FOR: 2006 BUISINESS ENGLISH BY: GAO YAMEI,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,International Business Secretary Simulate Course,International Business Simulating Practice,Contents,Week 1,Preliminary Arrangements II Task practice1-3,Week 2,Task practice 4-10,Week 3,Practice performance,Week 4,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,General Knowledge about preparing a meeting Preliminary Arrangements making schedule,Week One,Part One General theory about business meeting Part Two The process for the preparing activities,一.What-什么是商務會議?,會議的一種 凡是旨在進行經濟，教育，科學，文化，體育等領域的傳播交流，采取商業活動運作模式，向社會公開，具有一定規模，跨組織進行的會議，都屬于商務會議的范疇。 三資企業和涉外單位中,會議是一種重要的管理手段,上司和管理者通過會議研究問題,決定對策,交流信息,協調關系,傳達指示,布置工作,表彰先進,激勵士氣等等. 分享信息功能 探討問題功能 交流經驗功能 聯絡感情功能,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,會合,商議,二. 構成會議的基本要素,Basic Factors,會議名稱,會議的形式,會議時間,會議主持者,會議議題,會議參與者,會議的文書,會議的結果,會議的費用,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,通知開會的時間、會議開始時間、結束時間、每項議程時間,會議的具體地點，如“開發樓6層603小會議室,主辦部門、主持會議的領導人,會議的主要議題和其它要上會討論的問題,會議進行的具體方式方法，如討論、座談還是協商,書面會議通知在內的一切會議書面材料,會議形成的結論、具體議題的解決辦法、確定的承辦部門以及具體落實步驟等等,主要是指用于會議的必要支出,確定會議名稱一是明確會議主題，二是便于必要時制作會標,會議的出席者、列席者或者因討論具體事項而特別要參會的人員,會議地點,三. Classification 會議分類,根據性質：formal正式 informal 非正式 根據與會者所代表的地域范圍：International 國際性 civil 全國性 regional 地域性 根據會議手段：Traditional 傳統 Electrolyzed 現代電子會議 根據會議職權和供能: 法定代表性會議 信息發布會議 專題工作性會議 談判商洽性會議,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,三資企業和涉外單位中,常見的會議化分為,經理例會錄像B,員工例會task 1錄像C,特別會議,商務和社團會議,會見與會談,業務談判,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,FOR SECRETARIES,Am important part of the duties of a secretary is to prepare well for meetings. Each meeting would be divided into three major phases: the preliminary arrangements the service during meeting some following ups after meeting,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,The preliminary arrangement is the most important one of the three phases. It would affect the result of a meeting.,The Process for the Preparing Activities 會議準備工作的程序,（1）Model situation 規范案例 張副總經理告訴秘書夏萌：“公司即將召開一次客戶洽談會，參加會議的主要是全國范圍內的一些老客戶和一些新增的優質客戶，人數約80人，時間初定在10月中旬，會期兩天。你負責具體策劃這個事，先擬一個會議方案。”夏萌三天后提交了一份會議方案給張副總經理。 張副總經理批示同意夏萌的方案。按照分工，夏萌所在的行政部門開始籌備工作。一方面著手準備各種資料，文件，如會議議程表，日程表，開幕詞，公司選傳單，會議須知，簽到表，邀請信等；另一方面和度假村聯系，商討租用會場及預訂客房等事宜。同時選定幾種會議紀念品準備領導選擇。 一星期后，夏萌按照張副總經理審閱過的名單，給各客戶發出了邀請信。,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,（2）Main Points 注意事項,a. 會議方案必須經領導修改審核簽批后，才能作為籌備會議的計劃方案。審批后的會議方案是籌備會議的計劃書和行動指南。 b. 籌備會議時產生的各種文件，如會議方案，議程表，日程表，開幕詞，公司選傳單，邀請信等必須經過領導審閱后才能印制。 c. 在籌備會議的過程中遇到問題或困難時要隨時請示領導，切忌擅自主張。 d. 會議紀念品準備時多提供幾個品種，以供領導選擇。 e. 行政辦公會議，現場辦公會議，職工代表大會，記者招待會為會議的常見形式，但籌備過程中側重點略有不同。,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,（3）會議準備程序參考表,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,明確會議目的,明確與會者,明確議事日程,通知與會者,開 會,確定議題，時間，地點 選擇會址 確定會議方式,與管理層的工作日程進行協調 準備會議資料,確定與會者名單 確定會議組織者與主持者 確定會場,編輯與會者名單 預訂會場,確定會議材料 確定議程 確定會場布置格局 確定會議服務項目,編輯會議資料 編輯議程計劃 制定會場布置方案 制定會議服務計劃,確定會議指南 確定會議通知 會前審核,印制與分發會議指南與會議通知 核實參加會議者 編輯出席者名單 布置會場 準備會議記錄薄 準備會議簽到簿,(4) 說明 會議籌備方案的內容,確定會議的主題與議題 確定會議的名稱 確定會議的議程和日程 確定會議的時間和日期 確定會議所需設備和工具 確定會議與會代表的組成 確定會議文件的范圍,做好文件的印制和發放工作 確定會議經費預算 確定會議住宿和餐飲安排 確定會議的籌備機構,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,可信公司2008第一次技術訓練專題研討會預案（籌備方案） 一.會議主題 為了增強本公司綜合競爭力，提高產品質量和管理水平，特召開此次技術訓練專題研討會，會議的重點是討論 研究如何在全公司展開技術發明和創造的競賽，并提出提高訓練質量的對策，探討新的技術訓練方法。 二.會議的時間地點 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00在公司1號會議廳召開，3月5日上午8：30報到。 三.參加會議人員 公司總經理，副總經理，公司人力資源部總監，生產部總監，培訓部總監，以及公司下屬各部門的技術骨干30人。總共50人。 四.會議議程 會議由主管副總經理主持。 上午：1. 總經理做關于技術訓練問題的工作報告 2. 培訓部總監專題發言 3生產部總監專題發言 下午：1. 分組討論 2人力資源部總監宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案 3. 主管副總經理做總結報告 五會議議題 1技術訓練與提高企業綜合競爭力 2技術訓練與技術創新 3如何提高技術訓練的質量 4有關技術訓練方法的再討論 六會場設備和用品的準備 準備會議所需的投影儀，電子白板和音像設備，由公司前臺秘書負責。 七會議材料準備 1總經理的工作報告 2培訓部，生產部總監的專題發言稿 3公司開展技術競賽評比的計劃（草案） 4副總經理的總結報告由總經理辦公室牽頭準備 八會議服務工作 由行政部綜合協調 九. 會議經費預算: 總體上不超過*元. 附：1. 會議通知 2會議日程表,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,Component一個完整的會議名稱由四部分組成：,“大同貿易公司2003年電子商品銷售工作研討會”,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,會議主辦單位或會議范圍,會議的時間或屆別,會議的主題,會議的類型,在實際工作中有的是可以被省略的,會議議程擬定的合理與否直接關系到會議能否實現預定的目標、取得預期的效果，也關系到能否高效率地召開會議，因此十分重要。 凡屬重要的大會，議程通常由領導機關提出，交大會領導班子(如主席團)討論后確定下來。 秘書人員在確定議程時應充分考慮議題的重要程度以及議題與議題之間的關聯性安排，或先易后難、先重要后次要，或先難后易，先次要后重要 但總的原則是易于問題的解決，能實現會議的最終目標。,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,SamplesAgenda(議程表),遠東時裝公司銷售團隊會議議程表 宣讀議程 宣讀并通過上次會議紀要 公布地區銷售活動的總結 銷售一部關于內部溝通問題發言 公司的銷售人員的招聘和重組 銷售二部經理的人選 下季度銷售目標,Bay Realty Investment on Information Technology and Broadcasting Meeting on Friday, 2 December 2008, at 11:30 A. M. In the Chamber of the International Trade Building Agenda Election of Chairman and Deputy Chairman Schedule of meetings for the 2008-2009 session Discussion items for nest meeting list of issues to be considered list of following-up actions Any other business Administration secretariat 28 November 2007,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,確定會議日程,日程的確定是結合已確定的議程將會議議題的討論以及會議期間的其它活動按日排列，以便會議中的所有活動能夠有條不紊進行。會議的議程和日程是會議進行的藍圖，一旦確定，就要照此進行，故日程的安排、議程的擬定一定要做得細致周密，可以制成會議日程表發給與會者,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,SAMPLES 日程表Meeting Schedule,遠東時裝公司銷售團隊會議日程表,（5）實訓練習 Practice One,Exercises 1 遠東時裝公司2008年度總代理商會議定于10月10日12日在廣州舉行。出席本次會議的主要有：副總經理張曉鵬，商務部門經理孫亞洲，人事部門經理李曉芹，技術執行經理周昌，秘書夏萌，四位總代理商分別為鄭，王，馮唐及各自的助理。 請替夏萌擬定本次會議的籌備方案,Practice One,Exercises 2 張副總經理給夏萌留下備忘錄，主要內容如下：下周三（10月22日）公司準備召開全體員工大會，大會上無9點開始，下午4點結束。上午總經理將宣講公司新的戰略和規劃，下午張副總經理要介紹新的市場發展策略，鄭副總經理對新產品性能進行培訓并作演示 請替夏萌設計本次大會的議程表和日程表。,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,確定會議時間 1.領導主持人實踐的適宜 2.邀請嘉賓能否到會 3.避免在生產旺季和忙時召開時間長人多的 會議 4.議題應集中 5.考慮人生理規律: 9:00 a.m.11:00 a.m. 2:30p.m.4:30p.m.,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,Week Two Part One. Simulated Writing for Pre-Meeting arrangement Part Two. Task Practice 1-3,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,Part One. Simulated Writing for Pre-meeting Arrangement,1. Notice,2. Invitation Letter,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,3 布置會場,1. NOTICE,State the matter in the first line of the letter body or in the first paragraph of the letter.,2. Specify the time, date, place and the requirements,3. There is no strict format of writing a notice,1.1 A notice usually includes:,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,1.2 English Samples:,NOTICE Topic: Economic Recession in the USA Speaker: Professor Larry Mac from University of North Carolina Date: Friday, 17 Oct Time: 9 a.m. Place: Room 602. Administration Building Sponsor: Center of American Studies All Welcome,SAMPLE 1. NOTICE OF A LECTURE,SAMPLE 2. NOTICE OF A LETTER,Dear Examinee: As you know, due to unfortunate circumstances, ETS was forced to cancel the scores of the October 1992 TOEFL administration in the Peoples Republic of China. At that time, you were notified that you would be able to take another TOEFL without charge up through the October 1993 administration. You should be aware that the TOEFL program has a long standing policy of not refunding test fees when administrations are cancelled. We apologize for any inconvenience that this may cause to you. Russell Webster Executive Director TOEFL Program Educational Testing Service,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,To: All Staff From: Human resources Department Date: June 6th, 2008 Subject: Appointment of a New Vice President B&W is pleased to let you know that, effective(生效的) June 10th, Mr. Bowel will be our new Vice President. He will replace Mr. Deng Haiyu, who is retiring next month after 30 years of invaluable contribution to our company.,Enclosure: The card,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,SAMPLE 3. Inner office notice (Mail),Please mail this card to our Secretary no later than May 28. Yes, I intend to attend the annual meeting. I regret that I am not able to attend the annual meeting. Signature: Position:,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,郵件式,致：各部門經理 發自：行政部門秘書夏萌 日期：2008年7月15日 主題：部門經理圓桌會議 2008年7月25日上午10：00，在燕都賓館會議室舉行全體部門經理的圓桌會議。中午12：15備有午餐供應。如您不能參加，請于七月23日之前致電告知。 附：議事日程,關于召開會議的通知 _先生女士： 茲定于2008年5月中旬在省市召開會議，特邀請您出席會議。 一。會議內容 二，會期與時間： 三。會議地點： 四。報到時間地點： 五。費用： 六：接站： 七：接到本通知后請填妥回執，與4月15日前寄會務秘書處。 會務秘書處地址： 聯系人： 郵編 電話： 企業協會秘書處 年月日（印）,會議通知 為做好人事制度改革，公司決定召開為期3天的會議。現將有關事項通知如下： 一。與會人員：總部各部門負責人 二。會議時間：9月12日14日。 三：會議地點：東區A座 請與會人員安排好本部門工作。會議期間不得離會。9月11日下午5：006；00在101房報到。 總公司 2008年9月2日印,1.3 中文會議通知范例,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,1.4 Notice Main Points,（1） 重要的會議，各項準備工作就緒后就要盡早發出會議通知，以便與會人員提前做好準備。邀請性會議為準確統計人數，須提前一周以上發出會議通知，如有議程可隨信寄發，并附上回執，可附上一張明信片，上面注明會議舉辦方的地址，郵編，電話，發信人姓名，以便對方有時間考慮并回復 （2） 在發送會議通知時應認真確定與會人員的范圍，保證給確定的每一位與會者發送。書面通知的地址郵編一定要填寫正確。不要錯裝漏裝或漏寄。通知的封面應醒目標出”會議通知“字樣。 （3） 無論何種方式發出通知，都應抓住回復環節，以確保會議信息能夠按時完整傳達到與會者。可以通過電話口頭詢問以及回復電子郵件 等方式檢查通知發送是否落實 （4）非正式會議可用多種方式進行，如先發傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函；也可先發電子郵件，再通過電話或回復電子郵件確認。,提前發出,按規定范圍發送,落實到人,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,2. Invitation Letter,2.1 Invitations are written in the deductive pattern and are relatively short. Either kind of invitations, however, must includes three factors: invite the reader to the gathering offer a reason for the gathering give the date, time, and place of the gathering. A general invitation should be cordial and sincere, while a formal invitation should be less personal, written in the third person. Often formal invitations includes “RSVP”-Please let us know if you plan to attend. and a telephone number.,2.2 English Samples:,Dear Mr. Grant: We would like to invite you to attend our award ceremony, which is to be held at Johnson Hall, Duke university on 18 January this year. The proceedings will begin at 2 p.m. and end around 5 p.m., after which a dinner will be given at 6:30 p.m. for our prominent visitors. As one of our distinguished ex-students, you are expected to address the parents and students with a short speech of your choice before handing out the awards. Although we realize you are busy, we hope you can find time to attend the ceremony. You presence and speech will make the occasion more delightful. Yours sincerely, -,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,2.3 中文會議邀請信范例,邀請信 *公司_先生/女士: 為了慶祝我公司成立20周年,定于11月15日(周三)上午9時,假借*路*號紅番大酒店宴會廳舉行慶祝大會. 敬請撥冗光臨. 遠東時裝公司 2008年10月8日(印),回 執 請于10月5日之前將回執寄至:廣州市環市東路425號國際大廈 12樓遠東時裝公司夏萌收. 郵編510050 電話:020-* 我公司能參加此次慶祝大會 我公司不能參加此次慶祝大會 姓名: 職務: 公司:,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,實訓練習 Practice,Exercises 1 Now it is the end of a year, and you are about to hold a year-end sales meeting. The notice should include the following issues: Time: 9 a.m.3 p.m. on December 28th Place: the head office Lunch provided You, the secretary, are asked to write the notice. Think about other matters that should be stated in the announcement.,Practice Two,Exercises 2 Write an invitation l