文稿錄入排版技巧學者風范2007年7月16日文稿錄入排版技巧目錄1 word中正文的輸入11.1 普通文字11.2 上下標及公式的輸入1快捷方式的調出方法1輸入方法31.2 特殊符號的輸入41.3 格式刷的使用52 文檔排版技巧52.1 設置首行左縮進52.2 設置標題字體、樣式（無需生成目錄的操作）62.3 打印B4拼頁16開文件（帶頁碼格式）62.4 設置標題（可用來生成目錄）72.5 自動生成目錄92.6 文本框及圖文混排技巧93、網頁內容復制到word以后的排版及查找替換功能的使用123.1 網頁內容快速轉入word123.2 文檔內查找替換空行的操作134、word中表格的處理144.1 表格調整及表內數據的處理144.2 三線表的設置16文稿錄入排版技巧學者風范摘要：以word2003為例，簡要介紹了文稿錄入、排版的技巧，并對某些功能進行了獨家詳細介紹。關鍵詞：word；上標；下標；公式編輯器；排版；表格處理；折頁打印設置技巧；文檔目錄自動生成技巧。使用word進行文檔編輯是一件十分輕松的事，如果不掌握技巧，就不是那么簡單了，為此本人就一些常用技巧及部分特殊技巧進行了總結歸納，想必會對大家的學習、工作、生活有所幫助。1 word中正文的輸入1.1 普通文字使用各種輸入法正常輸入正文，無需對排版等進行設置（要使用兩端對齊的基本設置，不然右側邊界的字會出現進進出出、很不齊的現象），打字完成后再進行排版。推薦使用的輸入法有：拼音加加集合版，紫光拼音輸入法，自然碼輸入法，微軟拼音輸入法2003，再有就是五筆字型（適用于專業人員），以上輸入法均可以在網站上下載安裝使用。本文作者推薦使用拼音加加集合版+自定義的特殊符號輸入，在該輸入法中全拼、雙拼、簡拼均可以使用，效果同樣好用，并有其它一些特殊功能，如自動保存詞組、人工刪除詞組（ctrl+詞組序號）、直接輸入特殊字符（非插入方式）、直接輸入字母無需轉換（回車直接上字母）、查生字。1.2 上下標及公式的輸入快捷方式的調出方法可以通過菜單調出上下標，方法為：在工具欄的任意位置單擊鼠標右鍵彈出菜單后選擇最后一行的“自定義”然后在“命令”“格式”選項中找到x2和x2，并用鼠標左鍵按住拖放到工具欄的任意位置，當出現“I”標志時，松開左鍵，上下標的快捷方式設置成功。如圖1、圖2所示。圖1 上下標快捷、方式的調出步驟圖2 上下標快捷、方式的調出步驟公式編輯器的快捷方式從“插入”選項中調出，也要用鼠標左鍵拖拉到桌面工具欄的任意位置（如圖3所示）。但是如果在安裝word時沒有安裝公式編輯器，就需要在使用這個功能時進行安裝，系統會有提示，如果當時已經安裝，就可以正常使用了。圖3 公式編輯器快捷方式的調出步驟輸入方法如a2+b2的輸入只需在輸入a2+b2后，選中2，然后單擊快捷方式X2，即可轉為上標，其余雷同。也可以在完成一個下上標的設置后，選中該上標格式，用格式刷刷其它需要設置上標的文字。即：先設置a2為上標，然后選中2，然后雙擊格式刷，就可以到其它地方刷上標了。如果用到公式錄入，就要使用公式編輯器，打開后出現圖4的公式界面，單擊選擇格式，詳細的對應關系見圖5。這些格式可以組合使用，如輸入比較復雜的數學公式就要用到這些組合功能。圖4 公式編輯器菜單欄圖5 公式編輯器全部輸入格式對照圖1.2 特殊符號的輸入一般根據輸入法來確定如何輸入特殊符號，如、和外國人名中間的小點等就要在輸入法提供的功能中選擇輸入了。如拼音加加可以直接定義成組符號，紫光拼音可以單獨定義符號，微軟拼音、智能ABC和五筆字型可以在輸入法提供的軟件盤中選擇特殊符號的輸入。只是有些需要轉換，而有些則可以直接輸入無需進行轉換，如拼音加加、紫光、自然碼等輸入法在輸入特殊符號時都不用單獨轉換，而是有一些特殊的設置，如自然碼（可以引入拼音加加使用），以字母O開頭，可以輸入od：；oz：；ot：；oh：各種希臘字母；oe：各種俄文字母，or：各種日文符號；oi：各種編號，；用戶還可以自己定義或增加特殊符號，這樣就可以像輸入正文文字一樣的快速錄入，從而提高辦公效率。1.3 格式刷的使用格式刷屬于常用工具欄的命令，其圖標為，可用來簡化批量重復操作，如設置標題為黑體，3號字，只要完成了一個標題的設置，就可以在選中該內容之后雙擊格式刷圖標，然后讓鼠標“帶著”刷子將其他標題刷為相同的格式，作者在使用中經常用格式刷處理標題樣式（如字體、字號、行距等）、段落縮進、設置上下標、表格內統一樣式等，學會了格式刷，以后就不用逐個設置相同格式的標題、段落的內容了。2 文檔排版技巧由于工作用紙多為16開或B5，因此紙張一般設置成16開的。正文字體、字號一般使用宋體、小四號，標題可以適當大一些，如三號字或小二號字，一般設置成黑體字。文件內容輸入完成后，一般按下面操作進行排版。2.1 設置首行左縮進首行左縮進就是第一行開始空兩格，設置方法為：選中全部文字，快捷操作方法是ctrl+A，或者在打字區域的左側，出現如圖所示的箭頭時，三擊鼠標左鍵。其實，快速選中文字另有幾種快捷方式，選中一行：單擊鼠標左鍵；選中一段，快速雙擊左鍵；選中全文：快速三擊左鍵；選中文章中的部分內容，鼠標點到開始點，然后移動鼠標到目標位置，暫不點擊，先按住shift，再點擊鼠標左鍵，該范圍的文字即被選中。這些操作應該比用鼠標從頭拉到尾快很多，而且方便操作。然后單擊“格式”菜單項的“段落”，設置首行縮進2個字符。這樣之后全文即完成了首行縮進。圖6 快速選中一行、一段或全文時的鼠標狀態2.2 設置標題字體、樣式（無需生成目錄的操作）先設置文章的大標題字體、字號，它是單獨設置的。計算機內安裝的字體均可以供選擇，字號系統提供了11638點陣的字號，標題一般選擇三號或者小二號，以示與正文區別。如打印特大字，會用到人工輸入字符點陣的情況，如打印50號、300號字等，可以試試看。文章內部的各級小標題字體、字號設置，可以在設置好一個后，用格式刷進行快捷設置。2.3 打印B4拼頁16開文件（帶頁碼格式）在打印頁數較多的文件時，如想打印蠟紙，沒有頁號是相當麻煩的事情，一般使用16開（B5）的紙張格式，而打印時又想打印成8開（B4）的，還想保留原有的頁號格式（如第X頁，共Y頁），怎么辦？折頁打印，不行，沒有單獨的頁號！我們可以這樣操作（如圖7所示）：先按B5或16開紙張正常輸入文字，并設置好頁碼樣式（頁眉、頁腳）；然后將頁面設置成B4紙張（相當于8開），橫放，在頁面設置頁邊距頁碼范圍選項中選擇“拼頁”，這樣設置后就可以打印出8開紙張，左右都是16開，且都有頁碼格式的文件了。根據打印機的不同，蠟紙一般都是縱向放入打印機，有商標的一側先裝入。如使用EPSON-LQ1600系列的打印機，裝蠟紙后，可以通過調整紙張裝入打印機的默認位置，按住控制+微調進紙，直到打印機出現聲音提示，不再能夠微調為止，打印機的裝紙初始位置設置完成（在本次使用而未關打印機的過程中，每次裝紙，自動進紙到此位置），為打印蠟紙，還應在每次自動進紙后人工微調進紙8下（點動），這樣能夠確保打印的文字在打印蠟紙的有效區域內。這樣就減少了人工調整蠟紙進紙位置，可能引起的打印位置不準確或紙張損失。這種拼頁排版打印進紙調整方法，已經在我公司推廣使用很長時間，效果很好。 圖7 B4拼頁16開文件打印設置2.4 設置標題（可用來生成目錄）在編輯講義、成冊的技術或管理文件時，總想快速查找到指定章節，同時還要自動生成目錄（序號章節頁號），這就用到了“標題”概念，在Word的“格式”工具欄的最左側，單擊樣式的下拉箭頭，出現標題樣式（如圖8所示）。 圖8 標題下拉菜單 圖9 設定標題樣式下面簡要介紹標題設置方法：鼠標選定需設置的標題行（以設置1級標題為例），單擊樣式出現圖11所示的下拉菜單，鼠標移至標題1，單擊鼠標左鍵，完成第一個標題設置，然后修改標題1的字體、字號、行間距，完成后再執行一次圖8下拉菜單出現圖9的對話框，單擊圖9中箭頭所指位置“標題1+黑體，小四，”，標題設置即告完成，其他同級標題可用格式刷刷一遍，二級及下級標題設置步驟同上，超過三級標題后，需將頁面從“頁面視圖”調為“大綱視圖”，然后應用提升標題或降低標題的命令（如圖10所示）來設置標題樣式。圖10 大綱視圖頁面提升、降低標題操作使用Word2000設置標題的操作與上述步驟有所不同，在選定一個作標題的行后，單擊“樣式”下拉菜單，單擊標題1（仍以設置標題1為例），進入編輯狀態后，修改標題1的字體、段落等格式，選中標題行后，光標單擊并移到樣式下拉菜單的標題1一行，回車或單擊確認，在出現的對話框中，選擇第一行“更新樣式，以反映最近所做修改”，這樣對標題1樣式的修改及設定就完成了，其余等級的標題操作類推。2.5 自動生成目錄UMTS/HLRGSM/HLR鑒權信息為5元組鑒權信息為3元組標題設置完成后，執行插入“引用索引和目錄”命令（Office2000可直接插入索引和目錄），光標移至目錄選項（如圖11所示），將格式調整為作者希望的格式后，單擊確定，完成目錄插入。 圖11 插入索引和目錄對話框有時插入目錄后，還需對文件內容（如正文、標題等）進行修改，這就會使部分章節的名稱、頁號發生變化，這樣目錄就需要進行更新，否則修改過的內容就無法正確顯示。更新目錄時，只需在文件內容修改后，在目錄區域單擊鼠標右鍵，在出現快捷菜單中選擇并單擊“更新域”，在彈出的對話框中，“選擇更新整個目錄”（如圖12所示），目錄立即被更新。圖12 更新目錄操作2.6 文本框及圖文混排技巧在一般的技術文獻中，經常會使用到文本框、圖片、圖文混排等操作，下面僅就文本框及圖文混排的技巧進行介紹文本框的使用技巧在工具欄區域內單擊鼠標右鍵，調出“繪圖”工具欄，使用繪圖工具中提供的自選圖形、直線、箭頭、文本框等可進行一般簡圖的繪制，圖13a為作者使用Word2000繪制的簡圖。在圖13 a的繪制過程中，使用了矩形、自選圖形（曲線）、直線（虛線）、文本框、選擇對象以及文本框組合，在圖13a 中所有文字、數字均通過文本框輸入，以便進行組合。具體步驟為：使用矩形、曲線、直線繪制基本圖形，兩條豎線設置為虛線；添加圖中文字標識的文本框、橫坐標、縱坐標標識，繪制圖X的標識文本框；隨后進行組合操作，單擊繪圖工具欄“選擇對象”，將鼠標移到圖13b的左上方，按住鼠標左鍵不放，并向右下方拖，直到覆蓋圖形的所有區域，松開鼠標，圖形就被選中了；選定后的樣式如圖13b所示，之后在圖形區域單擊右鍵，選擇組合（如圖14所示），圖片即成為圖13a的樣式了，這時你可以任意移動圖片，圖片會跟著整體移動，而不至于有的跟著移動，有的不動，造成圖形混亂。a.繪制完成效果圖 b.組合選定效果圖13 文本框繪制組合樣式圖4 文本框組合對話框圖文混排技巧當文本框及圖片插入到文檔后需要進行圖文混排，具體步驟為：選定圖片后單擊鼠標右鍵，在彈出的對話框中，選擇“設置圖片格式”；然后選擇高級對話框，此時會出現圖15所示的兩個高級選項，在圖15a中最下方的三個選項都可以選定，在圖15b中，一般使用上下型或四周型（偏右側）的混排樣式，以上內容都選定后按“確定”，即可完成圖文混排。需要說明的是圖15a選項不適用于數碼相片、掃描照片等格式，該格式的圖片僅使用圖15b的設置即可完成混排。這種格式的圖片如需進行圖文混排，應在執行“分解圖片”命令后才能進行，該命令在“繪圖”選項中，如圖15c所示，可以通過自定義將快捷方式拉到桌面上。 a.圖片位置高級選項 b.文字環繞高級選項c.分解圖片選項圖15 設置圖片格式對話框3、網頁內容復制到word以后的排版及查找替換功能的使用網頁內容下載到計算機或粘貼到word后，在編輯時經常發現文章中有多行空白區域，逐行人工刪除，需要刪除的太多了，累一點不說，顯得操作者太沒有水平，本人最近發現了一種快捷方式，短時間內就可以把這些空行清除，而且毫不費力，也無需記住太多的命令。下面對網頁內容向word復制、粘貼、查找、替換等進行技巧介紹。圖17 office剪貼板的設置3.1 網頁內容快速轉入word圖16 office剪貼板命令word2000以后的版本提供的智能剪貼板功能，如圖16所示，單擊該命令即可調出“剪貼板”對話框，word2000可以一次智能粘貼12次，word2002（XP）、2003可以連續粘貼24次，即連續復制，一次性粘貼。具體操作方法為：先打開word，調出剪貼板（可以在word中設置好，如圖17所示的設置即可在復制時，直接顯示剪貼板），然后打開網頁（或其它文稿的內容），選定復制范圍，選擇復制，word2000可以12次，word2002/3可以24次，然后回到word編輯界面，單擊“全部粘貼”（圖17上方左側按鈕），多個復制內容一次性的被“整合”（復制、粘貼）到一起。要想繼續復制其他內容，需將剛才的復制到剪貼板的內容清空點擊“全部清空”（圖17上方右側按鈕），然后再去復制其他內容。如果是已經下載的網頁內容（推薦使用flashget網際快車在網頁上下載全部鏈接），可以一次性的通過“插入文件”或一次打開多個下載文件逐個選擇范圍向word復制，但兩者都要求計算機有足夠的內存。當然word的剪貼板也可以用來進行 特殊符號的快捷輸入方法，如在編輯文稿過程中經常用到某些特殊字符，就可以將其編輯一次，然后調入剪貼板，隨時顯示在屏幕右側，單擊即可插入正文中，豈不方便多了，這得益于word的智能剪貼板可以將所有復制（包括剪切）的內容在右側按復制順序顯示。3.2 文檔內查找替換空行的操作經分析，從網頁導入到word的文件一般包括“手動換行符”（顯示為）、連續的回車符（段落標記，在段尾顯示為，可通過顯示隱藏標志調整出來）或者回車符+一個短空格+回車符，這些都可以通過下面的操作來快速的進行清除。圖18 顯示段落標記等控制符的按鈕打開word的“編輯”菜單欄打開“替換”，然后，單擊對話框的“高級”（一般顯示為“常規”），在“查找”欄內點擊特殊字符的“手動換行符”輸入“l”,在“替換”欄內點擊特殊字符的“段落標記”輸入“p”，即圖19所示。然后選擇“全部替換”，立刻全部更換為段落標記。下一步將多余段落標記全部替換掉，操作方法為，查找特殊字符兩個段落標記，即，并在替換欄內輸入一個段落標記，即，然后執行“全部替換”若干次后，文檔中的重復、連續段落標記就被刪除了，文章內容顯得緊湊多了，隨后按照正常的排版思路就可以快速的進行排版了。關于word查找/替換中的其它特殊字符如何進行替換，不妨試試，應該會有收獲的，比如將一個代號（如photo單詞）替換為一幅圖片或照片，也是可以的），而且與上述操作基本一樣，當然要先對照片執行一次“復制”操作。圖19 word查找替換特殊字符4、word中表格的處理4.1 表格調整及表內數據的處理當你向表格內輸入數字、文字時，你只管按要求完成輸入即可，不用顧及格式有多難看，規范格式的工作可交給計算機來做，比如表1的內容經過計算機的簡單操作（見圖20）即可轉為規范的表2格式，轉換具體步驟為：將鼠標移至表1上方，表格左上角會出現四個方向箭頭的標志，用鼠標左鍵單擊該標志，選定整個表格；然后移動鼠標到“表格自動調整”，選定第一行“根據內容調整表格”或（和）第二行“根據窗口調整表格”，表1馬上變為表2的樣式。表1 輸入后未作調整的表格樣式抗拉強度/MPa伸長率/%杯突/mm執行標準生產批號工藝111012520235.06.0GB31989999-1工藝211513021256.07.0GB31989999-2工藝312014023266.08.0GB31989999-3表2 經計算機自動處理后的標準表格樣式抗拉強度/MPa伸長率/%杯突/mm執行標準生產批號工藝111012520235.06.0GB31989999-1工藝211513021256.07.0GB31989999-2工藝312014023266.08.0GB31989999-3圖20 表格自動調整對話框如果某個表格內的文字較多，可通過調整該表格內的文字首行縮進，左、右縮進（見圖21），比較快捷的方式是同時按住鼠標左右鍵，向左或右側移動縮進位置，這樣有微調的效果，并有較為準確的尺寸。正常的縮進調整是粗略的，在表格操作中使用不方便。 圖18 表格內文字縮進調整按鈕另一種就是采用文字“字符縮放”的方式進行簡單調整，如圖22所示，這樣設置后，字號沒有明顯變化，而大小卻有“胖瘦”之分。在表格內一般經常用到的是90或80，還可以自行定義所需的縮放比例。圖22 采用字符縮放方式調整文