OA系統(tǒng)提升工作效率 OA系統(tǒng)可以使鼎利人的日常工作更加簡(jiǎn)潔方便，鼎利人在保證工作品質(zhì)的同時(shí)快速完成工作，同時(shí)方便各部門(mén)可以更好地采集與處理信息，從而節(jié)約時(shí)間提升工作效率。你可知道在提升工作效率方面它究竟發(fā)揮了多大的功能?下面來(lái)為你解答疑惑。 1、當(dāng)初為什么要使用OA系統(tǒng)? 初衷是提升效率，當(dāng)然現(xiàn)在OA的功能更加多元化。從xx年，公司開(kāi)始調(diào)整戰(zhàn)略，人員數(shù)量進(jìn)入一個(gè)前所未有的高速增長(zhǎng)期。在xx年底，工程服務(wù)類(lèi)人員還不到30人;而xx年中期，人員數(shù)量已突破150人。那么，如果仍采用傳統(tǒng)的人工后臺(tái)支撐的管理方法，對(duì)于后端的管理(人員管理、項(xiàng)目成本核算，人員借款和報(bào)銷(xiāo)管理)將承受著巨大的處理壓力。后來(lái)，通過(guò)相關(guān)的調(diào)研，公司領(lǐng)導(dǎo)在xx年即同意立項(xiàng)開(kāi)始OA開(kāi)發(fā)，并且第一個(gè)開(kāi)發(fā)的業(yè)務(wù)模塊就是費(fèi)用借款及報(bào)銷(xiāo)。 沒(méi)有OA系統(tǒng)前，當(dāng)員工需要出差借款及報(bào)銷(xiāo)時(shí)，只能通過(guò)寫(xiě)郵件向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起申請(qǐng)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)郵件回復(fù)同意后，將郵件抄送財(cái)務(wù)部。完成郵件審批后，員工再前往財(cái)務(wù)部填報(bào)和簽署借款單，并在財(cái)務(wù)完成手工記賬后，最后領(lǐng)取現(xiàn)金或由出納通過(guò)網(wǎng)銀支付。而當(dāng)出差完成，進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)的時(shí)候，也需遵循同樣的流程：?jiǎn)T工填報(bào)Excel版的出差費(fèi)用表，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交財(cái)務(wù)部處理。財(cái)務(wù)部再根據(jù)員工欠款及報(bào)銷(xiāo)情況，手動(dòng)進(jìn)行抵沖借款或直接報(bào)銷(xiāo)。如此下來(lái)，整個(gè)過(guò)程不但繁瑣，而且容易出錯(cuò)。 2、OA系統(tǒng)對(duì)提升效率有哪些好處? 上述已經(jīng)說(shuō)明了簡(jiǎn)化流程節(jié)約時(shí)間的好處，還有就是實(shí)現(xiàn)流程的固化，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)歸集，形成各類(lèi)型的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以及進(jìn)行自動(dòng)預(yù)警等。這樣能將后臺(tái)人員、管理人員從繁雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中解脫出來(lái)，將精力更集中于對(duì)具體事情的處理和優(yōu)化上，這樣也從另一層面看，減少了管理成本，提升了管理效率。 3、OA系統(tǒng)為什么是自主研發(fā)，而非直接購(gòu)買(mǎi)? 因?yàn)槭兰o(jì)鼎利本身屬于一個(gè)研發(fā)型的公司，而且當(dāng)時(shí)外部可選的OA系統(tǒng)并不多，所以公司決定自己開(kāi)發(fā)。當(dāng)時(shí)開(kāi)發(fā)的初衷，也就是為了解決最迫切的員工借款、報(bào)銷(xiāo)問(wèn)題，以及基本的請(qǐng)休假、公告等功能。可是，隨著公司的壯大發(fā)展，各類(lèi)業(yè)務(wù)操作也亟待通過(guò)IT化來(lái)實(shí)現(xiàn)流程固化及效率提升，于是，HR(人力資源類(lèi))、ERP(供應(yīng)鏈類(lèi))、PMS(合同及項(xiàng)目類(lèi))等各類(lèi)系統(tǒng)被逐個(gè)開(kāi)發(fā)出來(lái)。 同時(shí)，OA系統(tǒng)對(duì)于效率的提升是顯而易見(jiàn)的，比如借款、報(bào)銷(xiāo)，xx年時(shí)，服務(wù)部做過(guò)一個(gè)測(cè)算：對(duì)應(yīng)前方30個(gè)服務(wù)人員，后方得配備1個(gè)專(zhuān)職后臺(tái)處理人員。那么按xx年150個(gè)前方人員計(jì)，則后臺(tái)得配置5人;而到現(xiàn)在，服務(wù)部人員近1500人，而只與費(fèi)用類(lèi)相關(guān)后臺(tái)端人員，還不到5人。 此外，因公司的信息化系統(tǒng)，一直都是使用自行開(kāi)發(fā)的方式，所以在功能設(shè)計(jì)上，可以完全做到“私人訂制”。以項(xiàng)目系統(tǒng)為例：目前項(xiàng)目系統(tǒng)除遵循PMP體系及微軟Project的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)外，還能結(jié)合鼎利一直以來(lái)的項(xiàng)目管理特色(如員工日志管理、項(xiàng)目周報(bào)等)，以及與各類(lèi)型費(fèi)用、支付系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，以實(shí)現(xiàn)信息的高度整合。 其實(shí)目前世紀(jì)鼎利的OA系統(tǒng)已不再是一個(gè)單純的OA系統(tǒng)，現(xiàn)在已經(jīng)轉(zhuǎn)變成一個(gè)由多元化系統(tǒng)整合而成的大型信息化系統(tǒng)。而對(duì)于未來(lái)，仍將有著較多方面需要提升及優(yōu)化： 1)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化體系及管控，因公司目前旗下已由多板塊、多個(gè)子公司組成，不同的板塊、公司下，對(duì)于權(quán)限及功能均有不同的需求。 2)打通原來(lái)各模塊間的“斷頭路”，實(shí)現(xiàn)各模塊間的數(shù)據(jù)聯(lián)通。 3)基于BI，實(shí)現(xiàn)流程、業(yè)績(jī)結(jié)果的呈