門 借 款 報 銷 情 況 查 詢 組 合 條 件 查 詢 19 77 圖 3 1系統功能樹 3 13 1 總部借款報銷業務分析總部借款報銷業務分析 總部借款報銷業務包括借款 報銷 還款三大業務 其中報 銷根據是否償還以前的借款又可以分為報銷及報銷沖抵借款兩 類 三大業務之間的關系如圖 3 2 所示 還還款款 報報銷銷 報報銷銷沖沖抵抵 借借款款 借借款款 報報銷銷 圖 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 借款 報銷 還款業務關系示意 圖 3 1 13 1 1 總部借款業務分類總部借款業務分類 預算項目根據預算項目的責任部門分為公共開支項目和部門 預算項目 借款人只能申請使用本部門的部門預算項目或公共 開支項目中的預算經費 總部的預算項目明細表參見附件 1 總部預算項目一覽表 20 77 根據所借款項從哪類預算項目中支出 可將借款業務審批流 程分為二類 一類為部門預算項目借款 另一類是公共開支預 算項目借款 第二類借款流程除需要借款人所在部門的有關領 導審批以外 還需要該公共開支預算項目的歸口管理部門會簽 3 1 23 1 2 總部報銷業務分類總部報銷業務分類 根據報銷單據的不同 將報銷分為經費報銷和差旅費報銷兩 類 經費報銷又根據報銷業務的審批流程不同分為典型報銷 實物報銷 藥費報銷 帶薪休假報銷 固定資產購置報銷 探 親路費報銷 出國經費報銷 課題費報銷八類 實物報銷指所報費用類型為辦公用品 辦公耗材 包括低值 易耗品 資料費時 需要實物驗收人簽字 并附所購實物的清 單 藥費報銷需行保部衛生處領導審批 帶薪休假費報銷需企 業文化部領導審批 固定資產報銷需行保部領導會簽 并附固 定資產登記表和所購固定資產清單 探親路費報銷需人力資源 部領導審批 出國經費報銷根據出國費和出國培訓費不同分別 審批流程 出國費需辦公廳領導會簽 出國培訓費需人力資源 部領導會簽 課題費根據歸口管理部門不同分別審批流程 納 入總部課題研究的課題費需發展計劃部會簽 對于自行開支的 課題費只需本部門審批 總部的費用類型清單及與報銷流程的關系參見附件 3 總部 21 77 費用類型一覽表 3 1 33 1 3 總部借款 報銷和還款業務流程分類匯總總部借款 報銷和還款業務流程分類匯總 總部借款 報銷 還款的業務流程分類如表 3 1 所示 表 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 總部借款 報銷 還款業務流程 分類表 序 號 業 務 類 型 流 程 分 類 標 準 流程類型 使用單據 類型 說明 1 部門預算項目借款 流程 借款申請 單 2 借 款 預 算 項 目 類 型 公共開支預算項目 借款流程 借款申請 單 需歸口部門領導會 簽 3 典型報銷流程 經費報銷 單 4 報 銷 費 用 類 實物報銷流程經費報銷 辦公用品 耗材 22 77 序 號 業 務 類 型 流 程 分 類 標 準 流程類型 使用單據 類型 說明 單資料費報銷 需實 物驗收人簽字 5 藥費報銷流程 經費報銷 單 藥費報銷 需衛生 處領導審批 6 帶薪休假報銷流程 經費報銷 單 帶薪休假費報銷 需企業文化部領導 審批 7 固定資產報銷流程 經費報銷 單 固定資產報銷 需 行保部領導會簽 8 探親路費報銷流程 經費報銷 單 探親路費報銷 需 人力資源部領導審 批 型 出國經費報銷流程 經費報銷 單 出國費需辦公廳領 導會簽 出國培訓 23 77 序 號 業 務 類 型 流 程 分 類 標 準 流程類型 使用單據 類型 說明 費需人力資源部領 導會簽 課題費報銷 經費報銷 單 納入總部課題研究 的課題費需發展計 劃部會簽 對于自 行開支的課題費只 需本部門審批 9 差旅費報銷流程 差旅費報 銷單 1 0 還 款 還款流程還款單 3 23 2 預算管理功能設計預算管理功能設計 預算管理業務涉及預算編制 預算調整 預算執行控制及 24 77 預算查詢四個方面的內容 如圖 3 3 所示 預算編制預算編制 生成預算 表 預算類 預算項目 預算數等 生成表的 方式 手工錄入 導入 復制歷史 數據 系統導入 預算調整預算調整預算執行控制預算執行控制預算統計與查預算統計與查 詢詢 年中預算 表調整 預算項增 減 預算數增 減 預警量調 整等 調整方式 手工調整 系統接口 借款 報 銷流程中 有權限的 節點可以 顯示該預 算項目余 額 提供預算 預警 超預算強 制不予報 銷與借款 自動生成 預算執行 情況表 按權限提 供預算執 行情況的 查詢 穿透查詢 某預算項 目發生明 細 按條件查 詢預算調 整記錄 圖 3 3 預算管理業務內容示意圖 3 2 13 2 1 預算編制預算編制 總部全面預算按照年度核批 當年的預算指標當年使用 不結轉下年 為了在總部借款 報銷業務中實行預算控制 每 25 77 年年初 需要在網上報銷系統中生成該年度的預算表 作為該 年度預算管理和控制的基礎 3 2 1 13 2 1 1 預算表所含內容及說明預算表所含內容及說明 總部的預算項目及預算表中所包含的內容如附件 1 總部 預算項目一覽表 總部預算表中的各項內容說明如下 1 1 項目名稱項目名稱 預算表中的項目名稱潛在的包含預算類別 一級預算子類 二級預算子類 預算項目等概念 呈層層分支關系 最終形成 樹型目錄結構 如 日常公共管理經費 的預算類下含 公共 辦公費 物業費 離退休費 等一級預算子類 公共辦公費 的一級預算子類下又含 公共辦公用品 會議費 交通費 等 二級預算子類 公共辦公用品 的二級預算子類下含 辦公 耗材及設備維修 辦公用紙 的預算項目 只有預算項目是最終需要進行預算數分配的項 在進行預 算統計時 預算類或某一級預算子類的預算總額或預算余額總 數由該預算類或該級預算子類下所包含的所有的預算項的預算 數或預算余額加和形成 2 2 單位名稱單位名稱 單位名稱包含總部和科技委兩類 對應現行總部兩個帳套 的現狀 除職務消費外 其余任何一個預算項目對應其中的某 26 77 一個帳套 3 3 歸口部門歸口部門 歸口部門是該項預算項目的歸口管理部門 4 4 預算數的說明預算數的說明 預算表編制時 對某個預算項給出的年度控制數 該數可 在年終時進行調整 5 5 預警量預警量 對每個預算項 按金額 當該預算項余額不足該金額時 或按百分比 當該預算項余額為該預算項初值的百分值之內時 系統會產生報警提示 6 6 是否為公共開支是否為公共開支 對每個預算項 可定義為公共開支 如果該預算項不是公 共開支 則只有隸屬于其歸口部門的員工才可以在借款或報銷 時申請動用該預算項目 公共開支的預算項目為總部所有員工 都可以在借款或報銷時申請動用的款項 3 2 1 23 2 1 2 預算表的生成方式預算表的生成方式 系統提供以下四種預算表的生成方式 手工錄入方式 歷史數據復制方式 表格導入方式 全面預算管理系統接 口導入方式 上述四種方式都由系統中定義的預算管理員來執 行 預算管理員為總部財務部財務處相應人員 1 1 手工錄入方式手工錄入方式 27 77 系統提供界面 讓預算管理員增加預算類和預算項 分配該 預算項的歸口部門和責任人 界定預算數 給出預警類型和具 體的預警量 定義是否為公共開支預算 同時系統提供友好的編輯界面 對于已生成的預算類和預算 項進行編輯和修改 包括 預算類和預算項本身的刪減 預算 數 預算歸口部門 責任人 預算預警類型預警量 及是否為 公共開支的調整 同時提供預算項目之間先后順序調整的手段 2 2 歷史數據復制方式歷史數據復制方式 每年年初在預算未批準之前 系統要提供根據往年歷史數據 按照某種規則自動生成本年度預算的功能 在該方式上 用戶 目前的潛在需求包括兩方面 一是可以往年任意一年的預算編 制表或預算執行表為范本 生成本年度初始預算表 再調整 二是選擇范本后 可以定義以該范本中各項預算數的某一百分 比值 如 1 3 來自動生成本年度初始預算表 3 3 表格導入方式表格導入方式 提供根據表格形式的預算表 直接導入系統的功能 4 4 全面預算管理系統接口導入方式全面預算管理系統接口導入方式 預留與全面預算系統的接口 全面預算系統中完成預算編制 后 預算編制表直接由全面預算系統導入網上報銷系統 同時預 算的調整 預算的執行等功能都在全面預算管理系統中進行 28 77 3 2 1 33 2 1 3 預算表生成的其他特殊預算表生成的其他特殊處理處理 1 1 對對 職務消費職務消費 預算項目的特殊處理預算項目的特殊處理 用戶要求職務消費的預算細化到每個人 并以人為單位進行 職務消費的控制 不再要求一個季度報銷一次的限制 僅進行 總量控制 某人職務消費當年的預算指標當年使用 不結轉下 年 在年初進行年度預算表的生成時 要求系統提供按 什么職 務享受多少職務消費 的粗略的原則 先初始化總部所有員工 當年的職務消費初始預算 然后由預算管理員進行微調 減輕 預算管理員一個個錄入的煩瑣的工作量 2 2 對對 綜合機動費綜合機動費 預算項目的特殊處理預算項目的特殊處理 領導的綜合機動費年初時只能確定某個主管領導下的總額 該年度中 如果某一部門需要使用該領導的綜合機動費 則按 照 綜合機動費使用管理暫行辦法 提供總部綜合機動費使用 審批表 交預算管理員 由預算管理員對預算表進行調整 在 該領導綜合機動費 的一級子類下增加該預算項目 作為該 筆綜合機動費控制的基數 該部門想使用這筆款項時 要在借 款或還款單的項目中選擇該預算項目 29 77 3 2 23 2 2 預算調整預算調整 3 2 2 13 2 2 1 預算調整的內容預算調整的內容 1 1 預算類和預算項目的增加和刪除預算類和預算項目的增加和刪除 預算年度中支持預算項目的增加和刪除 但要注意 一旦該 項目已經有發生額 則不允許刪除該預算項目 2 2 某一預算項目中的預算數等的調整某一預算項目中的預算數等的調整 預算年度中支持任一預算項目中相關的預算數 預算歸口部 門 預算負責人 預警量 是否為公共開支等的調整 并可以 填寫調整說明 3 2 2 23 2 2 2 預算調整的方式預算調整的方式 支持兩種調整方式 一是手工調整 二是全面預算管理系統 調整后 通過接口直接由全面預算系統導入 3 2 2 33 2 2 3 預算調整的特殊需求預算調整的特殊需求 1 1 關于想刪除已有發生額的預算項目的處理關于想刪除已有發生額的預算項目的處理 當預算管理員想刪除有發生額的預算項目時 系統將自動將 該預算項目的已發生額作為該預算項目預算數 并將該項目預 算余額自動變為 0 系統按上述規則處理完成后 彈出友好提 示 請預算管理員確認并自動生成說明 該說明預算管理員可 調整后保存 30 77 2 2 關于減少某預算項目預算數 且其調整后的預算數小于實關于減少某預算項目預算數 且其調整后的預算數小于實 際已發生額的處理際已發生額的處理 該情況的處理 和想刪除已有發生額的預算項目的處理類似 系統將自動將該預算項目的已發生額作為該預算項目預算數 并將該項目預算余額自動變為零 系統按上述規則處理完成后 彈出友好提示 請預算管理員確認并自動生成說明 該說明預 算管理員可調整后保存 3 3 有關預算項目增減與費用類型的關聯有關預算項目增減與費用類型的關聯 當預算項目與費用類型有對應關系 當預算項目發生增加或 刪減時 將影響到該對應關系 要求系統在預算項目發生增減 時 強制彈出可能發生的對應關系的調整的界面 讓預算管理 員調整對應關系 以免無此對應關系后可能產生的出錯情況 4 4 在預算調整過程中與全面預算系統保持預算同步的問題在預算調整過程中與全面預算系統保持預算同步的問題 在全面預算管理系統使用后 要嚴格界定預算管理系統和網 上報銷系統在預算調整業務上的工作方式 以避免兩個系統數 據不一致的問題 建議在全面預算管理系統使用后 所有的預 算編制和預算調整工作都在全面預算管理系統中進行 然后以 接口的方式導入網上報銷系統 3 2 33 2 3 預算執行控制預算執行控制 1 1 借款和報銷流程中有權限的節點可以顯示該預算項目余額借款和報銷流程中有權限的節點可以顯示該預算項目余額 在借款審批流程或報銷審批流程中 默認的 或被授權的 31 77 該項借款或報銷費用項目所關聯的預算項目負責人可以根據表 單上顯示的預算余額 判斷該筆借款或報銷是否通過 以此達 到預算過程控制的目的 2 2 提供預算預警提供預算預警 對每個預算項目 按金額 當該預算項余額不足該金額時 或按百分比 當該預算項余額為該預算項初值的百分值之內時 系統會產生報警提示 以此達到預算預先控制的目的 3 3 超預算強制不予報銷與借款超預算強制不予報銷與借款 當超過預算時 在借款人或報銷人填單環節 就彈出提示信 息 不予報銷或借款 3 2 43 2 4 預算統計與查詢預算統計與查詢 在預算統計與查詢方面 系統需要提供以下功能 自動生成預算執行情況表 總部預算執行表如附件 2 總 部預算執行表 可穿透查詢某個預算項目的具體發生情況 部門領導可查詢本部門歸口管理的預算項目執行情況 個人可根據授權查詢相關預算項目執行情況 公司領導可查詢公司總部的預算執行情況 按預算表 預算項目 預算周期等條件查詢預算調整記 錄 32 77 3 3 3 3 借款借款管理功能設計管理功能設計 3 3 13 3 1 電子借款申請單的格式和說明電子借款申請單的格式和說明 電子借款申請單的格式如單據 3 1 所示 單據 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 電子 借款申請單 格式 借借 款款 申申 請請 單單 部 門 日期 借款人 姓名 職 別 電話 借款金 額 大 寫 核準金 額 會 計填 項目 費用類 型 支付方 式 卡號 借 款 事 由 月 日 憑單摘 要還款金結 欠 33 77 額 處室領導 部門領導 會簽部門領導 審核人 實際領款人 出納 電子 借款申請單 的欄目注釋如表 3 2 所示 表 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 電子 借款申請單 欄目注釋表 欄目名稱欄目注釋 部門 借款人所在部門 當借款申請人填寫該單據時 系統自動生成 日期 借款人提交 借款申請單 日期 借款人填寫單 據時系統自動生成 在提交時刷新 借款人姓名 借款人的姓名 必須是總部正式在崗職工 當借 款人填寫單據時 系統自動生成 職別 借款人的職別 當借款申請人填寫單據時 系統 自動生成 34 77 電話 借款人常用的聯系電話號碼或手機號碼 個人信 息維護中有的話 系統自動填寫 否則需要借款 人自己填寫 預算項目 預算項目類型 在借款人填寫單據時彈出字典項 供選擇 預算項目類型參見附件 1 需要和借款 流程類型關聯 即如果選擇部門預算項目 則僅 出現部門預算項目類型 費用類型 費用類型 在借款人填寫單據時彈出字典項供選 擇 費用類型參見附件 2 支付方式 支付方式 在借款人填寫單據時彈出字典項供選 擇 用戶可自定義支付方式 常用支付方式有 現金 入銀行卡 機刷卡 限額支票 定額支票 匯款 匯票 托收承付等 卡號 如果申請人選擇支付為 入銀行卡 時 系統自 動顯示該申請人的銀行卡號 借款金額 大寫 由借款人填寫借款金額 在 前填寫大寫金 額 在 后填寫小寫金額 如為限額支票借 款 請填寫限額支票的限額數 核準金額 會計填 由財務部門根據相應的標準文件內容進行填寫的 不管怎樣借款 會計會根據這個標準進行最后的 限額核定 如果為限額支票借款 填寫實際的限 35 77 額支票的限額數 借款事由填寫該借款用途及經費出處 處室領導 借款人所在處室領導簽字 在借款流程中 處室 領導審批 節點時 處室領導處理完該節點提交 下一節點時 系統自動生成 部門領導 借款人所在部門領導簽字 在借款流程中 部門 領導審批 節點時 部門領導處理完該節點提交 下一節點時 系統自動生成 會簽部門 領導 公共開支預算項目借款流程 還需有該預算項目 歸口部門的部門領導簽字 在公共開支預算項目 借款流程中 歸口管理部門領導審批 節點時 歸口管理部門的領導處理完該節點提交下一節點 時 系統自動生成系統自動生成 審核財務主管人員審核出納工作無誤后簽字 領款人出納執行借款業務時 由實際領款人手寫簽名 出納出納執行借款業務時 由出納手寫簽名 月 日 憑 單 摘要 貸方金額 結欠 由財務部門填寫 用于借款人還款時 財務人員 在登記報銷記錄 36 77 3 3 23 3 2 電子借款流程電子借款流程 根據所借款項從哪類預算項目中支出 可將借款業務流程 分為部門預算項目借款流程和公共開支預算項目借款流程兩類 3 3 2 13 3 2 1 部門預算項目借款流程部門預算項目借款流程 部門預算項目借款流程如圖 3 4 所示 申請人 在線填單 處室領導 審批 部門領導 審批 財務 審核 出納 付款 生生成成 憑憑證證 接接口口 開始結束 網上報銷系統 財務管理系統 圖 3 4 部門預算項目借款流程示意圖 部門預算項目借款流程中各節點說明如表 3 3 所示 表 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 部門預算項目借款流程節點說明 表 節點節點說明 申請人在線 填單 填寫 借款申請單 中的電話 選擇預算項目 費用類型 支付類型 借款金額 借款事由等項 及其他相關信息 選擇是直接提交給處長審批 還是跳轉到部長審批 37 77 節點節點說明 此流程 可選擇的預算項目字典范圍僅為責任 部門為該申請人所在部門的部門預算類型預算 項目 當申請人選擇 限額支票 定額支票 匯款 匯票 托收承付 等支付方式時 還需要提供 收款人 收款人賬號等信息 具體各支付方式 需要提供哪些信息請見 2 4 借款流程的特殊說 明 處室領導審 批 申請人所在處室領導審批 決定是否批準此項借 款業務 可填寫審批意見 如果不批準選擇退回 申請人 如果通過選擇提交部門領導審批 部門領導審 批 申請人所在部門領導審批 決定是否批準此項借 款業務 可填寫審批意見 如果不批準選擇退回 申請人 如果批準選擇提交財務部門審核 財務審核 財務部負責人員 目前是總部財務處會計 決定 是否通過此項借款業務 如果通過則根據相應的 標準填寫 借款申請單 的 核準金額 打印借 款單 將電子流程節點提交給出納處理 并將打 印的紙質 借款申請單 交給出納 出納付款 出納以電話等方式通知領款人領款 領款時 領 38 77 節點節點說明 款人在紙質 借款申請單 上的實際領款人欄手 寫簽名 出納在紙質 借款申請單 的出納欄手 寫簽名 生成憑證 出納付款后 通過接口 將有關數據傳送到財務 管理系統 生成憑證 由相關人員打印 記賬憑 證 和 借款申請單 等貼在一起存檔 3 3 2 23 3 2 2 公共開支預算項目借款流程公共開支預算項目借款流程 公共開支預算項目借款流程如圖 3 5 所示 申請人 在線填單 處室領 導審批 部門領 導審批 財務 審核 出納 付款 生生成成 憑憑證證 接接口口 開始 結束 網上報銷系統 財務管理系統 歸口部門 領導審批 圖 3 5 公共開支預算項目借款流程示意圖 公共開支預算項目借款流程中各節點說明如表 3 4 所示 公共開支預算項目借款流程與部門預算項目借款流程不同之處 在表 3 4 中以 斜體 下劃線 加以標識 表 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 公共開支預算項目借款流程節點 說明表 39 77 節點節點說明 申請人在線 填單 填寫 借款申請單 中的電話 選擇預算項目 費用類型 支付類型 借款金額 借款事由等相 及其他相關信息 選擇是直接提交給處長審批 還是跳轉到部長審批 此流程 可選擇的預算項目字典范圍僅為公共 開支預算項目類型 當申請人選擇 限額支票 定額支票 匯款 匯票 托收承付 等支付方式時 還需要提供 收款人 收款人賬號等信息 具體各支付方式 需要提供哪些信息請見 2 4 借款流程的特殊說 明 處室領導審 批 申請人所在處室領導審批 決定是否批準此項借 款業務 可填寫審批意見 如果不批準選擇退回 申請人 如果通過選擇提交部門領導審批 部門領導審 批 申請人所在部門領導審批 決定是否批準此項借 款業務 可填寫審批意見 如果不批準選擇退回 申請人 如果批準且該部門本身就是該預算項目 的歸口管理部門 則選擇提交財務部門審核 如 果批準但該部門不是該預算項目的歸口管理部門 則選擇提交歸口管理部門審批 40 77 節點節點說明 歸口部門領 導審批 由申請人在在線填單環節所選擇的預算項目的歸 口管理部門的領導審批 決定是否批準此項借款 業務 可填寫審批意見 如果不批準選擇退回申 請人 如果批準選擇提交財務部門審核 財務審核 財務部負責人員 目前是總部財務處會計 決定 是否通過此項借款業務 如果通過則根據相應的 標準填寫 借款申請單 的 核準金額 打印借 款單 將電子流程節點提交給出納處理 并將打 印的紙質 借款申請單 交給出納 出納付款 出納以電話等方式通知領款人領款 領款時 領 款人在紙質 借款申請單 上的實際領款人欄手 寫簽名 出納在紙質 借款申請單 的出納欄手 寫簽名 生成憑證 出納付款后 通過接口 將有關數據傳送到財務 管理系統 生成憑證 由相關人員打印 記賬憑 證 和 借款申請單 等貼在一起存檔 3 3 33 3 3 總部借款流程的特殊要求總部借款流程的特殊要求 3 3 3 13 3 3 1 關于大額借款業務的特殊要求關于大額借款業務的特殊要求 當借款金額大于 3 萬元 含 3 萬 時 在填寫 借款申請 41 77 單 時 必須同時填寫大額支出報告 在處室領導和部門領導 審批節點 領導在對 借款申請單 進行審批的同時 也要對 大額支出報告 進行審批 大額支出報告的格式如單據 3 2 所示 單據 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 電子 大額支出報告 格式 大額支出報告大額支出報告 單位 元 部門日期 經辦人 預算項目 開支標準 開支金額大寫 說明 處室領導審 批 處室領導簽字 部門領導審 批 部門領導簽字 42 77 電子 大額支出報告 的欄目注釋如表 3 5 所示 表 3 Error Error NoNo sequencesequence specified specified 電子 大額支出報告 欄目注釋 表 欄目名稱欄目注釋 部門 借款人所在部門 與 借款申請單 中的部門一 致 系統自動生成 日期 借款人提交借款申請單日期 與 借款申請單 中的日期一致 系統自動生成 經辦人 即借款人的姓名 與 借款申請單 中的借款人 一致 系統自動生成 預算項目 預算項目類型 與 借款申請單 中的預算項目 一致 大額支出報告 中的此欄目系統根據 借 款申請單 自動生成 開支標準由借款人填寫 開支金額 與 借款申請單 中 借款金額 大寫 一致 由系統根據 借款申請單 自動生成 說明由借款人填寫 處室領導審 批 當借款金額大于 3 萬元 含 3 萬元 時 借款申 請人所在處室領導在借款流程的 處室領導審批 節點 除了要審批 借款申請單 外 還需要在 43 77 大額支出報告 的處室領導審批欄填寫審批意 見 處室領導簽字由系統自動生成 部門領導審 批 當借款金額大于 3 萬元 含 3 萬元 借款申請人 所在部門領導在借款流程的 部門領導審批 節 點 除了要審批 借款申請單 外 還需要在 大額支出報告 的部門領導審批欄填寫審批意 見 部門領導簽字由系統自動生成 3 3 3 2 3 3 3 2 關于部分支付方式須提供的附加信息及不同處理方式關于部分支付方式須提供的附加信息及不同處理方式 借款申請人在填寫 借款申請單 時 需要選擇支付方式 總部現有的財務借款 報銷業務支持的支付方式包括 現金 入銀行卡 機刷