摘要 隨著市場經濟的發展和信息技術的進步，企業陽j 的競爭將更加激烈。持續地 鞏閻和發展撫順石油化二公司的競爭力，在激烈的國內外市場競爭剃快速發展的 環境變化。p 保持優勢地位，是擾順石油化 公司發展的首要問題。運用現代計算 機、嘲絡技術建造公司現代化管理甲臺，加強和提高企、l k 的應變能力、創新能力 _ ；f i 決策能力，提商企業的信息化管理水平，加快公刊向現代化介業轉化的進程， 已成為擾順石油化j ：公司下一步發展的戰略日標之。 本文從擾順石油化l ：公司管理辦公系統的現狀入手，對企業管理辦公、 e 務 存在的問題進行了系統分析，指m 了建設和應用辦公自動化系統的必要性；針對 擾順石油化工公司的行、f k 特點，結合公司未來發展的需要，塒辦公自動化系統的 建設f _ 1 標和信息需求進行了清晰界定：運用企業規劃法和u c 矩陣，確定了辦公 管理過程和數據類，結合模塊式設計方法，完成了對辦公自動化系統的緯構、功 能的規劃；最后，制定了前劃準備、質量保證和人員培訓等有效措施，確保方案 的j 1 _ 頁利進行。 i 于較多地考慮了撫順石油化工公司的企業特點和信息化發展現狀，使得 本文規劃出的辦公自動化系統更能符合企、l k 的實際需求，確保實施后的辦公自動 化系統達到提高管理人員計算機辦公水平，規范部門的辦公流程，降低工作強度， 提高工作效率，提高公司管理水平的目的。 關鍵詞：信息技術；規劃：辦公自動化系統 a b s t r a c t w i t ht h e d e v e l o p m e n t o f m a r k e t e c o n o m y a n d p r o g r e s s o fi n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y , c o m p e t i t i o nb e t w e e ne n t e r p r i s e sb e c o m e s m o r ea n dn l o r es e v e r e i ti st h e p r i n c i p a lp r o b l e m f o rt h e d e v e l o p m e n t o ff u s h u np e t r o c h e m i c a l c o m p a n y ( h e r e i n a f t e ra b b r e v i a t e da s “f p c ”) t oc o n s o l i d a t ea n dd e v e l o pt h ec o m p e t e n c y o ff p c c o n t i n u o u s l ya n dk e e pp r e p o n d e r a n t s t a t u si nt h es e v e r ed o m e s t i ca n do v e r s e a sm a r k e t c o m p e t i t i o na n di nr a p i de n v i r o n m e n tc h a n g e o n eo fs t r a t e g i ca i m sf o rt h e n e x t s t e o ff p cd e v e l o p m e n ti st oc o n s t r u c tm o d e r n i z e d a d m i n i s t r a t i o np l a t f o r mw i t h c o m p u t e l a n dn e t w o r kt e c h n o l o g y , i n t e n s i f ya n di m p r o v e t h ec a p a b i l i t yo f m e e t i n g a n e m e r g e n c y , i n n o v a t i n ga n dd e c i s i o n - m a k i n g , e n h a n c et h ei n f o r m a t i o na d m i n i s t r a t i o n l e v e la n d e x p e d i t e t h et e n d e n c y o f c o n v e a i n g f p ct om o d e r n i z e de n t e r p r i s e t h et e x tt h a ts t a r t i n gw i t ht h es t a t u sq u ao ff p co f f i c ea d m i n i s t r a t i o ns y s t e m ， s y s t e m a t i c a l l ya n a l y z e sp r o b l e m se x i s t e di ne n t e r p r i s ea d m i n i s t r a t i n go f f i c i a l w o r k a n dp o i n t so u tt h e n e c e s s i t yo fc o n s t r u c t i n ga n da p p l y i n g0 a ( o f f i c ea u t o m a t i o m s y s t e m ；c o m b i n i n gt h ed e m a n df o rf u t u r ed e v e l o p m e n to f f p c ，c o n f i n e sc l e a r l y t h ec o n s t r u c t i n ga i ma n di n f o r m a t i o nr e q u i r e m e n tf o ro a s y s t e mi na l l u s i o nt of p c c h a r a c t e r i s t i c ；c o n f i r m st h eo f f i c ea d m i n i s t r a t i o np r o c e s sa n dd a t ac l a s sw i t h b u s i n e s ss y s t e m p l a n n i n g ( b s p ) a n d u cm a t r i x ；f i n i s h e st h el a y o u to f s t r u c t u r ea n d f l m c t i o no fo as y s t e mw i t ht h em e t h o do fm o d u l ed e s i g mi nt h ee n d ，t a k e s e f l b c t i v em e a s u r e so ft h ep r e p a r a t i o ni na d v a n c e ，q u a l i t yg u a r a n t e ea n dt r a i n i n ge t e t o i n s u r et h e p r o j e c tp r o c e e d e ds u c c e s s f u l l yb ya n a l y z i n gt h ep r o b l e m so c c u r r e d i n o p e r a t i o n t h a tc o n s i d e r i n gm o r ee n t e r p r i s ec h a r a c t e r i s t i co ff p ca n dt h ed e v e l o p i n gs t a t u s q u oo fi n f o r m a t i o nm a k e so as y s t e mm e e tw i t hp r a c t i c a lr e q u i r e m e n tb e t t e r , e n s u r e t og e tt ot h ea i mo f i m p r o v i n go f f i c el e v e lw i t hc o m p u t e rf o rm a n a g e r s ，s t a n d a r d i z e t h eo f f i c ef l o wo fd e p a r t m e n t ，r e d u c e w o r k i n gi n t e n s i o n a n d i m p r o v ew o r k i n g e f f i c i e n c ya n da d m i n i s t r a t i o nl e v e lf o rf p c a f t e r i th a sb e e n p u ti np r a c t i c e k e yw o r d s ：i n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y ：p l a n n i n g ：o a ( o f f i c ea u t o m a t i o n ) s y s t e m 大連理工大學m b a 學位論文 原創聲明 本人鄭重盧明：所呈交的學位論文，是本人在導師的指導下丌展研究工作 所取得的成果。除文。 ，特別加以標注和致謝的地方外，論文。 i 不包含任何其他 個人或集體已經發表或撰寫過的研究成果，也不包含為數得大連理工大學或其 他教何機構的學位或證書而產生的成果( 如學位論文等) 。對本文的研究做出 霞要負獻的個人和集體均已赴文中以明確乃式標明，本人完全意諺 到本聲明的 法律后果，并愿為此承擔切法律責任。 學位論文作者( 簽字) ：一b i 灰乏j r 1 期：2 0 0 5 年4 月2 0 目 撫順_ l 油化i 。公- d 辦公自動化系統規劃研究 1 引言 1 1 題提 1 9 9 9 年底，按照中國石油集團公司的戰略決策，原撫順右化重組分立為撫 順于i 油化t 公司( 未上市企業) 和撫順石化公司( 上市企業) 。撫順石油化工公 r d 為原公r d 的存續公司，l 叫 主體業務部分組成。兒年來，公司以建市現代企業 制度為力。向，努力建立面i 柚市場、尋求利潤最大化的管理體制和運行機制，依靠 科技進步和制度創新，實現產品和產業升級，擺脫了重組之初的虧損局【f i ，已經 初步建成了個具有集閉化、集約化、專、j p 化、系列化、多，l 化經營格局和較強 競爭力的人型企、1 k 集幽。公司現有資產5 1 億元，傘民職工2 2 萬人，足我國h 麗最大的白油化工貴金屬催化劑生產基地，巾國石油集團公司一級企業。從今年 丌始的【r | 年內，公司將連續投資4 5 5 0 億元，進行6 個重點項i = = j 建設( 兩臺1 3 5 力千瓦發電機組、1 0 萬噸丙烯腈、9 萬噸腈綸、4 萬噸固體氰化鈉及8 萬噸c 。 綜合利用) 。到2 0 1 0 年，總資產將達到1 0 0 億元，主營業務收入將達到1 0 0 億元， 并基本完成公刊制改造。 但是，撫順石油化1 公司信息化建設的步伐遠沒有跟h “業化的發展速度， 剛絡設施建設尚處于起步階段。行、l k 內的先進企業有的已成功應用e r p 系統，擾 順石油化公司的信息化工作卻處于落后地位。中國石油天然氣集團公司連續兩 次利 食業信息化作會議，要求各地區公司加快信息化建設步伐。公刊決策層 已充分認識到加快信息化建設勢在必行，對分散于各的計算機管理部門進行了 整合，設立了信息技術中心，負責傘公司信息化建設的規劃和管理，立即著手規 劃和建設辦公自動化系統，并以此為起點，形成公司未來信息化建發總體框架。 所以，抓緊規劃建設好辦公自動化系統，為將米的信息化建設積累經驗，并以此 推動公司辦公系統的業務流程再造，很有必要。 1 2 辦公自動化系統建設綜述 在網絡時代咀，企、l k 的管理重點已從物流、資會流逐漸向信息流跨越，信 息技術i 卜越來越多地應用于辦公管理領域。辦公自動化是將現代化辦公和計算機 網絡功能結合起來的種新擬的辦公方式，是當前新技術革命巾一個非?；钴S和 具有很強生命力的技術應用領域。辦公自動化系統能適應不斷變化的辦公需求， 解決人們之間信息交換與共享的問題。通過網絡，組織機構內部的人員可跨越時 問、地點協同工作。通過o a 系統所實施的交換式網絡應用，使信息的傳遞更加 快捷和方便，從而極大地提高辦公效率、擴展辦公手段?！?辦公自動化( o f f i c ea u t o m a t i o i l ，簡稱0 a ) 是2 0 世紀7 ( ) 年代中期發達【i j 撫順j 油化丁公r _ 辦公 動化系統胤曳研究 家迅速發展起米的一j 綜合性技術。我h 的( ) a 經過從2 0 世紀8 0 年代末至今1 0 多年的發展，已從最初提供面向譯機的輔助辦公產品，發展到今滅可提供面向應 用的人型f 辦剛下作產品。 n 內實現辦公自動化應用軟件在短短1 0 多年時間內，已經經j 力r 二個發展 階段，實現r 蹦次革命性的飛躍。 第f eo a ：從2 0 世紀8 0 年代。期起步的第一代辦公系統以個人電腦、辦 公套件為豐要標志，實現了數據統計和文檔寫作電予化，完成了辦公信息載體從 原始紙介質方式向電子比特方式的l i 躍。 第：代0 a ：從2 ( ) 世紀9 0 年代中期，j ：始，隨著以l o t u sn o t e s 為代表的1 作流群件技術的i 上，以及網絡通信技術的長足發展，辦公自動化系統發生了第 次革命性演進，第二代辦公自動化系統以網絡技術和協同_ 作技術為主要特 征，實現了工作流程自動化，收發義從：f 工方式柚l ：作流自動化方式的飛躍。 第：代( ) a ：隨著2 i 世紀知t 經濟時代的來臨，知識成為經濟增長和社會 發展及食業成長的關鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企、【k 與政 府信息化建設的核心。對知以前所未有的重視，使以工作流為中心的辦公自動化 系統丌始提升到以知以管理為核心的第蘭代辦公自動化系統。與l j l 兩代相比，第 二：i 代o a 是集信息處理、業務流程和知識管理于一體的應用系統。它把現有的“決 策支持系統”發展為“決策智能系統”，并以知識管理為核心，提供了豐富的學 習功能與知識萸享機制，確保使用者能夠隨時隨地根據需要向專家學習、向中位 蜆有知漢學習，使員工從辦公自動化系統中的被動地位轉向主動，從而在提升每 個員1 創造能力的過程中，人大提高氽業與機關的整體創新和應變能力。u j 以說， 笫三代0 a 是一個幫助用戶從“如何做”轉到“知道如何做”的過程。 隨著以計剪機技術、通訊技術為代表的信息技術的發展，辦公自動化在氽事 業睢位的管理、經營活動中發揮著越來越重要的作崩。在新的世紀里，辦公自動 化系統將會得到更加快速的發展以及更加有效的應用。”1 撫順油化丁公j 辦公自動化系統圳劃研究 2 辦公自動化系統規劃的背景 2 1 撫順石油化工公司簡介 擾順石油化工公司是中幽石油天然7 i 集團公刊卜屬的子公州，為h 有獨資公 i d 。公r 1 j 地處遼寧。省撫順r ，機關位子市巾心。公司下轄1 0 家生產企、f t 和8 家 爭業公司。1 8 家直屬咂位遍布存擾順市四個區( 組織結構如圖21 所示) ，最遠 趴離4 ( ) 公罩?，F有全民資產5 l 億元，集體企業資產7 億元，全民職工2 2 九人， 集體職工1 8 萬人。 公i d 主營業務包括制造d i ：! - f 。、生廣服務、1 l 程技術服務板塊，主要從舛煉化 產品延伸加h 精細化 _ 、上程施：r 、檢維修以及供廊水電汽等業務，有主要生 產：裝置： 9 套。 套屬單位 石油挺順石油化工公 公司機關機關附屬機構 淵雕俐淵脞俐鯽巨 雛 糊雕俐雅 驄雕惻驄雕惻駙眺俐駙| i | l 圖2 - 1 撫順石油化工公司組織結構圖 fg u r e2 - 1o r 6 a nz a to ns t r u c t u r ec h a r to f f p c 隨著撫順石油化二r ：公司的快速發展，迫切需要建立一套能覆蓋公司兩級機關 部門| | 勺、商起一i 的辦公自動化系統，以將整個公司的辦公資源整合起來，形成高 效的協同辦公網絡，為實現提升企、世辦公效率和管理水平創造條件。 2 2 撫順石油化工公司辦公系統現狀 腮管重組后的擾順石化公刊只保留了公州、廠( 專業公司) 、生產年r j 三個 審計都一紀委監察部一 心鞭翹張都一吊騅h吲贏鏨 撫順汕化f ：公一“辦公亡j 功化系統崩劃糾f 究 管矬層而，山t 二公刊的所屬單位較多，加上近幾年規模的t j , - 丈和業務延伸，原有 的辦公方式所帶來的問題h 益突出。公司一直延用著單純的手一i 辦公、紙張辦公、 電話辦公等方式，而公司機關總f i l ；7 人部分直屬單位距離較遠，文件的上傳卜達 r 用了人量的人力物力，更何況及時性較差；管理部門與執行單位之間，部】 j 與 公刊決策層之n u t 要以紙張文件、報表或存儲軟盤進行信息溝通，信息傳遞遲緩， 事后匯集的情況很普遍；部門之間聯系薄弱，各自為政地收集、整理信息，形成 個個信息孤島，信息共享率低，增加了很多無渭的重復勞動( 如圖2 - 2 所示) 。 圖2 - 2 辦公系統現狀示意圖 f ig u r e2 - 2s t a t u sq u oc h a r to f f p co f f i c es y s t e m 2 3 撫順石油化一1 ：公司信息化建設總體規劃 撫順石化公司信息化工作在今后五年內的總體思路為：緊密圍繞公司發艘戰 略和總體目標，! 輕持統規劃、統一標準、歸口管理、分級負責、網絡共用、信 息共享的方針，在信息化的建設和實施中把握企業的實際情況，長遠規劃，逐步 實施，總女丁高騖遠，不貪大求洋，加快信息基本設施和信息資源的建設和應用。 公司汁劃在2 0 0 4 2 0 0 5 年建設和完善信息網絡和計算機硬件設施，建成公司的 辦公自動化系統，加大其開發力度與應用進程，推進無紙化辦公的實施。在此基 礎l ：，質二年要進一步丌發企業電f 商務系統，健全公司核心網站，”展電予信 息發向、信息檢索等方面的應用。建立、健全國內外石油化 ：市場信息數據庫， ，i ：發產品綜合查詢系統，建立綜合統計查詢系統。2 0 0 8 年實現企k 資源計劃( e r p ) 系統成功上線運行( 如圖2 3 所示) 。借助現代信息技術，引進先進管理理念， 進 j ：管理創新和流程優化，實現主要業務流程的電予化，做劍人力、物力、財力 的優化配置和信息資源的高效利用，充分發揮信息化的綜合效能，提高企、【k 的管 理效率，為生產經營決策提供現代化管理手段。 2 4 辦公f 1 動化系統規劃的乍1 標和原則 2 41 辦公自動化系統規劃的目標 撫順石油化工公刊辦公自動化系統規劃建設的總體目標是：適應小斷變化的 擾順石油化r 公叫辦公自動化系統煳劃石j f 究 圈2 3 撫順石油化工公司信恩化建設總體規劃 f i g u r e2 - 3 t h ew h o l ep r o g r a n l n i n go ff p ci n f o r m a t i o ns t r u c t u r e 辦公需求，解決人們之間信息交換與共享的問題：對整個公司的辦公資源進行整 合，形成高效的協同辦公和移動辦公網絡；提高管理人員計算機辦公水甲，規范 部門的辦公流程，降低工作強度；提卅企業辦公效率和管理水平。建立健全擾順 石化公司行政辦公管理體制，進而形成統。標準辦公管理規范和安全體系框架。 具體地說，通過擾順石油化r 公到的辦公自動化系統建設，將實現以卜- 目椿： ( 1 ) 規劃實施第二代辦公自動化系統 建立一套能覆蓋公司各職能部門和二級單位的、高起點的辦公自動化系統， 為實現提升企業行政辦公效率和業務管理水甲創造條件。 實現工作流稗自動化，即實現收發文從傳統的手l 方式l 柚工作流自動化方 撫順i 【油化t 公d 辦公自動化系統舭劃研究 式的i l 躍。 通過o a 系統所實施的交換式網絡應用，使信息的傳遞更加快挺和方便。 實現各職能部門f 常辦公事務處理科學化、自動化，提高各職能部門本身及 部門之間協作的辦公效率。 ( 2 ) 規劃實施第三代辦公自動化系統 第二代辦公自動化系統以工作流為巾心，而第三代辦公自動化系統以知_ l j 管 理為核心。使員一i2 從辦公自動化系統巾的被動地位轉向卡動，以便在提升每個員 1 創造能力的過程中，人大提高企業的整體創新和應變能力?！?。 2 4 2 辦公自動化系統規劃的原則 ( 1 ) 實用性原則 辦公自動化系統必須保證實用，符合撫順右油化工公詞管理、決策等各項業 務羽i 職能要求。 ( 2 ) 先進性及成熟性原則 辦公自動化系統必須適合擾順石油化工公司自身發展的特點及網絡通信技 術的發展趨勢，系統甲臺應具有先進件，采用成熟可靠的技術。 ( 3 ) 可靠性原則 辦公自動化系統必須可靠，系統關鍵部位必須是高可靠性設備，重要的環1 ， 采用先進的高可靠性技術。 ( i ) 丌放性及安全性原則 撫順石油化工公司業務范圍廣，所以系統開放性要好，建立完善的安全防范 措施，從硬件、軟件以及行政管理等方面嚴格管理，杜絕非法入侵和泄密，存必 要時采用物理隔離的方法。 ( 5 ) 標準化原則 系統平臺選型，應符合國際網絡標準及工業標準，使系統的硬件環境、軟件 環境相互間依賴減至最小，使其各自發揮自身優勢。 ( 6 ) 町擴充性原則 隨省擾順石油化l 公司業務的發展，系統的擴充是必然的，因而在系統設計 時要充分考慮到將來擴充的可行性。 6 撫順“油化丁公r d 辦公自動化系統捌劃研究 ( 7 ) 可維= f i 性、易管理性原則 系統、i t 臺應該具備安裝方便、配置方便、使用方便等特點，同時要求臺較強 的網絡管琿于段，能夠合理地配置和調整系統負載、監視系統狀態。 ( 8 ) 1 ，約性原則 辦公自動化系統建設慮充分利用現有網絡設備和系統，采用分布實施、分階 段投入的方法，追求盡ir j 能高的性能價格比。 2 5 辦公自動化系統規劃方法選擇 食業系統規劃是根據企業管琿的h 標、內容、規模、盹質等具體情況，從系 統學的觀點山發，運用系統工程的方法，按照系統發展的規律，清晰地了解組織 的信息需求，為企業建立起現代的信息系統。 2 51 系統規劃方法的比較分析 用于管理信息系統的規劃方法很多，主要有關鍵成功因素法( c r i t i c a l s u c c e s sf a c l o t s ，c s f ) ，戰略目標集轉換法( s t r a t e g ys e tt r a n s f o r m a t i o n ，s s l l ) 和企業系統規劃法( b u s i n e s ss y s t e mp a r m i n g ，b s p ) 。下血對三種規劃島法進 jj ：簡要分析，從而找出適合丁辦公自動化系統的規劃方法。1 ( 1 ) 關鍵成功兇素法( c s f ) 關鍵成功因素法( c r f l ic a ls u c c e s sf a c t o r ，簡稱c s f ) ，義稱戰略分析法， 它認為存個企、i k 中，都存在著對完成企、世目標起父鍵作用的岡紊，稱之為天鍵 成功p ；j i 索。如果這些滅鍵成功因素能夠被有效地管理，企業的整體目標就能實現。 關鍵成功岡素法分析的豐要方法是通過對高級管理者的調查，r 解他們的工 作目標以及關鍵成功岡素，這些人員的關鍵成功因素被匯總、分析之后，提煉出 整個企業的關鍵成功因素，使之為實現這螳關鍵成功因素提供信息。 關鍵成功因素法的有利之處是它要分析的數據少，只需詢問商層管理者，并 且問題只集。卜r 少量的關鍵成功因素。不足之處是在分析和處理過程中沒有一個 特定的嚴格規則用j ：決定怎樣把個人的成功因素集中上升為個企、l p 的關鍵成 功洲素，其次，在被訪問者之間常常分不清個人與企、j k 的關鍵成功因素，時個人 來說很重要的兇素可能對組織并不重要。另外，這種方法明顯傾向于高層管琿者 的意見，因為他們通常是唯一的被訪問的那部分人，最后，由十環境和管理者變 動相當快，按此方法規劃的信息系統必須進行相應的調整?！? ( 2 ) 戰略日標集轉換法( s s t ) w i 】li $ t mk n gr1 9 7 8 年提山，他把整個戰略目標看作個“信息集合”， 撫順缸油化【公c d 辦公自動化系統規劃研究 i l i 使命、h 標、戰略和其它戰略變量( 如管理的復雜性、改革刊慣以及重要的環 境約束) 等組成。管理信息系統的戰略規劃過程足把組織的戰略h 標轉變為管理 信息系統戰略的過程。此方法的第一步是識別或構造組織的戰略集，可以采用以 f 步驟： 描繪組織各類人員結構，如賣主、經理、雇員、供應商、順客、貸款人、 政府代理人、地區社團及競爭者等； 識別每類人員的目標； 對f 干唾類人員識別其使命及戰略； 當白i 織戰略初步彭 別后，廊立即送審和修改。 接卜米是將紺織戰略集轉化成管理信息系統戰略。這個轉化的過程包括對組 織戰略集的每個元素t 別對麻的管理信息系統戰略約束，然后提冉整個管理信息 系統的結構。最后，選出個方案報審( 如圖2 - 4 所示) 。”1 一l 一八廠曩 名擴戶1 標影1 到 艘略廠11系統j f 發f 甏毀j j 一竺j ( 3 ) 食業系統規劃法( b s p ) k 系統規劃法( 如圖25 所示p ) 是一種對金j k 管理信息系統進行規劃沒i i 的綿構化方法，它由美圍i b m 公司在2 0 世紀6 0 年代末創造并逐步發展起來的。 圖2 - 5 企業系統規劃法( b s p ) 步驟 f i g u f e2 - 5b u s i r e s ss y s t e mp i a n n i n g b s p 尹 撫順油化t 公j 辦公白動化系統枷茸j 研究 b s p 法主要基于用信息支持企、k 運行的思想，是把企 l kh 標轉化為信息系統戰略 的令過程，它通過研究整個企業，包括食業的機構設置、部f j 職能、j p 務流程水 r 解個食業的信息需求。 企h k 系統規劃法是通過全面淵查、分析食業信息需求、制定信息系統總體，方 案的種方法( 如圖25 所示) 。氽業系統規劃法的優點在于它綜合全面地考慮了 個企業的管理過程及所需信息，從信息處理的角度幫助企、f k 確定應浚做什么。 該規劃法的缺點足需要搜集和分析的資料量十分大，而日化費高。企業系統規劃 法特別適用十氽業新創立或者做重大變動時進行信息系統建設?！? ( 4 ) 種系統規劃方法的比較( 如表21 所示) b s p ( 企業系統計劃法) 雖然首先強調f 1 標，但它沒有明顯的目標導引過程。 它通過諺 別企業“過程”引出了系統目標，企業目標到系統目標的轉換是通過企 、l k 過程數據類等的矩陣分析得到的。由丁數據類也是在企業過程基礎上歸納出 的，所以我們說口 別企業過程是b s p 戰略。 瞵p 法優點在于利用。e ；f l 幫助信息系統獨市丁企、l k 的組織結構，也就是能夠 使信息系統具有對環境變化的適應性。即使將米企業的組織機構或管理體制發生 變化，信息系統的結構體系小會受到人的沖擊。b s p 法還能綜合全【自j 地考慮個 紕織對系統數據的使用及不足。b s p 法的爿一個優點是靠許多經理和用戶的參與 米幫助組織內產生致意見。通過要求眾多的經理去考慮信息，b s p 法從信息處 理的角度幫助組織確定應該做仆么。b s p 法的缺點是它需要搜集和分析的數據大 得j 涼人。 表2 1 三種規劃方法比較 t a b1e2 - 1t h ec o n t r a s to ft h r e el a y o u tm e t h o d s ( ： 法的有利之處是它要分析的數據比 b s p 法少。c s f 法一個獨特之處是它 撫順石油化1 公川辦公自動化系統規劃研究 考慮了糾織與管理者必須適應的環境變化。這種方法明確要求管理者觀察環境， 并h 考慮對環境變化如何形成列信息的要求。c s f 法尤其適用于f 島層管| i ! i ! 部門以 及i ) s s ( 決策支持系統) 利e s s ( 高級經理支持系統) 的”發( 規劃) 1 作。這種 方法的1 i 足之處征j 二分析和處碑過程不夠科學，沒有一個特定的嚴格烈則用于決 定怎樣把個人的c s f 集中上升為一個公司的c s f 。其次，在訪問者之間常常就個 人( ：s i f 與組織c s f 產生混亂。這種方法難以應付環境變化或者管理者的變動的沖 擊。出于環境和管理者的變動相當快，信息系統必須相應地進行調整。用c s f 法 去丌發系統無法緩和這一矛盾。 c s f ( 關鍵成功闐素法) 能抓住主要矛盾，使目標的識別突出重點。由f 經 理們比較熟悉這利- 方法，用這種方法所確定的h 標，經理們樂 1 努力去實現。該 方法最有利 二確定企業的管理目標。 s s t ( 戰略e i 標轉化集法) 從另一個角度識別管理同標，它反映了各種人的 要求，而f i 給 n 了按這種要求的分層，然后轉化為信息目標的結構化方法。它能 保證目標比較仝曲f ，疏漏較少，但它在突出重點方面不如前者。”f 2 5 ，2 辦公自動化系統規劃方法確定 針劃撫順石化公司辦公自動化管理信息系統的實際情況，其管理活動同h 寸表 現為二利，不同的層次：戰略計劃層、管理控制層利操作控制層，岡而其管理信息 系統必須能夠覆篇這三個層次，侮個層次中又包括許多管理過程和大量信息，這 顯然刁i 能通過調金幾個關鍵成功因素來完成系統的建設，而b s p 法恰恰擅長于綜 合倉i 百i 地考慮一個介業的管理過程及所需信息，從信息處理的角度幫助企業確定 應該做什么。基_ _ j ：以上原因，最終選定用氽業系統規劃法來完成擾順石油化工公 司辦公自動化管理信息系統的規劃。 實現企業系統規劃法的主要步驟如下： ( 1 ) 定義氽業日標 確定各級管理的統一目標，各個部門的目標要服從總體目標。通過對企業管 理目標的定義，界定信息系統的目標。 ( 2 ) 識別企業過氍 以別企業管理過程是b s p 方法的核心。企業過程定義為邏輯 ：梢關的一組決 策和活動的集合。對企業的管理過程進一步分解即到了企業過程層次。一項過程 層次仟務可分解為若一r 個執行過程，每個執行過程都是相對的一項功能。執行過 程確定后，患檢查過程的j 卜i 確性和完整性，并塒過程進行匯總分析分組。最后得 l 葉j 系統功能。 0 擾順油化_ ：r = 公”j 辦公自動化系統規劃研究 ( ： ) 定義數據類 數捌類是邏輯e 相關的一組數據。個系統中存在著許多數據類，呵以用實 體法或功能法進行分類。 ( 4 ) 定義信息系統結構 即是劃分子系統，b s p 法將過程和數據類作為定義氽業信息系統總體結構的 壯礎。存過程和數據類確定后，用9 長功能數據表( 也稱u c 矩陣) _ 束表達過 程和數據類的關系。矩陣的行表示數據類，列表示過程，并用字母u ( u s e ) 和 c ( c r e a t e ) 米表示過程和數據類的使用和產，h 通過調整矩i 咋的行列，將u 和c 最密集的地方框起來( 在表中勾劃出主要系統的方框) ，并給它們起名字，即得 到f 系統。 撫順t 瑚化t 公t d 辦公自z 力化系統枷劃研究 3 系統的需求分析及業務規范化設計 3 1 辦公h 動化系統的需求分析 需求分析工作是系統設計的出發點和依據。概括地說，辦公自動化系統的 需求分析就是要根據企業的具體情況，明確企業需要什么樣的辦公自動化系統、 需要什么樣的功能和性能、為什么需要、以及各種需求的緊迫程度如何。只有需 求明確廠，按需求建曲：起來的辦公自動化系統j 唷可能達到預期的目的、取得預 定的效益?！?3 1 1 辦公流程工作流應用的需求分析 撫順石油化工公刮的辦公、f k 務中，有大量工作需要一組人員通過工作轉交 ( 交億) ，以流稆! 的形式協作完成。辦公管理系統的公文審批，由發起者( 如文 什起草人) 發起流程，經過本部門及其他部門的處理( 如簽署、會簽) 、領導批 _ ，最終到達流程的終點( 發出文件、歸檔入庫) ；上級下發文件辦理，山發起 者( 如文件接收人) 發起流程，經過領導批示，山相關奉部門閱辦，最終到達流 程的終點( 歸檔入庫) 。因此，存玎發0 a 系統時，應充分考慮 ：作流應用的需求。 31 2 協同辦工和移動辦公的需求分析 在撫順石油化工公司的r 常辦公中，辦公人員經常需要為某一項工作花費大 最的時問進行討論和交流意見，有時甚至要召”多次協調會議，才能做出決策， 牽扯了大最的精力。公司的所有人型建設項目，均設有項日經理辦公室，其人員 “j 生產廠和公司生產、建發、安全、技術、財務等部門的管理人員兼職組成。他 們f 既要負責建毆項目管理，又要兼顧本職工作，由于時間和地域的限制，使他們 經常疲于奔波，顧此失彼。兇此，借助刪絡技術，使人們可以隨時隨地互相溝通、 參加到彌同工作中去，提高工作效率，已成為撫順石油化工公司辦公管理的迫切 需要。 傳統的辦公系統限定了辦公人員只能在辦公室罩j 。能訪問和利用信息。但 是，作為個規模人、業務廠泛的大型公司，撫順石油化工公司的領導和營銷、 采購人員經常公出在外地，傳統的辦公系統就無法使他們異地l ：作。而“移動辦 公”就足提供辦公人員存辦公室以外的辦公于段，他可以遠程撥號或髓錄到l 出籌 地的網絡，通過電話線或廣域網絡，隨時可以訪問到辦公系統，有效地解決這個 問題。 3 1 3 系統安全的需求分析 撫順“汕化t 公一d 辦公自動化系統州zr n 究 撫順石油化工公司屬于高科技石油化上企、阮與f h 場聯系緊密，l 司行競爭激 烈。辦公系統所處理的信息，有很多涉及到企業的機密，這就要求系統既要滿足 不司部門辦公人員之間的協同工作，又要嚴格控制其權限，甚至他存不同的時刻 對辦公信息的處理權限也是不同的。 另外，存網絡安傘問題同益突出的今天，辦公自動化系統的安全性還包括要 實現傳輸：f ) i j 密和有效防止來自互聯網的非法侵入，以確保系統和數據的安傘。因 此安個性能成為辦公系統得以投入使用的先決條件。這些于段既要足夠強大，難 以被攻破，義必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。 31 4 其他業務系統集成的需求分析 在此之前，擾順石油化t 公刮已經應用的軟件系統，如財務信息管理系統、 i t - i 。：經營信息管理系統、計劃統計系統、物資采購管理系統、建設項i = = | 管理系統 等等，各自獨市運行，相對封閉，形成一個個信息孤島，無法發揮其應有的作用。 訓此辦公系統必須能夠充分集成公司已經投用的其他業務應用系統，使它們與辦 公系統數據共享、互相聯系，不再是獨市的應用系統。 此外，撫順石油化i _ = 公司的辦公自動化系統必須能夠與i n t e r n el 相連接， 包括電子郵件、w e b 發布等等，這不儀溝通了企業內外的信息、對外宜傳了企業 譯位，而| 還可以進步提供網絡服務。 3 2 辦公、l k 務規范化設計 辦公自動化系統運作機制將是對擾順石油化t 公司傳統辦公模式的一種變 革，足對原有的一些工作方式、工作手段、i 作途徑的變革，其實質是建市一種 新型的辦公= 作機制。 結合辦公自動化系統的實施，整理和規范化撫順石油化i 公司的辦公流稃， 分析辦公信息如何更合理有效地流轉，將大大減少小必要的中間環柑，有利于改 善辦公效率，提高撫順石油化工公司的管理水平。避免將信息技術應用在企、i k 陳 j 【| 的、現柏的管理流程上，沒有改變原有的工作方式，而只是在原來的基礎上用 計算機代替己有的手丁操作，即“穿新鞋走老路”的做法。 3 2 1 辦公工作機制規范化 改變企、i k 傳統紙質公文辦公模式，企、【k 內外部的收發文、呈批件、文什管 蹦、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、 答發、歸檔等電子化流轉方式，真正實現無紙化辦公。要求辦公人員的t 作方 撫順矗汕化i 公一i j 辦公自動化系統規劃研究 式必須要適應丁作機制的轉換，要接受新生事物，具備基本技能，放棄和改變 自己習慣了的傳統1 作方式。 企、l k 決策嶄、產品”發者、r 盯場產品營銷和f b 場服務人員，要改變傳統的 集巾辦公窀的辦公方式，擴人辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角 落通過列絡連接隨時辦公( 如圖3 1 所示) 。 圖3 1 現代辦公手段 f i g u t e3 1 m o d e r n o f f i c em e a n s 3 2 2 收發文件程序規范化 擾順石油化丁公司原有的收發文件程序一直延用手工、紙張辦公方式，由 人：1 ：傳遞( 如圖32 所示) ，人j ：催辦，浪費了很多時間與精力；由于過度依賴 二紙張，文件只能依次往返于各部門，關鍵業務流轉常常岡為人力的因素延誤， 審批過程效率低f ，表單延誤、遺失等造成無形的管理黑洞。 辦公自動化系統的實施，提供r 先進的計算機網絡辦公手段，撫順石油化 i ：公司收發文件程序應擯棄原有的煩瑣流程，除了采用電子化流轉方式外，文 件會簽不再經部門問依次流轉，而是山文秘同時發往有關部門會簽，經領導審批 后發和( 如圖3 - 3 所示) ，極大地改善了公文的傳遞效率。 4 撫j i r 兜4 i 汕化t 公t l ：j 辦公自動化系統蜆劃礎f 究 圖3 2 公司原有的收發文件程序 f ig u i e3 - 2f p o0 r i g in a ip r o g r a mo fr e c e i v i n ga n dd is p a t c h in gd o c u m e n t 圖3 - 3 改進后的收發文件程序 f i g u t e3 - 3l m p r o v e dp r o g r a mo fr e c e i v in ga n dd is p a t c h i n gd o c u m e n t 5 撫順“_ ； l 化t 公j 辦公臼功化系統規劃研究 3 23 信息加工處理程序規范化 聰盼，擾順石油化工公司部fj 之間各自為政地收集、整理信息，形成一個個 信息孤島，信息共亨率低，信息傳遞遲緩，增加了很多無謂的重復勞動( 如圖 34 所卅i ) 。山于食業信息化程度低，缺乏充分的市場信息資源，致使所需的信 息收集不及時、4 i 準確、不全面，缺少針對性的市場競爭情報，導致決策失誤， 造成企業產品落后，沒有市場競爭力等被動局面。 圖3 - 4 現有處理程序形成信息孤島 f ig u r e3 - 4p r o c e s s i n gp r o g r a m r le x ；s t e n c ef o r m in g “ir l f o r i l a t io ns i a n d 通過辦公自動化系統的實施，要將信息加工處理程序更加規范化。信息管理 部門的信息收集人員收集到的r h 場發展動態、產品創新與需求預測、技術發展趨 勢、新技術新成果與相關的競爭情報等重要信息資料，以及市場服務人員從用戶 那里搜集的刈產品質量、性能的反應提供給產品開發、生產計劃部門，n i 其分析 后提供給企、l k 決策者，使食業不斷完善和更新產品，迅速對r h 場需求變化做出反 應( 如圖3 5 所示) 。 32 4 形成以o a 為中心的辦公信息集成平臺 譙建設辦公自動化系統之前，撫順石油化工公司以部門為界限已經陸續建寸： r ，卜產、機動、采購、財務、計劃統計等專、i k 辦公網絡，各個系統之問基本小存 存信息共享。致使哇 傘局性的信息缺乏統計，而細節性的信息無法收集，例如 銷售部門無法掌握某產品的真正成本、最新庫存和客j 1 i 的信用情況，因此在顧客 要求折扣時猶豫不決，導致利潤流失的事情就很常見。通過辦公自動化系統的實 施，借助系統具備的數據接u 功能，把公司原有的生產、機動、采購、財務、訃 劃統計等刈企業的經營運作起著關鍵性作用的業務系統數據集成到i ：作流系統 。 ，彤成信息集成平臺( 如罔36 所示) ，使員工按照所擁有的權限獲取有效信 擾順1 1 油化i 公rd 辦公自動化系統規劃研究 打破單獨部門之間的界限，提高公司響應客戶需求和市場變化的反應速度。 圖3 5 改進后的信息加工處理程序 f g u r e3 - 5i m p r o v e dl n f o r m a t i o np r o c e s s i n gp r o g r a m 3 2 5 由傳統的職能管理逐步向流程管理改進 l ：_ 前，撫順石油化上公司的管理方式屬于傳統的職能管理( 如圖3 7 所一：) 。 也就是說每一項工作只指定了由哪個部門來負責，具體j 二作中由該部門的領導柬 分配作。而信息化t 程要求管琿模式由這些傳統的以能管理向“流程管理”改 撫順油化t 公d 辦公陽動化系統刪劃斜究 進，其h 的是縮短信息溝通的渠道和時間，提高對顧客和市場的反應速度。撫順 i 油化工公司的信息化建設總體胤劃中已經確定，最遲在2 0 0 8 年，e r p 系統要 成功i ：線運行。巾 時，公r 日將面臨真m 意義上的、l k 務流程再造和企業改制。雖然 辦公自動化系統的建設利應劇j 3 涉及到辦公領域，但是通過其實施，促使員j 二的 r 作方式和思想方法的轉變，為公r d 未來實施大艦模的業務流程冉造打好基礎， 意義將非常重大。 從傳統面向職能管理轉變為面向流程管理，既是打破原來的一項任務m個 部門一下管到底的方式，將公司的傳統垂直化領導模式逐漸向基1 ：項目或任務的 “扁i 嚴式管理”模式轉化，提倡和推廣以項目為中心的管理方式。員工借助充分集 成后的0 a 平臺，以一項任務為中心，卡h 互協作，信息公享，使普通員 與管理 層之叫的距離在物理空間一卜- 縮小的同時，心理距離也將逐漸縮小，建立“扁平化” 的基于項h 的新型細織( 如圖3 8 所示) ，提高企業團隊化協作能力，最大限度 地釋放人的創造力，降低管理費用和運行成本，提高組織的運轉效率及對