第六節(jié) 企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì) 2 2020 3 3 2 一 銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容1 接受訂單顧客提出訂貨的要求可以通過(guò)銷售人員或其他如傳真 信函及向現(xiàn)有的和潛在的顧客發(fā)送訂貨單等方式接受訂貨 取得顧客訂貨單 收到顧客的各種形式的訂單后 應(yīng)由銷售部門專人負(fù)責(zé)登記 并審核訂單的內(nèi)容 確定能夠如期供貨后 編制銷貨通知單 作為信用 倉(cāng)庫(kù) 運(yùn)輸 開票和收款等有關(guān)部門履行職責(zé)的依據(jù) 2 批準(zhǔn)賒銷賒銷批準(zhǔn)是由信用管理部門根據(jù)管理當(dāng)局的賒銷政策 以及對(duì)每個(gè)顧客的已授權(quán)的信用額度來(lái)進(jìn)行的 信用部門收到銷貨通知單后 應(yīng)區(qū)分新老顧客進(jìn)行信用調(diào)查 信用部門無(wú)論是否批準(zhǔn)賒銷 都要求在銷售單上簽署意見 然后再將簽署意見后的銷售單送回到銷售單管理部門 3 2020 3 3 3 銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容 3 發(fā)出商品商品倉(cāng)庫(kù)在收到經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的銷售單后發(fā)出商品 并編制連續(xù)編號(hào)的發(fā)貨憑證 一般為一式多聯(lián)的出庫(kù)單 作為商品出庫(kù)的依據(jù) 用于倉(cāng)庫(kù)和財(cái)務(wù)部門的存貨記錄 并可據(jù)此開具銷貨發(fā)票 4 開具銷售發(fā)票銷售部門或財(cái)務(wù)部門根據(jù)顧客訂貨單 銷售通知單 出庫(kù)單 經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后開具統(tǒng)一格式的銷售發(fā)票 列明實(shí)際發(fā)貨的數(shù)量 品種 規(guī)格 單價(jià) 金額和增值稅額 銷售發(fā)票預(yù)先連續(xù)編號(hào) 有專人管理 尤其是增值稅專用發(fā)票 銷售發(fā)票一式多聯(lián) 分別轉(zhuǎn)給顧客 倉(cāng)庫(kù) 銷售 財(cái)務(wù)等部門 并保存好存根聯(lián)備查 4 2020 3 3 4 銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容 5 記錄銷售業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售發(fā)票的記賬聯(lián)進(jìn)行登記 區(qū)分賒銷和現(xiàn)銷 編制轉(zhuǎn)帳憑證或現(xiàn)金 銀行存款憑證 據(jù)以登記銷售賬和應(yīng)收賬款明細(xì)賬或現(xiàn)金 銀行存款日記賬 根據(jù)出庫(kù)單等隨時(shí)或定期結(jié)轉(zhuǎn)主營(yíng)業(yè)務(wù)成本 沖銷庫(kù)存 6 處理貨款的收入業(yè)務(wù)賒銷業(yè)務(wù)的貨款收回要記錄應(yīng)收款的減少和現(xiàn)金 銀行存款的增加 此外 財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期編制和寄送應(yīng)收款對(duì)賬單 與顧客核對(duì)賬面記錄 如有差異 要及時(shí)查明原因并調(diào)整 5 2020 3 3 5 7 處理銷售退回與折讓業(yè)務(wù)顧客如果對(duì)商品不滿意 銷售企業(yè)一般同意退貨 或給予顧客一定的銷售折讓 有時(shí)企業(yè)為了促銷和盡快回收貨款也會(huì)給顧客一定的現(xiàn)金折扣 對(duì)于這類業(yè)務(wù) 需經(jīng)過(guò)授權(quán)部門的辦理 財(cái)務(wù)部門視顧客是否已支付貨款入賬的實(shí)際情況 根據(jù)貨款通知單正確地記錄銷售退回和折讓 折扣明細(xì)帳及相應(yīng)的應(yīng)收賬款明細(xì)賬或銀行存款的貸方 銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容 6 2020 3 3 6 二 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求 1 銷售合同 發(fā)票和發(fā)貨單 必須經(jīng)審核批準(zhǔn)方能生效 2 發(fā)票和發(fā)貨單應(yīng)順序編號(hào) 如有缺號(hào)須經(jīng)批準(zhǔn)方可注銷 3 要按規(guī)定價(jià)格銷售 未經(jīng)授權(quán)不得改變售價(jià) 4 收款時(shí)必須對(duì)品名 數(shù)量 單價(jià) 金額進(jìn)行審核 有銷售合同的必須與合同核對(duì) 7 2020 3 3 7 二 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求 5 廢殘料的出售必須按一般銷售同樣處理 在對(duì)廢殘料進(jìn)行銷售時(shí) 同樣要嚴(yán)格按照一般銷售的程序 審查購(gòu)銷合同 發(fā)票及發(fā)貨單等重要憑證 登記其他業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬 現(xiàn)金或銀行存款日記賬等相關(guān)賬戶 6 銷售退回必須經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)后方可辦理退款手續(xù) 企業(yè)的銷售過(guò)程中經(jīng)常會(huì)發(fā)生銷售退回 對(duì)于銷售退回的退款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制也應(yīng)該有嚴(yán)密的制度體系 8 2020 3 3 8 7 開單 發(fā)貨 收款必須分工負(fù)責(zé) 在銷售業(yè)務(wù)中 開單 發(fā)貨 收款被看作是不相容職務(wù) 如果對(duì)上述三個(gè)職務(wù)不進(jìn)行分離 使得企業(yè)銷售中的各個(gè)重要環(huán)節(jié)缺乏必要的監(jiān)督 從而削弱企業(yè)的內(nèi)部控制 8 應(yīng)收賬款明細(xì)賬應(yīng)與總賬核對(duì)相符 企業(yè)為了促銷 減少存貨等目的 常常會(huì)采取賒銷的方式 當(dāng)確認(rèn)收入時(shí) 記入應(yīng)收賬款明細(xì)賬中 二 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求 9 2020 3 3 9 三 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的具體設(shè)計(jì)1 現(xiàn)銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì) 1 客戶購(gòu)貨時(shí) 由銷售部門填制一式多聯(lián)的 銷貨單 注明購(gòu)貨單位 貨物名稱 規(guī)格 數(shù)量 單價(jià) 金額等 經(jīng)負(fù)責(zé)人審核簽章后 留一聯(lián)作為存根 進(jìn)行業(yè)務(wù)核算 其余交客戶辦理貨款結(jié)算和提貨 2 客戶持 銷貨單 向財(cái)務(wù)部門交款 財(cái)務(wù)部門對(duì) 銷貨單 認(rèn)真審核后 辦理收取貨款的手續(xù) 并加蓋財(cái)務(wù)專用章和有關(guān)人員的簽章 留一張編制記賬憑證 其余退給客戶 3 客戶持 銷貨單 中的提貨聯(lián)向倉(cāng)庫(kù)提貨 倉(cāng)庫(kù)保管人員對(duì) 銷貨單 復(fù)核 確認(rèn)已辦妥交款手續(xù)后 予以發(fā)貨 并將提貨聯(lián)留下登記倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬 10 2020 3 3 10 現(xiàn)銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)流程圖 銷售部門 銷貨單 一式五聯(lián) 購(gòu)貨單位 門衛(wèi) 財(cái)務(wù)部門 倉(cāng)庫(kù) G核對(duì) F門衛(wèi)放行 G核對(duì) D提貨 E發(fā)貨 B交款 C收款后退回 11 2020 3 3 11 1 嚴(yán)格訂貨單制度 強(qiáng)化銷售合同的作用凡是賒銷的業(yè)務(wù) 最好采用訂貨方式 訂單確定后列入銷售計(jì)劃 作為日后發(fā)貨的依據(jù) 防止無(wú)計(jì)劃的發(fā)出貨物 2 建立賒銷業(yè)務(wù)批準(zhǔn)制度 賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn) 未經(jīng)批準(zhǔn) 銷售部門不得指令倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨 以防止因不了解客戶信用度而可能造成損失 3 及時(shí)登記銷售明細(xì)賬和應(yīng)收賬款明細(xì)賬在發(fā)出貨物后 會(huì)計(jì)部門應(yīng)對(duì)銷售部門開具的 銷貨單 及相關(guān)的合同 訂單等進(jìn)行審查核對(duì) 正確無(wú)誤后編制記賬憑證 并及時(shí)登記銷售和應(yīng)收賬款明細(xì)賬 以充分發(fā)揮賬簿的控制作用 4 定期與購(gòu)貨單位核對(duì)賬目 并按有關(guān)規(guī)定及時(shí)收取貨款 對(duì)賬中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因處理 收回貨款應(yīng)及時(shí)登記應(yīng)收賬款明細(xì)賬 確保雙方賬目相符 2 賒銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì) 12 2020 3 3 12 2 賒銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)流程圖 購(gòu)貨單位 銷貨單 銷售部門 財(cái)務(wù)部門 倉(cāng)庫(kù) C批準(zhǔn)賒購(gòu) G根據(jù)出庫(kù)單登記入賬 A提出賒購(gòu)申請(qǐng) B進(jìn)行信用審核 F發(fā)貨 E提貨 D開具發(fā)票 13 2020 3 3 13 四 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的要點(diǎn) 1 銷售定價(jià)與賒銷單位應(yīng)建立銷售業(yè)務(wù)的定價(jià)控制制度 制定價(jià)目表 折扣政策 付款政策并予以執(zhí)行 價(jià)格領(lǐng)導(dǎo)小組執(zhí)行特殊價(jià)格應(yīng)有專人審批 銷售部門應(yīng)按照信用政策來(lái)決定賒銷 特殊情況應(yīng)提前向?qū)徟藛T提出申請(qǐng) 對(duì)符合賒銷條件的客戶 應(yīng)由審批人員批準(zhǔn)簽字 14 14 2 合同訂立及貨物發(fā)運(yùn) 銷售人員接受客戶訂單后 銷售部門應(yīng)當(dāng)對(duì)接受的訂單進(jìn)行登記 銷售人員應(yīng)根據(jù)授權(quán)與客戶簽訂合同 銷售合同簽訂后 銷售人員應(yīng)將合同副本送交財(cái)務(wù)部門 銷售人員應(yīng)根據(jù)銷售合同編制一式多聯(lián)的銷售通知單 作為倉(cāng)庫(kù) 運(yùn)輸 開票和收款等有關(guān)部門發(fā)生職責(zé)的依據(jù) 倉(cāng)庫(kù)應(yīng)當(dāng)根據(jù)審批的銷售通知單發(fā)貨 倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨時(shí)必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的檢驗(yàn) 保管人員不得擅自對(duì)客戶發(fā)貨 更不得隨意調(diào)換貨物 運(yùn)輸部門應(yīng)當(dāng)核對(duì)銷售通知單和發(fā)貨憑證后運(yùn)貨 并確保貨物運(yùn)送的安全性和及時(shí)性 運(yùn)送人員不得隨意中途調(diào)換發(fā)運(yùn)貨物 15 15 2 合同訂立及貨物發(fā)運(yùn) 財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)在發(fā)運(yùn)憑證 合同副本 銷售發(fā)票核對(duì)無(wú)誤后 編制收款通知單 向客戶收款 單位應(yīng)當(dāng)核對(duì)發(fā)貨憑證 運(yùn)貨憑證及相關(guān)的銷售發(fā)票 確保三者所載明的品名 規(guī)格 數(shù)量 價(jià)格一致 單位的銷售通知單 發(fā)貨憑證 運(yùn)貨憑證 銷售發(fā)票等文件和憑證應(yīng)當(dāng)妥善保管 尤其要加強(qiáng)對(duì)空白發(fā)票的管理 任何部門和個(gè)人不得擅自篡改 隱匿 銷毀銷售合同和銷售發(fā)票等文件和憑證 必須注意的是 單位應(yīng)使用順序連號(hào)的發(fā)貨通知單記錄貨物發(fā)運(yùn) 同時(shí) 單位倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期進(jìn)行貨物盤點(diǎn) 如發(fā)現(xiàn)盤虧 應(yīng)查核是否存在貨物被盜或發(fā)運(yùn)后未及時(shí)登記等情況 若發(fā)現(xiàn)盤盈 應(yīng)查核是否存在貨物退回而未及時(shí)記錄在存貨賬內(nèi)等情況 16 2020 3 3 16 3 銷售記錄 單位應(yīng)指派專人審查發(fā)票 單位銷售價(jià)目表的修改必須經(jīng)由授權(quán)人員審批 修改的項(xiàng)目必須詳細(xì)記錄 單位應(yīng)按時(shí)進(jìn)行發(fā)貨通知單與發(fā)票核對(duì) 調(diào)查任何有發(fā)票而未有發(fā)貨通知單或有發(fā)貨通知單而未有發(fā)票的情況 四 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的要點(diǎn) 17 17 單位給予客戶的折扣率的修改必須經(jīng)由授權(quán)人員審批 修改的項(xiàng)目必須詳細(xì)記錄 單位應(yīng)定期對(duì)銷售毛利率進(jìn)行審核 如發(fā)現(xiàn)毛利率偏低 應(yīng)查核是否存在漏記銷售的情況 單位應(yīng)定期審核應(yīng)收賬款總賬與明細(xì)賬 查明兩者是否存在差異 若有 應(yīng)查明原因 單位應(yīng)通過(guò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 規(guī)定編制銷售發(fā)票必須輸入對(duì)應(yīng)的發(fā)貨通知單號(hào)碼 單位應(yīng)定期查核當(dāng)期銷售發(fā)票金額的加總是否等同于總賬中銷售項(xiàng)目?jī)?nèi)的貸方金額 四 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的要點(diǎn) 18 2020 3 3 18 4 收款及有關(guān)票據(jù)的管理單位銷售與收款職能應(yīng)當(dāng)分開 銷售人員應(yīng)當(dāng)避免接觸現(xiàn)款 銷售部門應(yīng)設(shè)置銷售臺(tái)賬 及時(shí)反映各種商品銷售的開單 收款 發(fā)貨情況 銷售人員應(yīng)對(duì)應(yīng)收賬款的催收負(fù)責(zé) 四 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的要點(diǎn) 19 2020 3 3 19 5 銷售退回與銷售折讓 單位必須制定銷售退回制度和折讓政策 單位的銷貨退回和折讓必須經(jīng)銷售主管審批后方可執(zhí)行 銷售退回的貨物應(yīng)由質(zhì)檢部門驗(yàn)收和倉(cāng)庫(kù)部門清點(diǎn)方可入庫(kù) 質(zhì)檢部門驗(yàn)收客戶退回貨物的品種和數(shù)量之后 填制一式多聯(lián)的紅字發(fā)票 紅字發(fā)票必須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)主管核準(zhǔn) 會(huì)計(jì)人員方可據(jù)之修正營(yíng)業(yè)收入和應(yīng)收款項(xiàng)的余額 20 20 6 加強(qiáng)對(duì)前述控制要點(diǎn)的監(jiān)督檢查 銷售和收款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況 重點(diǎn)檢查是否存在銷售和收款業(yè)務(wù)不相容及職務(wù)混崗的現(xiàn)象 銷售和收款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況 重點(diǎn)檢查合同的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全 是否存在越權(quán)審批行為 銷售的管理情況 重點(diǎn)檢查信用政策 價(jià)格政策的執(zhí)行是否符合規(guī)定的程序 收款的管理情況 重點(diǎn)檢查單位應(yīng)收款項(xiàng)的管理控制情況 銷售退回和折讓的管理情況 重點(diǎn)檢查銷售退回制度和折讓政策的執(zhí)行情況 以及退回的貨物入庫(kù)手續(xù)是否健全 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制要點(diǎn) 21 21 案例簡(jiǎn)介 過(guò)期訴訟難追款 2002年11月 新聞晨報(bào) 報(bào)道 上海市盧灣區(qū)某液壓公司自1994年起就與一家機(jī)械廠有業(yè)務(wù)往來(lái) 1999年4月雙方中斷業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí) 機(jī)械廠尚欠液壓公司8萬(wàn)余元 日前 液壓公司將機(jī)械廠告上法庭 要求其歸還該筆欠款 機(jī)械廠承認(rèn)有此事 但認(rèn)為已過(guò)訴訟時(shí)效 對(duì)此 液壓公司在法庭上出具了一份掛號(hào)函件 聲稱在2000年1月曾向?qū)Ψ桨l(fā)出企業(yè)變更通告 同時(shí)也曾主張債權(quán) 以此說(shuō)明并未超過(guò)訴訟時(shí)效 但機(jī)械廠卻舉證 液壓公司的企業(yè)變更是在2000年9月 不可能在2000年1月就發(fā)出通告 之后 液壓公司又改稱當(dāng)時(shí)發(fā)出的實(shí)際上就是催款公函 最終 法院根據(jù)雙方提供的證據(jù)認(rèn)定 液壓公司前后提供證據(jù)自相矛盾 不予采納 此項(xiàng)欠款已過(guò)訴訟時(shí)效 對(duì)液壓公司要求機(jī)械廠返還欠款的請(qǐng)求不予支持 液壓公司敗訴 22 22 案例點(diǎn)評(píng) 本案例是涉及應(yīng)收賬款追索訴訟時(shí)效問(wèn)題 所謂訴訟時(shí)效是指權(quán)利人在法定期間內(nèi)不行使權(quán)利 即喪失請(qǐng)求人民法院或仲裁機(jī)關(guān)保護(hù)其權(quán)利的權(quán)利 我國(guó)法律規(guī)定 訴訟時(shí)效期間分為兩種 普通訴訟時(shí)效期間和特別訴訟時(shí)效期間 普通訴訟時(shí)效期間一般為2年 特別訴訟時(shí)效是指由民法典或單行法規(guī)特別規(guī)定的只適用于特定情況的訴訟時(shí)效期間 訴訟時(shí)效消滅的是一種請(qǐng)求權(quán) 即超過(guò)訴訟時(shí)效的請(qǐng)求人民法院是不予支持的 具體到本案例中 液壓公司在超過(guò)訴訟時(shí)效后向人民法院提起訴訟 最終敗訴 針對(duì)本案例 企業(yè)可以從以下方面加強(qiáng)內(nèi)部控制 23 23 過(guò)期訴訟難追款 1 財(cái)務(wù)部門一旦發(fā)現(xiàn)某客戶的應(yīng)收賬款過(guò)期 應(yīng)立刻通知信用部門相應(yīng)調(diào)低其信用等級(jí) 防止應(yīng)收賬款進(jìn)一步增長(zhǎng) 2 收賬策略 企業(yè)一般應(yīng)制定詳細(xì)的收款策略 針對(duì)過(guò)期時(shí)間不同的應(yīng)收賬款 采取不同的收賬策略 比如 過(guò)期1個(gè)月以上的應(yīng)收賬款采用書面形式進(jìn)行催收 過(guò)期3個(gè)月以上的應(yīng)收賬款由專人負(fù)責(zé)登門催收 過(guò)期6個(gè)月以上的應(yīng)收賬款經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)入法律訴訟程序等 24 2020 3 3 24 過(guò)期訴訟難追款 3 建立崗位責(zé)任制 指派專人負(fù)責(zé)追索 并建立相關(guān)的激勵(lì)制度和懲罰制度 本案例中 液壓廠在1999年4月與機(jī)械廠斷絕關(guān)系 在2000年9月企業(yè)變更時(shí)又忽略此事 此后無(wú)人問(wèn)津 主要原因是沒有相關(guān)具體的責(zé)任人 也沒有相關(guān)的追索激勵(lì)和懲罰制度 致使2002年液壓廠才向法院提起訴訟 但此時(shí)對(duì)應(yīng)收賬款的追索權(quán)已經(jīng)超過(guò)訴訟時(shí)效 直接導(dǎo)致敗訴 給企業(yè)帶了損失 25 25 過(guò)期訴訟難追款 4 收賬方式 一般先由辦理此項(xiàng)業(yè)務(wù)的銷售人員電話 傳真等方式催收后再進(jìn)行書面函件的催收 最后催收不成功 可以借助法律渠道 向法院提起訴訟 企業(yè)一定要學(xué)會(huì)運(yùn)用法律武器協(xié)助收款 聘請(qǐng)法律顧問(wèn) 對(duì)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo) 避免出現(xiàn)由于超過(guò)法定訴訟時(shí)效導(dǎo)致不能得到法院的支持 同時(shí) 企業(yè)在收賬的過(guò)程也應(yīng)該注意證據(jù)的保存 26 26 過(guò)期訴訟難追款 本案中 液壓公司就是因?yàn)榉梢庾R(shí)淡薄 拖延催收欠款 直接導(dǎo)致超過(guò)了提起法律訴訟的有效期 使得本能收回的欠款不受法律保護(hù) 造成了不必要的損失 27 設(shè)計(jì)題 1 請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)出送貨制銷售方式流程圖 并用文字闡述送貨制銷售方式的特點(diǎn)及憑證的流轉(zhuǎn)程序 2 請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)出發(fā)貨制銷售方式流程圖 并用文字闡述發(fā)貨制銷售方式的特點(diǎn)及憑證的流轉(zhuǎn)程序 27 28 28 29 特點(diǎn) 這是由企業(yè)專設(shè)運(yùn)輸部門為客戶送貨上門的銷售方式 憑證的流轉(zhuǎn)程序?yàn)?1 企業(yè)銷售部門根據(jù)供銷合同 或訂貨單 開具專用發(fā)票交運(yùn)輸部門 其中一聯(lián)作發(fā)貨單交倉(cāng)庫(kù) 2 運(yùn)輸部門憑專用發(fā)票到倉(cāng)庫(kù)提貨 倉(cāng)庫(kù)將專用發(fā)票與發(fā)貨單核對(duì)無(wú)誤后發(fā)貨 3 運(yùn)輸部門將商品及專用發(fā)票送交客戶 待對(duì)方驗(yàn)收后取得送貨回單 4 運(yùn)輸部門