行政辦公管理第1章 行政辦公管理制度11 日常接待工作規范 111 客戶接待制度1. 2 行政會議管理制度 121 會議管理制度1. 3文件收發管理規范 131 收文操作規范1. 4 員工出差管理規定 141 員工出差管理制度 142 出差報銷管理制度15 印照使用與保管制度 151 印章保管使用制度 152 證照保管使用規定16 車輛管理制度 161 車輛使用管理制度 162 車輛維修保養制度17 檔案管理制度 171 公司檔案管理制度 172 檔案借閱管理制度18 文書資料管理制度 181 公司文書管理制度 182 資料保密管理規定第2章 行政辦公管理圖表21 日常接待管理圖表 211 日常接待事項圖 212 來訪客人登記表 213 接待工作日記表 214 客戶來電記錄表 215 接待工作總結表22 行政會議管理圖表 221 會議事項管理圖 222 年度會議計劃表 223 年度會議匯總表 224 會議議程安排表 225 行政會議記錄表 226 行政會議紀要表 227 決議事項確認表 228 行政會議總結表23 文件管理圖表 231 文件管理事項圖 232 公文接收登記表 233 公文發放記錄表 234 文件目錄一覽表 235 資料存放記錄簿 236 公文收發匯總表 237 函件接收記錄表 238 函件寄送記錄表24 差旅管理圖表 241 差旅事項管理圖 242 差旅事項說明表 243 出差準備費用表 244 出差申請審批表 245 員工出差登記表25 印照管理圖表 251 印照風險管理圖 252 印章樣式標準表 253 印章刻制申請表 255 印章銷毀申請表 254 印章使用登記表26 車輛管理圖表 261 車輛管理事項圖 262 車輛購入申請表 263 車輛派出登記表 264 車輛維修申請表 265 車輛保養記錄表 266 車輛加油記錄表 267 車輛使用月報表 268 車輛違章記錄表27 檔案管理圖表 271 檔案管理事項圖 272 檔案存放備查表 273 檔案備查索引表 274 檔案內容登記簿 275 檔案存放明細表 276 作廢檔案焚毀單28 資料安全管理圖表 281 資料安全事項圖 282 機密文件備查單 283 資料借閱申請單 284 資料借閱記錄表29 財產物資管理圖表 291 固定資產管理圖 292 低值易耗品管理圖 293 固定資產臺賬 294 固定資產申購表 295 固定資產驗收單 296 固定資產統計表 297 固定資產變動表 298 固定資產減損單 299 固定資產管理卡 2910 固定資產調撥單 2911 固定資產盤點表 2912 固定資產報修單 2913 固定資產停用報告 2914 固定資產報廢詳表 2915 低值易耗品臺賬 2916 低值易耗品需求表 2917 低值易耗品申購單 2918 低值易耗品申領表 2919 低值易耗品盤點表 2920 低值易耗品損耗表210 辦公用品管理圖表 2101 辦公用品管理圖 2102 辦公用品需求表 2103 辦公用品請購單 2104 辦公用品申領單 2105 辦公用品發放表 2106 辦公用品盤點表211 提案管理圖表 2111 提案管理事項圖 211. 2 行政人事管理圖表 2113 行政人事管理事項圖 2114 應聘人員登記表 2115 招聘錄用通知書 2116 員工培訓申請表 2117 員工考勤匯總表 2118 違紀處分通知單第三章 各類行政辦公人員績效考核31 各類行政辦公人員績效考核量表 311 總經辦各崗位績效考核量表 312 綜合部各崗位績效考核量表 313 辦公事務各崗位績效考核量表 314 車輛管理各崗位績效考核量表第一章 行政管理制度11 日常接待工作規范111 客戶接待制度12 行政會議管理制度制度名稱會議管理制度受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為規范公司會議管理，提高會議質量和效率，實現會議管理的規范化、制度化，特制定本制度。第2條 適用范圍公司召開的各種會議均應參照本制度進行管理。第2章 會議組織第3條 公司級會議，是指公司員工大會、全公司技術人員大會及各種代表大會，應由總經理批準，各相關部門組織召開，公司領導參加。第4條 專業會議，是指公司的技術、業務綜合會議，由分管公司領導批準，主管業務部門負責組織召開。第5條 各部門召開的工作會議由各部門領導決定并負責組織。第3章 會議安排第6條 為避免會議過多或重復，公司一律將正常性的會議納入例會制，原則上要按照例行規定的時間、地點和內容組織召開。第7條 凡涉及多部門負責人參加的會議，均需于會議召開前日經部門領導批準后，報辦公室匯總，并由公司辦公室統一安排方可召開。第8條 綜合部應定時召開全公司例會和各種臨時會議，統一編制會議計劃并裝訂，分發到公司相關部門。第9條 各部門會期必須服從公司統一安排，各部門會議不應安排在與公司例會同期召開(與會人員不發生時間沖突的除外)，應堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。第4章 會場紀律第10條 開會前5分鐘與會人員必須到達會場，同時將手機調到振動狀態或關閉。第11條 會場內嚴禁吸煙，未經批準，不得在會議期間進行私自討論。第12條 與會人員因為特殊原因不能按時出席會議的，須在會前向會議組織部門請假，并以書面形式說明不能按時出席會議的原因(特殊情況可以采取口頭形式請假)，得到組織部門批準后才能請假。第13條 會議中途與會人員如有急事需離開，要向會議主持人提出申請，得到批準后方可離開。修訂記錄修訂標記修訂處數修訂日期修訂執行人審批簽字13 文件收發管理規范131 收文操作規范制度名稱收文操作規范受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門第1條 為進一步規范收文管理工作，提高公文處理的效率，特制定本規范。第2條 收文范圍1.外部單位與公司之間關于管理、檢查、監督、業務銜接等事務的所有往來公函。2.公司內部公文。第3條 收文承辦、催辦1.承辦人員應按要求辦理。急件應馬上處理，小時內予以答復；一般要辦理的文件，當天應辦理完畢，最遲不能超過 1 天；承辦人員在規定期限內辦不完的，應說明理由，并告知綜合部。2.已辦結的收文，由承辦單位在“收文閱辦單”上注明處理結果，并在簽署姓名、日期后及時交回綜合部。3.收文的催辦由綜合部負責，對送交有關職能部門辦理的重要文件，要定期進行跟蹤檢查。4.收文的處理、傳閱，最多不能超過一周，閱文者應在當日返還綜合部。第4條 收文整理歸檔文書人員對來文每月進行一次正常性清理，每季度進行一次系統性清理，并按檔案管理的規范化要求保存、立卷、歸檔。第5條 收文保密工作1.各部門文管人員應嚴格遵守保密制度，嚴防文件散失、泄密和失密。2.對發生文件丟失、被盜、泄密、失密事件者，要嚴肅處理，并追究部門領導的責任。修訂記錄修訂標記修訂處數修訂日期修訂執行人審批簽字132 發文操作規范制度名稱發文操作規范受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門第1條 為規范公司發文管理，提高發文效率，確保發文質量、文書安全、傳遞及時，特制定本規范。第2條 文稿起草1.文稿要求言簡意賅、觀點鮮明、主題突出、結構嚴謹，符合發文格式和行文規定。2.文稿起草完畢后，需仔細審核，并打印，填寫“發文簽批單”，經相關部門負責人簽字后送綜合部審閱。第3條 會簽對于內容涉及多個部門的文件，發文前由擬稿人組織相關部門會簽。綜合部負責對會簽情況進行審核。第4條 簽發文稿核校無誤后，送分管副總和總經理簽發。對于一般性業務文件，可由發文部門分管副總簽發；涉及公司重要事項的發文由總經理簽發。第5條裝封、分發和遞送1.核送裝訂好的文件份額后，分別裝入信封，寫好收文單位，并按需要加蓋密級、急件、掛號等印章。2.發出文件之前應填寫“發文登記表”。第6條 文件存檔對已印發的文件，發文部門應將發文底稿、文件簽發單、兩份正式文件及電子文件等資料及時交綜合部整理歸檔。修訂記錄修訂標記修訂處數修訂日期修訂執行人審批簽字14 員工出差管理規定141 員工出差管理制度制度名稱出差管理制度受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為了進一步規范公司員工出差管理工作，強化成本管理意識，合理控制差旅費開支，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司內部因公出差的各級員工。第2章 出差程序與審核第3條 出差程序1員工出差前應填寫“出差申請單”，出差期限由遣派主管視情況需要限定日期，予以核定。如遇特殊情形事前無法及時辦理，亦應在出差完畢后盡快補辦手續。2擬出差人員將填寫好的“出差申請表”送綜合部留存、記錄考勤。3擬出差人員憑核準的“出差申請表”、“借款單”，可向財務部暫借相當數額的差旅費。待出差結束后 日內結清暫借款項，超過 日，財務部可將該員工預借差旅費在當月薪金中先予扣回，待其報銷時再行核付。第4條 出差的審核1當日出差：如果出差當日可能往返，一般由部門經理核準。2遠途國內出差：_日內由部門經理核準，_日以上由主管副總核準，部門經理以上人員一律由總經理核準。第3章 出差費用報銷規定第5條 住宿費、午餐費按費用標準報銷，超標自付，欠標不補；由對方接待或公司安排的，午餐費、交通費、交際費不得重復報銷。第6條 差旅費用一律憑證報銷，不得虛報、冒領，否則一經查出，除追回報銷款外，并視其情節輕重給予不同程度的處罰。第7條 不同級別的員工共同出差，住宿、交通工具可按高級別員工的標準執行，其他費用標準不變。第8條 國內外出差人員在同一城市出差停留_天以上的，自第_天起，住宿費、午餐費按_折給付，特殊情況由總經理審批。第9條 若國內出差應報銷住宿費而無相關憑證者，則按相應住宿費標準的一半支付。第10條 出差當日返回的不報銷住宿費。修訂記錄修訂標記修訂處數修訂日期修訂執行人審批簽字142 出差報銷管理制度制度名稱出差報銷管理制度受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為規范員工出差報銷管理工作，合理控制差旅費用開支，參照公司相關規定，特制定本制度。第2條 適用范圍公司內部所有人員出差費用的報銷管理均參照本制度執行。第2章 差旅費報銷管理第3條 交通費報銷1出差人員乘坐汽車、飛機及火車，原則上應出具運輸部門的車發票。2對于出差人員乘坐飛機要從嚴控制，若因任務緊急需乘坐飛機，事前須經公司總經理審批，機票由公司直接聯系訂購。3如出差人員隨車到目的地，未發生車船票，則不報銷交通費。4出差人員出差期間，城市公共交通費憑票報銷，但須說明事因，注明起點至終點。第4條 住宿費報銷1出差人員的住宿標準依崗位級別確定，高層管理人員_ 元/天，中層管理人員_元/天，基層人員_元/天；如有特殊情況經總經理批準，可提高住宿標準；身兼多職的，按職別最高的標準執行。2由接待單位免費接待或無住宿費收據的，一律不予報銷住宿費。第5條 其他費用1出差人員的伙食補助費不分途中和住宿，按不同地區差異給予補助；一線城市每人每天補助_元，二線城市每人每天補助_元，三線城市每人每天補助_元。2市區內出差不論時間長短，均不發給出差補助費?？砂l給午餐補助費，超出市區范圍的，發給出差補助費_元/天。第6條 外出參加培訓、重大活動或參加有關會議的人員，交納的會務費、培訓費已經包含食宿費用或由公司安排食宿的，不得再報銷該期間的食宿費用和獲得出差補助。第3章 差旅費報銷有關注意事項第7條 凡公司開展業務需發生費用時，均應事先申請，經部門經理同意，報公司分管副總批準后方可辦理或執行。未經批準或超過預算范圍內的費用、支出，財務部門有權拒絕辦理，且費用由個人自理。第8條 車票遺失的須書面說明情況（注明乘坐的交通工具、起迄地點、時間和票價等）并由其部門經理簽字證實后予以報銷。第9條 出差人員應在回公司后_7_天內報賬，需延期報銷的應有書面申請并由主管領導審批。第10條 出差人員必須認真執行任務，在指定出差地點、區域內積極主動地完成任務，凡乘出差之機因私事繞道或往返中增加停留地點所發生的車票、住宿費一律不予報銷，同時，也不享受辦私事期間的伙食補助費。修訂記錄修訂標記修訂處數修訂日期修訂執行人審批簽字15 印章使用與保管制度151 印章保管使用制度制度名稱印章保管使用制度受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為保障公司的合法權益，規范印章管理，減少因印章使用不當而帶來的損失，依據國家的相關法律法規，結合公司實際情況，特制定本制度。第2條 適用范圍公司內部所有印章的刻制、使用和保管等均應遵循本制度。第3條 印章的種類1.正式印章，是指公司章。2.專用印章，是指公司財務專用章、各職能部門章、董事會辦公室章等用于指定用途的印章。3.人名用章，是指公司法定代表人以個人名義刻制的用于公務的簽名章或印鑒章。第2章 印章的刻制第4條 印章刻制依據1.公司印章和董事會印章，由公司綜合部根據有關單位核發的證、照及有關批準文件制發。2.公司內部各部門之間的信函往來，以部門負責人簽字或內部網上部門信箱為準。若部門因工作需要而要求刻制印章，應另行申請，限定使用范圍，經公司領導批準后方可刻制。3.印章不能繼續使用的，使用單位應向上級主管部門提出書面申報。第5條 印章的規格和材質1.公司印章、董事會印章，外直徑為 毫米，圓形，帶五角星，塑質。2.公司專用章(除財務專用章外)，外直徑為毫米，圓形，帶五角星，塑質。第3章 印章的使用管理第6條 印章使用范圍1.公章的使用范圍如下。(1)發送正式公文、電函、傳真件等。(2)報送或下達各類業務計劃、業務報表、財務報表等。(3)用于授權委托書、人事任免、勞動合同和對外介紹等。(4)簽訂重要業務合同、協議等。(5)頒發上崗證、先進集體和個人榮譽證書等。(6)需要代表本單位加蓋行政公章的其他批件、文本、憑證和材料等。2.各職能部門印章使用范圍如下。(1)在其職權范圍內，與公司內部對口業務部門的電文、通知和函件等工作聯系。(2)用于對外開展工作的介紹信和授權范圍內的工作函件等。第7條公司印章原則上不準帶出公司，如確因工作需要，需經總經理批準，并由申請用印人寫出借據并標明借用時間。第4章 印章的停用第8條 印章內容需要變更或機構終止時，應停止使用有關印章并交由綜合部予以封存或銷毀。第9條 因印章內容變更或機構終止而停止使用印章時，印章管理部門在印章停用日內，由保管人寫出印章停用說明，經部門領導簽字后上報綜合部。第10條 印章散失、損毀、被盜時，印章管理者應及時向公司遞交說明原因的報告書，在公開聲明作廢后，按規定程序申請重新刻制。第5章印章的保管第11條 公司印章的保管，應實行印章專人保管、負責人印章與財務專用章分管的制度，并嚴格執行保管人交接制度。第12條 印章保管人因故臨時請假時須更換印章保管人。指定臨時保管人，并做好交接記錄。第13條 印章頒發單位和使用單位均須把已啟用的各類印章印模，以及批準啟用的有關文件立卷歸檔，永久保存。第14條 印章保管人員必須認真負責，遵守紀律，秉公辦事。修訂記錄修訂標記修訂處數修訂日期修訂執行人審批簽字152 證照保管使用規定制度名稱證照保管使用規定受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門第1條 為加強對公司證照的管理，確保證照的安全和正常使用，特制定本規定。第2條 公司所有的證照管理工作均須參照本規定執行。第3條 證照管理部門綜合部辦公室是公司證照管理的職能部門，負責各種證照的申報、登記、變更、年檢、注銷，以及證照的保管、登記、備案等工作。第4條 證照的使用1使用證照的正、副本原件或復印件時，必須填寫“用證、照審批單”，經部門負責人簽字后、交由綜合部相關負責人、公司主管領導審批，審批通過后方可借用。2借用證照的原件時必須保證證照的安全與完整，使用完畢后要及時送還。3使用、借用復印件時，無需留存的須將復印件歸還綜合部。4各類證照未經主管領導批準，任何人不得隨意復印、外借，更不許擅自使用公司的證照進行擔保。第5條 證照的保管1證照保管人需提醒主管領導安排相關人員及時驗證。不及時驗證者，造成的各類損失由相關責任人承擔。2證照保管人必須妥善保管各類證照，如出現損壞或丟失，除應立即向主管領導報告外，還應與發證機關聯系，及時辦理證照的掛失和補辦手續。 3證照保管人因工作需要而調動崗位時，應填制“證件移交清冊”，移交人和接交人在與證件清單核對數目后在“證件移交清冊”上簽字確認。 修訂記錄修訂標記修訂處數修訂日期修訂執行人審批簽字16 車輛管理制度制度名稱車輛使用管理制度受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為合理、有效地對公司車輛進行安排，提高車輛使用率，節約車輛使用的費用，使之規范化、秩序化，最大限度地滿足公司業務用車的要求，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度所指車輛為公司的行政辦公車輛。第2章 車輛使用管理第3條 車輛使用范圍1公司員工在本地或短途外出開會、聯系業務、接送客戶。2接送公司賓客和來公司辦事人員。3其他緊急和特殊情況用車。第4條 車輛使用程序1車輛使用實行派車制度。用車需填寫“用車記錄單”，經本部門經理、綜合部經理或主管副總批準后，由車輛主管統一安排。2司機按“派車單”上批準的行車路線和目的地行車。3用車完畢后，司機按實際用車情況進行記錄。第5條 對同一方向、同一時間段的派車要求應盡量合用，減少派車次數和車輛使用成本。第6條 駕駛人員在駕駛車輛前，應對車輛作基本檢查。如發現故障、配件失竊或損壞等現象，應立即報告，因隱瞞不報而引發的后果由當期使用人負責。第7條 駕駛人員不得擅自將辦公車輛開回家，或作私用，違者將受處罰。經公司特許或返回公司，已逾晚上_12_點的例外。第8條 車輛應停放在指定位置。任意放置車輛導致違規、損毀、失竊的，由駕駛人員賠償損失，公司也將給予其相應處分。第9條 駕駛人員應愛護車輛，保證機件、外觀良好，并于使用后將車輛清洗干凈。第10條 在不影響公務的情況下，主管副總可酌情滿足員工因私用車的要求，但對隱私用車應嚴格審批。第12條 為私人目的借用公車時，員工應先填寫“車輛使用申請單”，并注明“私用”字樣，并經相關主管核準后轉財物部稽核相關費用。第13條 為私人目的借用公車時，若發生事故，導致違規、損毀、失竊等，在扣除保險理賠金額后的全部費用由個人承擔。修訂記錄修訂標記修訂處數修訂日期修訂執行人審批簽字161 車輛使用管理制度162 車輛維修保養制度制度名稱車輛維修保養制度受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門第1章總則第1條 目的為了加強公司車輛的維修保養管理和費用控制，提高車輛完好率，以確保車輛安全、良好的運行狀況，特制定本制度。第2條 適用范圍公司全部車輛的維修保養工作均應參照本制度執行。第3條 職責1.綜合部經理負責對車輛維修保養服務提供方進行評定和選擇，對維修項目進行審核。2.車輛主管負責對維修質量進行驗證，并保存相關的評定、維修質量和維修記錄等資料。3.駕駛人員負責及時發現、檢查故障，并實施車輛維修保養工作。第2章 車輛維修第4條車輛維修程序1.駕駛人員發現車輛存在故障需要進行維修時，應先填寫“車輛維修保養單”，經部門領導簽字后，向車輛主管提交車輛維修保養申請，申報維修保養的費用預算。2.車輛主管接到“車輛維修保養單”后，對車輛進行故障分析，確定是否需要維修及維修項目，并確定維修費用的限額。3.由車輛主管根據車型、維修項目確定車輛送修的維修廠家。5.維修結束后，駕駛人員及綜合部相關人員應對維修車輛進行技術鑒定，檢驗合格，收回更換的舊部件，并核定維修費用的合理性、準確性后，方可在維修廠家的單據上簽字。駕駛人員對維修費用的真實性負責。6.車輛在維修過程中，若發現由于其他問題需要增加維修項目或維修費用時，應按照上述程序重新申請。7.車輛主管對維修費用實行統一的月度或季度結算，結算前，車輛送修人員須檢查送修車輛審批手續的規范性，并再次核定費用的合理性。第5條 公司車輛的維修，須在指定的修理廠進行。定點修理廠應該是修理質量好、價格合理、方便快捷、服務意識強、有一定規模和較高檔的正規修理廠。第6條 車輛行駛在外發生故障時，駕駛人員應及時向主管部門和車管部門匯報，車管部門或主管部門領導將根據其故障維修的難易程度和費用多少決定修理地點。第7條 駕駛人員在修理過程中不得故意多報修車項目，或弄虛作假，一經發現將嚴肅處理。第8條 車輛于行駛途中發生故障或其他耗損急需修理或更換零件時，可根據實際情況進行修理，但非迫切需要或修理費超過 500 元時，應與車輛主管聯系，請求批示。第3章 車輛保養第9條 實行定人、定車、定保養制度，對車輛做到勤檢查、勤調整、勤保養，力爭做到每天“三段查”，隨時保持車輛具有良好的技術性能。第10條 車輛必須保持清潔，平時視車輛情況自行清洗，每周二為車輛保養日，在不耽誤工作的情況下，必須做到整車全面清洗，并進行例保。 修訂記錄修訂標記修訂處數修訂日期修訂執行人審批簽字17 檔案管理制度171 公司檔案管理制度制度名稱公司檔案管理制度受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為加強公司的文書立卷工作，規范公司檔案管理，特制定本制度。第2條 適用范圍本公司在生產經營活動中形成的各種有保存價值的文字材料，均應按規定進行管理。第3條 管理部門1文書結案后，原稿由綜合部歸檔，經辦部門根據實際需要留存影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經文書管理部門主管同意后妥善保存，文書管理部門以影印本歸檔。2各分公司的檔案分類目錄及編號原則，由公司辦公事務部門統一制定。第2章 檔案管理第4條 文件點收文件結案移送歸檔時，應根據如下原則進行點收。1檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。2文件如經過抽查，應有管理部門主管的簽字確認。3文件的處理手續必須完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門。4與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門。5如發現有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。第5條 文件整理點收文件后，應對文件按照以下方式進行整理。1中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角，并理齊釘牢。3文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第6條 檔案分類1檔案分類應視其內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。具體原則是先以部門區分，然后依檔案性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。2檔案分類應力求切合實用。如因檔案較多、三級分類不夠用，可在第三級之后增設第四級“細類”。3同一“小類”（或“細類”）的案件以裝訂于一個檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔類裝訂，并于“小類”（或“細類”）之后增設“卷次”編號，以便查考。4每一檔夾的封面內首頁應設“目次表”，歸檔時依序編號、登錄，并以一案一個“目次”編號為原則。5檔號的表示方式如下：A1A2B1B2C1C2D1E1E2其中A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號，D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次。第7條 檔案名稱及編號1檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定的范疇，不能籠統含糊。2檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬訂“新舊檔案分類編號對照表”，以免混淆。第8條 檔號編訂1新檔案應從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號。2檔案如果歸屬前案，應查明前案的檔號并予以同號編列。3檔號以“一案一號”為原則，遇有一檔案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號。第9條 檔案整理1歸檔文件，應依目次號以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第10條 檔案清理1檔案管理人員應定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規定清理一次，已到保存期限者，應給予銷毀。銷毀前應造冊呈總經理核準，并于目錄附注欄內注明銷毀日期。修訂記錄修訂標記修訂處數修訂日期修訂執行人審批簽字172 檔案借閱管理制度制度名稱檔案借閱管理制度受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門第1條 為了規范檔案的借閱管理工作，保證檔案資料的完整與安全，特制定本制度。第2條 公司各項檔案資料的借閱管理工作均應參照本制度執行。第3條 一般情況下，檔案材料不可借出。確需要借出時，必須經辦公室主任批準，履行登記手續并自覺遵守借閱時間，按期歸還。第4條 一般檔案借閱不超過_天，重要檔案當日歸還，節假日期間檔案應送回檔案室保管。凡需延期使用者，要辦理續借手續。愈期不還者，按公司檔案管理辦法有關規定處理。第5條 查閱和歸還檔案時，應嚴格履行簽字、登記、注銷手續。檔案管理人員對查閱歸還的檔案，應仔細清點，如發現有損壞、丟失等情況，應立即追究責任。第6條 凡需要摘抄的檔案，檔案人員對摘抄材料應認真核對，嚴格把關，并經相關領導批準后方可進行操作。第7條 借閱的檔案不得轉借他人，不準拆卷、抽頁、剪裁，不準刪改、圈點或勾畫檔案內容，保證檔案歸還時完好無損。 第8條 公司檔案原則上不對外借出，如因特殊情況必須借出，需由借閱單位負責人遞交介紹信，經本公司主管領導簽字批準后，方可辦理查閱手續。第9條 借閱機密、秘密、絕密檔案時一律按照檔案安全保密標準中的要求辦理。第10條 檔案工作人員應熱情周到地為用戶提供檔案使用服務，加強業務指導與監督。嚴禁擅離職守，嚴防泄密、失密等事件的發生。修訂記錄修訂標記修訂處數修訂日期修訂執行人審批簽字18 文書資料管理制度181 公司文書管理制度制度名稱公司文書管理制度受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為使公司文書管理規范化，提高公文處理的效率和公文的質量，特制定本制度。第2條 范圍界定本制度所指的“文書”是指業務工作上的往來公文、報告、會議決策、規定、合同書、專利許可證、電報和各種賬簿等各種文件、資料。第3條 適用范圍本制度適用于對公司內部所有公文文書的管理。第2章 文書制作規范第4條 文書的制作要領1文書內容必須簡明扼要、一事一議，語言、措辭力求準確規范。2必須明確起草文書人的責任，并正確署名。3修改請示提案書時，修改者必須認真審閱文書原件，修改后必須署名。第5條 文書的署名1公司內文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報文書或不涉及各部門且內容不重要的文書，只需要部門署名；如果是重要文書，按責任范圍由總經理、副總經理、常務董事署名，或者署有關部門的主管姓名和職務。2對外文書，如合同、責任狀等重要文書，一律署總經理職務和姓名。如果是總經理委托事項，可由指定責任者署名。除上述規定以外的文書，也可署分公司或分支機構主管的職務和姓名。第6條 文書的蓋章1在文書正本上必須要加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門的印章。2如果文書署名者不在，可加蓋代理者印章，并加蓋具體執行者印章，但在文書存檔前必須加蓋署名者印章。3以部門或公司名義起草的文書，須在旁邊加蓋有關責任者的印章。第3章 文書的收發第7條 到達文書全部由文書主管部門接收，并按下列要求處置。1一般文書予以啟封，并分送各部門。2分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回。第4章 文書的處理第8條 普通文書處理1部門經理以上級別的主管人員，負責對文書進行審批、答復、批辦以及其他必要的處理，或者由指定下屬對文書進行具體處理。第9條 與多個部門有關的文書，在處理意見上如存在分歧，則由文書的主管部門出面協商，如果協商無法達成一致，則應請示上級領導，由上級領導裁決。第5章 文書的整理與保存第10條 文書的整理與保存1全部完結的文書，在結辦后三天內，交行政主管歸存，按“完整、有序”的原則對文件進行整理、檢查，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。2員工個人不得保存公司公文，凡參加會議帶回的文件，應及時交綜合部登記保管，調離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。第11條 文書的保存年限1永久保存文書包括：章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規定，重要的契約書、協議書、登記注冊文書，股票關系文書、重要的訴訟關系文書，重要的政府許可證件，有關公司歷史的文書、決算書和其他重要的文書。2保存10年文書包括：請求審批提案文書，人事任命文書，獎金工資與津貼有關文書，財務會計賬簿、傳票與會計分析報表以及除永久保存以外的重要文書。3保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。4保存1年文書指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告則由所在部門主管確定保存年限。第12條 注意事項1對于重要的機密文件，一律放在保險柜或者帶鎖的文件柜中。2如果職務部門劃分發生變更或作出調整，必須在有關登記簿上注明變更與調整的理由，以及變更與調整的結果。第6章 文書的借閱與銷毀第13條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，按時歸還。第18條 對于多余、重復、無保存價值的文件，綜合部應定期清理造冊，并按有關規定辦理申請銷毀手續。機要文件一定要以焚燒的方式銷毀。任何人不得擅自銷毀文件或出售。不需立卷的文件材料應逐件登記，報公司領導批準后銷毀。修訂記錄修訂標記修訂處數修訂日期修訂執行人審批簽字182 資料保密管理規定制度名稱資料保密管理規定受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為了保證公司的整體利益和長遠利益，使公司長期、穩定、高效地發展，特制定本規定。第2條 保密范圍1.公司重大決策中的秘密事項。2.公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策。3.公司內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。4.公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表。5.公司掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。6.公司職員人事檔案，工資性、勞務性收入及資料。7.其他經公司確定應當保密的事項。第3條 保密級別的劃分1.絕密：一旦泄露會使公司利益遭受特別嚴重的損害。2.機密：一旦泄露會使公司利益遭受嚴重的損害，如設計說明書、設計圖紙、源代碼等。3.秘密：一旦泄露會使公司利益遭受較大的損害，如質量報告、軟件修改記錄單等。第4條 適用范圍公司所有人員，包括技術開發人員、銷售人員、行政管理人員、生產和后勤服務人員等(以下簡稱為“工作人員”)，都負有保守公司商業秘密的義務。第2章 保密管理第5條 秘密文件保管應與普通文件區別開，按等級、期限加強保護。第6條 檔案柜內一切設備、設施，任何人未經許可不得使用或隨意翻動。第7條 對保密內容未經許可，任何人不得擅自摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞；否則由此造成的后果由當事人承擔責任。第8條 公司員工發現公司秘密已經泄露或可能泄露時應立即采取補救措施并及時報告綜合部，綜合部需立即作出相應處理。第9條公司工作人員離開公司時，必須將有關本公司的技術信息和經營信息的全部資料(如試驗報告、數據手稿、圖紙、軟盤和調測說明等)全部交回公司。第3章違紀處理第10條 對違反本規定的人員，視情節輕重，分別給予教育、經濟處罰和紀律處分。情節特別嚴重的，公司將依法追究其法律責任。第11條 利用職權強制他人違反本規定的，應給予警告處分，并處以 元以上的罰款；性質嚴重的，予以辭退。修訂記錄修訂標記修訂處數修訂日期修訂執行人審批簽字第二章 行政辦公管理圖表21 日常接待管理圖表211 日常接待事項圖212 來訪客人登記表 編制日期