科技檔案管理 歐平 第一章科技文件概述 第一節科技文件一 科技文件的概念科技文件是科學技術文件的簡稱 又稱科學技術文件材料 在 科學技術檔案案卷構成一般要求 GB T11822 2008 中 將科技文件這一概念表述為 記錄和反映科學研究 生產運營 項目建設活動和設備儀器運行 維護及其管理工作的文字 圖表 聲像等不同形式文件材料的總稱 這一定義的基本含義 可以從以下四個方面理解 一 明確了科技文件的形成領域從科技文件的形成領域看 它產生于國民經濟各個領域的科技活動 例如 新產品的開發 設計 生產 使用 基本建設的規劃 設計 施工與使用 維修 科學研究 地質 測繪 氣象 水文等專業活動 設備儀器的購置 運行 維護等活動 明確科技文件產生的領域 有助于將科技文件與一般的政務 管理類文件區別開來 二 科技文件形成于現行的科技活動科技文件是在現行科技活動中形成和使用的 處于運動變化狀態和運轉 承辦過程中 科技文件是為了特定的目的 以特定的方式 通過文字 符號 圖表 聲像等不同形式和載體 記述和反映科學技術活動的內容與成果 記錄和指導著現行科技活動 它既是生產技術 基本建設 科學研究 設備儀器等科學技術活動的記錄與反映 同時又是指導生產 建設 科研等科技工作的依據 明確科技文件的記錄與傳遞科技思想的工具作用 有助于認識科技文件和科技檔案是同一事物的兩個不同的發展階段 三 科技文件直接記錄和反映科技活動在科技活動中按有關規定和要求編制形成的科技文件 是科技活動的客觀需要 是科技活動的 軟成果 科技文件和科技活動這種密不可分的關系 使得科技文件從客觀上直接地記錄和反映了科技活動的全貌 明確科技文件對科技活動的依附關系 有助于把科技文件和科技資料區別開來 四 科技文件是各類型技術文件的總稱現代科學技術活動由于涉及的專業科技知識較為廣泛 采用的技術手段多種多樣 因而形成的科技文件呈現多種類型 從科技文件的載體形式看 有紙制的科技文件和非紙制的科技文件 這里所指的科技文件 是一個綜合概念 是圖樣科技文件 文字科技文件 表目科技文件與聲像科技文件等全部科技文件的總稱 而非某一份科技文件的具體名稱或專稱 明確這一基本含義 有利于認識科技文件的成套性 有利于做好科技文件與科技檔案管理工作的各環節工作 以上幾個方面的基本含義是互相聯系的統一體 正確認識和理解科技文件的定義和基本含義 有利于認識科技文件這一客觀事物并把握其本質屬性 二 科技文件的特點 一 專業技術性科技文件的專業性特點 是由它的形成領域和內容性質決定的 任何一項科技活動都是在一定的專業分工的范圍內進行的 在不同的專業技術領域 科技活動的工作對象 工作內容 工作程序不相同 具體采用的技術標準 技術方法 技術手段也不同 所以會產生不同的技術內容 不同形式的科技文件 二 成套性科技文件的成套性 是指針對科學技術活動的一個獨立科技活動項目所形成的全部科技文件的總和 又稱科技文件的完整性或整體性 這些科技文件包含了這個項目從頭至尾的全過程 它反映了這個項目整體過程的內在有機聯系 三 可更改性科技文件在各專業領域的科技活動中處于正在形成和使用的 動態 過程 由于主客觀方面的原因 科技人員的思維與科技活動的實際不可避免地會出現矛盾 這就導致對科技文件進行補充和更改 使其逐漸符合實際 趨向合理和完善 四 標準性不同的專業領域都有相應的國家標準 專業 行業 標準 企業標準 對科技文件的形成與編制都做了標準化 規范化的詳細的規定 因而科技文件具有標準性特點 五 形式多樣性科技文件是在生產活動 科研活動 基本建設活動 科技與企業管理活動中形成的 科技生產活動的多專業性 導致和需要它的伴生物 科技文件的形式多樣性 如由于科技文件制成材料 如紙制 硫酸紙 塑料 膠片等 復制手段 如手抄 印刷 復制 形成的類型 如圖樣 文字 圖表等 等不同 導致科技文件的形式 載體等具有多樣性 科技文件除上述基本特點外 還具有作用的廣泛性 效用的現實性 通用性強以及技術轉讓性等特點 了解這些特點 有助于進一步加強對科技文件的管理和加深對科技檔案的認識 為做好科技檔案工作奠定基礎 三 科技文件的基本類型當代科學技術迅猛發展 使科技文件的種類越來越多 就其內容性質 用途及形式看 大體可分為如下幾種類型 一 圖樣材料1 機械制造業的產品圖樣 1 零件圖是制造與檢驗零件用的圖樣 用來表示零件的結構形狀 大小尺寸和技術要求等內容的圖樣 2 裝配圖是表達機器或部件的結構形狀 裝配關系 工作原理和技術要求等的圖樣 3 總圖是表達產品及其組成部分結構概況 相互關系和基本性能的圖樣 4 外形圖是標注有產品外形 安裝和連接尺寸的產品輪廓圖樣 5 安裝圖是產品及其組成部分在使用地點進行安裝時所必須的圖樣 包括安裝時必需的數據 零件 材料 技術要求和必要的說明等內容 6 包裝 運輸圖是為產品安全儲運 按照有關規定設計 繪制的運輸包裝圖樣 7 簡圖是用規定的圖形符號 代號和簡化畫法繪制的示意圖樣的總稱 主要有 總部置圖 接線圖 方框圖 原理圖 系統圖等 8 表格圖是用表格形式來表示圖形相似的一系列類型的零件 部件或產品 并包括必要的數據與技術要求的一種綜合圖樣 2 建筑工程圖 1 總平面圖也叫總體布置圖 它是按照規定的圖例和比例繪制的表示建筑物 構筑物在一定的區域內的方位 間距以及道路網 園林綠化區等整體布置和基礎臨界情況的圖樣 圖樣繪有表示方向的指北針 年度內風力大小和方向變化的風玫瑰圖 2 平面圖是指按一定比例繪制的建筑物的水平剖視圖 表示建筑物內部房間 樓梯 走廊 門窗 固定設備及墻結構等在水平面上的位置 3 立面圖是按一定比例繪制的建筑物正面 背面或側面的形狀圖 立面圖是用正投影的方法繪制的正視圖 表示建筑物正面的 為正立面圖 表示建筑物側面的 為左側或右側立面圖 表示建筑物背面的 為背立面圖 4 剖面圖是按照一定比例繪制 表示房屋內部縱方向結構 分層情況 各樓層的高度 樓地面和屋面的構造以及各構配件在垂直方向的相互關系等 5 建筑詳圖又稱大樣圖 它是為了滿足施工要求 用較大的比例詳細繪出的房間局部構造形狀的圖樣 6 系統圖它是采用斜等軸測投影法只對建筑物的給排水 采暖通風的管道系統進行投影 繪制的圖樣 7 透視圖它是采用透視投影法 中心投影法 對建筑物投影繪制的圖樣 透視圖對建筑物的內部或外部形狀的表達 符合人的視覺習慣 因而給人一種立體感和真實感 8 竣工圖它是根據建筑物或構筑物施工結束后工程的實際情況繪制的圖樣 它完全反映工程的實際面貌 是工程竣工驗收的依據 也是對建筑物 構筑物進行管理 維修 鑒定 改建 擴建的依據 二 文字材料文字材料是用文字 數據及其它符號來表示和傳遞科技思想 記錄科技活動及其成果的科技文件材料 常見的有以下幾種 1 調查報告為了計劃決策或解決科技活動中的一定問題而進行的各種類型調查所得情況的總結與分析 2 說明書它以文字的形式說明工業產品 建筑物 構筑物 科研課題 自然觀測等的設計 施工 加工制造工藝 用途 外型 結構 研究過程 觀測活動概況等問題的科技文件材料 3 任務書任務書是有隸屬關系的上級下達的 或者是簽定合同 協議的甲方向乙方提出的有關設計 施工 生產 科研以及其它工作任務的具有指令性要求的約束性文件 常見的有基建項目和新產品的設計任務書 技術任務書 工程建設任務書 科研計劃任務書等 4 計算書它是對產品 建筑物 構筑物等科技活動對象的有關結構 性能 技術參數 化學配方等進行理論計算的材料 計算書分為理論計算書和技術性計算書 一般是編制成冊的 5 概 預 概算書是在初步設計階段編制的 是概略確定建設項目的全部費用投資和估算工程造價的文字材料 預算書是在工程項目施工圖設計階段編制的 較為準確地確定建筑項目全部費用投資和工程造價的文字材料 決算書是基本建設工程竣工后 由建設單位匯總編制的該項基建工程項目的費用投資總額和工程實際造價的文字材料 三 目錄 表格材料1 明細表是根據特定的需要將項目或項目組成部分所包含的文件 按結構關系系統排列的一種表格式文件 2 匯總表也稱目錄表或一覽表 它是根據特定的需要 對科技文件進行分類 綜合整理而編制的一種表格式文件 如標準件匯總表 原材料一覽表等 3 配套目錄它是一個產品全部設計文件或者全部生產制造文件的總和 是設計文件的組成部分 4 圖樣目錄它是產品或產品組成部分 基建工程項目或基建工程項目的獨立組成部分的全套工作圖樣 按一定的次序編列的清單 5 設計文件更改通知單它是更改科技文件的一種依據性文件 主要內容有 更改單編號 產品名稱代號 更改的內容及名稱代號 更改標記 更改原因 更改前后情況 發送單位 審簽等 6 設備開箱驗收單驗收單由驗收人員開箱驗收外購設備時 按隨機帶來的裝箱單對照實物詳細清點核實后 逐項填寫并簽字后形成 作為設備開箱驗收的憑證 此外 科技文件的類型還有聲像材料和電子文件等 第二節科技文件的形成一 產品開發的工作程序與形成的科技文件 一 計劃決策階段在計劃決策中 應該全面分析國家 社會的需要 企業本身的條件以及客觀的競爭狀況等 來決定企業究竟應該發展什么樣的新產品 這個階段包括任務來源 情報搜集 新產品預測 產生 形成的科技文件主要有 遠景規劃 中期規劃 近期規劃 上級下達文件 用戶委托合同 各種專題情報 各種預測報告 調查研究綜合分析報告等 二 設計階段設計工作是產品開發研究全過程中的重要環節 是一項技術基礎工作 它的任務是從技術上 經濟上將社會需要及用戶需求 通過設計人員的技術思想和構思 從設想變為現實 這是實現社會對產品特定功能需要的創造性勞動 1 方案設計也叫方案論證 方案設計的主要任務是正確選型 確定產品的最優方案 確定產品的基本結構 它是指導產品設計的基礎 產生形成的主要科技文件有 最佳方案 方案篩選材料 總體圖 各種方案設計 方案論證材料 方案設計形成的原始材料 專項試驗研究報告 方案設計總結材料等 2 技術設計技術設計主要確定與解決產品的主要結構與參數具體化問題 解決產品結構的合理性和產品的工藝性和經濟性 產生形成的主要文件有 產品設計文件目錄 產品明細表 技術設計中積累形成的草稿 原稿 定稿以及草圖 原圖 白圖 底圖 技術設計總結材料 產品裝配圖 計算材料與數據處理材料 部件結構圖與各種系統圖 關鍵零 部件圖 技術說明書 設計計算手冊 各種專項試驗研究報告等材料 3 工作圖設計工作圖設計也叫 詳細設計 它的任務是根據技術設計編繪全套工作圖和有關制度及使用上所需的全部技術文件 為產品制造 裝配和使用提供確切的依據 是技術設計的進一步具體化 產生形成的主要文件有 為產品專門設計的全部零件圖 產品部件裝配圖 安裝圖 包裝圖 技術條件 使用維護說明書 產品說明書 產品標準 標準化審查報告等全部技術文件材料 各類綜合明細表 配套目錄 工作圖設計中積累的草稿 原稿 底稿 定稿以及原圖 底圖等 工作圖設計總結材料與設計階段工作總結報告 設計工作管理文件 設計文件歷次更改 補充的記錄 原件與審批文件等 三 試制階段這個階段主要是樣機的試制與鑒定 樣機試制的主要目的是考驗產品結構 性能及主要工藝 驗證與修正設計文件 經過多次驗證 使產品設計基本定型 1 樣機試制根據設計文件 少數必備的工藝文件和工藝裝備 由企業的試制部門專門負責試制生產 產生形成的主要文件有 樣機試制計劃 樣機試制工藝流程 試制工藝文件和工藝裝備文件 樣機試制運行記錄 樣機試制過程紀要 設計文件補充 更改材料 設計文件更改記錄等 2 樣機試驗樣機試制完成后 要進行樣機試驗 產生形成的主要文件有 樣機試驗計劃 方案 所需儀器與設備清單 樣機試驗分項記錄 原始數據與原始材料等 3 樣機鑒定產品經過樣機試制 試驗后 必須進行鑒定 產生形成的主要文件有 鑒定委員會名單 鑒定委員會歷次會議記錄與會議紀要 試驗鑒定大綱 試驗規程 樣機鑒定驗收書 產品合格證或產品說明書 設計定型后的成套設計文件 更改通知單與補充文件 樣機鑒定總結報告等 四 生產階段本階段包括小批生產 試銷調查和批量生產三個程序 產生形成的主要文件有 設計與制造工藝裝備計劃與審批文件 全部設計文件 工藝文件 工藝裝備文件 工藝文件更改單 產品廣告樣品與合同 訂貨會議記錄與訂貨合同 成果鑒定書 產品研制完成報告 生產作業計劃 生產技術準備與生產物資準備計劃 市場 用戶信息反饋材料等 五 銷售服務階段產生形成的主要文件有 銷售服務計劃 總結 網點圖 市場用戶的往來函件 產品質量技術攻關會議紀要 產品改進與更改建議書等 二 設備管理工作程序與科技文件的形成 一 設備的購置階段設備購置就是通過訂貨合同 把新設備從企業外部經過運輸 進入本企業的生產使用過程 并對其物質形態加以考察 同時 它又是進行設備投資的經濟活動 設備購置階段形成的主要科技文件有 設備購置計劃申請書 設備購置投資預算書 設備購置技術經濟論證材料 批準書 訂貨合同等 二 設備開箱驗收階段新設備到貨以后 由設備部門會同使用部門 安裝部門 科技文件管理部門等共同開箱檢查 設備開箱驗收階段形成的主要科技文件有 設備開箱驗收說明書 裝箱單 開箱驗收單 設備安裝說明書 產品使用說明書 產品生產標準 產品合格說明書 產品原理圖 系統圖 設備調整安裝 計算規程 備件圖冊等 三 安裝調試階段新設備由安裝部門和廠家負責現場安裝與調試 并按設備技術要求進行安裝質量檢查 幾何精度檢驗 性能試驗和空車運轉與負荷試車 安裝調試階段形成的主要科技文件有 設備安裝任務書 工藝規程 試車記錄 設備精度 性能檢查與運轉情況記錄 設備安裝調試驗收單 設備安裝基礎竣工圖等 四 設備的使用與維修階段形成的主要科技文件有 設備檢修記錄 設備運轉記錄和累計運轉記錄 設備精度測算表 設備安全操作規程 設備事故報告單 設備管理 使用 維修過程中自制的原圖 底圖 復印圖 外購成套圖紙 設備修理驗收單 設備大修理完工報告及質量檢查記錄 設備零 部件測繪圖等 三 基本建設與科技文件的形成基本建設是指國民經濟各部門新建 擴建 改建和恢復工程和設備等的購置活動以及與之相連帶的工作 基本建設就是固定資產再生產 包括固定資產簡單再生產和擴大再生產 一 基本建設程序基本建設程序是指基本建設項目從項目提出到建成驗收 交付使用所必須的工作程序 1 編報項目建議書項目建議書是對擬建項目的輪廓設想 它是由企事業單位或其主管部門根據國民經濟和社會發展長遠規劃 行業規劃以及地區規劃等的需要 通過調查研究 綜合分析項目建設的必要性和合理性等提出的工程建設建議 2 進行可行性研究和項目評估可行性研究是對擬建項目的一些主要問題進行調查研究和技術經濟論證的工作 其成果是可行性研究報告 作為決策機構判斷擬建項目是否可行的依據 3 編報設計任務書設計任務書又稱計劃任務書 是確定建設規模 建設根據 建設布局和建設進度等根本問題的重要文件 經批準的設計任務書是設計單位著手設計的依據 4 選擇建設地點這項工作要由建設部門組織勘察設計等單位 會同所在地區的有關部門共同進行 主要內容有該地點的地上地下資源材料 工程地質和水文地質勘察材料 氣象 電力 交通 供水等 5 編制設計文件設計文件是安排建設項目和組織施工的主要依據 就是從經濟和技術上給將建設的項目做一個詳盡的規劃 它是把先進的科技成果運用到生產建設上的重要途徑 通常有初步設計 技術設計和施工圖設計三個階段 初步設計就是依據設計任務書的要求與確定的建設地點的實際條件 對擬建工程項目整體設計在技術上的可能性 經濟性 使用上的合理性及主要技術原則 經濟技術指標 設備購置等初步加以計算及擬定 技術設計是初步設計的精確化 深入化和具體化 技術設計階段的工作內容是研究解決初步設計階段無法解決的而又需要進一步研究解決的某些具體技術問題和某些技術方案 如特殊工藝流程 新型設備及大型建筑物 構筑物某些關鍵部位等的試驗 研究及確定 施工圖設計是依據批準的初步設計或技術設計 將工程項目在圖紙上的具體化 形成工程項目全套施工圖及其它技術文件是進行現場施工的依據 6 施工階段施工是采用先進的施工技術和方法把工程建起來 即把圖紙變成建筑物的過程 這一過程形成的文件分為三部分 1 施工準備 包括落實各種物質供應與協作配合條件 進行設備訂貨摸底 明確施工單位等 施工單位在明確任務后 要及時掌握該項目的特點 熟悉技術設計和施工設計圖紙 具體內容包括領取施工執照 簽定施工合同 平整施工場地 搞好拆遷工作等 2 工程施工 這是工程施工階段最主要的工作 其任務就是按照設計把建設項目具體地建造起來 投入生產 使用 一般建筑施工包括 基礎施工 結構施工 裝修施工和收尾等過程 7 竣工驗收階段竣工驗收是基建工程的最后環節和直接目的 標明施工工作的結束和工程可以使用 工程驗收的標準是必須符合國家頒發的工程驗收及施工規范 符合有關技術標準 竣工圖作為重要驗收條件之一 竣工圖主要由施工部門完成 設計部門予以協助 二 基本建設項目活動形成的科技文件1 基建綜合性文件 1 基建計劃任務書 項目建議書 計劃任務書等立項依據文件 會議紀要 領導講話記錄 有關職能部門審查意見及批準文件 設計任務委托書等文件 2 建設用地 征地 拆遷文件 建設用地規劃許可證 紅線樁位置及測量報告 拆遷文件 協議書及方案等 3 地質勘察報告 4 工程竣工總結 5 工程照片 聲像材料 6 招 投標文件 7 工程概算 預算 決算等材料 8 設計文件 規劃設計 方案設計 初步設計 技術設計 施工圖 設計計算書等 9 工程項目監理等文件 2 施工技術文件 1 各種材質 技術或者新材料 新技術的試驗記錄和試驗報告 2 工程質量事故處理記錄及重大質量 技術事故總結報告 3 鋼筋混凝土澆灌 打樁 基礎 屋頂保溫以及水 電 氣 暖等隱蔽工程試驗記錄 4 工程隱檢 預檢 驗收記錄 5 材料 構件和設備的質量合格證明 6 設計變更通知單 工程聯系單 材料代用單 7 施工日記和施工日志 8 設備安裝 運轉 試車 試壓等記錄和合格證 9 施工過程中有關請示報告 批復文件以及來往函件 10 施工總結 技術總結 交工驗收材料 竣工報告及全部工程竣工準備材料 11 施工過程中的聲像材料 3 竣工驗收材料 1 驗收委員會歷次會議記錄 2 單項工程竣工概況表 3 全部竣工圖 4 工程結算書 財務決算報告 5 竣工驗收總結報告 竣工驗收鑒定文件 6 竣工驗收活動中的聲像材料 四 科學研究與科技文件的形成從科學研究與生產的關系來劃分 科學研究工作分為基礎研究 應用基礎研究 應用研究與推廣研究 本書著重介紹應用研究工作程序 一 應用研究工作的基本程序1 制定科學研究規劃與計劃 2 確定選題 選題即確定研究工作的目的和對象 是每一項科學研究工作的起點 也是整個研究工作具有戰略意義的首要環節 3 方案設計 主要內容有 編制課題技術任務書 專題研究 設計方案等 4 技術準備 主要內容有 技術論證 技術設計 實驗設計等 5 試驗研究 試驗研究是科研課題全部工作活動 工作程序中的主體和核心部分 6 擴大試驗 也叫工業性試驗 現場試驗 使用性試驗 應用研究課題 一般都要進行擴大試驗 以便有把握地推廣到生產中去 7 科研成果的提出與處理 一般來說 凡是達到了研究課題的預期目的 符合科研成果的基本要求 就應該說獲得了科研成果 8 科研成果的整理與歸檔科研成果的整理與歸檔 是科研成果的歸宿 國家有關文件和科研管理制度明確規定 科技文件的形成 積累 整理與歸檔 是科學研究工作的組成部分 是科學研究專題的科學研究全過程中的最后的一個工作程序 二 科學研究工作中形成的科技文件1 準備階段 1 立項申請書 2 開題報告 選題報告 3 調研 考察報告 4 可行性研究報告 方案論證 專家評議書 5 招 投標文件 6 項目審批文件 計劃任務書 項目建議書 7 合同 協議 委托書 8 經費申請報告及批件 9 項目研究計劃及年度執行情況報告 2 研究實驗階段 1 實驗 試驗 測試的重要原始記錄 報告 2 技術分析報告 3 關鍵配方 計算數據 4 計算機程序 說明書 用戶手冊 5 研究試驗大綱 6 標本 樣品 3 總結鑒定階段 1 工作總結 技術總結 研究報告 研制報告 2 研究論文 專著 3 設計圖紙 工藝文件 技術標準 規范說明書 4 用戶報告 經濟效益證明材料 5 科研成果鑒定申請書 鑒定證書 6 專家鑒定委員會名單 專家評審意見 7 科研經費決算材料等 4 成果申報階段 1 科學技術獎勵申報書 2 獲獎通知 獎狀 證書 3 成果應用證明材料 效益分析報告及證明材料 4 專利申請書及授權證書 5 應用轉化階段 1 應用轉化方案及實施材料 2 成果轉讓合同或協議 3 生產定型鑒定材料 4 國內外同行評價及用戶反饋意見 5 學術交流及培訓材料 6 應用轉化情況報告 工作總結等 第三節科技文件的整理科技文件的整理就是由科技人員將科技活動中所積累的科技文件進行必要的補充和整理 并按照科技檔案管理制度的要求進行初步系統化與編目的工作過程 一 整理的含義指對科技檔案按其內容和形式特征進行系統性 條理性的加工過程 整理工作的具體內容包括對科技檔案的分類 組卷 排列 編目 其中排列可以分為卷內文件排列和案卷的排列兩種 編目工作可以分為卷內文件的編目和編制案卷目錄兩部分 具體工作過程為 分類 組卷 卷內文件排列 卷內文件編目 案卷排列編制案卷目錄 庫房排架 二 整理的原則遵循文件的形成規律 保持文件之間的有機聯系 區分不同價值 便于保管和利用 三 整理的過程第一個過程是在項目文件歸檔前 由文件形成單位根據有關規定 對應歸檔的文件進行鑒別 將文件材料組成保管單位或案卷 并對案卷進行基本的編目工作 第二個過程是歸檔后 由檔案部門對收進的工程項目檔案進行科學的排列 編制檔案號等 四 質量要求 1 歸檔的項目文件應為原件 2 歸檔文件應完整 準確 系統 字跡清楚 圖樣清晰 整潔 簽字蓋章手續完備 對已破損的文件應予修整 字跡模糊或易褪色的文件應予復制 完整是指將工程建設項目全過程中應該歸檔的文件 資料歸檔 各種文件原件齊全 準確是指檔案的內容真實反映項目竣工時的實際情況和建設過程 作到圖物相符 技術數據準確 可靠 簽字手續完備 系統是指按檔案的形成規律 保持各部分之間的有機聯系 分類科學 組卷合理 3 需永久 長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料 紅色墨水 純藍墨水 圓珠筆 復寫紙 鉛筆等 書寫 繪制 卷內文件的書寫材料應符合檔案保護的要求 4 工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大 耐久性強的紙張 不得使用計算機出圖的復印件 5 錄音 錄像文件應保證載體的有效性 6 電子文件應以光盤為長期儲存介質 五 竣工圖編制1 各項新建 擴建 改建 技術改造 技術引進項目 在項目竣工時要編制竣工圖 項目竣工圖應由施工單位負責編制 2 竣工圖應完整 準確 清晰 規范 修改到位 真實反映項目竣工驗收時的實際情況 3 按施工圖施工沒有變動的 由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章 4 一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更 可在原圖上更改 加蓋并簽署竣工圖章 5 凡涉及結構形式 工藝 平面布置 項目等有重大改變 或變更部分超過35 的 應重新繪制竣工圖 6 利用施工圖改繪竣工圖 應在更改處注明更改依據文件的名稱 日期 編號和條款號 無法在圖紙上表達清楚的 應在標題欄上方或左邊用文字說明 六 竣工圖章的使用1 所有竣工圖應由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章 竣工圖章中的內容應齊全 清楚 不得代簽 2 行業主管部門規定由設計單位編制竣工圖的 可在新圖中采用竣工圖標 竣工圖標的內容格式由行業統一規定 3 竣工圖章應使用紅色印泥 蓋在標題欄附近空白處 4 利用施工圖改繪竣工圖 應在更改處注明更改依據文件的名稱 日期 編號和條款號 無法在圖紙上表達清楚的 應在標題欄上方或左邊用文字說明 第四節科技文件的歸檔科技文件歸檔制度 是各企事業單位和國家機構為了做好科技文件的歸檔工作 根據國家的有關規定和本單位科技生產活動的特點及科技文件的形成規律而制訂的指導科技文件歸檔工作的依據性文件 一 科技文件歸檔制度 必須符合本單位科技 生產活動和科技文件的實際 二 科技文件歸檔制度 必須與本單位其他相關的科技管理制度協調一致 三 有關規定應具體 明確 四 制定科技文件歸檔制度 要走群眾路線 歸檔制度不能由科技檔案部門主觀擬訂 應廣泛聽取各專業科技人員和有關科技管理部門的意見 二 科技文件歸檔制度的內容 一 科技文件的歸檔范圍歸檔范圍就是確定本單位哪些科技文件必須歸檔 哪些不必歸檔 劃定歸檔范圍的標準是 凡是直接記述和反映本單位科技活動的 具有現實和長遠查考價值的科技文件材料 都應列入歸檔范圍 凡國家規定不得歸檔的材料 不得列入歸檔范圍 具體確定歸檔范圍時 應從如下幾方面分析 1 研究和分析本地外的科技 生產活動的具體范圍 從而掌握本地外單位科技文件的種類和成分 確定在歸檔范圍中應該包括哪些方面的科技文件 2 掌握本單位基本職能活動 將本單位在基本職能活動中形成的科技文件作為歸檔范圍的主體 再以基本職能活動為中心 研究分析其它科技活動形成的科技文件 確定這些科技文件的歸檔范圍 3 正確劃定本單位科技活動與政務文件 科技文件與科技資料的界限 避免將科技資料混入歸檔范圍 把政務文件另行歸檔 4 根據科技文件的保存價值 確定歸檔范圍 把具有保存價值的科技文件劃入歸檔范圍 在研究分析保存價值時 既要考慮科技文件的歷史價值 又要考慮科技文件在科技生產活動中的利用價值 二 科技文件的歸檔時間1 按項目結束時間歸檔按項目結束時間歸檔是指在一項科技 生產活動結束以后 把圍繞該活動產生的全套科技文件一并歸檔 形成周期不太長的科技文件適宜這種方式歸檔 2 按工作階段歸檔科技 生產活動周期較長的科技文件 可以按形成階段歸檔 如一項重點工程或一個復雜的新產品設計 其科技文件可以按可行性研究階段 初步設計階段 施工圖或工作圖設計階段等 分別進行歸檔 3 按子項結束時間歸檔大型項目或課題研究 不僅設計 施工和研制的周期較長 而且每個項目往往都由若干個子項目 若干單位工程或若干專題組成 當一個子項目 一個單位工程或一個專題結束后 就可以將形成的科技文件歸檔 4 按年度歸檔按年度歸檔 就是在每年的年初 將上一個年度形成的科技文件整理歸檔 大體適用于以下三種科技文件 1 科技文件形成的周期較長 按年度歸檔比按階段歸檔更適合的科技項目形成的文件 2 某些自然觀測或觀察活動中形成的科技文件 3 應該作為科技檔案歸檔的科技管理性文件 5 隨時歸檔機密性較強的科技文件 外購設備的隨機文件 委托外單位設計的文件 設計變更 修改 補充或設備儀器維修等工作中形成的科技文件都應隨時歸檔 三 科技文件的歸檔要求1 科技業務部門是歸檔工作的主體 歸檔制度中應明確科技業務部門是歸檔工作的主體 因為科技人員熟悉科技文件的形成過程和保存價值 有利于保證科技文件的質量 2 要保證歸檔文件的質量 歸檔的科技文件一定要經過歸檔前的鑒別 系統整理 組成案卷和編目 達到歸檔文件字跡清楚 用紙規范 圖樣清晰 完整準確 需要裝訂的要按要求裝訂 3 檔的科技文件 應做到線條 字跡清楚 紙質優良 簽署完備 不能用鉛筆 普通圓珠筆或復寫紙書寫 以利于長久保存 4 保證歸檔文件的完整和質量 凡需要歸檔的科技文件 都應經過項目負責人的審定和有關領導的審批 審批表的內容包括 歸檔文件的項目名稱 如課題名稱 工程項目名稱 產品名稱 設備名稱等 項目代號 歸檔文件形成時間 項目負責人姓名 歸檔文件完整情況評價 審批人簽字和日期等 5 錄音錄像文件應保證載體的有效性 6 電子文件應以光盤為長期儲存介質 四 科技文件的歸檔份數凡是需要歸檔的科技文件一般歸檔一份 但重要的 使用頻繁的則需要歸檔若干份 在具體確定科技文件歸檔份數時 要考慮以下幾方面情況 1 要考慮歸檔材料的重要程度 重要的 尤其是需要永久保存的的科技檔案 其原件一般不宜外借 因此 應歸檔一至幾份副本供日常使用 2 要考慮日后利用的需要 對可能利用頻繁的材料 應在歸檔份數上作出相應的規定 3 經過科技檔案部門匯總上報的材料 在確定歸檔份數時應作出統一規定 4 要考慮科技檔案部門匯總上報科技專業檔案館的需要 第二章科技檔案概述第一節科技檔案概念一 科技檔案的定義 一 科技檔案定義的表述方法 科學技術檔案案卷案卷構成的一般要求 GB T11822 2008 對科技檔案的定義進行了如下表述 即 科技檔案是國家機構 社會組織及個人從事社會活動形成的 對國家 社會 本單位具有保存價值的 應當歸檔保存的科技文件 二 科技檔案的特點 一 專業性強這是科技檔案與其它檔案的根本區別 科技檔案是在科技活動中產生形成的 是人們科技活動的記錄 科技活動是分專業進行的 這就決定了科技檔案產生的領域具有鮮明的專業性 內容性質和表達形式也具有專業性 從形成領域看 科技生產活動與各類管理活動有明顯的不同 各類科技生產活動的共同特征是有明顯的專業性 從內容屬性看 科技檔案不僅有一般意義上的專業性 而且不同專業領域形成的科技檔案還具有不同性質的專業性 二 種類和類型多樣性的特點科技檔案的種類和類型的多樣性是科技檔案的又一特點 從科技檔案的種類看 由于科技生產活動的多專業性 導致了它的伴生物科技檔案在種類上的多元化 基本建設活動產生了工程設計檔案 施工檔案和工程竣工檔案 產品開發活動產生了產品設計研制檔案 生產工藝檔案和工藝裝備檔案等等 凡是人類所進行的認識自然和改造自然的活動都屬于科技活動 都要產生不同種類和類型的科技檔案 三 成套性強成套性是指圍繞一個獨立的科技活動項目產生的全部科技檔案是一個有機聯系 密不可分的整體 這些科技文件記載和反映了該項科技 生產活動的全部過程和成果 科技檔案的成套性集中體現在科技檔案的形成和內容構成兩個方面 成套性的特點要求科技檔案必須完整 以此來建立科技檔案的收集工作和其他有關工作 它是科技檔案分類整理工作重要理論依據之一 保持一個科技項目檔案的齊全 成套 是對科技檔案分類整理工作的基本要求 四 現實性特點科技檔案的現實性是指它具有較強的現實使用性 其他文件材料歸檔以后 基本完成了現行功能 多半是用來進行歷史查考 科技文件歸檔進入檔案部門的大多數科技檔案 不僅沒有退出現行使用過程 相反正是它們發揮現行效用的活躍時期 科技 生產活動的進行 離不開科技檔案 在設計單位 歸檔保存的底圖和藍圖是進行現行設計不可缺少的條件 在生產單位 歸檔保存的設備檔案是設備使用 維護的現行依據 五 可以更改 補充科技檔案在內容上既要反映科技活動的歷史面貌 還要保證從動態上記述和反映科技對象的發展變化過程 所以 當科技活動對象發生變化 如產品更新換代 建筑工程維修 擴建 改建 設備儀器維修 改造等 要求科技檔案必須隨著它所記述和反映的對象的變化而變化 因此 科技檔案不僅可以更改 補充 而且必須及時更改 補充 確保科技檔案的準確 從而達到科技檔案的質量要求 一 科技檔案的種類科技檔案的種類劃以內容性質作為分類標準 可以將其分為 生產技術檔案 設備儀器檔案 基本建設檔案 科研檔案 專門業務檔案 二 科技檔案內容構成 一 工業生產技術檔案工業生產技術檔案主要是工業產品檔案 它是在工業產品的設計 研制和生產 制造活動中形成的科技檔案 工業生產技術檔案的特點是按型號成套 即圍繞一個型號工業產品的設計 研制和制造活動形成的有保存價值的文件構成一套產品檔案 其主要內容包括 1 產品的市場調研 立項論證 設計 2 產品的試制 加工制造 3 產品的檢驗 包裝 4 產品的銷售與售后服務 5 新產品鑒定 評優 農業科技檔案農業科技檔案是在農 林 牧 漁各業的生產技術活動中形成的檔案 主要包括 種子檔案 作物栽培檔案 植物保護檔案 林業檔案 畜牧檔案 水產檔案 農機設備檔案 農田水利工程檔案 農業生態環境和農業區劃檔案等 三 基本建設檔案基本建設檔案簡稱基建檔案 是在各種建筑物 構筑物 地上地下管線等基本建設工程的規劃 設計 施工和使用 維修活動中形成的科技檔案 四 設備儀器檔案簡稱設備檔案 是各種機器設備 車輛 船舶和儀器 儀表的檔案材料 設備按其構造和使用形式劃分為兩種 一種是同土建工程聯系在一起的 如化工裝置 冶煉設備 石油管道 線路等這種設備檔案一般同基建檔案難以截然分開 因此可以作為基建檔案的一個組成部分 另一種是各種機械加工 運輸 采掘 起重設備以及某些儀器 儀表等檔案 我們通常所說的設備檔案就是這類設備檔案 五 自然科學研究檔案簡稱科研檔案 它是在自然科學技術研究活動中形成的科技檔案 科研活動按其類型或層次 一般可分為基礎科研 技術科研和應用科研三種類型 科研檔案主要包括科研項目在調研 立項 研究 試驗 總結 鑒定 報獎 推廣運用等過程中形成的文件 科研檔案的基本特點是以課題成套 六 專門業務檔案天文檔案 氣象檔案 地質檔案 測繪檔案 地震檔案 水文檔案 醫療衛生檔案 環境保護檔案 第二節組織案卷一 組卷原則組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點 保持卷內文件的有機聯系 分類科學 組卷合理 法律性文件手續齊備 符合檔案管理要求 1 案卷必須是一組具有有機聯系的科技文件 組卷要遵循科技文件材料的形成規律 保持卷內科技文件材料的有機聯系 便于檔案的保管利用 2 案卷內科技文件的數量要適度 一套科技文件 根據數量的多少 可組成一個或若干個案卷 3 案卷內科技文件的保存價值和密級應基本一致 一個案卷內科技文件的價值大小 密級高低有差異時 按 就長不就短 就高不就低 的原則 確定案卷的保管期限和密級 4 案卷應力求整齊美觀 便于管理和使用 5 設計變更修改到位 底圖和藍圖一致 實物與圖紙一致 真實反映項目竣工驗收時的實際情況 6 文字材料應加蓋單位公文印章 竣工圖紙要加蓋竣工圖章 二 組織案卷的方法1 按結構組織案卷 就是按照科技文件所反映的客觀物體的結構為標準組卷 主要適用于機械產品和設備科技文件 特別是圖樣部分 其做法是 按照機械產品和設備的組 部件或系統 將其科技文件組成案卷 比如 一臺銑床 是由床身 傳動機構 變速機構 升降機構 工作臺 電氣系統 潤滑系統等部分組成 各結構組成部分的科技文件 各自是有機聯系的 即可分別組織案卷 一般來說 工業企業簡單 小型產品 文件材料較少 可以按產品型號組卷 大型 復雜產品或文件材料較多的產品 可以按階段 結構組卷 機械產品工藝文件可按專業或工序組卷 2 按項目組織案卷 指把一個項目形成的文件組成一個案卷 它適合對文件數量不多的項目文件的組卷 在這種情況下 一個案卷即可成為一套科技文件 一般來說 小型基建項目 文件材料較少時 可按項目組卷 即一個項目的文件組成一個案卷 大中型項目 可按子項 階段 專業組卷 3 按子項組卷 系指把一個子項形成的文件組成一個案卷 它適合工程項目文件 科研項目等文件組卷 當一個工程項目或科研項目由若干子項組成而各子項文件數量又不太多時 可以采用該組卷方法 例如一個企業的基建項目由若干各車間組成 則可以按車間組卷 4 按工序或階段組織案卷 系指按科技生產活動的程序 把反映同一階段或工序的文件組成一個案卷 它適合科研文件 基建文件 產品工藝文件等文件的組卷 例如 工藝文件可以按加工工序的不同 組織相應的案卷 科研文件 設計文件 可以按科研 設計階段 分別組織案卷 5 按專業組織案卷 系指按機械產品與設備的不見或系統組卷 適合基建文件 產品工藝等文件的組卷 例如對竣工文件可分別按結構 通風 給排水等專業分別組卷 6 按問題組織案卷 系指按科技文件反映的問題進行組卷 把反映同一個問題或同一件事物的相關文件組成案卷 采用一事一卷 一事數卷等方法 這種立卷方法使用范圍很廣 幾乎各類科技文件中都可以按問題組卷 例如 基建文件中施工質量事故問題 科研文件中的專題討論等 均可按問題組卷 7 按名稱或文件性質組織案卷 按文件名稱組卷 例如將不同名稱文件分別按設計任務屬書 可行性研究報告等文件名稱分別組卷 按文件性質組卷 是指將同一性質文件分別組卷 如對科研文件中原始基礎性文件 中間過程性文件 成果性文件等分別進行組卷 8 按地區組織案卷 系指按科技文件反映的地區進行組卷 它適合具有明顯地域特征的水文 氣象觀察文件 測繪文件 地質勘探文件等文件組卷 9 按時間組織案卷 系指按科技文件所反映的時間進行組卷 將同一時間范圍內形成的或內容針對的同一時間的文件組成案卷 它適合具有明顯時間性特征的水文 氣象 地震 天文等自然現象觀測文件的組卷 例如按月或按年度組卷 10 按作者組織案卷 系指按文件的形成者組卷 將同一作者或機構形成的文件組成一個案卷 對科技文件是組卷方法有相當大的靈活性 不同組卷者面對同一現象 由于對文件形成規律與有機聯系認識的不同或表現方法不同 會選擇不同的組卷方法 第三節科技檔案的功能一 知識儲備功能一項科技活動結束以后 圍繞科技活動形成的一項重要內容之一就是科技檔案 它直接記述和反映了人們的科技 生產活動的全過程 它儲備的是科技 生產活動中直接產生和形成的原生信息 它來源于科技 生產活動 又被應用于科技 生產活動中 其存儲的知識信息又記錄于新的科技檔案里 再用它來做為指導科技 生產活動的技術依據 從而達到提高生產力的目的 二 依據憑證功能科技檔案是科技生產活動中直接形成的真實的歷史記錄 它是隨著科技生產活動的進程 根據科技生產活動的客觀需要有規律地形成的 因此 科技檔案具有客觀憑證作用 三 情報功能科技檔案的情報功能是指科技檔案在科技生產活動中的科技交流與科技參考作用 四 經濟效益功能不僅體現在創造新的財富上 而是體現在減少投入或節省資金方面 這是科技檔案對現行工作的一種較為顯著的貢獻 在科技檔案工作中應重視這一功能的發揮 第三章科技檔案工作 第一節科技檔案工作的內容與性質一 科技檔案工作的基本內容科技檔案工作是國家檔案工作的重要組成部分 是指以完整 安全地保存和科學地管理科技檔案 充分發揮科技檔案的作用為目的的各項管理活動的總稱 科技檔案工作包括科技檔案業務管理和科技檔案事業管理兩項基本內容 1 協同有關部門作好歸檔前科技文件的形成 積累 整理 歸檔的指導 監督和檢查工作 確保收集的科技檔案質量 2 科技檔案收集工作 這是整個科技檔案工作的基礎和起點 就是把分散在科技業務部門或基層單位的有保存價值的科技檔案 集中到檔案部門統一管理的工作 它又包括基層科技檔案部門的收集工作和科技專業檔案館的收集工作兩個層次 3 科技檔案的整理工作 是對收集的科技檔案按照其自然形成規律和特點 進行科學分類 系統排列和編目的工作 4 科技檔案保管工作 這是科技檔案工作中的一項經常性工作 就是按照一定的原則 采用科學的方法維護科技檔案的完整 準確 系統 安全 最大限度地延長科技檔案壽命 5 科技檔案鑒定工作 主要是通過對科技檔案保存價值的分析 對科技檔案進行保管期限劃分及篩選存毀的工作 6 科技檔案統計工作 是運用統計學原理 以數字形式揭示科技檔案及科技檔案管理工作的基本情況的工作 7 科技檔案信息資源開發利用工作 這是科技檔案工作的根本目的 通過創造條件 以各種方式開發科技檔案信息資源 直接服務于國家的各項工作 滿足各種利用需求的一項工作 8 歸檔后科技檔案更改 補充的監督 檢查工作 為了保證科技檔案的完整性 準確性 科技檔案部門要監督和協助技術人員作好這項工作 二 科技檔案事業管理科技檔案事業管理 是以宏觀管理活動為內容的科技檔案管理工作 因此也稱科技檔案的宏觀管理 承擔這項任務的主要是國家和地方檔案行政管理部門和各級專業主管部門的檔案機構 其基本內容有 科技檔案事業的管理體制 科技檔案事業規劃 科技檔案工作業務指導 科技檔案工作的法制管理 規劃管理 標準化管理和行政管理 科技檔案教育和科研等 科技檔案的微觀管理是我國檔案事業的基礎和立足點 但它離不開國家的宏觀指導 只有同時抓好兩方面的工作才能促進科技檔案事業的不斷發展 二 科技檔案工作的性質 一 科技檔案工作的專業性1 科技檔案工作有自己特定的工作對象科技檔案的特定的工作對象是科技檔案 是在科技生產活動中產生的真實記錄 是一定專業技術活動的產物 它明顯地反映出一定專業技術的內容 特點 并且首先為其本專業的工作需要服務 科技檔案本身的專業性特點決定了科技檔案工作具有很強的專業性 2 科技檔案工作有特定的工作內容 工作方法和完善的專業體系科技檔案業務管理工作 已經形成了一套完整 系統的工作內容和工作方法 有一套特定的工作程序 它包括從檢查 協助科技文件的形成 積累 整理 歸檔開始 到進行科技檔案的收集 整理 鑒定 保管 統計和開發利用等一系列業務內容 并按照科技檔案形成規律和特點 形成了一套專門的工作方法 科技檔案工作已經形成了有基層科技檔案工作機構 各級科技專業檔案館 國家各級檔案行政管理部門 專業主管機關檔案部門等組成的國家規模的完整專業體系 3 科技檔案工作有比較完整的專業理論知識體系科技檔案工作的專業理論來自于科技檔案工作實踐 又用語指導其工作實踐 其知識體系逐步豐富 并且隨著科技檔案事業的發展不斷充實和完善 科技檔案理論與知識體系的形成 標志著科技檔案工作從經驗管理上升為科學管理 真正成為國家一項專門的事業 二 科技檔案工作的管理性1 科技檔案工作是科技管理工作的組成部分科技管理是指對科技 生產活動的人 才 物 時 事進行計劃 組織 指揮 控制和協調的行為 科技檔案是伴隨科技活動產生的一種信息資源 是繼續進行科技 生產活動的必要條件 加強科技管理 必然要強化對科技檔案的管理 2 科技檔案管理是基礎性科技管理工作科技管理包括職能性管理和基礎性管理 職能性管理包括計劃 組織 領導和控制等內容 基礎性管理包括標準化管理 定額管理 計量管理 信息管理 信息通常有原始記錄 統計資料 情報資料和檔案等 規章制度和人員培訓 可見 科技檔案工作是基礎性管理信息系統中的一部分 3 科技檔案工作是管理科技成果并發揮其作用的工作科技檔案是科技活動的一種成果 有的甚至是唯一成果 如基礎理論的研究和水文 測繪 天文 氣象等科技活動 從這個意義上講 科技檔案就是一項管理科技成果并發揮其作用的工作 三 科技檔案工作的服務性1 就科技檔案的目的而言 它是為科技 生產活動創造條件的工作科技檔案作為一種重要的科技資源 它既不是科技檔案部門產生的 也不是供科技檔案部門使用的 科技檔案部門收集 保管 開發利用科技檔案的目的 是為科技 生產及其管理活動提供條件和依據 也只有在科技 生產部門和科技管理部門利用的過程中 才能體現科技檔案工作的價值和意義 2 就科技檔案宏觀管理而言 其基本任務之一就是為科技檔案部門服務宏觀管理 就是對科技檔案事業以規劃 組織 控制 協調的方式進行政策引導和咨詢服務 科技檔案事業本身又是為國家各項建設事業服務的 因此 科技檔案宏觀管理的服務性更為明顯 四 科技檔案工作的機要性機要性是科技檔案特點的反映 科技檔案是科技生產活動的真實記錄 客觀地記錄了相關科技活動的過程和成果 是再現原有科技活動的依據 隨著科學技術的發展 信息日益成為一種重要的戰略資源 科技檔案中有的內容涉及國家安危與人民利益 有的直接影響到企業 事業單位的技術 經濟利益 對于這部分科技檔案更應妥善保管 合理控制其使用 因此 科技檔案工作者必須充分認識到科技檔案工作的機要性 樹立高度的責任感 作好科技檔案的保密工作 維護國家 人民和各單