1 福州大學 儀器設備管理系統儀器設備管理系統 操作手冊 V1 0 個人業務工作臺 個人業務工作臺 2015 年 0 5 月 目錄目錄 目錄目錄 I 1系統概述系統概述 1 1 1系統登錄方法 1 1 2系統界面說明 2 2個人賬目查詢個人賬目查詢 4 3建賬入庫建賬入庫 5 3 1業務介紹 5 3 1 1業務說明 5 3 1 2業務流程 5 3 2辦理步驟 5 3 3常見問題 11 3 3 1教師如何申請單位建賬權限 11 3 3 2普通教師查詢個人設備賬目 12 4設備認領設備認領 14 4 1業務介紹 14 4 1 1業務說明 14 4 1 2業務流程 14 4 2設備認領步驟 14 5設備自查設備自查 16 5 1業務介紹 16 5 2設備自查步驟 16 6變更領用人變更領用人 17 6 1業務介紹 17 6 1 1業務說明 17 6 1 2業務流程 17 6 2辦理步驟 17 6 3常見問題 19 6 3 1查看提交的變更領用人記錄 19 6 3 2新領用人審核方法 19 7報廢業務報廢業務 21 7 1業務介紹 21 7 1 1業務說明 21 7 1 2業務流程 21 7 2辦理步驟 21 7 3常見問題 23 1 1 系統概述系統概述 1 1 系統登錄方法系統登錄方法 打開網頁瀏覽器 特別提示 鑒于與系統兼容性考慮 建議使用 Windows 自帶的 IE8 及以上版 本瀏覽器或谷歌瀏覽器 在地址欄輸入系統登錄網址 進入福州大學校園 服務門戶網站首頁 如下圖 教職工統一身份認證賬號和密碼與學校 VPN 校園 WIFI 的賬號密碼一致 教工的賬號是以 T 或 WP 開頭的工號 初始密碼為身份證號碼后八位 忘記密碼可通過以下兩種方式重置 1 各單位統一填寫登記表 打印并加蓋公章后到信息化建設辦公室三樓信息中心 306 室 進行辦理 2 個人修改需攜帶本人身份證與工作證到信息化建設辦公室三樓信息中心 306 室 找廖老 師重置密碼 重置密碼后請及時登陸統一身份認證平臺網址 和補充個人信息及密碼找回信息 以便今后自助找回密碼 登陸成功后 點擊 采購與設備管理系統 進入設備管理登陸界面 如下圖 2 進入設備管理系統的首頁后 點擊 儀器設備管理系統 如下圖 成功登錄系統 進入設備管理系統后的界面如下圖所示 1 2 系統界面說明系統界面說明 普通教師進入設備管理系統后的個人工作臺主頁面展示如下 3 在上面的個人工作臺主界面圖示中 已經用紅色線框把主界面劃分成了五大功能模塊 這五大模塊主要是根據功能設計來劃分的 但各個模塊之間并不是嚴格按功能來歸類劃分 不 同模塊可能包含有相同的功能選項 這主要是為了提供方便易用的操作靈活性 比如 在業務辦理 模塊中的 設備服務 菜單 它包含的功能選項就和資產生命周期管理模塊差不多 都是能辦理和 提交設備管理的各種業務 只是在業務辦理模塊中相關功能選項更全面一些 需要特別注意的是 需要特別注意的是 由于具體賬戶擁有的角色不同 也就是被授權辦理的功能業務不同 因此 不同賬戶在個人工作臺主界面下能看到和操作的菜單選項 或按鈕 會有差異 上圖所示的是只擁 有普通教師角色的賬戶登入系統后看到的個人工作臺主界面 4 2 個人賬目查詢個人賬目查詢 第一步 查看個人名下資產 點擊個人資產賬目 如下圖 第二步 填寫查詢條件后 點擊 查詢 按鈕 即可在我領用的資產下看到所查詢的資產信息 如 果如要單獨查詢某臺儀器 可以點擊高級查詢 填寫完整信息即可 如下圖 在 我領用的資產 中也可以導出資產清單 或者修改資產信息操作 5 3 建賬入庫建賬入庫 3 1 業務介紹業務介紹 3 1 1 業務說明業務說明 建賬范圍 單價 1000 元的設備 保持原有形態 使用時間 1 年 業務辦理流程 老師錄入設備信息 發起建賬申請 單位設備管理員審核 開單室審核 申請人打印 進倉單 一式三聯 領用人簽字后 攜帶發票 設備申請單到開單室領取標 簽 并找設備主管部門和倉管員簽字 攜帶簽字后的 進倉單 前往計財處報賬 開單室定期到計財處收回進倉單 對取回的單據業務進行復核 可以修改入庫時間 設 備入庫 注意事項 注意事項 若購置的是汽車 需同時上傳行駛證和登記證 3 1 2 業務流程業務流程 3 2 辦理步驟辦理步驟 第一步 第一步 在設備管理系統的 個人工作臺個人工作臺 首頁中點擊 建賬入庫 如下圖所示 6 第二步 第二步 進入建賬業務申請界面后 點擊 申請設備建賬 如下圖所示 第三步 第三步 接著會彈出如下圖所示的建賬業務說明 閱讀建賬業務說明后點擊 已閱讀 注 若下次辦理業務的時候不想要再彈出此說明框 可以勾選上 不再提醒 第四步 第四步 填寫購置信息 購置信息請一定要根據發票上的信息認真填寫 7 填寫說明 填寫說明 帶 的項為必填項 必須選擇或錄入符合要求的規范信息 領用單位 領用單位 如果老師有某些領用單位的建賬權限 那么這里在下拉框中可以選擇一個領用 單位 同時 在后面的 設備管理員 選項中 系統會根據前面的領用單位默認給出相應 的單位設備管理員 如果老師看到領用單位這項為空 即系統沒有給出默認領用單位 或者系統給出了 默認領用單位 但包括從下拉菜單中列出的 都不是自己想要的領用單位 遇到這兩種情 況 老師可以聯系該領用單位的單位設備管理員 讓他把該單位的單位建賬權限授權給自 己 另外 這里還提供了一種更便捷的解決方法 老師可以點擊領用單位選項框右邊的 申請更多建賬單位 就會彈出一個申請建賬單位權限的對話框 在對話框中選擇單位 里面列出了全校的單位 老師可以從中找到自己想要的單位 接著填寫申請理由 然 后點擊對話框右上角的 提交申請 按鈕 這樣領用單位選項就有了老師想要的領用單位 需要注意的是 這樣選擇到的領用單位并不代表老師就擁有了該單位的建賬權限 而是單 位的建賬權限會和建賬業務提交后一并審核 供貨商 供貨商 請根據發票中的供貨商信息 填寫供貨商名稱 設備來源設備來源和設備歸屬設備歸屬這兩項系統默認會給出常用類別 它們也都可以從下拉框中選擇 經手人經手人這項默認是當前辦理業務的個人賬戶 經費編號經費編號 經費名稱經費名稱 經費科目經費科目 購置日期購置日期 以及發票號發票號 請根據實際情況填寫或選擇 如果還簽有合同 可以填寫上合同號 上傳發票圖片或合同圖片 第五步 設備單價第五步 設備單價 填寫說明 填寫說明 帶 號的為必填信息 若部分信息確實不存在 如出廠號 規格 可以用 號代替 分類號分類號 的填寫 若不清楚如何選擇 可輸入設備名稱中的關鍵字進行模糊匹配 在系 統自動匹配出的分類號中 選擇名稱最為相近的分類號即可 注 計算機分類號統一為計算機分類號統一為 05010105 名稱名稱 的填寫 例如臺式機統一填寫 計算機 筆記本電腦統一填寫 筆記本電腦 單價單價 項的填寫 8 單價 1000 元的設備不用建賬 當填入的單價小于 1000 元時會報提示 1000 元 單價 10 萬元的設備正常建賬 單價 10 萬元的設備是大型儀器設備 則會提示為貴重設備 需線下攜帶驗收報告至 行政北樓西 124 審核 并填寫完整下方的 貴重儀器補充信息 還必須上傳設備照 片 如下圖 型號型號 和 規格規格 填寫要求 型號以廠家提供信息為準 規格指設備的主要技術參數 比如計算機規格填寫 CPU 硬盤 內存 顯示器 示例 E5300 2 6G 500G 4G 液晶 19 使用方向使用方向 和 國別國別 可以根據實際情況從下拉菜單中選擇 進口進口 是否為進口 非進口選擇內貿 如果是進口設備 需要選擇是免稅還是征稅 并填寫完整進口信息 如下圖 9 存放地存放地 可以從下拉菜單中選取或直接輸入 在批量錄入設備信息的時候 如果有多個 領用人或者存放地 請點擊 添加 n 個存放信息 按鈕后進行錄入 注意在該按鈕的方框 中可以輸入數字來添加相應數量的存放信息 如下圖所示 存放地信息批量導入方法 存放地信息批量導入方法 存放信息也可以通過直接導入 Excel 的方式來批量錄入 點擊上圖中的 導入存放信息 有大批 量存放信息點此導入 會彈出如下圖所示的對話框 首先點擊 下載 Excel 模板 把 Excel 模 板下載下來后完善 Excel 模板內相應的信息 注意只是根據需要增刪修改模板內存放地信息 不要 調整模板格式等 把模板內信息修改完成后 再點擊對話框中的 選擇文件 按鈕來上傳修改過的 Excel 模板 最后點擊 確認 這樣就完成了存放信息的上傳導入 在頁面中也能看到導入的存 放信息了 如下圖所示 10 存放信息下 數量數量 那欄填入多少數字 系統就會相應給出同等數目的出廠號廠號 SN 號號錄入 框 請務必根據設備銘牌上實際信息錄入 第六步 汽車建賬第六步 汽車建賬 如下圖 第七步 第七步 在設備信息填寫完成并保存后 我們可以看到如下界面 在確認無誤后點擊右上角的 提 交建賬業務 等待單位儀器設備管理員審核 11 提交審核成功會給出如下的提示 在提示中說明了將由哪位單位設備管理員審核 業務提交成功后 教師可以在首頁或 個人工作臺 建賬入庫 里面的建賬業務記錄下查 看到申請記錄 記錄中包括了業務當前審核狀態等信息 如下圖所示 注 如果發現業務申請信息有誤 并且設備科還未審核 可以點擊 撤回 修改后重新提交 3 3 常見問題常見問題 3 3 1 教師如何申請單位建賬權限教師如何申請單位建賬權限 當老師在申請建賬時 不能選擇到自己需要的單位 那么需要先針對此單位申請可建賬權限 申請那個后 設備科審核通過即可建賬 第一步 第一步 教師在 個人業務 主頁面下 依次點擊進入 建賬入庫 申請設備建賬 界面 如 下圖所示 點擊 申請更多建賬單位 12 第二步 第二步 選擇需要的建賬單位并填寫申請理由 然后點擊 提交申請 第三步 第三步 提交申請后 可以看到有了申請記錄 接下來需要等待單位設備管理員審核通過 在單位設備管理員審核通過后 申請教師就有了該單位的建賬權限 3 3 2 普通教師查詢個人設備賬目普通教師查詢個人設備賬目 普通教師在 個人工作臺 首頁中點擊 個人資產賬目 或導航欄上的 資產賬目 就能進入個 人設備賬目查詢頁面 可以在里面查詢到自己名下的所有設備 如下圖紅色方框所示 13 進入個人設備賬目查詢頁面后 首先可以根據一定的查詢條件 比如 設備類別 領用 單位 設備編號 等 查找出所需設備 需要注意的是 如果需要更多的查詢條件 可以點擊 展開 高級查詢 這樣就可以通過 經費卡號 入庫時間 單據號 生產廠家 等 這些查詢條件來查找設備了 查詢出的結果會在 我領用的設備 下面的列表中顯示出來 可以勾選上需要設備后點擊 修 改 按鈕來修改設備信息 如下圖所示 對于查詢出來的結果 還可以點擊列表右上角的 導出 按鈕來把查詢的結果導出成 excel 文 檔 查詢結果需要顯示哪些字段可以通過 顯示字段篩選 來配置 14 4 設備認領設備認領 4 1 業務介紹業務介紹 4 1 1 業務說明業務說明 當設備管理員變更領用人或設備調撥到您的名下時 您需要對分配到您名下的設備進行認領 如對設備分配有疑問 需聯系單位設備管理員調 整 未完成分配到您名下設備的認領任務時 您將暫時無法使用建賬等系統中的相關功能 4 1 2 業務流程業務流程 1 在系統首頁點擊 待認領 2 在需要認領的設備前打上 可批量處理 3 選擇設備后 點擊右上角的 確認認領 即可完成認領 4 如果不是自己的設備不需要認領 則選擇設備后就點擊右上角的 退回 4 2 設備認領步驟設備認領步驟 第一步 點擊待認領按鈕第一步 點擊待認領按鈕 15 第二步 填寫設備的存放地信息 并打鉤保存 提示 如果設備不是自己的 請打鉤并點擊 退回 按鈕 填寫退回理由 16 5 設備自查設備自查 5 1 業務介紹業務介紹 設備領用人自設備認領后 每隔一年需對設備進行核查 主要核查內容 設備是否還在自己名 下 存放地是否更新 現狀是否變動 5 2 設備自查步驟設備自查步驟 第一步 點擊第一步 點擊 待自查待自查 按鈕按鈕 第二步 填寫設備的存放地信息 并打鉤保存 17 6 變更領用人變更領用人 6 1 業務介紹業務介紹 6 1 1 業務說明業務說明 變更領用人業務是指 變更領用人是指在同一個設備領用單位內部 不同設備領用人之間進行移交 變更領用人需要雙方達成一致 單位設備管理員審核 業務提交注意事項 一次只能提交同一個單位下的設備 且一次可以提交多臺同類型的設備 大型儀器設備一次只能提交單臺 在提交業務后 請盡快聯系設備新領用人登錄系統進行設備接收操作 6 1 2 業務流程業務流程 6 2 辦理步驟辦理步驟 第一步 第一步 在設備管理系統的 個人工作臺個人工作臺 首頁中點擊 變動業務 如下圖所示 第二步 第二步 進入變動業務申請界面后 點擊 申請領用人變更 如下圖所示 18 第三步 第三步 在設備挑選界面通過一定條件 如領用單位 設備編號 設備號段等信息進行篩選 查找 到自己需要辦理業務的設備后 如圖 點擊設備信息列最右邊的圖標選擇該設備 已經選擇的 設備的狀態圖標會變為 并且在右側會把已選設備顯示出來 選擇完成后 點擊 下一步 按 鈕 如下圖所示 注 在查詢條件中的設備類別可選擇普通設備 貴重設備 設備編號可以填寫多個 請用逗號分隔 或者直接從 excel 表格復制粘貼 原設備領用人提交申請注意事項 原設備領用人提交申請注意事項 頁面不允許將 自己的設備變更給自己 一次可以提交多臺設備 但一次只能提交一個領用單位內部的設備 所提交設備必須處于已核查狀態 且不在任何流程中 在提交業務后 請盡快聯系設備新領用人登錄系統進行設備接收操作 第四步 第四步 在業務信息填寫頁面 選擇新領用人 填寫變更理由 確認下方的設備列表后點擊 提交 變更申請 如圖所示 19 提交成功后 業務進入審核階段 6 3 常見問題常見問題 6 3 1 查看提交的變更領用人記錄查看提交的變更領用人記錄 可以在 個人工作臺 首頁 資產生命周期管理模塊 變動業務 下的 變動業務列表 中 查看到提交的變更領用人記錄 如下圖所示 6 3 2 新領用人審核新領用人審核方法方法 第一步 第一步 新領用人登錄設備管理系統后 在首頁的 待審業務 處 就可以看見前面步驟原設備領 用人提交的變更申請 點擊最右邊的 處理 按鈕 20 第二步 第二步 新領用人審核的時候 特別要確認存放地是否有變動 若有變動請做修改 另外還可以添 加備注信息 完成后點擊 同意 如下圖所示 如果不接受該設備 可以點擊右上角的 不同意 21 7 報廢業務報廢業務 7 1 業務介紹業務介紹 7 1 1 業務說明業務說明 報廢業務是指 設備由于損壞不能維修 沒有維修價值 殘值存在的設備下賬 報廢業務需要校驗 購置年限 年限短或者沒過質保的一律不允許報廢 貴重儀器設備需要單獨提交報廢業務 1 設備領用人發起設備報廢申請 注 單臺件 10 萬以上的必須單獨申請 使用年限不滿 5 年的 系統給出紅色提示 2 單位設備管理員審核 3 綜合辦初審 審核完