XXX單位會計檔案管理制度第一條 為加強會計檔案管理，確保會計檔案的安全、完整，使會計資料更好地為XXX的經濟活動服務，根據中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法及財政部會計檔案管理辦法的規定，結合XXX實際情況，制訂本制度。第二條 XXX理事會和XXX財務部共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。會計檔案的具體管理工作由XXX財務部負責，并指定專人負責保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。檔案管理部門應當建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。第三條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案，是記錄和反映XXX經濟業務的重要史料和證據。具體分類：一、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證及附件。 二、會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。三、財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告，各類財務審計報告。四、涉稅類：納稅申報表、稅務稽查文書、稅務業務辦理文書回執、其他涉稅資料。五、其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、銀企流水對賬表、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊。 第四條 每年形成的會計檔案，由XXX財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。一、會計年度終了，將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。各類資料整理具體要求：（一）會計憑證。 1、按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。 2、分散裝訂：根據憑證號的順序多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。 3、裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。 （二）會計賬簿。各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。 1、會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。 2、會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。 3、活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。 4、會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面賬簿啟用表賬戶目錄按本賬簿頁數順序裝訂賬頁會計賬簿裝訂封底。 5、裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。 6、賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。 7、裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。 8、會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借）款日記賬、明細分類賬、輔助臺賬。 （三）會計報表。 會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。（四）電子會計檔案。1、建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。2、按月備份：每月末將財務服務器自動儲存數據分別備份在管理員電腦硬盤和獨立硬盤中，原則上是月度備份不少于兩份。3、按年刻錄光盤：年終60日內，在光盤上刻錄上年備份數據后統一歸檔保管。4、單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。5、形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。二、當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部指定保管人保管一年（且出納人員不得兼管會計檔案）。期滿30日內，由財務部指定保管人員編制移交清冊，移交XXX行政部統一保管。三、移交檔案管理部門保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案管理部門應當會同財務部和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。第五條 XXX財務部和分管檔案部門保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經XXX理事長或法人指派人員（另設置）批準后，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。查閱或復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。 一、由檔案管理部門建立健全會計檔案查閱、復制、登記制度并參照XXX檔案管理辦法辦理審批手續。 二、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。 三、會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 第六條 本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類檔案的保管按照國家相關規定期限執行。第七條 保管期滿的會計檔案，除本第七條規定的情形外，可以按照以下程序銷毀： 一、XXX理事會會同XXX財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。 二、XXX理事長或者負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。 三、銷毀會計檔案時，由理事長或負責人指派人員匯同檔案管理部門和財務部共同派員監銷。 四、監銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告XXX理事長或者負責人。第八條 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第九條 使用電子計算機進行會計核算，應當保存打印出的紙質會計檔案。使用磁盤、光盤等磁性介質保存會計檔案，應專柜保管。第十條 XXX應交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。移交會計檔案的部門，按規編制完會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號，應保管期限、已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的部門負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。第十一條