淺議辦公室工作計劃的制訂原則摘要：辦公室工作計劃是進行管理的第一步，為組織、指揮、協調和控制的前提，是為了更好地貫徹和落實領導的決策和指示，確立辦公人員與整個環境之間的持續協調。制定辦公室工作計劃要貫徹統籌、重點、連鎖、穩定和發展等原則。關鍵詞：辦公室；計劃；原則為了把領導的指示落實下去，為了使決策付諸實施，預先進行的行動安排就是計劃，它包括對事項的敘述、目標和指標的排列、所采取手段的選擇，以及進度的規定等。計劃內容通常用“5w1h”來表示：即why為什么做？原因和目的；what做什么？活動與內容；who誰去做？人員；where在什么地方做？地點；when在什么時間做？時間；how怎樣做？手段和安排。一個企業面對未來不確定性和環境的變化，要時刻保持正確的航向，明白目前的位置和處境，以免在變化面前和瑣雜事務中迷失方向。對辦公室工作來講，不論情況發生了怎樣的改變，辦公室人員都要將主要的注意力集中在目標上，集中在領導的工作上。計劃就是使所有的行動能夠保持同一方向，促使目標實現。完整地制訂一個工作計劃，需要考慮計劃的各個方面：統籌、重點、穩定性、期限性等。計劃的各個方面之間常常存在著各種關系模式，影響計劃的成功實施與最終績效獲得。制定工作計劃時的原則應從考慮這些相關因素。如，長期綜合計劃是高層管理部門和辦公室負責人主要關心的問題，而這種計劃常牽涉到復雜的多方面的問題，所產生的戰略計劃通常十分靈活，并能適應變化的情況。而短期的經營計劃在范圍上將受到更多的限制，一般均屬于下級管理部門和辦公室人員的職責，并且通常都是比較固定的。統籌原則。在制定計劃時，要全面考慮到計劃對象這個系統內所有的各個構成部分及其相互關系，同時還要考慮到計劃對象和相關系統的關系，按照系統內外的必然聯系，進行統一籌劃。這是因為：計劃的目的是要通過系統整體的最優化實現決策目標，而系統整體的最優化的關鍵在于系統內部結構的有序和合理，在于系統內部關系與系統外部關系的協調。在制訂計劃時，要留有充分余地，各種因素尤其是正向作用的因素不能估計太高，否則，環境稍有變化就可能前功盡棄。因此，工作計劃的統籌原則是基本原則。重點原則。在制定計劃時，不僅要堅持統籌原則，全面考慮問題，認清它們的地位和作用，同時還要分清主次輕重，抓住主要矛盾。還要根據時間、地點和條件的不同具體應用。重點原則并不是說只顧重點，不及其他，而是要主攻重點，兼顧一般，協調發展，整體推進。只是在工作計劃中把重點工作放在計劃的中心位置，重點工作的解決有可能推動整個工作的前進，從整體上獲取最大的效益。確定重點一定要十分慎重，要充分調查、研究和論證。辦公室負責人要根據領導意圖，化大力氣研究自己工作的重點，明確辦公室的主要目標。確定重點必須有科學的態度。做到以下幾點：1.對辦公室工作有透徹了解。如自身的基礎條件，人員實力等，確定重點工作實現的可行性等。2.對環境要有透徹了解。現代辦公室不可能脫離環境獨立存在與發展。對有關環境因素徹底了解，才能準確確定重點工作。3.對未來發展趨勢徹底了解。未來充滿著許多可變的因素，不可能有固定的答案，這就需要在對現有因素的分析上盡可能做出準確的預測。預測既不能過于穩妥，失去發展機會，也不能冒進，過于承擔風險。對重點工作確定的準確與否，取決于對未來因素判斷分析的透徹程度。連鎖原則。制定計劃要充分考慮對象系統中內部結構各個因素間以及其他相關系統之間的相互作用、相互反饋的因果連鎖關系。因為在系統內，一種因素的變化必然引起其他因素的連鎖反應，相關系統的變化也一定會影響本系統的變化。而且，這種連鎖反應一般是復雜的、多向的、多變量的。在制定規劃或計劃時，如果不充分注意到這一點，計劃的內容就難以實現。譬如，辦公室與其他職能部門的關系，辦公室人員之間的相互配合和相互作用等。另外，系統外部因素的變化也會對系統目標的實現產生連鎖反應。穩定原則。政策在制定后在相當一段時間內是穩定的、持續的，在政策的指導下，所制定的工作計劃也呈現出一定的穩定性，不能朝令夕改，失去信用。工作計劃中的某些執行步驟、操作流程及某些細節表現出重復和持續的特點。但計劃從制定到最終執行也不可能一成不變，在某些數量和質量上可稍加改變，但這種變化不能在短時間內表現劇烈。為非重復性問題定的計劃，既一次性計劃規定出適合某一具體情況的行動方案，當目標達到后即可廢棄，如辦公室對某一突發事件的處理方案。這是與持續性計劃相反的，而持續性計劃具有持續的用途。一次性計劃有一個等級次序，可以分為主要規劃、項目條件、特殊任務、細節計劃。在企業中，主要規劃如一個快速運輸系統的設計、試制和建造等。先進的工藝技術要求對大規模規劃進行長期計劃。一個主要規劃的成功取決于對總系統內的特殊項目所制定的更加詳細的一次性計劃。這些一次性計劃應全部納入總的計劃等級體系。為重復行動定的計劃常常稱為持續性計劃。它們包括為了解決企業經常面臨的各種各樣的重復問題的方法、標準的作業程序。這些計劃對任何已建立的企業來說都是重要的，甚至那些非正式的群體也都要制定計劃。而對比較正式的群體來說，持續性計劃是把各個分系統連接起來的主要內聚力。政策是最廣泛的持續性計劃，在辦公室工作計劃中是人們行為的一般指南。在戰略層，政策通常為今后的計劃活動確定出大量前提和限制條件。政策是在進行辦公室的作業活動中指導其成員的總的行動計劃。每個大型組織、集團都有大量不同形式的指導政策，這些政策通常都形成了書面文字。即使在政策未形成書面文字的情況下，辦公室也應有為其成員所知曉并理解的政策。這些非正式政策都是既定的，因為在辦公室工作遇到一系列類似問題時會產生決策的慣用模式。期限原則。計劃是以過去歷史、當前情況和對未來的估計為基礎。人們對長期計劃給予很大關注，因其與戰略層的管理部門制定目標的職責密切相關。企業戰略計劃決定了企業在相當長一段時間內的競爭能力、技術創新、人力和物力等資源的分配。辦公室工作中的長期計劃就必須與之相適應，因此，戰略性計劃的規范性更顯得重要。短期和中期作業計劃是以戰略計劃為基礎并被納入戰略計劃中。辦公室工作的戰略或長期計劃不是單獨類型的計劃，而是總計劃中的一個組成部分，在這個范圍內，可以建立起更詳細的行動步驟和作業計劃。長期和中期計劃為主要涉及當前工作的短期計劃規定了范圍，規定了具體工作完成的時間段，使計劃設想有了大致明確的空間與時間范圍。辦公室工作計劃應該通過長期、中期和短期計劃的有機結合，形成既包括明確的戰略指向，又含有若干數字化計劃的比較合理計劃體系。發展原則。計劃的時間有長有短，但無論長短都是對未來做出的安排。發展原則有兩層含義：一是辦公室工作計劃要有遠見，注重自身的發展。制定計劃時要依據自身現狀，本著不斷進步、不斷發展的思路。既不能好高騖遠，不顧領導工作實際狀況，不顧自身條件