第10章 管理信息系統,閱讀資料 劍南春集團公司的信息化管理 10.1 信息與管理 10.2 管理信息系統的發展與分類 10.3 管理信息系統的開發與運行 思考題 案例 四川明星電力財務集中管理信息系統的應用,閱讀資料 四川劍南春集團有限責任公司是2004年1月通過MBO進行民營化改制的民營企業。公司現有總資產28億元，擁有員工5500余人，占地300萬平方米。集團以酒類經營為主業，主營業務具有年產6萬噸名優白酒能力。公司主營產品中國名酒劍南春曾60多次榮獲國家級和國際質量金獎，“劍南春”被認定為中國馳名商標。,劍南春集團公司的信息化管理,劍南春酒類公司在經歷了多年的擴張性經營之后，如何確保劍南春酒類公司的可持續發展是一個重大的挑戰。在外部競爭環境進一步激化的前提下，劍南春集團公司高層已經意識到信息技術將成為增強企業競爭力的一個非常重要的手段，同時充分認識到利用專業信息技術服務商的經驗和專業能力，以使劍南春酒類公司、集團公司供應處、包裝車間的信息化建設實現高起點、快速發展的必要性。 劍南春集團公司在企業信息化建設中取得了一些成就，早年間就實現了會計電算化。但隨著企業快速的發展和信息技術的突飛猛進，原有系統已經難以滿足劍南春集團及其酒類公司管理的需要，已經成為企業發展的一個瓶頸。新的平臺、新的系統的建設擺上了議事日程。,2004年11月26日2005年2月，劍南春實現了新一輪的信息化。此次信息化涉及到的部門有劍南春集團財務、劍南春酒類公司、劍南春集團公司供應處、劍南春集團公司包裝一車間、包裝二車間、包裝三車間。劍南春借助用友ERP為核心應用平臺，結合企業實際需要，不僅把用友ERP U852一些標準模塊納入集團信息管理系統中，同時配套開發了合同管理、管理駕駛艙，更好地滿足企業管理層對銷售業務過程的掌控和對業務數據的分析。,通過此次信息化運作，劍南春集團在以下幾個方面取得了明顯效果： 實現以銷售為龍頭驅動整個業務系統的管理模式。劍南春酒類公司管理著約300家經銷商，各類經銷商有不同的配比政策(比如增供、補供、專賣、批條、優供、直供)，給經銷商的品種達到數百種，通過用友ERP系統實現了對在銷售過程中發生的貨品走向進行清晰的記錄，可以清楚地了解每一家發貨數量、品種、批號、客戶、開票量、回款量、責任業務員等等，極大地提高了經銷商要貨計劃的準確性，較大幅度地減少了由于計劃不準確帶來的浪費。,真正實現了財務對業務的監控。一體化的流程保證了對各類經銷商財務監控的深度和力度，財務部門可以監控業務發生不超限額(如：保證金)，可以同步查詢其他業務環節發生的明細及余額情況，可以監控到多種原始業務單據，保證賬實相符；另外通過財務和業務數據的無縫鏈接，保證了財務信息的實時性、準確性、真實性，同時可以讓財務人員從繁瑣的數據處理中解脫出來，更多地參與到財務管理工作中來，使企業財務、業務一體化管理變成現實。,全方位的合同管理。合同管理在劍南春整個銷售過程中貫穿于始終，通過全方位的合同管理可以預先了解產品的期間總需求量，從而有效安排生產計劃；預先了解產品的交付日期、數量、金額，以此安排準確銷售交付計劃；從合同信息上可獲得產品的付款方式、付款期限，以此安排財務計劃；從合同信息上獲得產品的發運地點、方式，配合鐵路部門預先作好車皮、集裝箱調度計劃。 以生產訂單為線索實現對整個生產業務的追溯管理。通過系統提供的生產訂單從訂單下發、材料領用、生產執行、產成品入庫、訂單執行過程、訂單分析實行全過程的管理，可以幫助包裝車間、酒類公司、供應處隨時掌握生產進度情況，什么訂單已經執行，執行的狀態，為準確下達生產計劃提供依據，可以有效防止庫存積壓。,靈活高效的價格體系管理。通過預先定義的分區域、分經銷商類別、分產品類別、分批量的多級報價組合模型，能夠協助銷售人員迅速提供規范統一的產品報價，避免繁瑣的詢價操作，加速訂單應答。同時提供經銷商歷史成交價參考、折扣、手工輸入等靈活的處理方式，以適應迅速變化的市場。 規范化的客戶全過程管理。在銷售訂單的處理過程中，針對酒類公司不同經銷商類型的不同業務類型，快速實現按照預先定義的信用模型自動進行信用審查，擺脫以前酒類公司管理人員需要從財務部獲得信用資料的狀況，極大地提高信用管理效率，縮短訂單應答時間。同時系統支持的實時產品可用量檢查和詳細的訂單狀態信息查詢，提高了酒類公司供貨承諾的可靠性，降低了經銷商的抱怨。,動態的包裝材料庫存管理。由于劍南春供應處采用“零庫存”管理方式，供應處、包裝車間無法準確掌握企業的包材資源。同時面對激烈的市場競爭，企業產品更新換代頻繁，新的包材品種層出不窮；生產計劃不穩定，增補頻繁，這都給包材的供應造成了很大的壓力。通過對經銷商要貨計劃的控制、供應商配額管理、設置代管倉庫和車間現場倉庫等實現對企業包材資源的全面掌控。,高效的決策支持系統，跨年度業務的查詢與分析，實現按地區、大類、品種、客戶、按年度、季度、月度進行趨勢對比分析；同時可對分析的數據進行直觀的圖形展示，基本可以做到任一組合的業務分析，成為高管的管理助手。 (資料來源：根據用友成功案例劍南春集團有限責任公司信息化紀實整理),現代社會是信息社會，隨著現代化信息技術的發展，對信息的處理和利用已經深入人類生活的各個方面。在管理信息系統(Management information system/MIS)中，信息是其重要的組成部分。劍南春集團公司充分發揮信息化在企業管理中的作用，使企業管理走向了科學化和現代化，大大提高了企業的管理水平。,10.1.1 信息的含義與性質 1. 信息的含義 信息(Information)是現代社會中人們廣泛使用的一個概念。但是到底什么是信息呢？至今尚未有一個明確的概念。不同的研究者從各自研究的角度出發曾經給信息下過如下的一些定義：,10.1 信 息 與 管 理,(1) 信息是反映客觀世界中各種事物的特征和變化的可通訊的知識。 (2) 信息是經過加工的數據，它對接收者有用，對接收者的決策或行為有現實或者潛在的價值。 (3) 信息可減少不確定性。,從上述定義可以看出，客觀上，信息反映了某一事物的現實狀態或者情況，它體現了人們對事物的認識和理解程度，主觀上信息是人們從事某項工作或行動所需要的客觀依據，它和人的行為密切相關，并通過接收者的決策或行為體現出它所具有的價值。 在信息系統中，信息可以定義為：信息是經過加工的數據，它對接收者的行為能產生影響，它對接收者的決策具有價值。它至少應該包含以下的幾個意思：信息具有“新鮮”和使人“震驚”的感覺；信息可以減少不確定性；信息能改變決策期望收益的概率；信息可以堅定或校正未來的估計等。,2. 信息的特性 信息具有以下一些基本屬性： (1) 真實性。真實的信息才是有價值的。真實、準確和客觀的信息可以幫助管理者做出正確的決策，而虛假、錯誤的信息可使管理者做出錯誤的決策。在管理信息系統當中，保證信息的真實性尤為重要。一方面要注意收集信息的正確性；另一方面，對信息進行傳送、存儲和加工處理時，要切實保證不失真。 (2) 時效性。信息是有“壽命”的，脫離了事物源的信息，因為不再能夠反映變化了的母體的新的運動狀態和方式，它的效用就會逐漸降低，以致完全喪失效用。所以，一方面要考慮歷史數據的利用和保護問題；另一方面在開發信息系統時，要充分考慮系統的響應速度。,(3) 層次性。管理信息與管理一樣，也具有層次性。不同級別的管理者具有不同的職責，處理的決策類型不同，需要的信息也不同。一般而言，企業內部管理信息可以劃分為作業級、戰術級、戰略級三個層次，各個層次的信息具有不同的特征。 (4) 有序性。一方面，信息可以用來消除系統的不穩定性，增加系統的有序性；另一方面，信息本身也根據一定規則進行編碼。一般來講，編碼的好壞受企業的規范作業水平和信息系統開發人員對企業業務過程認識水平的限制，嚴重影響著信息系統的整體質量，因而增加信息有序性很重要。,(5) 動態性。信息是事物運動的狀態和狀態的改變方式，事物本身是在不斷發展變化的，因此，信息也會不斷地隨之變化。這種變化大多時候表現為信息內容的變化，對于信息系統來講就是記錄的追加；還有些時候，是事物的聯結狀態發生了變化，也就是說信息的流程發生了變化，這個時候，信息的動態性就要求整個信息系統要進行相應的調整。 (6) 共享性。信息可以被無限制地進行復制、傳播或分配給眾多的用戶，為大家所共享。這就要求信息系統的開發過程中，對于信息的錄入要做好控制，必須做到信息只能在源頭錄入，并只能錄入一次。這樣，既可保證信息的準確性，又能提高信息處理的時效，另外，信息的共享性還要求盡可能地使更多人使用信息，以最大限度地發揮信息的作用。,(7) 轉移性。信息可以在時間上或空間上從一點轉移到另一點。在時間上的轉移稱之為存儲；在空間上的轉移稱之為通信。存儲有存儲年限、存儲介質等問題，通信有通信帶寬與通信質量等問題，上述有關信息轉移的問題都是信息系統開發過程中必須要考慮到的問題。,10.1.2 信息在管理活動中的作用 在管理活動當中，信息起著至關重要的作用。它是管理者產生或者改變特定行為的基礎。我們開發信息管理系統的最根本的原因就在于信息對管理活動的這種作用。通常情況下，管理者基于以下三種原因而需要信息：做有效的決策、控制組織的活動和協調組織的活動。,1. 信息和決策 很多管理行為(計劃、組織、領導和控制)是關于做決策的。例如，營銷經理必須決定產品的價格、使用哪些分銷渠道和促銷廣告的重點。制造經理必須決定生產多少產品和如何生產。人事管理者必須決定需要雇傭多少雇員，他們應當如何培訓以及給他們什么樣的利益。高層管理者們則必須決定在幾個項目間分配資金，如何最佳地規劃和控制組織，組織應當追求怎樣的戰略目標。并且，無論他們的職責是什么，所有的管理者都必須做一些相同的決策，例如給他們的下級什么樣的績效評價。,在信息真空中做決策是不可能有效的。為了有效決策，管理者需要來自組織內部和外部理性相關者的信息。例如，在決定如何為一個產品定價時，營銷管理者需要得到顧客對不同價格如何反應的信息。他需要知道單位產品成本的信息，因為他不可能將價格定得比產品的成本還低。他還需要知道競爭戰略的信息，因為價格策略必須符合整個組織的競爭戰略。其中，一些信息來自組織外部(比如來自顧客調查)，一些來自組織內部(比如單位產品成本的信息來自組織內部)。,2. 信息和控制 在前面已經討論過，控制是管理者用來調解組織和它的成員如何有效地采取所需的行動以達到組織目標的過程。管理者采用四個步驟，通過組織行動來實施控制： (1) 建立績效或目標的檢驗標準； (2) 檢驗實際績效； (3) 比較實際績效與先前建立的目標； (4) 評估結果，如果需要的話采取糾正措施。,例如，Airborne快遞公司有這樣一個分送目標：它所收包裹的95%在第二天中午前必須送達。在全美國，Airborne公司有成千上萬個地區站，這些地區站負責實際包裹的接收和發送。公司的管理者隨時監控這些地區站的發送情況，如果他們發現95%的目標實現不了，他們會判斷其原因，如果需要的話將采取相應的糾正措施。,管理者必須擁有信息才能對任何組織活動實施控制。為了控制地區站，公司的管理者需要知道站內包裹有多少可以在中午前到達。要想獲得這樣的信息，管理者必須保證在適當的地方采用信息系統。需要快遞的包裹由第一個司機用手持式掃描儀進行掃描。收送的信息通過無線連接傳送到公司在西雅圖總部的中央計算機上。當包裹在分送過程中時，卡車司機再次掃描它們。分送信息也被傳送到公司的中央計算機上。通過查詢中央計算機，管理者不僅能夠很快地查詢出包裹被收送后，能夠在第二天中午前送達的百分率，并且能夠逐站查出分送信息是如何中斷的。,3. 信息和協調 協調部門和分支機構的行動以達到組織目標是管理的又一基本任務。例如，波音公司的管理者對制造新型777噴氣式客機的協調工作。777客機由300萬個獨立部件和上千萬個大的組件裝配而成。波音公司的管理者必須協調這些車間的生產和運輸，使它們都能在需要的時候被運到波音公司位于華盛頓的組裝廠。為了完成這樣高水準的協調工作，管理者需要很多的信息，如哪家供應商生產什么部件、什么時候生產、什么時候交付等等。另外，管理者也需要通過信息追蹤那些未達到預期目標的供應商的供貨表現，并在此類問題發生前就得到報警。,為了適應這樣的需要，波音公司的管理者建立了一套基于計算機的信息系統，它連接了波音公司和所有供應商，能夠在生產過程中跟蹤300萬個零部件的流動情況，這是一項巨大的工程。,10.2.1 管理信息系統的發展歷程 雖然信息系統和信息處理早已有之，但是真正現代意義的管理信息系統是隨著計算機技術、通信技術和管理科學的發展才開始出現的。并且在近半個世紀以來，信息系統呈現出如下三個明顯的發展趨勢：由單機到網絡；由電子數據處理到管理信息系統，再到決策支持系統；由數據處理到智能處理。,10.2 管理信息系統的發展與分類,幾種趨勢相互交叉，總結起來大致主要經歷了三個階段。 1. 電子數據處理系統階段 在電子數據處理系統(EDPS，Electronic Data Processing System)階段，計算機主要用于支持企業運行層的日常具體業務，所處理的問題位于管理工作的底層，所處理的業務活動有記錄、匯總、綜合與分類等，主要的操作是排序、列表、更新和生成等。其目的是迅速、及時、正確地處理大量數據，提高數據處理的效率，實現數據處理的自動化，將人們從繁重的手工數據處理工作中解放出來，從而提高工作效率。,2. 管理信息系統階段 20世紀70年代，隨著數據庫技術、網絡技術和科學管理方法的發展，計算機在管理上的應用日益廣泛，管理信息系統逐漸成熟起來。,管理信息系統(MIS, Management Information System)將管理學的理論和管理方法融入計算機處理過程，提供信息，支持企業或組織的運行、管理和決策功能。管理信息系統有了更加廣泛的內涵，它不僅是計算機系統，而且是包括設備、人、信息資源、管理手段和管理方法等多方面因素的一個復雜的信息系統。管理信息系統能夠將組織中的信息和數據集中起來，進行快速處理，統一使用。MIS的處理方式是在數據庫和網絡基礎上的分布式處理。隨著計算機網絡和通信技術的發展，不僅能把組織內部的各級管理機構連接起來，而且能夠克服地理界限，把分散在不同地區的計算機網絡互聯，形成跨地區的各種業務信息系統和管理信息系統。,3. 決策支持系統階段 決策支持系統(DSS, Decision Support System)產生于20世紀70年代初，其產生源于管理信息系統應用中存在的問題。由于在應用過程中缺乏對企業組織結構和不同層次管理人員決策行為的深入研究，忽視了人在管理決策過程中不可替代的作用，因而在輔助企業高層管理人員決策過程中，面對一些復雜的決策問題，管理信息系統往往無能為力，未能達到預定的效果。為了解決應用中存在的這類問題，人們對管理信息系統的應用模式和有關的理論研究進行了深入研究，提出了決策支持系統的概念。,決策支持系統是把數據庫處理與經濟管理數學模型的優化結合起來，具有管理、輔助決策和預測功能的管理信息系統。決策支持系統面向組織中的高層管理人員，以解決半結構化問題為主；強調決策過程中人的作用，系統對人的決策起到輔助和支持作用；決策過程的支持以應用模型為主，系統模型反映了決策制定原則和機理。在結構上，決策支持系統由數據庫、模型庫、方法庫和相關的部分組成。,10.2.2 管理信息系統的分類 根據給管理者提供非程序化決策所需信息的有用程度，可以將管理信息系統分為四種，它們分別是：交易處理系統，運營信息系統，決策支持系統和專家系統。見圖10-1。這些系統在向管理者提供所需的信息以進行決策、協調和控制組織資源等方面非常有用。我們將在下面對每種系統分別進行討論。,圖10-1 管理信息系統的分類圖,1. 交易處理系統 交易處理系統(Transaction-Procession System)是設計用來處理大量例行事物的循環交易系統。20世紀60年代早期，大型計算機開始用于商業目的，交易處理系統也開始出現。它們是第一個被許多組織采用的計算機支持的管理信息系統，現在這種處理系統已經被普遍使用了。銀行的管理者使用交易處理系統把儲蓄和付款業務分別計入和劃出銀行賬戶。超市的管理者使用交易處理信息系統記錄銷售項目和跟蹤庫存水平。更為普遍的是，現在許多大型組織的管理者使用交易處理信息系統來完成諸如工資單準備和發放、客戶賬單的處理和供應商付款等任務。,2. 運營信息系統 20世紀60年代，緊跟著交易處理系統之后，出現了許多類型的管理信息系統。運營信息系統(Operation Information System)是用來收集、組織復雜的數據，并用對管理者有價值的形式來組織數據的系統。交易處理系統是用來處理常規交易的，而運營信息系統向管理者提供的信息主要用于進行非常規的協調、控制和決策。大多數運營信息系統是與交易處理系統相結合來使用的。運營信息系統一般要獲取交易處理系統收集的數據，把這些數據處理成有用的信息，并且把這些信息用管理者能夠理解的形式組織起來。,管理者經常通過運營處理系統獲得銷售、庫存、會計以及其他與業績相關的信息。例如，塞普拉斯半導體公司的羅杰斯所得到的每個雇員的目標和業績的信息就是由運營信息系統提供的。,3. 決策支持系統 決策支持系統(Decision Support System)在前面已經提到過。 需要注意的是，目前大多數決策支持系統開始轉向幫助中層管理者進行決策。例如，某銀行的信貸管理者可能會利用決策支持系統來評估貸給某顧客資金的信用風險。而高層管理者則很少使用決策支持系統。造成這種情況的一個原因可能是大多數計算機管理信息系統還不夠復雜，不能有效地應付高層管理者面對的那些模糊問題。為了改變這種狀況，信息系統專家正在著手開發決策支持系統的變體：執行支持系統。,執行支持系統是決策支持系統的高級版本，被設計用來滿足高層管理者的需求。執行決策支持系統的特征之一是用戶友好。許多執行系統都采用了簡單的下拉式菜單來引導管理者進行決策分析。而且，它們還可能包括很好的圖形和其他的可視化特點來吸引高層管理者來使用它們。現在執行支持系統越來越多地把高層管理者們連接起來，這樣他們就可以為一個團隊來工作。這種執行支持系統被稱作集體決策支持系統(Group Decision Support System)。,4. 專家系統與人工智能 專家系統是目前最高級的管理信息系統。專家系統(Expert System)是指使用存儲在計算機里面的人類知識來解決一般需要專家才能解決的問題。專家系統實際上是人工智能的另一種形式。模仿人類專家(和智能)需要計算機至少能夠做到： (1) 認識、形成和解決問題； (2) 解釋解決辦法； (3) 從經驗中學習。,最近，一些人工智能的發展成果(例如“模糊邏輯”和“神經網絡”)已經初步推出模擬人類思維過程的計算機程序。盡管人工智能還處于相當早期的發展階段，但是越來越多的商業應用產品已經以專家系統的面目出現了。例如通用電氣公司就開發了一種專家系統，幫助解決其生產的柴油機引擎的故障問題。這套專家系統最初是建立在戴維史密斯(David Smith)所收集知識的基礎上的，他是通用電氣公司最好的引擎故障排除專家，在通用電氣公司服務40年后于20世紀80年代末退休。在計算機終端上使用這個系統的新工程師或技術員可以僅用幾分鐘就發現引擎故障。這個系統還能夠向使用者解釋它提供建議的邏輯過程，因此既能做問題的解決者又能做教師。,該系統建立在一個靈活的、類似人類思維過程的基礎上。它能夠通過吸收新知識來更新自己。通用電氣在它所服務的每個鐵路維修店里都裝上了這個系統，從而消除了不能及時進行維護的情況并且大大提高了維護的效率。,管理信息系統改善企業管理工作的一個必不可少的前提是，要建立以計算機為基礎的管理信息系統，即開發出一套量身定做的管理信息系統。系統開發工作的好壞，直接影響到日后管理信息系統工作的成敗，因此必須高度重視管理信息系統的開發。,10.3 管理信息系統的開發與運行,10.3.1 管理信息系統的開發 管理信息系統的開發既是一項科學也是一門藝術，它既涉及到具體技術問題也涉及到管理問題。具體技術問題在計算機學科、信息系統設計學科中有專門講述。本書則是從管理角度出發來論述管理信息系統開發與運行當中需要注意的問題。,1. 管理信息系統開發的條件 管理信息系統能夠給企業帶來效益，但是并不是每一個企業都有能力進行管理信息系統的開發。即使能夠開發，企業由于自身條件的不同，其開發的系統的大小、范圍、功能也會有所不同。因此，企業在管理信息系統開發工作實施之前，應當衡量自身是否具備開發管理系信息系統的條件。,(1) 領導條件。管理信息系統的開發是一項全局性的、系統性的工程。其開發過程周期長、投資大，涉及到的部門多，更多的時候會有一個流程再造的過程，牽扯到個人利益問題，這些問題都是系統開發人員無法解決的。只有企業組織領導親自來抓，縱觀全局，協調各方面的關系，自始至終地充分重視，才能實現各方面利益的均衡。這是建立管理信息系統的首要條件。 管理信息系統最終要在各個業務部門投入應用。因此，需要各個業務部門的管理人員積極配合，與系統分析員共同分析部門的業務流程、數據流狀況，并明確管理信息系統的需求狀況，才能保證開發出來的信息系統發揮實際的作用，得到業務人員的支持和歡迎。,(2) 管理條件。管理信息系統是在科學管理的基礎上發展起來的。只有在合理的管理體制、完善的規章制度、科學的管理方法和完整準確的原始數據基礎上，管理信息系統才能開發和運行。為了適應計算機管理的要求，企業的管理工作必須逐步實現管理工作的程序化、管理業務的標準化、報表文件的統一化、數據資料的完善化與代碼化。 (3) 人才條件。不僅信息系統的開發過程需要人才，管理信息系統的運行更需要人才。管理信息系統開發和運行的過程中，一部分人員可能改變自己工作的性質和內容，還要配備一些新的專業人員，如系統分析員、程序設計人員、計算機操作人員、硬件和軟件維修人員等。因此，必須做好人才的選擇和培訓工作。,(4) 資金條件。管理信息系統的開發需要一定的資金條件。管理信息系統開發過程中，需要購買機器設備、購買軟件、消耗各種材料、支付員工報酬，還會涉及到調試費用、培訓費用等。這些費用和開支都相當大，需要企業自己考慮。因此，在管理信息系統開發之前，企業必須預測開發過程所需要的資金數量和支付時間，制定資金籌措計劃，防止資金斷流，影響整個開發流程。,2. 管理信息系統開發的原則 管理信息系統的開發作為一項系統工程，企業在實施開發時，應考慮到以下幾個原則： (1) 創新原則。管理信息系統不是簡單地用計算機模仿手工作業，而是充分發揮計算機的各種能力去改革傳統的做法。在系統開發過程中要貫徹流程再造的思想，尋找管理中的薄弱環節，優化、簡化企業流程，提高工作效率。,(2) 面向用戶原則。管理信息系統是為管理工作服務的。系統開發成功與否取決于其能否滿足管理人員的要求，應當把管理人員的要求作為開發工作的起點和歸宿。 應當注意的是，用戶的要求是難以一步到位地明確表述出來的，而是隨著開發工作的進展不斷明確和具體化的。因此，在系統開發過程中，領導者應當創造條件，使開發人員與用戶保持密切聯系，進行充分交流。必要時，讓管理人員參與到開發小組當中去。這是開發成功的一個必要條件。,(3) 整體性原則。系統的整體性原則，主要體現在功能目標的一致性和系統結構的有機化方面。傳統的手工信息處理方式，處理手段沒有充分應用計算的功能，而是采用各職能部門分別收集和保存信息、分散處理信息的方式。計算機化的信息管理系統，如果仍然只是簡單地模擬人工處理方式，必然會把手工信息分散處理的弊病帶到新系統中，使大量信息重復，不能實現信息資源的有效共享。因此，必須遵循整體性原則，力求系統的整體優化。要站在整個企業的角度來通盤考慮，克服本位觀念，各職能部門分工、任務安排也要考慮相互協調的問題，局部服從整體。,(4) 動態適應性原則。隨著企業發展規模的擴大以及外界環境的不斷變化，會出現新的管理對象和管理方法。為了適應這種不斷變化的趨勢，管理信息系統必須具備良好的可擴展性和易維護性。能夠與外界環境保持最佳適應狀態的系統，才是理想的系統；不能適應環境變化的系統是沒有生命力的。開發管理信息系統必須具有開放性、超前性的眼光，使系統具備較強的動態適應性。因而，在設計管理信息系統時，一定要留有充分的余地，各種編碼、記錄、文件程序等都要便于變動和更新。,(5) 工程化、標準化原則。系統的開發必須采用工程化和標準化的方法，科學劃分工作階段，制定階段性考核標準，分布組織實施，所有的文檔和工作成果要按標準存檔。一方面便于系統開發人員的溝通和協調，另一方面使得系統未來的修改、維護和擴充比較容易。,3. 管理信息系統的開發方式 管理信息系統的開發方式有多種，如自行開發、委托開發、合作開發、咨詢開發等。每一種方式都有其自身的特點和適應條件。組織可以根據自身資源、技術力量、外部環境等因素進行選擇。下面具體介紹每一種方式各自的特點： (1) 自行開發。自行開發是指企業完全依靠自己的實力進行系統的開發。對于擁有系統開發所需要的人才和技術的企業來說，自行開發是一種較好的選擇。其優點是易于協調，可以保證進度；開發人員熟悉企業情況，可以較好地滿足用戶的要求；方便運行與維護；可以滿足特定的需要等等。其缺點是開發的投資耗費一般較大、周期較長，系統的技術水平和規范化程度往往不高。,(2) 委托開發。委托開發方式也稱為交鑰匙工程，即企業將開發項目完全委托給一個開發單位，系統完成后再交付企業使用。這種方式被采用的不多。因為，管理信息系統開發項目與其他技術改造項目不同，它與企業管理密切相關，需求會經常變化，而開發單位往往由于溝通障礙的存在對用戶需求理解不透，所開發的軟件不能完全滿足企業的要求，而且日后系統的運行和維護也存在一些問題。,(3) 合作開發。合作開發是指企業與外部專業開發單位合作，雙方共同開發。這種方式結合以上兩種方式的優點，一方面借助專業開發單位的經驗和方法提高開發的效率，另一方面本單位人員的參與可以提高系統對本單位實際情況的滿足性，同時有利于日后的運行和維護。因而這種方式被普遍采用。合作開發的主要問題是企業如何選擇合適的開發伙伴。它應該有技術實力，有類似的開發經驗，熟悉行業的特點，一般大專院校和科研院所可以作為考慮對象。必要時，可以采取招標的方式，公開選擇開發伙伴。,(4) 咨詢開發。咨詢開發是指以企業自身力量為主，外請專家作為咨詢的開發方式。外請的專家主要是指系統分析員，由其對自行開發進行咨詢指導，幫助企業作系統的總體規劃和系統分析；而系統的實施由企業自己進行。這種方法是對自行開發方式的一種有效補充。 (5) 外購商品化軟件。近年來，隨著軟件產業的發展，外購商品化軟件作為一種新型的開發方式，既節省時間，又能保證軟件的質量，因其成功率高而被普遍采用。這種方法的不足之處是難以滿足企業的特殊需求，需要進行二次開發。在這種情況下，如果企業不具備二次開發的能力，可以采取外包工程的方式，將系統的完善建設交由專業軟件公司完成。,4. 管理信息系統開發的生命周期 盡管管理信息系統千差萬別，所處理的內容也各不相同，但是一個新的管理信息系統的開發過程都可以劃分為五個主要階段。然后，每個階段再細分為更多的工作步驟，這也就是系統開發的生命周期。,(1) 系統規劃階段。出于競爭激化等外部環境變化的要求，用戶領導將提出開發新系統的請求。有關人員先進行初步調查，然后組成專門的新系統開發領導小組，負責新系統開發中的具體工作，并制定新系統開發進度與計劃。該階段雖然不屬于系統分析與系統設計的正式工作，卻是新系統開發中必不可少的一個重要階段。如果信息系統開發采取外包方式，則本階段還要包括招標過程。 同時系統分析員采取各種方式進行調研，搞清楚現行系統的界限、組織分工、業務流程、資源及薄弱環節，繪制出現行系統的有關圖表。在擁有資料的基礎上，與用戶討論，提出初步的新系統目標，并進行信息系統開發的可行性研究，提交可行性研究報告。,(2) 系統分析階段。系統分析階段是系統的邏輯設計階段。系統分析員使用一系列圖表工具，如數據流程圖、數據字典、各種邏輯處理工具等，構造出獨立于任何物理設備的新系統邏輯模型，并與文字說明共同組成新系統邏輯說明書。系統分析過程也是新系統設計方案的優化過程。,(3) 系統設計階段。系統設計階段是新系統的物理設計階段，系統設計員根據系統的邏輯模型進行物理設計，具體選擇一個物理的計算機信息處理系統。 這個階段要具體進行計算機過程和人工過程的各種詳細設計，除了要選擇合適的硬件、軟件設備之外，還要進行代碼、輸入、輸出、文件、數據庫設計以及程序模塊和處理過程設計等，對于高級系統，還要進行經濟管理模型的設計工作。,(4) 系統實施階段。為了保證程序調試和系統調試順利進行，硬件、軟件人員首先要進行計算機系統設備的安裝和調試工作。為了保證系統的正常操作、測試和運行管理，系統分析人員要對操作人員進行培訓，編制系統操作手冊、使用手冊和有關說明書。此外，程序員要根據程序模塊進行程序設計和調試。 本階段還要進行多種文件和數據庫的建立工作，需要大量人力投入數據收集、整理和錄入。系統調試和轉化也是艱巨的工作，通常在試運行后，新系統即可交付使用。,(5) 系統維護和評價階段。系統本身的復雜性以及人的能力的有限性，決定了在調試工作結束后，不能馬上轉入系統的正常運行，需要有一段修正、改進和考驗的時間。這期間的修改內容是多方面的，如系統的處理過程、程序、文件、數據甚至某些設備和組織的變動。 最后，根據系統的工作質量和經濟效益，例如輸出信息的準確性、系統的可靠性和運行質量、系統的開發費用、使用維護費用等，對新系統做出評價分析報告。 通過以上各個工作階段，新系統代替原系統進入正常運行。但是，系統的環境是不斷變化的，為了使系統能夠不斷適應環境而具有生命力，當系統運行到一定階段時，就會不符合系統的總目標，新的開發需求就出現了，另一個新的系統生命周期就開始了。,10.3.2 管理信息系統的運行 管理信息系統開發完畢就會投入運行。由于管理信息系統不同于傳統的手工信息處理方式，勢必會帶來一些新的管理問題。,1. 安全性管理 安全問題是信息系統管理中一個重要的方面。安全機制實際上是一個在信息系統中如何進行內部控制的問題。隨著近年來信息系統在金融、財會等領域的普及，為保證工作的高效性和合理性，保證各種審計機制的正常運行，內部控制問題的研究日益重要。,目前計算機安全問題越來越引起人們的關注，如何防范對信息系統的破壞已成為信息系統在建設和運行時不可不考慮的重要問題之一。 1) 內部控制機制 對管理信息系統的內部控制包括對信息資源的控制和對人的控制。在某些工作中，控制者需要在網絡上監控被控制者的活動。有時要給予用戶以不同的權限或口令，某子系統只允許具有某種特定權限的人才能進入。對于系統的資源要予以保護，對于越權的作業和錯誤的作業拒絕執行。,構成一個內部控制系統至少應考慮四方面的問題：控制對象、組織機構、工作程序及規章制度。 (1) 控制對象。在構成一個內部控制系統時，首先應識別系統中的哪些資源是系統的貴重資源，系統中的哪部分是容易受到攻擊的，然后再考慮采取何種防護措施。管理信息系統的控制應在信息系統中設置一系列信息控制點。控制信息點應設在系統易受攻擊的附近，這樣才能易于防范。,(2) 組織機構。建立內部控制的組織機構是十分重要的。系統管理中的安全問題應當明確特定責任人，通常他們應該遵循檢查規定定期檢查，并定期提交安全檢查報告。 在技術上，對于信息系統的管理操作往往是通過分配訪問對象權限來確定的，但其前提應當是根據組織結構和業務的需要。信息系統的權限不是因技術水平，而是根據組織目標和組織結構來確定的。在這樣一種制度下，才能夠保證信息系統權限的合理性。,(3) 工作程序和規章制度。信息系統中的安全技術歸根到底是由人來控制的，其控制的對象也包括系統中的人員，僅僅依靠技術還不能完全解決安全問題，內部控制一定要在一系列工作程序和規章制度之上。建立一個信息系統時一定要考慮：系統的人員應如何分工？各有什么責任？應當有哪些明確的規章制度，才能夠保證分工的實現？例如對于具體系統管理員權限的用戶的認定過程，如何進行對權限的分派和修改等，都必須按照明確的工作步驟或遵照規章制度來進行。要嚴格防止權力過分集中、無一定工作程序的控制方法。,2) 信息系統的控制 信息系統可能在運行中出現錯誤，其中包括因系統硬件故障和軟件設計權限所帶來的錯誤，也包括用戶在使用中人為產生的錯誤。通常信息系統為防止人為錯誤產生提供了一些輔助功能。信息系統的控制功能包括系統權限分配、審計跟蹤、系統容錯控制等。 (1) 系統授權。系統授權的方法是對所有的用戶分別賦予一定的權限，沒有特定權限的用戶不能使用某些系統資源。通常在操作系統的權限是以對文件和目錄的操作為單位的，網絡操作系統的權限則涉及到網段、域、站點、工作組、計算機等多種資源。應根據業務特性來設定信息的訪問權限。,(2) 審計跟蹤。審計跟蹤(Audit Trail)指系統除了按規定的處理產生所預定的信息外，還要另外產生或保留一些信息，將這些信息保留起來，一旦發現出錯就可以用來查找錯誤發生的原因。這些信息包括：對特定資源的訪問信息、錯誤發生的時間和原因、意外事件等。 (3) 系統容錯。系統容錯是在設計一個具有高度安全性的系統時必須考慮的問題。由于環境的影響、電場的存在等，有時磁盤的讀寫等可能會出錯，為了保證系統處理時不出錯，通?？梢圆捎么疟P雙工和磁盤鏡像兩種方法。,2. 信息道德問題 隨著信息系統的發展，信息技術對社會產生的影響越來越深刻，從而也產生了越來越多的問題，其中道德問題得到越來越多的關注。比如隱私問題、犯罪問題、健康問題、工作條件問題、個性問題、雇用問題等。因此，信息道德問題也成為管理信息系統中的重要方面。,1) 信息道德涉及的主要問題 信息道德主要涉及以下幾方面： (1) 隱私問題。要樹立標準，在怎樣的安全保障條件下，關于個人或單位的哪些信息必須由他們自己發布，哪些信息他們可以自己保存，而不被強迫發布。 (2) 正確性問題。誰有責任保證信息的權威性、可信性和正確性？誰來統計錯誤并解決它們？ (3) 產權問題。誰擁有信息？信息交換的公平價值是什么？誰擁有傳輸信息的渠道？如何分配這些稀有資源？ (4) 存取權問題。哪些人有取得信息的特權？在哪種條件下有哪些安全問題？,2) 信息道德的原則 道德問題不同于法律問題，法律問題一方面要加強法律觀念教育，另一方面要按照法律條文嚴格執法。道德問題只能通過長期的潛移默化的教育來改變。在處理信息技術以及其他新技術所帶來的問題時，有四項道德原則：,(1) 勻稱原則。信息技術所帶來的好處必須超過其損害或風險，即不能再有別的比其好處多而損害少的方案。 (2) 或許原則。對信息技術的影響應事先知道，并同意接受風險。 (3) 公正原則。必須公平地分配技術的好處和負擔。誰得到益處誰就應當承擔風險份額。誰沒有得到益處，就不應當承受重大風險。 (4) 風險最小原則。即使以上三原則均被接受，技術的實現也應盡可能地避免不必要的風險。,一些信息專業組織也制定了自己的道德準則，例如：數據處理聯盟，簡稱：DPMA(Data Processing Management Association)；計算機聯盟，簡稱：ACM(Association for Computer Machinery)；計算機專業認證協會，簡稱：ICCP(Institute for Certification of Computer Professional)；美國信息技術聯盟，簡稱：ITAA(Information Technology Association of America)。,下面我們謹以數據處理聯盟(DPMA)為例來作介紹。 對客戶的道德要求 (1) 經一切努力保證自己具有最新的知識和正確的經驗，以適應工作需要。 (2) 避免興趣上的矛盾，并保護客戶已經意識到的任何潛在的矛盾。 (3) 保護客戶委托給我們的信息的隱私性和機密性。 (4) 不錯誤地表達和刪除源于事情的信息。 (5) 不企圖利用客戶的資源獲得自己的好處，或做任何未經批準的事情。 (6) 不利用計算機的缺點得到個人的好處或達到個人的目的。, 對社會的道德要求 (1) 用我們的知識傳播給社會。 (2) 盡我們最大的努力，保證得到社會的信任和應用。 (3) 支持、尊重和服從地區、州和聯邦法律。 (4) 不錯誤地表達和刪除公眾關心的源于問題和事情的信息，也不允許這種已知的信息擱置作廢。 (5) 不利用個人或秘密的知識，不以任何非法的形式得到個人的好處。, 對專業的道德要求 (1) 忠于自己所有的專業關系。 (2) 當看到非法或不道德的事件時，應采取合適的行動。然而當反對任何人的時候，必須堅信自己是有理的、正確的、負責任的，并不帶任何個人情緒。 (3) 盡力與其他人共享自己的專業知識。 (4) 和他人合作以達到了解知識和識別問題。 (5) 在沒得到特殊許可和批準的情況下，不利用信譽去做其他工作。 (6) 不利用他人缺乏經驗和知識去占便宜，以得到個人利益。,10.3.3 信息系統運行中的管理問題 信息系統和技術在管理中的應用，能夠增強管理者協調和控制組織行為的能力，幫助管理者更為有效地做出決策，現代計算機信息系統已經成為任何組織結構中的核心部分，對管理者和組織都有重要的影響。,1. 管理信息系統對組織結構的影響 企業的組織結構與信息系統存在著相互依賴和相互促進的關系。管理信息系統主要在以下幾個方面對組織結構產生影響。,(1) 組織結構扁平化。傳統的集權型組織結構呈現出金字塔形狀，由于管理幅度的限制，位于組織高層的領導不能夠直接從底層員工處獲取各類決策信息，只能從中層領導那里得到關于企業運作情況的信息，信息傳遞過程太長，容易造成信息失真和決策遲緩。管理信息系統建立以后，高層領導可以方便地得到詳細的基層信息，許多決策問題也不必再由上層或專人解決。因此，對中層管理人員的需求將會減少。這種趨勢導致企業決策權力向下層轉移并且逐步分散化，從而使企業的組織結構由原來的金字塔型向組織結構扁平化方向發展。,(2) 信息流水平化。現今隨著三層網絡系統(即主機服務器客戶機系統)的增長，近年來組織內部的計算機網絡得到了快速的擴張。電子郵件系統、電子化共享文檔軟件程序的開發以及企業內聯網的發展都加速了這種趨勢，由此產生的重要結果就是組織內水平信息流的增長。隨著計算機網絡在組織內部的廣泛應用，傳統的組織邊界將被打破，組織體系將更趨于扁平化。由此，組織績效也將得到提高，這是因為要想達到一流的效率、質量、創新和顧客響應度，管理者必須打破部門間的壁壘，而組織內的計算機網絡就是這樣的工具。 上面兩點可以用圖10-2來直觀顯示管理信息系統對組織結構的影響。,圖10-2 管理信息系統是如何影響組織結構,(3) 虛擬辦公室。隨著互聯網絡的發展和移動通信技術的普及，管理人員可在旅途中處理公務，和同事或上下級進行方便的聯系，甚至在家中工作。近年來，一些公司取消了固定辦公室，員工們主要依靠計算機辦公，他們在辦公室沒有固定的座位，在任何辦公桌上使用計算機就可以工作。這種辦公室稱為虛擬辦公室，有些公司干脆成為虛擬組織。由于現代社會通信和信息交流的便利性，虛擬組織可像實體組織一樣進行公司業務運作。,(4) 增強了企業過程重組的成功率。企業過程重組(BPR，Business Process Reengineering)是指由于外部環境眾多因素的快速變化，企業組織結構和組織流程不能停留在現有的水平之上，而應考慮運作方式及管理過程等的重新設計，其中也包括組織結構的重新設計。這也是BPR的起因和基本思想。管理信息系統除了對企業管理效率的提高和成本的降低具有明顯作用之外，還有更深層次的促進企業運作方式和管理過程的變革等作用。這些信息是通過遵循信息的規律，采用全新的信息資源開發與利用方式，安排合理的信息流轉路徑來實現的。因此，信息系統對BPR起到關鍵作用，它是BPR的技術基礎，也是BPR成功的保證。信息系統的建設與BPR同步或者交錯開展，可以明顯提高BPR的成功率。,2. 信息系統和競爭優勢 競爭優勢是企業在市場競爭中取勝的關鍵因素。先進的信息技術能明顯提高一個組織的競爭優勢。實際上，對競爭優勢的研究推動了信息系統的發展和應用。 管理信息系統主要通過以下幾個方面來增強或者提升組織的競爭優勢：通過增強管理者的決策能力，執行支持系統和決策支持系統之類的管理信息系統能夠幫助一個組織增強它的競爭地位。同樣地，通過減少管理層次，現代信息系統能夠直接提高一個組織的效率。效率之所以能夠提高的原因之一是先進的信息系統能夠減少執行組織行為所需的雇員人數。,例如，伊士曼-柯達公司生產工廠的管理層次曾一度達到了13個，這阻隔了負責生產的總經理和工廠工人的聯系?，F在，在信息系統的幫助下，管理層減少到4層。與此類似，英特爾公司發現，通過增加其信息系統的復雜性，能夠將組織體系的層次從10個減為5個。,除此之外，通過增加水平信息流、打破分隔部門的壁壘，計算機網絡能夠使管理者提高質量和顧客響應速度，并更加勇于創新。蓮花公司開發了Lotus Notes系統，它們的經歷表明了信息系統是如何加快產品開發的。蓮花公司的管理者發現，通過使用他們自己的Notes技術，在亞洲和歐洲的程序員可以和美國的同行進行文檔和信息的實時共享，因此幾乎能夠并行地開展工作。結果，一種新產品的日文版能夠在其英文版發行后34周內上市，而不是像在應用Notes之前需要34個月。,3. 管理信息系統實施的障礙 盡管有很多優點，但是在組織中實施先進的計算機信息系統絕非易事。實施中困難的因素包括技術問題、個人用戶的抵制和組織內的政治對立。 (1) 技術問題。成功實施信息系統的一個主要障礙是缺乏一致的技術標準。不同的計算機和通訊設備生產商可能使用不同的技術標準。例如，制造IBM主機所依據的技術標準和康柏服務器或蘋果電腦是不同的。這些不同的標準很難將不同的設備集成為一個很吻合的計算機網絡，依據不同的標準設計的設備也可能發現相互之間很難“交談”。,(2) 個人用戶的抵制。如果一個組織的信息系統沒有被充分利用，則表明存在來自個人用戶的抵制。一項研究表明，很多管理者沒有使用他們的決策和執行支持系統。其主要原因包括對技術的恐懼(技術恐懼癥)、不能認識技術的力量以及缺乏內部員工的支持。如果技術能夠對用戶友善，使先前沒有計算機使用經驗的管理者們易于訪問，那么抵制會有所減少。用戶友善性增強方式包括具有吸引力的圖形用戶界面，幫助使用者瀏覽和使用系統的易于交互的下拉式菜單等。充分的訓練加上稱職的內部支持人員，對管理者理解他們所支配的系統有很大的幫助，從而可以鼓勵他們使用系統。,(3) 政治對立。信息系統可