第一種、介紹信LettersofIntroduction 實例之一： DearMr./Ms., ThisistointroduceMr.FrankJones,ournewmarketingspecialistwhowillbeinLondonfromApril5tomidAprilonbusiness. WeshallappreciateanyhelpyoucangiveMr.Jonesandwillalwaysbehappytoreciprocate. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐， 現向您推薦我們的市場專家弗蘭克瓊斯先生。他將因公務在四月15日到四月中旬期間停留倫敦。我們將非常感謝您向瓊斯先生提供的任何幫助，并非常高興施以回報。 您誠摯的 實例之二： DearMr./Ms, WearepleasedtointroduceMr.WangYou,ourimportmanagerofTextilesDepartment.Mr.Wangisspendingthreeweeksinyourcitytodevelopourbusinesswithchiefmanufacturesandtomakepurchasesofdecorativefabricsforthecomingseason. Weshallbemostgratefulifyouwillintroducehimtoreliablemanufacturersandgivehimanyhelporadvicehemayneed. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐， 我們非常高興向您介紹我們紡織部的進口經理王有先生。王先生將在你市度過三周，他要與主要的生產廠家拓展商務并為下一季度采購裝飾織品。如能介紹他給可靠的生產廠家，向他提供所需的任何幫助或建議，我們將不勝感謝。 您誠摯的 第二種、約定Appointments 實例之一： DearMr./Ms, Mr.JohnGreen,ourGeneralManager,willbeinParisfromJune2to7andwouldliketocomeandseeyou,say,onJune3at2.00p.m.abouttheopeningofasampleroomthere.Pleaseletusknowifthetimeisconvenientforyou.Ifnot,whattimeyouwouldsuggest. Yoursfaithfully, 尊敬的先生/小姐 我們的總經理約翰格林將于六月2日到7日在巴黎，有關在那開樣品房的事宜，他會于六月3日下午2：00點拜訪您。 請告知這個時間對您是否方便。如不方便，請建議具體時間。 您誠摯的 DearMr./Ms, ThankyouforyourletterinformingusofMr.GreensvisitduringJune2-7.Unfortunately,Mr.Edwards,ourmanager,isnowinCairoandwillnotbebackuntilthesecondhalfofJune.Hewould,however,bepleasedtoseeMr.Greenanytimeafterhisreturn. Welookforwardtohearingfromyou. Yoursfaithfully, 尊敬的先生/小姐 謝謝來函告知我方六月2-7日格林先生的來訪。不巧，我們的總經理艾得華先生現正在巴黎，到六月中旬才能回來。但他回來后愿意在任何時間會見格林先生。 希望收到您的來信。 您誠摯的 BacktoTop 實例之二： DearMr/Ms, IrepresenttheW/PElectronicsCompanyinDallas,andwillbeinKunmingfromnextMondaytoFriday,(October5-9).Ishouldliketocallonyoutodiscussournewmonitor.Would0930hoursonTuesday,October6beconvenient? IshallbeinBeijing,attheGreatWallHotel,fromTuesday,September29,untilSunday,October4,whereamessagewillreachme.Ifthedayisnotconvenient,willyoupleasesuggestanother. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐 我是達拉斯W/P電子公司的代表，將于下周一到周五（10月5-9日）住留昆明。我樂于請您商討我們新的顯示器。星期二即10月6日上午09：30是否方便？ 從周二，即9月29日，我將住在北京的長城賓館，直到周六，即10月4日，在那會有通知給我。如商討日期不方便，請另外建議。 第三種、通知與確認Acknowledgments&Confirmations 實例之一：通知對方接到來信Acknowledgingreceiptofletters 1.DearMr./Ms, hankyouforyourletterNo.A-3of6thMay,offeringus6UI-4Viewdatas.WehavepasseditontoourTechnicalDepartmentfortheirconsideration. Weshallreplyassoonaspossible. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐 謝謝您五月六日標號為A-3的來信，該信向我們提供6UI-4圖像數據。我們已把該信轉給了技術部，備他們考慮。 我們將盡快回信 你誠摯的 BacktoTop 2.DearMr/Ms, WehavetodayreceivedwiththanksinformationconcerningtransactionsontheNewYorkWheatExchangewhichwillbemadefulluseofbyourresearchdepartment. Welookforwardtofurthercooperationwithyou. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐 我們今天收到了有關紐約小麥交易所的業務信息，非常感謝，我們的研究部門將充分利用這些信息。 期待與你進一步合作。 你誠摯的 實例之二：確認達成的協議Confirmingagreementsreached 3.DearMr./Ms, LastFriday,whenwewerediscussingtheproblemsofdefectivecontainers.YousuggestedthatIsimplymailyouareporteachmonthonthenumberofreturnbycustomersratherthansendthedefectivecontainerstoyou. Iplantoputthisintoeffectatonce.But,IfirstwanttomakesurethatIunderstandyoucorrectly.IfIdonthearfromyouwithinthecomingweek,Illassumethatyouapprove. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐 上周五，我們討論了次品集裝箱的問題，你建議我只需把顧客每月退回的次品集裝箱的數量寫個報告給你，而不是直接退集裝箱。 我計劃立即付諸現實。但我想確認我理解正確，到下周為止，如我不能收到你的來信，我即認為你沒有異議。 你誠摯的 4.DearMr/Ms, Wewritetoconfirmouragreementreachedduringourconversationon9thJuneaboutspecialdiscountsonM-SAcousticalPartitionsasdescribedonpage8ofourcatalogue.Thesepriceswillprevailthrough30June. PartitiondimensionRegularPriceEachSpecialpriceEach(12ormore) 4X4US$112.75FOBBernUS$98.20FOBBern 4x5US$132115.50 5x5US$152.75129.85 Wewillbehappytoreceiveyourorder Yourssincerely 尊敬的先生/小姐 我們寫信想確認六月九日談話中就M-S聲音隔板特別折扣達成的協議。這些隔板在我們目錄泊第八頁有描述。下列價格六月三十日前有效： 聲音隔板規格每只常規價每只特別價（12及以上） 4X4US$112.75FOB波恩US$98.20FOB波恩 4x5132115.50 5x5152.75129.85 我們將很榮幸收到你的定單 你誠摯的 5.DearMr/Ms, Asourtelephonenegotiationthismorningwasverybriefandproceededsosmoothly,Ithoughtitmightbeadvisabletosummarizetheagreement: IofferedUS$56/kgCIFEMP YouaskedforUS$60 IcounteredUS$58/kg Youacceptedthefigure Ilookforwardtosigningthecontractwhenwemeetnextweek. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐 今天上午我們的電話協商簡短而融洽，我想簡單總結一下協議： 我報價為：US$56/kgCIFEMP，你還價為US$60，我讓價為US$58/kg 你同意這個價格。下周見面時我期待能簽定合同。 你誠摯的 第四種、告示Announcements實例之一：開業Openingofnewbusiness DearMr./Ms, WehaveopenedattheaboveaddressasalesofficeforourproductshereinNewYork.Weemployastaffofconsultantsandawell-trainedservicedepartmentwhichmakesroutinechecksonallequipmentpurchasedfromus. Wewouldbepleasedifyouwouldtakefulladvantageofourservicesandfavourableshoppingconditions. Wefullyguaranteethequalityofourproducts. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐， 我們已在紐約上述地址為我們的產品開設了一家辦事處。我們雇有一個諮詢人員和一支受過良好訓練的服務隊伍，可以為從我處購買的設備進行日常檢查。 如果你能充分利用我們的服務和良好的購物環境，我們會很高興。我們全面保證產品的質量。 你誠摯的 實例之二：建立辦事處Establishmentofnewbranch DearMr./Ms, Owingtothelargeincreaseinthevolumeofourtradewiththiscountrywehavedecidedtoopenabranchhere,withMr.WangLoasmanager.Thenewbranchwillopenon1stMarchandfromthatdateallordersandinquiriesshouldbesenttoMr.WangLoattheaboveaddress,insteadoftoourLondonoffice. Wetakethisopportunitytoexpressourthanksforyourcooperationinthepast.Wehopethenewarrangementswillleadtoevenbetterresults. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐， 因在該國貿易額大量增加，我們決定在這里開設一家分支，由王洛先生任經理。新辦事處將于三月一日開業，今后所有的訂單和詢價請按上述地址送到王洛先生那，而不是倫敦辦公室。 我們籍此機會向您過會與我們的合作表示感謝，我們希望新的安排能產生好的結果。 你誠摯的 實例之三：歇業Discontinuationofbusiness DearMr/Ms, Withthedemolitionofourpremisesattheaboveaddressunderaredevelopmentscheme,thepartofourbusinesscarriedontherewillbediscontinuedaftertheendofOctober. OnMonday,1stOctober,weareholdingaclosing-outsale.Stockonhandwillbeclearedregardlessofcost.Therewillbesubstantialreductionsinalldepartmentsand insomecases,priceswillbemarkeddownbyasmuchasonehalf. Stocktobeclearedisunrivaledinbothvarietyandquality.Asthesaleislikelytobewellattended,wehopeyoumakeapointofvisitingthestoreasearlyaspossibleduringtheopeningdays. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐， 隨著在經營重組計劃下而取消的上述經營場所，該處的業務將于十月底后停止。在十月一日，星期一，我們將組織一次清倉銷售，現有庫存不論成本都將清售。所有部門都將大幅消價，有的商品折價會達一半。 清倉商品無論種類還是質量都無可挑剔。因此次銷售參加人員可能較多，我們希望您在清倉銷售期間盡早來。 你誠摯的實例之二： DearMr.Minister AllowmetoconveymycongratulationsonyourpromotiontoMinisterofTrade.Iamdelightedthatmanyyearsserviceyouhavegiventoyourcountryshouldhavebeenrecognizedandappreciated. Wewishyousuccessinyournewpostandlookforwardtoclosercooperationwithyouinthedevelopmentoftradebetweenourtwocountries. Sincerely 尊敬的部長先生， 請允許我向您升任貿易部長表示祝賀。多年來你對國家的貢獻被認可，欣賞，我非常高興。我們祝愿您在新的職位取得成功，期待我們兩國在貿易發展上進一步合作。 誠摯的 (以下為回信范文) DearMr./Ms, Thankyouforyourletterconveyingcongratulationsonmyappointment.Iwishalsotothankyoufortheassistanceyouhavegivenmeinmyworkandlookforwardtobettercooperationinthefuture. Sincerely 尊敬的先生/小姐， 感謝你來信對我的任命表達的祝賀。我也感謝您對我的工作給予的支持，并期望未來能有更好的合作。 誠摯的 第十種、邀請與答復InvitationandReply 實例之一： DearMr./Ms, WeshouldliketoinviteyourCorporationtoattendthe1997InternationalFairwhichwillbeheldfromApril29toMay4attheaboveaddress.FulldetailsontheFairwillbesentinaweek. Welookforwardtohearingfromyousoon,andhopethatyouwillbeabletoattend. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐， 在上述地址，我們想請貴公司參加于四月二十九日到五月四日舉辦的1997國際商品交易會，關于交易會的詳情我們一周內將寄給你。希望不久能收到你的來信，并能來參加。 您誠摯的 如果是肯定答復的話，可以參照下列寫法： DearMr./Ms, ThankyouforyourletterofMarch20invitingourcorporationtoparticipateinthe1997InternationalFair.Weareverypleasedtoacceptandwillplantodisplayourelectricalappliancesaswedidinpreviousyears. Mr.LiwillbeinyourcityfromApril2to7tomakespecificarrangementsandwouldverymuchappreciateyourassistance. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐， 感謝三月二十八日來信邀請我們公司參加1997國際商品交易會。我們樂于參加并計劃展示我們前幾年生產的電子設備。李先生將于四月二日至七日去你市做具體安排，非常感謝你的協助。 你誠摯的 如果是否定答復的話，可以參照下列寫法： DearMr./Ms, Thankyouverymuchforyourinvitationtoattendthe1997InternationalFair.Aswearegoingtoopenarepairshopinyourcityatthattime,wearesorrythatweshallnotbeabletocome. Wehopetoseeyouonsomefutureoccasion. Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐， 非常感謝您邀請我們參加1997國際商品交易會。由于我們將于同一時間到你市新開一家維修店，非常抱歉我們不能前去。 希望以后在某些場合見到您。 您誠摯的 第十一種、宣布訪問DeclaringAVisit 實例之一： DearMr./Ms, Mr.WilliamTaylor,PresidentofourCorporationandMr.JamesRogers,MarketingManager,wouldliketovisitBeijingtocontinueourdiscussionsonajointventure.TheyplantoleaveinthesecondhalfofAprilandstayinChinaaboutaweek.Pleaseletusknowiftheplannedvisitisconvenientforyouandwhatitineraryyouwouldsuggest.Ifthetimeoftheirvisitisagreeable,willyoukindlyrequestyourEmbassyheretoissuethenecessaryvisa? Yoursfaithfully 尊敬的先生/小姐， 我們公司的總裁威廉泰勒先生和營銷部經理珍姆士羅杰斯先生，想拜訪北京繼續商討合資企業之事。他們計劃四月下半月出發并在中國停留一周。請告知我方該訪問計劃對你方是否方便或您要建議什么行程計劃。如對他們的訪問時間無異議的話，可否要求使館簽發所需簽證。 您誠摯的 第十二種、活動安排ActivityArrangement DearMr./Ms, WeareverypleasedtowelcomePresidentWilliamTaylorandManagerJamesRog