內部控制規范存貨第一章 總 則第一條 為了加強對存貨的內部控制和管理，防范存貨業務中的差錯和舞弊，保護存貨的安全、完整，提高存貨運營效率，根據中華人民共和國會計法和財政部等五部委企業內部控制基本規范等有關規定，制定本規范。第二條 本規范所稱存貨，是指企業在日常活動中持有以備出售的產成品或商品、處在生產過程中的在產品、在生產過程或提供勞務過程中耗用的材料和物料，主要包括各類材料、在產品、半成品、產成品、商品等。企業代銷、代管存貨，委托加工、代修存貨也適用于本規范。第三條 本規范適用于xx集團公司及其全資、控股企業以及企業的分支機構、事業部、項目部（以下簡稱各企業）。集團公司各企業應當根據國家有關法律法規和本規范，結合部門或系統的存貨內部控制規定，建立適合本企業業務特點和管理要求的存貨內部控制制度，并組織實施。第四條 企業負責人對本企業存貨業務內部控制的建立健全和有效實施負責。企業在建立并實施存貨內部控制制度中，至少應當強化對以下關鍵方面或者關鍵環節的風險控制，并采取相應的控制措施：（一）權責分配和職責分工應當明確，機構設置和人員配備應當科學合理；（二）存貨請購依據應當充分適當，請購事項和審批程序應當明確；（三）存貨采購、驗收、領用、盤點、處置的控制流程應當清晰，對存貨預算、供應商的選擇、存貨驗收、存貨保管及重要存貨的接觸條件、內部調劑、盤點和處置的原則及程序應當有明確的規定；（四）存貨成本核算方法、跌價準備計提等會計處理方法應當符合國家統一的會計制度的規定。第二章 職責分工與授權批準第五條 企業應當建立存貨業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責權限，確保辦理存貨業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。企業不得由同一部門或個人辦理存貨的全過程業務。存貨業務不相容崗位至少包括：（一）存貨的采購、驗收與付款；（二）存貨的保管與清查；（三）存貨的銷售與收款；（四）存貨處置的申請與審批、審批與執行；（五）存貨業務的審批、執行與相關會計記錄。第六條 企業應當配備合格的人員辦理存貨業務。辦理存貨業務的人員應當具備良好的職業道德和業務素質。第七條 企業應當建立存貨業務的授權批準制度，明確授權批準的方式、程序和相關控制措施，規定審批人的權限、責任以及經辦人的職責范圍和工作要求。嚴禁未經授權的機構或人員辦理存貨業務。第八條 審批人應當根據存貨授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。經辦人應當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理存貨業務。對于審批人超越授權范圍審批的存貨業務，經辦人有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。第九條 企業應當創造條件，逐步實現存貨的信息化管理，確保相關信息及時傳遞，提高存貨運營效率。企業可以根據業務特點及成本效益原則選用計算機系統和網絡技術實現對存貨的管理和控制，但應注意計算機系統的有效性、可靠性和安全性，并制定防范意外事項的有效措施。第三章 請購與采購控制第十條 企業應當根據倉儲計劃、資金籌措計劃、生產計劃、銷售計劃等制定采購計劃，對存貨的采購實行預算管理，合理確定庫存存貨的結構和數量。第十一條 企業還應制定合理的存儲定額，物資的存儲定額通常是在一定管理條件下為保證生產順利進行所必要的、經濟合理的物資儲備數量標準；不同的材料有不同的標準，特別是大宗原材料和燃料要根據不同的季節制定不同的合理庫存，以減少資金浪費。企業應當指定專人逐日根據各種材料的采購間隔期和當日材料的庫存量，分析確定應采購的日期和數量，或者通過計算機管理系統重新預測材料需要量以及重新計算安全存貨水平和經濟采購批量，據此進行再訂購，盡可能降低庫存或實現零庫存。第十二條 企業應當對采購環節建立完善的管理制度，確保采購過程的透明化。企業應根據預算或采購計劃辦理采購手續，嚴格控制預算外或計劃外采購。企業應當根據預算有關規定，結合本系統的業務特點編制存貨年度、季度和月份的采購、生產、存儲、銷售預算，并按照預算對實際執行情況予以考核。第十三條 企業應當根據存貨的不同取得方式，采取相應的控制方法實施有效控制，確保存貨取得真實、合理、透明。（一） 企業外購存貨，采購批量和采購時點的確定應當符合市場狀況、行業特征和企業經營管理的實際需要。（二） 企業接受投資者投入的存貨，其實有價值和質量狀況應當經過評估和檢查，并與企業合同或協議的約定相一致。（三） 企業取得的存貨為對方企業抵頂債務的，該類存貨的取得應經過企業有關部門和人員審核批準，其實有價值和質量狀況應當符合雙方的有關協議。第四章 驗收與保管控制第十四條 企業應當組織有關部門和人員對所取得的存貨的品種、規格、數量、質量和其他相關內容進行驗收，出具驗收證明。對于驗收合格的存貨，應當及時辦理入庫手續。對驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的部門和人員應當立即向有關部門報告；有關部門應當及時查明原因，視存貨的不同取得方式作出相應處理。第十五條 外購存貨入庫前一般應經過以下驗收程序：（一）檢查訂貨合同、入庫通知單、供貨企業提供的材質證明、合格證、運單、提貨通知單等原始單據與待檢驗貨物之間是否相符；（二）對擬入庫存貨的交貨期進行檢驗，確定外購貨物的實際交貨期與訂購單中的交貨期是否一致；（三）對待驗貨物進行數量復核和質量檢驗，必要時可聘請外部專家協助進行；（四）對驗收后數量相符、質量合格的貨物辦理相關入庫手續，對經驗收不符合要求的貨物，應及時辦理退貨或索賠；（五）對不經倉儲直接投入生產或使用的存貨，應當采取適當的方法進行檢驗。第十六條 擬入庫的自制存貨，生產部門應組織專人對其進行檢驗，只有檢驗合格的產成品才可以作為存貨辦理入庫手續。由生產車間發出至客戶、實物不入庫的產成品，以及采購后實物不入庫而直接發至使用現場的外購存貨，應當采取適當方法辦理出、入庫手續。第十七條 企業應當建立存貨保管制度，加強存貨的日常保管工作。（一）因業務需要分設倉庫的，應當對不同倉庫之間的存貨流動辦理出入庫手續；（二）應當按倉儲物資所要求的儲存條件貯存，結合存貨的具體特征，建立和健全防火、防潮、防鼠、防盜和防變質等措施；（三）各企業應當建立存貨的分類管理制度，對貴重物品、生產用關鍵備件、精密儀器、危險品的倉儲，應當采取額外控制措施，確保重要存貨的保管、調用、轉移等經過嚴格授權批準，且在同一環節有兩人或兩人以上同時經辦。第十八條 存貨管理部門對入庫的存貨應當建立存貨明細賬，詳細登記存貨類別、編號、名稱、規格型號、數量、計量單位等內容，并定期與財會部門就存貨品種、數量、金額等進行核對。企業存貨明細賬不得出現負數余額。對代管、代銷、暫存、受托加工的存貨，應單獨記錄，避免與本企業存貨相混淆。入庫記錄不得隨意修改。如確需修改入庫記錄，應當經有效授權批準。第十九條 對于已售商品退貨的入庫，倉儲部門應根據銷售部門填寫的產品退貨憑證辦理入庫手續，經批準后，對擬入庫的商品進行驗收。因產品質量問題發生的退貨，應分清責任，妥善處理對于劣質產品，可以選擇修復、報廢等措施。第二十條 企業應當根據自身的生產經營特點制定倉儲的總體計劃，并考慮工廠布局、工藝流程、設備擺放等因素，相應制定人員分工、實物流動、信息傳遞等具體管理制度。存貨的存放和管理應指定專人負責并進行分類編目，嚴格限制其他無關人員接觸存貨，入庫存貨應及時記入收發存登記簿或存貨卡片，并詳細標明存放地點。第二十一條 企業生產部門應當加強對生產現場的材料、低值易耗品、半成品等物資的管理與控制，并根據生產特點、工藝流程等對轉入、轉出存貨的品種、數量等進行登記。對在生產過程中廢棄的存貨，也應進行登記，防止浪費、被盜和流失。各企業倉儲、保管部門應當建立崗位責任制，明確各崗位在值班輪班、入庫檢查、貨物調運、出入庫登記、倉場清理、安全保衛、情況記錄等各方面的職責任務，并定期或不定期地進行檢查。第二十二條 存貨采購應當按照國家統一的會計制度的規定進行初始計量，正確核算存貨采購成本。企業財會部門應當根據驗收證明對驗收合格的存貨及時辦理入賬手續，正確登記入庫存貨的數量與金額。對會計期末貨物已到、發票未到的存貨，應暫估入賬。第五章 領用與發出控制第二十三條 企業應當建立嚴格的存貨領用和發出制度。企業生產部門、基建部門領用材料，應當持有生產管理部門及其他相關部門核準的領料單，應嚴格按材料消耗定額領料，超出存貨領料限額的，應當經過特別授權。存商品的發出需要經過相關部門批準，大批商品、貴重商品或危險品的發出應當得到特別授權。倉庫應當根據經審批的銷售通知單發出貨物，并定期將發貨記錄同銷售部門和財會部門核對。第二十四條 企業應當明確發出存貨的流程，落實責任人，及時核對有關票據憑證，確保其與存貨品名、規格、型號、數量、價格一致。第二十五條 企業財會部門應當針對存貨種類繁多、存放地點復雜、出入庫發生頻率高等特點，加強與倉儲部門經常性賬實核對工作，避免出現將已入庫存貨不入賬或已發出存貨不銷賬之情形。第六章 盤點與處置控制第二十六條 各企業應當建立健全存貨清查盤點制度，定期（每年至少一次）或不定期對各類存貨進行實地清查和盤點，及時發現并掌握存貨的滅失、損壞、變質和長期積壓等情況。第二十七條 企業應當制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員、頻率、時間等，合理安排人員、有序擺放存貨、保持盤點記錄的完整。對于特殊存貨，可以聘請專家采用特定方法進行盤點。第二十八條 存貨的盤盈、盤虧應當及時編制盤點表，分析原因，提出處理意見，經相關部門批準后，在期末結賬前處理完畢。企業要對存貨盤虧、非正常損失負有責任的人員進行責任追究。第二十九條 倉儲部門應通過盤點、清查、檢查等方式全面掌握存貨的狀況，及時發現存貨的殘、次、冷、背等情況。選擇有效的處理方式，并經相關部門審批后對殘、次、冷、背存貨作出相應的處置。企業對已經銷賬但未正式處置的存貨，應該建立“賬銷案存”管理制度，繼續進行實物管理。企業存貨損失超過限額的，應報集團公司批準。第三十條 存貨的會計處理，應當符合國家統一的會計制度的規定。發出存貨計價方法的選擇，應當反映存貨的特點及企業內部存貨流轉的管理方式，防止通過人為調節存貨計價方法操縱當期損益。存貨發出的計價方法包括先進先出法、加權平均法或個別計價法。企業應當結合自身實際情況，確定存貨計價方法。計價方法一經確定，未經批準，不得隨意變更。企業存貨采用計劃成本核算的，要正確分攤差異。對計劃成本偏離實際成本過大的，應及時調整計劃成本。倉儲部門與財會部門應結合盤點結果對存貨進行庫齡分析，確定是否需要計提減值準備。經相關部門審批后，方可進行會計處理，并附有關書面記錄材料。第七章 監督檢查第三十一條 企業應當制定科學規范的存貨業務流程，明確存貨的取得、驗收與入庫，倉儲與保管，領用、發出與處置等環節的控制要求，并設置相應的記錄或憑證，如實記載各環節業務的開展情況，確保存貨業務全過程得到有效控制。第三十二條 企業應當制定并選擇適當的存貨內部控制監督檢查制度，存貨內部控制監督檢查的內容主要包括：（一）存貨業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在不相容職務混崗的現象。（二）存貨業務授權批準制度的執行情況。重點檢查授權批準手續是否健全，是否存在越權審批行為。（三）存貨收發、保管制度的執行情況。重點檢查存貨取得是否真實、合理，存貨驗收手續是否健全，存貨保管的崗位責任制是否落實，存貨清查、盤點