第二章秘書的基本條件 第一節(jié)從事秘書工作的前提條件 秘書是上司的助手 而上司一般都是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人 只有具備了一定的條件 才能成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的助手 做好秘書工作 一 成熟的白領(lǐng)1 職業(yè)要求作為秘書 她 他 必須首先是一個(gè)成熟的白領(lǐng) 這一點(diǎn)是由秘書工作的性質(zhì)決定的 秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置如下圖 秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置圖 2 白領(lǐng)成熟的標(biāo)志 白領(lǐng)成熟的主要標(biāo)志是精神上的自立 所謂精神自立 就是當(dāng)他面對自己工作與生活中的問題時(shí) 他會(huì)用自己的頭腦作出判斷 想出解決問題的辦法 并且自己動(dòng)手去解決問題 一個(gè)成熟的秘書 要具備相當(dāng)?shù)纳鐣?huì)常識(shí) 了解公司的規(guī)章制度 各種潛規(guī)則 其次她做事沉著而又靈活 工作踏實(shí) 具備相當(dāng)?shù)呢?zé)任感強(qiáng) 富于團(tuán)隊(duì)精神 能自覺進(jìn)行自我管理 二 自我管理 由于秘書處于一個(gè)關(guān)鍵而又敏感的位置 所以 秘書必須在工作中隨時(shí)約束自己的行為 自覺地進(jìn)行自我管理 1 學(xué)習(xí)管理 隨時(shí) 充電 2 時(shí)間管理 做好計(jì)劃3 健康管理 身心健康4 感情管理 不感情用事 避免辦公室戀情5 金錢管理 成本管理 個(gè)人 理財(cái)計(jì)劃 第二節(jié)從事秘書工作的思想準(zhǔn)備 秘書新人即剛剛進(jìn)入秘書工作崗位的秘書從來人員1 工作 簡單 2 工作繁重3 待遇較 低 4 工作 清閑 一 適應(yīng)秘書新人工作的特點(diǎn) 二 注重自我提升 1 充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性實(shí)用案例 參見書本第8頁發(fā)揮主觀能動(dòng)性 秘書并不是算盤珠子 2 提高工作的含金量 實(shí)用案例 參見書本第9頁秘書并不只是一個(gè)簡單的 傳聲筒 在傳遞信息的過程中 還盡可能地給它增加 附加值 3 充分發(fā)揮職務(wù)優(yōu)勢 實(shí)用案例 參見書本第10頁秘書只是秘書 要求秘書是個(gè) 百事通 并不現(xiàn)實(shí)在老板征詢自己的意見時(shí) 用 不知道 來應(yīng)付 而不是以積極采取措施的態(tài)度來回答 我去查一下 或 我去問一下 則不可原諒 4 在 打雜 中創(chuàng)造機(jī)會(huì) 實(shí)用案例 參見書本第10 11頁不僅要有主動(dòng)積極的精神 還需要勇氣 案例分析 小萌是東北通用機(jī)械股份有限公司總裁辦的秘書 小萌是英語專業(yè)的碩士畢業(yè)生 半年前來到總裁辦 平時(shí)也只是打雜 如接電話 取文件 寫通知等 但是 她并不覺得自己是大材小用從而感到委屈 她認(rèn)為如果自己連 雜 都打不好 領(lǐng)導(dǎo)是不會(huì)把更重要的工作交給自己 上個(gè)月的一天 總裁讓她到四樓的研發(fā)部取份材料 他說自己剛給技術(shù)總監(jiān)打過電話 技術(shù)總監(jiān)給她的是一份公司開發(fā)納米產(chǎn)品的可行性報(bào)告 由于機(jī)加工行業(yè)的利潤率越來越低 所以 公司決定開發(fā)系列納米產(chǎn)品 以形成新的利潤增長點(diǎn) 她習(xí)慣性地仔細(xì)閱讀了自己經(jīng)手的材料 看完可行性報(bào)告之后 她預(yù)感到公司有可能要進(jìn)行這方面的投資 于是 她開始注意收集有關(guān) 納米 的材料 過去她對 納米 也沒什么了解 現(xiàn)在她不僅注意收集信息 而且還充分利用自己工作上的便利條件 在與研發(fā)部打交道時(shí) 注意跟有關(guān)人員 套磁 如經(jīng)常開開玩笑說說笑話 向他們請教關(guān)納米方面的一些問題 見總裁辦秘書向自己討教 工程師們自然誨人不倦 久而久之 小萌不僅積累了豐富的納米知識(shí) 而且還與從事納米產(chǎn)品前期研發(fā)的工程師們建立了良好的關(guān)系 由于大多數(shù)董事過去都是從事機(jī)械加工的 對 納米 沒什么了解 所以 盡技術(shù)總監(jiān)用原子 電子負(fù)荷等理論解釋了半天 大家仍然感到有些云里霧里 眼看會(huì)議陷入僵局 總裁有些坐不住了 這時(shí) 坐在他身后負(fù)責(zé)擔(dān)任會(huì)議記錄的小萌悄聲問總裁是否可以讓自己解釋一下什么是納米 總裁馬上點(diǎn)頭 于是 小萌用非常通俗的語言解析了什么叫納米和納米產(chǎn)品的功效 會(huì)議達(dá)到了預(yù)期的目的 結(jié)束時(shí)總裁宣布讓小萌負(fù)責(zé)公司整個(gè)納米項(xiàng)目的協(xié)調(diào)工作 這樣 當(dāng)總裁讓她負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)整個(gè)項(xiàng)目時(shí) 她早己胸有成竹了 提問 案例中 秘書小萌如何利用 打雜 的優(yōu)勢 不斷創(chuàng)造機(jī)會(huì) 追求發(fā)展 第三節(jié)秘書必備的品質(zhì) 一 認(rèn)真二 誠實(shí)三 謙遜四 合群五 寬厚六 自信七 縝密 實(shí)用案例 八 有上進(jìn)心九 幽默風(fēng)趣 秘書必備的品質(zhì) 實(shí)用案例之 縝密 參見書本第18頁對于秘書來說 那種認(rèn)為以前沒有發(fā)生過 以后也決不會(huì)發(fā)生的想法是不負(fù)責(zé)任的 秘書必須辦事縝密 留有余地 事事考慮在先 第四節(jié)秘書必備的能力 一個(gè)優(yōu)秀的秘書 要圓滿完成上司交代的工作 她還必須具備高度的理解能力 敏銳的洞察能力 廣泛的信息收集能力 優(yōu)秀的寫作能力和出色的交流溝通能力 一 判斷能力與執(zhí)行能力 1 能分析問題實(shí)用案例 參見書本第20頁冷靜分析 唯一標(biāo)準(zhǔn)是怎么對上司有利就怎么做 2 具備解決問題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)3 能迅速采取行動(dòng) 二 理解能力與洞察能力 實(shí)用案例 參見書本第21頁作為秘書需要有這樣準(zhǔn)確的判斷能力 對自己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解 如果你能站在上司的角度看問題 那么 你不僅能理解上司對你各項(xiàng)工作的要求 而且能主動(dòng)提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作 三 信息收集能力和寫作能力 對于秘書來說 你首先要知道 什么是信息 只有這樣你才能知道哪些是上司現(xiàn)在需要的信息 秘書收集到信息后要把它們寫成專題報(bào)告 另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書 比要代替上司起草講話稿等 所以 寫作能力對于秘書來說是不可欠缺的 四 交流溝通能力 處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書 在協(xié)助上司與各方面進(jìn)行交流溝通的作用非常重要 一般來說 上司在公司內(nèi)外都有廣泛的人際關(guān)系 作為秘書必須了解上司的這些人脈關(guān)系 并在這個(gè)基礎(chǔ)上協(xié)助上司與方方面面進(jìn)行交流溝通 第五節(jié)秘書的儀表 一 打扮的基本原則 1 保持大眾化2 切忌標(biāo)新立異3 保持蓬勃朝氣 二 基本的儀表 1 發(fā)型 秘書最好留短發(fā) 短發(fā)長度要在肩以上 如果留長發(fā) 那在上班時(shí)應(yīng)將長發(fā)盤起或扎起 2 化妝 秘書不能素面朝天去上班 但只能化淡妝 口紅和指甲油的顏色不能太深 3 飾品 秘書最好不要戴首飾 因?yàn)橄蠖h(huán) 戒指 手鐲這類東西如果太顯眼 在接待客人時(shí) 就容易分散客人的注意力 與會(huì)見客人所需的寧靜氣氛不和諧 4 手表 因?yàn)槊貢ぷ鞯臅r(shí)間性很強(qiáng) 所以秘書手表對于秘書是必備的 5 鞋 上班時(shí)穿的鞋最好是中跟的 穿著舒適 行走輕便 而且顏色最好是黑色 茶色等穩(wěn)重的顏色 三 上班服裝 秘書穿什么樣的衣服上班 必須考慮以下4個(gè)因素 1 是否妨礙工作 如衣袖是否太長 裙子是否太長 用什么料子做的 2 是否舒適 3 是否有口袋 4 是否端莊 能夠接待客人 四 舉止優(yōu)雅 秘書在工作中絕對不能出現(xiàn)以下情況 1 坐著時(shí)蹺起二郎腿 2 說話時(shí)盤著胳膊 3 說話時(shí)做些摸頭發(fā)等讓對方覺得不專心的動(dòng)作 4 用一根手指或用下巴指示人或物 5 有意地不回答對方 無視對方的存在 五 健康的生活方式 1 保持有規(guī)律的生活節(jié)奏 做到睡眠充足 2 飲食均衡 3 堅(jiān)持適當(dāng)?shù)倪\(yùn)動(dòng) 4 定期做健康體檢 5 保持良好的工作姿勢 6 保持清潔 7 精神愉快 8 勞逸結(jié)合 第六節(jié) 秘書的自我調(diào)節(jié) 1 心情舒暢2 釋放壓力3 情緒管理 第七節(jié)秘書的從業(yè)要求 保密 一 保密的重要性在這個(gè)競爭激烈的商業(yè)社會(huì)里 一些企業(yè)和個(gè)人會(huì)不擇手段地從單位收集情報(bào) 秘書在日常工作中會(huì)經(jīng)常看到 聽到甚至直接參與處理這類機(jī)密 因此 他們往往是一些別有用心的人的重點(diǎn) 公關(guān) 對象 在另一方面 現(xiàn)在的秘書大多年輕 社會(huì)經(jīng)驗(yàn)不足 很容易被一些人利用 所以 秘書一定要有一種職業(yè)性的警惕性 在公司的所有機(jī)密里 人事問題永遠(yuǎn)是秘中之秘 二 日常保密 秘書在日常工作中應(yīng)注意以下幾點(diǎn) 1 對于一些機(jī)密的事情 不管自己知道不知道 當(dāng)別人問起你時(shí) 你都要回答 不知道 2 不管是在公共場合還是在家里 都不談?wù)摴ぷ魃系氖虑?3 在談?wù)撘恍C(jī)密事情時(shí) 要根據(jù)對方的具體情況來考慮談話內(nèi)容的深淺 4 對于那些特別重要的文件 不僅在保管時(shí)要注意 而且在銷毀時(shí)更要注意 三 電子信息保密 1 秘書的計(jì)算機(jī)應(yīng)該獨(dú)自使用 打印機(jī)密材料時(shí)要人不離機(jī) 不經(jīng)本人或上司批準(zhǔn) 別人不得使用 2 凡是涉及重要機(jī)密內(nèi)容的計(jì)算機(jī) 一律不得上網(wǎng) 3 郵箱密碼的設(shè)置要絕對保密 最好是設(shè)置不易被破譯的 數(shù)字 字母 的密碼 4 對輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)的機(jī)密信息采取隱藏措施 不要安裝借來的程序 5 安裝防病毒反 黑客 的 防火墻 并注意升級換代 6 對裝有機(jī)密信息軟盤的盒子或箱子采取加鎖等安全措施 7 攜帶筆記本電腦外出時(shí) 務(wù)必做到包不離身 四 保密不是封閉 作為職業(yè)秘書 必須有一種職業(yè)警惕性 但也不能草木皆兵 比如 當(dāng)客人起身告辭時(shí) 隨便問了一句 請問你們老總住在什么地方 對于這個(gè)問題 你該怎樣回答 對不起 事關(guān)機(jī)密 無可奉告 如果你這樣回答 從保密的角度來看 的確無可非議 但