北京市集體合同檔案管理辦法 北京市集體合同檔案管理辦法(試行)第一章總則第一條為規范集體合同檔案管理，發揮集體合同檔案作用，根據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國勞動合同法、北京市實施中華人民共和國檔案法辦法和北京市集體合同條例等相關法律法規，結合本市實際情況，制定本辦法。 第二條本辦法所稱集體合同檔案，是指集體合同訂立、履行、管理、備案過程中直接形成的具有保存和利用價值的各種文字、圖表、電子文件等不同形式的歷史記錄。 第三條本市區縣人力資源和社會保障行政部門(以下簡稱“區縣人力社保部門”)及其管理的用人單位按照北京市集體合同條例要求提交的備案材料、履行備案手續時形成的集體合同檔案，適用本辦法。 本市行政區域內依法訂立集體合同的各級工會組織、企業代表組織、企業、實行企業化管理的事業單位和民辦非企業單位參照本辦法管理本單位集體合同檔案。 第四條市人力資源和社會保障行政部門、市檔案行政管理部門、市總工會、市企業聯合會和市工商業聯合會等有關部門負責全市集體合同檔案工作的監督、管理和指導。 各區縣檔案行政管理部門應密切與區縣人力社保部門的聯系，監督指導本行政區域內的工會組織和企業代表組織以及相關單位做好集體合同檔案管理工作。 第二章文件歸檔、檔案與保管第五條各單位要高度重視集體合同檔案工作，將集體合同檔案作為本單位檔案的重要組成部分，加強組織領導，明確管理人員，實行集中統一管理，確保集體合同檔案的齊全完整。 第六條要依據國家及北京市關于檔案的法律法規，建立健全集體合同檔案管理制度，其內容主要包括檔案收集、保管、借閱、鑒定、銷毀、統計、移交等。 第七條要認真執行集體合同文件材料歸檔范圍與檔案保管期限，結合工作實際，將集體合同訂立、履行、管理、備案等各階段形成的具有查考利用價值的文件材料歸檔保存。 任何單位、部門和個人不得拒絕歸檔或將檔案據為已有。 第八條應采取集中歸檔方式，在每年六月底以前將歸檔文件材料移交本單位檔案部門。 歸檔文件材料應齊全完整、真實準確、手續完備、字跡工整、載體和書寫材料符合要求。 第九條集體合同檔案的保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為30年、10年。 第十條可依據北京市實施歸檔文件規則細則進行集體合同檔案的分類、排列、編號、編目、裝盒等工作，應遵循文件形成規律和特點，保持文件有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。 第十一條要設置必要的檔案管理用房與相關設施、配備檔案裝具，采用先進管理技術，按照防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等檔案保護要求，及時消除安全隱患，妥善保管集體合同檔案，確保檔案實體的安全。 第十二條任何單位、組織和個人嚴禁在互聯網及其他公共信息網絡公布涉密集體合同檔案信息。 第三章檔案利用、鑒定銷毀與移交第十三條單位和個人對所需查詢業務，應當按照集體合同檔案查閱程序提出申請，各有關單位依法在業務范圍內為單位和個人提供檔案信息查詢服務。 集體合同檔案原則不外借，相關單位因工作需要進行調查取證或辦理案件時，須持本單位介紹信，經檔案形成部門主管領導審批后查閱相關內容。 第十四條集體合同檔案利用形式主要包括檔案閱覽、復制摘抄、出具檔案證明等。 第十五條各單位成立由單位相關負責人、業務人員和檔案工作人員組成的鑒定小組，對已達到保管期限的集體合同檔案提出鑒定處理意見，對仍具有保存價值的集體合同檔案，應當重新確定保管期限，對確無保存價值的集體合同檔案，編制銷毀清冊，經本單位主要負責人審核批準后，按照有關規定予以銷毀。 第十六條嚴格履行集體合同檔案鑒定銷毀程序，未經鑒定和批準，禁止擅自銷毀檔案。 銷毀集體合同檔案時，應當派兩名以上人員監督，監督人員應在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀時間、方式。 檔案銷毀清冊須永久保存。 第十七條依據相關規定，將永久、定期30年保存的集體合同檔案自形成之日起滿10年向區縣檔案館移交。 第十八條對集體合同檔案管理中發生的違反檔案工作法律法規行為，檔案行政管理部門會同有