電子訂貨系統 (EOS)介紹基本數據電子訂貨系統 (EOS) 即藉由電子傳遞方式，取代傳統人工書寫、輸入、傳送的訂貨方式，也就是將訂貨數據轉為電子數據交換 (EDI) 方式，藉由計算機與通訊傳送取代傳統商業下單/接單動作的自動化訂貨系統。其方法是在零售業的店鋪內所發生的訂購數據，就在該發生地點自動的輸入，并透過通訊線路，聯機傳送到零售業總公司、批發商或商品制造商之系統中。傳統的訂貨工作，都在電話或單據中進行，難免會有聽錯的事情發生，因此常會有送錯貨品或送錯數量的事情發生。在店鋪日常發生的事務處理作業中，補充訂購、進貨業務占了很大的比重。為了排除庫存過剩及防止斷貨的現象，管理者要在短時間內正確處理，需要有相當有經驗的人員負責，因此透過電子訂貨系統可協助零售業、總公司、配送中心達到收發訂單電子化、搜集情報迅速化且正確化的目的。面臨今日高消費的成熟社會，為了迎合消費者多樣化、個性化的購買趨勢，便利商店賣場必須面臨有限陳列空間，提供消費者更多樣選擇的經營挑戰。最直接的方式莫過于減少單品陳列空間、降低庫存，以擴大商品線，于是少量多樣的訂購、安全庫存的抑制、縮短訂貨前置時間、簡化訂貨驗貨揀貨 (Picking) 作業等，便成為圖謀改善的重要關鍵。經營者一方面寄望高商品周轉率來提升銷售、降低庫存；另方面則力求避免因補貨不良，而造成缺貨的機會損失。電子訂貨系統的觀念和要求，恰是解決上述問題的答案。電子訂貨系統的實現，不管對商店或供貨商，確有其相輔相成的效益貢獻。電子訂貨的作法可分為三種：(1) 訂貨人員攜帶訂貨簿及掌上型終端機巡視貨架，若發現商品缺貨則用掃描儀掃描訂貨簿或貨架上的商品標簽、再輸入訂貨數量，當所有訂貨數據皆輸入完畢后，利用調制解調器 (Modem) 將訂貨數據傳給供貨商或總公司。(2) 利用銷售點管理系統 (POP System)收款機在商品庫存檔里設定安全存量，每當銷售一筆商品數據時，計算機自動扣除該商品庫存，當庫存低于安全存量時，即自動產生訂貨數據，將此訂貨數據確認后即可透過電網絡傳給總公司或供貨商進行下單。(3) 透過因特網 (Internet) 來訂貨。一般而言，透過計算機直接聯機的方式最快也最準確，而藉郵寄、電話或銷售員攜回的方式較慢。由于訂單傳遞時間是訂貨前置時間內的一個因素，其可經由存貨水平的調整來影響客戶服務及存貨成本，因而傳遞速度快、可靠性及正確性高的訂單處理方式，不僅可大富提升客戶服務水平，對于存貨相關的成本費用亦能有效地縮減。庫存管理無論是制造或配銷業均有庫存管理需求，其目的在適時適量的滿足其對現有及預期庫存的需求，同時避免過多無需求庫存的產生以免資金積壓進而影響資金調度的靈活性。基本存貨管理就是存貨的異動，這些異動包括了：出貨、進貨、退貨、轉撥等。只要管理好存貨的數量即可，但事實上，大至一個國家的治理，小至如同人事管理一般，不可能只注意到人的流動量而已，人有許多屬性需要被記錄(如：基本數據、教育程度、所屬單位、薪資等級等)，存貨的管理亦然，它也會隨下列各項變量之復雜度高低而有變化：1. 組織業務性質(零售、制造)2. 擴編、跨組織(Local/Global)3. 會計制度(成本/利潤中心制)4. 倉庫類別(成品倉/原物料倉)5. 存貨的特性(危險物料、成品、在制品)6. 與供貨商/客戶的關系(如：Supply Chain Management)7. 信息系統模塊間的鏈接(采購、制造、訂單)因此，存貨管理系統是一個相當復雜的系統，而愈復雜的系統，愈需有秩序的管理功能，化繁為簡。庫存管理系統是許多企業的核心，同時也是個后勤支持、服務性的模塊，為計劃生產流程的中心點。庫存盤點由于庫存有內在成本因此企業只應維持能滿足現有及近段時間客戶需求的最少貨量以保持競爭優勢。越來越多的企業需要一套軟件幫助他們在保證供貨的前提下把庫存降到最少。庫存管理模塊可以幫助用戶在保持充足貨量的同時提高倉庫的生產效率。由于再完美的計算機解決方案也不能取代人工點貨但如果解決方案設計得妥當它可以提供相當大的幫助。盤點存貨功能可讓個別項目擁有不同的周期用戶可進行抽樣盤點。同時在盤點庫存期間庫存依然可以被動用大大減少管理庫存上的問題。庫存盤點的數據輸入查詢批核及記賬可提高管理效率。同時全面的差異及例外報告更有助用戶嚴謹地控制整個過程。請購/采購管理無論是制造業或配銷業，于整體企業流程中，采購管理均為相當重要的一環，借著良好的采購管理可達到降低采購成本、提升采購質量以及交期控管的目的。采購管理作業所包含的范圍如下所述：請購部門開立請購單（或稱采購需求單），采購部門接獲請購單后進行供貨商評估、選擇以及詢價、議價及核價等程序后開立采購單并發出給供貨商。采購部門后續的責任為追蹤供貨商的交期是否符合采購單的預定交期，采購部門也可能因為請購部門變更希望交期而變更采購單上的預定交期，進而通知廠商。廠商交貨時，收貨部門需進行初驗，若所收料件無需檢驗，則可直接由倉管人員辦理入庫，否則需由檢驗部門檢驗，合格的料件方入庫，不合格的料件一般情況下由采購部門通知廠商取回。當檢驗合格且已入庫的料件發給使用部門（如工廠的生產部門）后，于使用前或使用過程中發現有不良的情況，若可追溯其供應廠商，則可請采購部門和供貨商協議重新補貨或辦理折讓。除以上作業外，供貨商質量管理亦為采購管理的重點之一，以制造業為例，相關部門會共同擬定供貨商質量評核辦法，以計分的方式評核供貨商的質量以為采購部門選擇供貨商的依據。業務/訂單管理可設定付款方式、貿易條件、包裝條件、貨運條件以及信用狀修改付款條件，滿足外銷管理的需求。可設定客戶信用控制相關數據以為信用額度控管的依據。可設定報價單數據，經客戶同意后可將其轉成銷售訂單。執行出貨作業時，可將欲出貨的銷售訂單轉入。再修改或補登錄出貨數據。于企業不自行生產的情況下，可將銷售訂單轉成采購訂單向供應廠商采購以滿足客戶的需求；于企業自行生產的情況下，可無需納入主生產排程，直接將銷售訂單轉成制造命令。物料需求規劃于制造業或配銷業的計算機化領域中，所謂料件系指納入計算機化管理作業之一切有形或無形的對象，例如制造業的原、物料、在制品、半成品及成品、設備等屬有形的料件，軟件或工程建置則屬無形料件。無論是有形或無形料件，均可依其個別需求決定是否納入庫存管理。為便于管理，通常依料件的類別及特性予以編碼。實務上料件編碼人員會依據料件的層次化類別及其所屬特性予以編碼分段并制定編碼原則，當有新料件產生時，編碼人員分析該料件的類別并找到其所對應的編碼原則并據此進行料件編碼作業。料件的品名為其層次化類別的分段說明，規格則為其特性的分段描述，品名分段說明和規格分段描述和料件編碼分段有其對應關系，于制定時需注意其和料件編號的一致性。料件有多單位的問題，同一料件于采購、庫存、發料、生產、銷售及成本作業時所使用的單位可能不相同，這些單位可為同一類別（例如公斤和磅即屬同一類別）或不同類別（例如公斤和公尺即屬不同類別），相同類別之單位轉換直接依換算比率換算，不同類別之單位轉換則依各料件或料件類別所設定的換算比率換算之。料件數據的設定為后續采購、庫存、銷售、產品結構、制程以及生產管理作業計算機化的基礎。例如：于采購管理作業中，所請購的料件數據需先行設定方可建立請購單數據；于庫存管理作業中，入出庫以及盤點的料件數據需先行設定方可建立入口出庫單以及盤點卷標數據；于銷售管理作業中，所銷售的料件數據需先行設定方可建立銷售訂單數據；于產品結構管理作業中，父料件及子料件數據需分別先行設定方可建立產品結構；于制程管理作業中，料件數據需先行設定方可建立該料件的制程數據；于生產管理作業中，所生產的料件數據需先行設定方可建立生產時所開立的制令數據。產能規劃根據MRP計劃及已發放之制念，產生MPS主生產排程計劃，計算不同工作中心機臺的產能與負荷；同時可利用不同類型的排程法，對已開未交及計算性訂單進行排程，計算過程可匯總負荷，可比較工作中心機器，可用產能下已排定及已計劃的工單負荷，每段時間內過高過低負荷與累積過高過低負荷，以便快速調整生產排程，以掌握未來長程計劃于重要或瓶頸資源上之負荷，做為產銷協調之參考依據。生產管理針對工廠所需之流程控制與管理模式，從可控制及管理的訂單計劃到完成的整個制程過程，因此從派工管理，發料與補料計劃，制程過程，重工與制程外包都可含括在內。而這些功能全借助于：1.訂單計劃：生產依訂單型態分成兩種：按訂單生產及生產存量，提供最佳批量、報廢率，并對工程設計進行覆查。2.生產排程：用有限或無限產能，進行各工作站進度排程，視需要再前后調整，根據限制理論找出生產途徑中對產能限制最大的特定制程，從此步驟再前后調整，另外也進行訂單仿真，以訂單交期反推至各工作站，該站產能比對，若超出產能限制，視狀況發出外包申請。3.制程工單：列出生產工作途程，及優先次序，零件及特定工作途徑指令，無數及規格及統計過程控制(SPC)數據。4.追蹤并收集資料：可實時查詢訂單制程狀況，并收集在現場上的生產數據，包括廢料及不良品數量與原因，用料狀況，生產數量及作業成本上所用之勞務及產量數據。現場管理1. 建立模具、工具、具等輔助性生產設備之完整數據，強化輔助工具之管理機能，避免因輔助設備上的不良及管理上之疏失，造成生產管理之困擾，進而影響到生產線之產能。2.在系統上會協助建立編號規則，提供請購、采購、驗收管理上之機能，與應付、應收帳款相整合，也將這些設備管理信息提供相關人員參考。3.利用工單制程計算標準與實際之差異、人員效率及機器利用率。4.可與薪資結合，可以工時卡輸入之數據，來計算薪資。質量管理分為在線SPC品管系統及制程統計品管系統，所謂在線SPC品管是將生產線各點收集之不良數、不良原因，做實時統計，以SPC品管圖題示，若發現超過設定值則發出警訊，嚴重時還整個制程緊急叫停；制程統計則是將進料檢驗，在線檢驗及成品檢所收集到之質量數據，利用統計分析的方式，制成SPC品管圖，以便分析質量，改善質量。另外也根據廠商進料及外包質量數據，提供評核等級，做為廠商管理之依據。總賬會計收集銷售、采購、應收應付帳款、庫存等。所有與財務有關之交易事項，將其匯之，并提供更正與期末調整之功能，另外主要是用來編制資產負債表、損益表與預算表通常表現出目前公司的財務狀況。1. 建立會計科目，輸入該科目之期初余額。2.刪除子系統中前期已存在未過賬之交易。3.將期初余額過賬，再刪除多余之未過賬交易。4.打印財務報表并做檢查。5.另外也可輸入預算數據。應付帳款/票據與應收帳款有許多相似之外，從收料、發票至付款作業，甚至到后端進項媒體申報作業，都是所涵蓋之范圍。另外要注意到采購行為，預付款及退貨、折讓與總賬間的相關作業，另外付款數據確定后，透過支票、匯款等方式去實際執行支付、作廢及兌現的動作。作廢也就是所謂的付款循環。1.首先要先建立相關會計科目、稅別、付款條件、供貨商相關資料、銀行匯率.等。2.從舊系統中印出AP帳齡分析表。3.將未結案發票明細或期初余額輸入新系統中。4.從新系統中印制AP帳齡分析表核對數據。5.若已使用采購系統，請刪除已收到發票未結案之收料單，因已包含在期初余額中。應收帳款/票據應收帳款是指從產生發票，過到應收帳款，付款之處理，同時也牽涉到業務員傭金、運費、稅額、預付款及信用管理等，所謂信用管理是指信用額度管制，用來防止呆賬的發生，當客戶超過所設定之額度時會實時將P/O管制或提出警訊。整個模塊最主要的目的，主要是提供應收帳款的管理與期他系統之憑證轉賬接口與沖賬管理。1. 建立基本數據：包括相關會計科目、稅別、稅率、信用條件、付款條件、客戶資料、銀行匯率等。2.從目前舊系統中印出AR帳齡分析表。3.輸入未結發票及退回與折讓明細，或者只輸入期初余額。4.利用新系統印制AR帳齡分析表，核對并更正錯誤。固定資產固定資產：指其供營業使用會超過一年以上之有形資產，利用折舊的程序（即成本分攤的程序），允許資產之成本分攤到其使用年限中，因此折舊對稅務和財務報告兩者皆有影響。1.租稅而言：折舊可于資產使用年限中逐年攤提，折舊費用可減少課稅收益，故采加速折舊法，實租稅計入上的效應需去管制。2.財務會計：一般分類賬是以使用年限逐年攤提，假若僅是偶發性之使用資產，例如：以使用機器為唯一理由，折舊可被計算基于單位生產數量，或機器于營業中實際使用期限來計提折舊。3.生命周期4.折舊計算公式：(1).直線法(Straight-Line)：平均分攤至使用年限中，公式為：取得成本殘值-使用年限年數(2)余額遞減法(Declining-Balance)：加速折舊法，在使用年限中較早年數中提列最大稅賦金額。(3)使用年數合計法(Sum-of-the-Years-Digits)：在資產使用較早年數里增加租稅保留金額，但仍然于使用年的每年均提列折舊，公式為：剩余年年數（取得成本殘值）-n分母為資產使用年限中所有年數之合計數目。(4)單位生產量法(Units of Production)：一般折舊是假設資產以單一不變的方式使用，而此法是基于資產或行駛里程數等等），故每單位生產量折舊成本殘值-預估單位生產量成本管理成本管理：1.成本方法：根據實務或稅法公司會選擇性地使用適合自己的成本結賬基準，決定成本方法是導入系統的第一步，一經設定開始運作后，就無法更改。(1).標準成本法(Standard Costs)：設定原物料合理的成本價位，原則上每年或半年改一次并非經常修改，實際成本可與標準成本比較，以差異來表示。(2).平均成本法(Average Costs)：簡單移動平均成本法，材料與人工成本會在每次以移動平均成本來計算及更新系統，但間接費用還是用標準成本來運用。(3).期間成本結算法(Periodic Inventory Costs)：以期初庫存加上當期買入或加工成本減掉當期之銷售成本，因此系統不會立即更新各種成本及總賬。(4).實際成本(Actual Costs)記錄及使