行政前臺崗位職責及工作流程職務：行政前臺上級主管：行政經理工作對象：全司人員主要職責：1. 日常到訪客人的接待，協助公司負責人及所屬部門經理做好日常公關協調工作。2. 公司電話的接聽（轉接、代接）和記錄、轉達工作。3. 公司郵件、郵包的收發及相應費用的結算工作。4. 公司各類往來文件（電子郵件、傳真）的收發、處理和歸檔。5. 公司辦公環境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。6. 對保潔、植物株擺租賃等工作的監督和檢查。7. 對設備遙控板、個人辦公區域的管理。8. 公司辦公用品、日用品的日常管理工作（采購、發放、管理）。9. 日常的打印、復印以及相關設備的檢查。（日后涉及“使用管理”）10. 公司領導、員工、客戶的住宿、出行、用餐的預定和行程安排；11. 負責員工外出登記；12.公司后勤管理，及各類費用的支付工作，包含：物業費、水電費、停車費、電話費、網費、家政、保潔等；與對應單位，如保潔公司、物業公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通；13.庫存管理。每季度末，與行政人事專員共同盤點庫存。14.檔案管理。每季度末，向部門經理提報目前的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經理處。15.負責員工保險每日及時登記入網；16.負責員工宿舍的安排協調等17.公司負責人及部門經理交辦的其他工作。工作流程和工作要求：一.接待日常到訪客人，協助公司負責人及部門經理做好日常公關工作。1、工作流程：1）客戶進門起身迎接并詢問來訪事由，登記客戶來訪登記簿，了解來訪者身份和意圖。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領導的各種聯系方式隨意告訴素不相識的人；若有事宜，盡量選用轉告方式。2）如有必要，安排來訪者前往會客室或等候處稍坐片刻；3）準備招待茶水飲料；4）通知相關工作人員有人來訪；5）每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時起身道別；6）客人離開后2分鐘以內清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；7）若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯系方式、需轉告事宜并在客戶來訪登記簿上登記，及時通知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在客戶來訪登記簿上注明；8）及時轉告相關工作人員來訪者的聯系方式以及事由，并確保工作人員及時回復；9）及時將用完的客戶來訪登記薄交由行政專員歸檔。2、注意事項：1)接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；2)客戶來訪登記薄的詳細記錄；并及時將使用完的記錄歸檔；3)及時通知相關被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉告以確保及時回復；4)不得隨意把公司領導及其他工作人員的聯系方式告訴第三人。二.公司電話的接聽（轉接、代接）和記錄、轉達工作。1、工作流程：1）電話響鈴一聲后，立即接聽，“您好，嘉年華信息科技”，同時注意禮貌和商務用語；2）接聽電話時應控制音量，不應影響其他人的正常工作；但同時體現公司良好的精神面貌，語言簡練、態度溫和；3）對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；4）通話之后，應輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；5）沒有接聽到的電話應根據來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的；6）將需要轉達的內容及時記錄在電話記錄上；7）記錄后5分鐘內及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。8）及時將用完的來電記錄表歸檔。2、注意事項：1）來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；2）了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在來電記錄表上記錄來電時間、內容、信息接收人等，需要轉接的及時將電話轉給相關工作人員；3）如遇信息接收人不在，應采取通知的方式及時轉達信息，（通知方法詳見“通知流程”）；3、嚴禁事項：1)來電接聽不主動、不及時，接聽電話用語粗魯；2)未及時和詳細記錄來電信息，忘記轉達、轉達不及時或傳達信息錯誤；3)來電記錄表按年度不及時歸檔。三、公司郵件、郵包的收發及相應費用的結算工作。1、工作流程（郵件簽發及費用結算）：1）公司各類郵件、物品寄出前應由寄件人自行封好或包裝好，在郵件發送登記表上登記后，交行政前臺統一寄出。2）合同、票據等公司重要文件及各類物品的寄送應按郵件發送登記表的備注相關規定，填寫詳細的信息，以備日后跟蹤核查。3）需要通過長途汽車托運郵件、物品的，寄件人應先按要求填寫郵件發送登記表，再自行寄出，并在表格“備注”中注明“托運，自行寄出”。4）根據郵件發送清單和快遞/郵政底單，按月度與快遞/郵政公司清算費用，不得出現付款金額與實際發件金額不符的情況。5）對未按期收到郵件的情況做以記錄，了解原因；月度超過2次事件后應匯報部門經理，提出解決辦法。2、工作流程（郵件簽收）：1)公司總部收取的各類郵件、物品統一由行政前臺簽收，再分發至各收件人處。2)收件人在收到行政前臺分發的郵件后，應在郵件簽收登記表上簽字確認。3)郵件、物品一經簽收，簽收人即對公司郵件、物品承擔保管責任；如因簽收人保管不當造成公司文件、票據、物品等丟失的，簽收人承擔相應責任。4)如行政前臺無人在公司時，應交辦本部門其他人員代做此項工作。5)如收件人不在公司，行政前臺應將該文件、物品交于收件人本部門的其他在司同事代為簽收；如本部門其他同事也無人在司時，行政人事部應電話告知收件人，按其要求保管郵件、物品或轉交他人。6)代收文件后，簽收人應第一時間通知收件人，及時處理郵件、物品。否則，簽收人應承擔因此延誤的相關責任。7)對公司丟失文件情況做以記錄，了解原因，馬上匯報部門經理，提出解決辦法。3、嚴禁事項：1)收件人未在前臺確認，就擅自領走文件。2)行政前臺在未親自將文件交予本人或簽收人手中前，擅自將文件放置在辦公桌上。3)不得出現付款金額與實際發件金額不符的情況。四、公司辦公環境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。 1、 工作流程： 1) 每天早上8：50總經理辦公室、副總辦公室、接待室、會議室及公共辦公區茶桌及地面衛生的清理，每日的環境維護保持清潔；2) 下午17：30檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會議室、衛生間等桌面、地面等）的衛生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；下班后，保證門、窗的關閉，電腦、空調等電源的切斷； 3) 保持辦公區空氣清新，公共辦公區域和總經理辦公室及各辦公室開窗，以便空氣流動； 4) 廢舊辦公家具及設備等處理及時（處理費用定期上交財務部門）5）對保潔、植物做好辦公室全部植物的維護及澆水、換水工作； 6）.對空調設備遙控板、投影遙控板、個人辦公區域的管理 2注意事項： 1) 遙控板是否在各辦公室使用后沒有歸還； 2) 人員下班后，辦公室的電腦、空調、飲水機、燈的電源是否斷開； 3) 人員下班后，圖紙、重要文件不得隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。 五、 公司辦公用品、日用品的日常管理工作。（采購、發放、管理）1、工作流程： 1) 保證公司辦公用品（辦公文具、打印紙、門卡、鑰匙等）、日用品（茶葉、飲用水、紙張、抽紙、紙杯等）的充足，定期、及時補給； 2) 購買物品及時填寫入庫單 3) 保證總經理辦公室內的辦公用品、日用品的補給，保證正常辦公供應； 4) 依據辦公用品領用表員工簽字領取辦公用品，每個月底30日做好成本分攤表給財務。 5) 按季度，與行政人事專員共同盤查辦公用品、日用品庫存，并簽署庫存盤查單，及時歸檔。 6) 嚴禁鋪張浪費。六、日常的打印、復印以及相關設備的檢查。 1、工作流程： 1) 每天早上上班時間檢查打印機、復印機、考勤機、電話機等設備，如出現異常，第一時間要求信息技術專員予以維修。 2) 保證辦公區打印紙的及時補充； 3) 做好各類紙張（財務單據、白紙、再生紙、廢紙、紅頭文件）的分類工作； 4) 及時做好廢紙的銷毀和處理；（帶有財務數據和公司重要內容的紙張必須通過碎紙機銷毀）。 2、注意事項： 1. 熟練操作打印、復印機，并及時補充用紙； 2. 完成公司日常的打印、復印工作，做到節約資源； 3. 打印、復印機等設備出現問題不得私自解決，應及時報修，并聯系相關專業人員進行維修； 4. 節約資源，愛惜紙張； 七、 公司領導、員工、客戶的住宿、車輛、用餐的預定和安排；臨時性用車的車輛管理和費用結算。 1、工作流程： 1) A 住宿預定：預定前，需要了解住宿人員的住房要求，內容涉及：酒店星級、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是 否24小時熱水、是否能夠上網、是否配備電腦、是否含早餐；客人是否需要無煙房，床大小的要求等；費用支付方式（僅預定或掛賬或代墊等）；酒店是否需要現金或刷卡等。 2) 酒店預定后確認：最好有紙質（蓋章簽字）的傳真確認，以保證預定成功； 3) 酒店預定完畢后，需要短信或郵件告知預定信息：A內容參見第1條;B告知赴前臺后報的信息；C如何抵達酒店路線及酒店電話。 4) 酒店預訂單應及時歸檔。酒店預訂單文件夾。 5) B 車輛預定：預定前，需要了解：坐車人數、天數、車型要求、司機要求；預定時，要保證車況良好、司機駕駛技術嫻熟、職業習慣 良好； 6) 車輛使用前確認：必須拿到租賃公司的派車單，方可使用車輛。否則，車輛出現任何事故及引起的一切責任將無法確保承擔責任 單位。 7) 車輛使用后，需要雙方補充車輛使用費用表。 8) 租賃費用結算以雙方簽字確認的派車單和車輛使用費用表 9) C 餐廳預訂。日常中，多了解當地特色的酒店和餐廳，按酒店級別和菜系等進行分類。預定前，需要了解預訂要求，內容涉及：酒店 消費水平、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是否帶衛生間、是否有最低消費；酒店是否需要現金或刷卡等。 八、 公司后勤管理，及各類費用的支付工作，包含：物業費、水電費、停車費、電話費、網費、家政、保潔等；與對應單位，如保潔公 司、物業公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通。1、 工作流程： 1)了解各類費用結算周期和支付標準； 2) 按期支付，不得因延遲支付影響辦公區的正常辦公；嚴禁出現因個人原因，出現公司停水、電，或電話、網絡無法使用的情況； 3) 結算時，核對實際使用費用和結算費用是否相符。 九、 庫存管理。每季度末，與人事專員共同盤點庫存。 1、工作流程： 1) 每季度末（月度20日-30日），本人作為盤點人，人事專員作為監盤人，進行庫存盤點，簽署庫存盤