ERP系統 采購模塊培訓,TCL空調事業部 運營與信息管理部 09.07,目 錄,什么是采購,采購員向供應商買材料給工廠生產使用,采購員根據確定的供應協議和條款，按照規定的采購價格和供貨比例，并在對供應商送來的樣品確認后向供應商買材料給工廠生產使用,采購員根據確定的供應協議和條款，在對供應商送來的樣品確認后，按照規定的采購價格和供貨比例以及物料需求計劃，以采購訂單的形式向供應商發出需求信息，并要求供應商及時送貨，確保物料按時到達并入庫，以支持工廠正常生產使用,目 錄,基礎資料管理,采購員,供應商,采購員：定義哪些用戶屬于采購員 物料分類：定義哪些采購員管理哪些物料分類 組織物料：屬于物料分類的物料都屬于管理物料分類的采購員管理,供應商：需要在系統中維護供應商資料 供應商-付款方式：供應商資料中定義為該供應商付款的付款方式(電匯、商承、銀承) 組織供應商：定義相同供應商在不同組織內的屬性，如財務屬性 組織供應商是否使用系統：是則表示供應商能夠使用采購訂單入庫，否則表示供應商不能使用ERP系統，只能用送貨單入庫了。 組織供應商是否使用B2B：是則表示供應商可以使用B2B系統,B2B系統是我司給供應商使用的一套為處理與我司業務往來的交互平臺 組織供應商財務屬性：定義供應商應收及應付的會計科目,基礎資料管理,物料,物料：只有物料的生產類型為采購件才能用于采購模塊使用 物料分類：十分重要的一個概念。物料均按照大類和小類進行了分類。涉及到采購員、是否備損、領料限額、有無樣品確認單、是否質檢、供貨比例管理、采購計劃生成以及諸多報表的查詢 組織物料：定義相同物料在不同組織內的屬性，其中包括采購屬性 采購屬性采購批量：是指在一定時期內進貨總量不變的條件下，使采購費用和儲存費用總和最小的采購批量 采購屬性最小采購量：是指每次采購量不能低于此值 采購屬性運行提前期：是指供應商處理訂單到交貨的時間 采購屬性質檢提前期：是指接收到入庫之間質量檢查的時間,供應商管理,采購價格,供貨比例,采購合同：采購合同是公司與供應商簽訂的正式價格協議，其內容規定了具體的物料在一個具體時間范圍內的正式采購價格。采購付款前進行發票匹配時必須要有采購正式價格。 暫估價格：為保證公司的采購業務正常運行，在正式價合同沒有簽訂之前，系統采用暫估價格作為采購入庫價格。,供貨比例：同一種物料分類或同一種物料對所有供貨的供應商進行的采購比例分配。 供貨比例的設置：在綜合評定了供應商的價格、產能、供貨水平及服務后綜合評定的一個比例。供貨比例直接影響采購訂單的采購量以及供應商的送貨量，是采購模塊里一個十分重要的資料設置。,樣品確認,樣品確認：在供應商供貨之前需要對所采購的物料要求供應商送來樣品進行確認其質量和品質。只有送樣合格后，才能夠下達采購訂單,目 錄,采購計劃流程圖,采購計劃,采購計劃的目的：提高采購員下達采購訂單的效率的同時，能夠更合理的執行供貨比率。 采購計劃的生成：MRP運算完畢后，會根據物料分類或物料自動將采購建議根據建議日期按照供應商的供貨比例進行合理分配。然后再根據采購員所管理的物料分類，為每個采購員自動生成采購計劃訂單。系統每次在產生采購計劃前，會自動把沒有批準的采購計劃刪除掉。 采購計劃的分配：采購員每天根據自己的采購計劃訂單，對系統分配給每個供應商的采購量進行調整，形成實際分配量，以適應實際的采購需求。 采購計劃的規則控制： 1、沒有維護物料分類，則這部分物料的采購建議將不會分配到任何采購員，所以物料分類的準確維護是十分重要。 2、沒有維護供應商的供貨比例，則這部分物料的采購建議不會顯示在采購計劃中。 3、每次采購計劃量的分配都應該盡量貼近物料或物料分類的實際供貨比例。 4、沒有定義價格(既沒有正式價又沒有暫估價)和需要樣品確認但是卻未進行樣品確認的物料不允許提交采購計劃單 采購計劃的審核：采購計劃審核完畢后將自動產生采購訂單。,采購物流流程圖,送貨通知單的產生：根據需求訂單、生產訂單和委外訂單的訂單需求，以及結合倉庫及車間庫存，計算出當天的生產缺料信息，將缺料信息根據供應商的供貨比例進行分配，從而生成針對每個供應商的送貨通知單。,目 錄,發票匹配,采購入庫：供應商送貨過來后，倉庫要對貨物進行入庫，此時采購入庫單上的取價原則是系統有正式價取正式價，沒有正式價就取暫估價 無票應付暫估：在物料采購入庫后，財務就可以在系統中對入庫單產生無票應付暫估的憑證，其會計分錄為： 借：原材料-內購材料 貸：應付賬款-暫估應付款 發票匹配：物料采購入庫后，就可以通知供應商開具發票了，供應商開了發票后在B2B中進行發票金額匹配采購入庫單(簡稱：發票匹配)，發票匹配完畢后就可以進行采購付款操作了。 應付賬款有票：發票匹配完成后，財務就可以在系統中對材料采購發票做應付賬款有票的憑證，沖銷無票應付暫估，其會計分錄為： 借：應付賬款-暫估應付款 應交稅費-應交增值稅-進項稅額-17% 材料成本差異-物料成本差異 貸：應付賬款-應付款(有票),目 錄,MRP運算基本概念,MRP運算：MRP也叫物料需求計劃，是一種根據生產計劃中采購材料作為需求量，交貨日期作為需求日期，結合采購計劃及當前庫存綜合考慮計算出滿足當前生產需要采購的日期及需要采購的量，以保證每一天都達到零庫存的理想狀態。 MRP運算的結果：其結果是建議，一個是建議的需求量，一個是建議的需求日期 建議需求量的組成：建議需求量=當前庫存+在單量-毛需求量 其中當前庫存 =正式倉庫存+待檢倉庫存+安全庫存 在單量=準備和下達狀態的采購訂單的采購件的未結量 毛需求=準備和下達狀態的生產訂單(總裝和兩器)中的領料清單中的采購件的未結量+需求訂單中采購件的未結量+委外訂單中采購件的未結量 建議需求日期：不好解釋，與MRP建議的分類一起講解,MRP運算建議分類舉例說明,1、當當前庫存+在單量毛需求時：,2、當當前庫存+在單量毛需求時：,建議關閉或減少采購訂單,建議下達采購訂單,MRP運算建議分類舉例說明,3、當某一天的庫存量為負數，但總庫存量+總在單量毛需求時：,建議將約定交貨日大于當天的采購訂單提前并減少該采購訂單或關閉多余的采購訂單,MRP運算建議分類舉例說明,4、當某一天的庫存量為負數，但總庫存量+總在單量毛需求時：,此時需要判斷當天后是否有采購訂單，若有，則提前；若沒有則建議下達采購訂單。 若有采購訂單并建議提前了，但是當天庫存量仍然為負數，則需在當天再建議下達采購訂單 若有采購訂單并建議提前了，當天庫存已滿足，但其后某天庫存為負數，則再那天再重復以上判斷,另外，MRP運算還會考慮到采購批量、最小采購量、安全庫存、質檢提前期等因素的影響，這里就不一一講解了,采購計劃基本概念,采購計劃的計算原理：采購計劃是根據MRP運算的結果(即采購建議)通過物料或物料分類的供貨比例采用蹺蹺板原理分配給每個供應商的。其中對于供貨比例有幾個概念十分重要。 計劃比例：指在供貨比例基礎資料中定義物料分類或物料的供貨比例。 累計比例：指一個月內該物料該供應商的實際采購量/該物料的總采購量 差異比例：指計劃比例與累計比例之間的差值，原則上累計比例越接近計劃比例，即差異比例越小越好，說明供貨比例執行的比較好。 執行比例：指本次采購計劃中的實際計算的比例，采用蹺蹺板原理，將該物料或該物料分類所有的建議量全部分配給差異比例最大的供應商。,采購計劃舉例說明,1、MRP運算結果,2、供貨比例,2、采購計劃結果,缺料計算產生送貨通知,缺料運算：根據生產訂單的訂單需求，結合倉庫及車間庫存以及已派送貨通知量，計算出當天的生產缺料信息。 缺料計算公式：缺料數=當前庫存+在單量-毛需求量 其中當前庫存 =正式倉庫存+待檢倉庫存+安全庫存 在單量=當天送貨的所有送貨通知量+送貨單的未送貨量 毛需求=需當天生產的生產訂單的未結量 送貨通知的產生：缺料信息表通過對每個物料對應供應商的供貨比例進行分配計算，得出每個缺料的