第一部分 檔案資料收集、管理整理基本要求土地整治信息檔案管理是指對項目運行和積累的文件資料進行收集、整理、歸檔、保管、移交、利用等一系列工作。信息檔案是項目管理工作的重要組成部分。土地開發(fā)整理項目管理暫行辦法規(guī)定：“項目申報單位應(yīng)做好項目成果有關(guān)檔案管理工作，從項目申報到驗收通過的有關(guān)文件和資料，要收集整理，立卷歸檔，妥善保管。”土地整治項目信息檔案是土地整治項目驗收及后評價必不可少的材料。同時，國土資源信息化建設(shè)不斷推進，土地整治也需要建立完善信息系統(tǒng)，實現(xiàn)土地整治規(guī)劃以及項目管理的數(shù)字化、信息化，而項目管理的數(shù)字化、信息化需要以大量的項目信息檔案資料為基礎(chǔ)。一、 項目資料收集、整理與歸檔的重要性和重要意義1、重要性項目資料的重要性表現(xiàn)在一下幾個方面：（1）項目資料是項目全過程的真實寫照，也是將來接受各級部門檢查、審計和處理經(jīng)濟糾紛的重要憑證；（2）項目資料是工程質(zhì)量控制的重要依據(jù)，對工程質(zhì)量審查及工程質(zhì)量事故的追查起查考作用；（3）項目資料對工程建設(shè)的審計及懲治腐敗起查考作用；（4）對其他工程起借鑒參考作用。 2、重要意義全面反映項目管理的過程，及時了解工程建設(shè)情況，為工程建設(shè)管理提供必要的工程決策信息，有利于加強對工程的監(jiān)督，有助于提高以后項目的工程管理水平。二、當前檔案資料管理主要存在的問題1、部分文件原件不齊全個別行政部門、設(shè)計、監(jiān)理、施工單位下發(fā)的重要文件是復印件，難以滿足工程資料檔案管理的質(zhì)量標準要求。2、部分檔案資料填寫存在誤差有的原始資料不能做到與工程同步進行，導致檔案資料與事實產(chǎn)生誤差，造成了各種建材的質(zhì)保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設(shè)和質(zhì)量；有的原始資料不按分類要求成冊，成冊的缺少目錄或目錄不準確。3、原始簽證資料格式不規(guī)范部分監(jiān)理和施工單位原始資料未統(tǒng)一內(nèi)容和格式，而是在施工過程中，不斷增添內(nèi)容和更換種類，資料格式不統(tǒng)一、不規(guī)范，不便統(tǒng)一裝訂組卷。有的資料員在資料編制過程中，一方面由于對工程進度不了解，資料的內(nèi)容不能與實際的施工進度情況相符；另一方面，不熟悉施工工藝操作過程，在資料表格編制的過程中，出現(xiàn)該有的項目內(nèi)容沒有填，不該有的項目內(nèi)容卻填了。原始資料的文字字跡潦草，使用不規(guī)范的漢字，甚至還有錯別字，修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字，給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。4、竣工資料移交不及時不能按規(guī)定及時移交工程竣工資料，造成統(tǒng)一管理的時間延誤，甚至導致竣工資料丟失。5、檔案管理混亂，無專人負責主要表現(xiàn)在檔案收集存檔時檔案資料雜亂混雜，不能分門別類歸檔；無專人管理，或管理人員無相關(guān)管理知識，只是對資料進行簡單的羅列和存放。三、項目檔案的歸檔項目檔案是指從項目前期工作、實施管理、竣工驗收到交付使用及后期管護各階段所形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，所以必須建立項目檔案管理制度。項目建設(shè)過程中，項目承擔單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等應(yīng)在各自得職責范圍內(nèi)負責項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作，屬于項目承擔單位歸檔范圍的檔案資料，有關(guān)單位應(yīng)按時、保質(zhì)、保量移交項目承擔單位，項目承擔單位應(yīng)對移交檔案資料的單位技術(shù)負責人履行審核簽字手續(xù)。項目資料可以按文書類、技術(shù)類、財務(wù)類和其它類進行分類；也可以按立項階段、實施準備階段、施工階段、驗收準備階段、驗收階段和后續(xù)利用管護階段等分類。項目檔案資料登記應(yīng)按性質(zhì)和時序分別進行。項目檔案歸檔時間，可分階段在單位工程或單項工程完工后進行收集、整理，項目竣工驗收后，一個月內(nèi)應(yīng)完成檔案的歸檔工作。四、項目檔案歸檔原則1、檔案資料應(yīng)“便于檢索”。2、檔案資料應(yīng)分門別類歸檔。3、卷內(nèi)文件材料排列有序以保持文件之間的有機聯(lián)系。4、案卷標題簡明扼要能充分說明卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容。5、卷內(nèi)頁號、目錄、備考表和案卷封皮各項內(nèi)容填寫清楚、正確、完整；卷內(nèi)文件無金屬物，破損的文件必須立即修復。6、案卷裝訂牢固、美觀；檔案分類、組卷科學便于保存和利用。五、項目檔案歸檔文件土地開發(fā)整理項目驗收規(guī)程（GB/T1013-2000）附錄中規(guī)定了土地整治項目技術(shù)檔案的基本內(nèi)容。主要包括：反映工作過程的主要文獻。其中又包括反映任務(wù)來源的主要文獻，如有關(guān)上級部門批準的規(guī)劃、項目設(shè)計、項目實施方案、等有關(guān)文件、項目實施部門上報的申請書和上級的批復、項目批準部門與項目實施部門之間簽訂的合同、項目批準部門下達的項目任務(wù)書及其它重要文件。反映部署的主要文件，如土地整治實施過程中的重要會議紀要、重要問題的書面匯報、有關(guān)領(lǐng)導檢查指導工作的談話記錄等。反映驗收情況的重要文獻，如規(guī)劃、項目設(shè)計等成果、竣工驗收和評審驗收的會議記錄、總結(jié)紀要與材料以及驗收部門的意見書和竣工驗收結(jié)論等。各個工作環(huán)節(jié)的主要信息技術(shù)成果。包括土地整治規(guī)劃成果；土地整治項目規(guī)劃、設(shè)計成果；各個工作環(huán)節(jié)的輔助性信息技術(shù)成果等。根據(jù)土地開發(fā)整理項目驗收規(guī)程（GB/T1013-2000）附錄C、河北省土地整治項目管理暫行辦法對與項目建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載項目建設(shè)主要過程的文件和具有保存價值的各種載體均屬于歸檔范圍。主要包括：1、前期工作文件 項目踏勘、立項報卷、審批、招投標等項目準備階段形成的文件。2、監(jiān)理文件 監(jiān)理單位在工程施工監(jiān)理過程中形成的文件。3、施工文件 施工單位在工程施工中形成的文件。4、檢查、竣工驗收文件 在項目檢查、竣工驗收活動中形成的文件。5、后期管護文件 在項目竣工驗收交付使用后的后期管護活動中形成的文件。備查資料表序號分類內(nèi)容1項目立項審批資料項目建議書及申報文件，可研報告及入庫批準文件、報部備案文件，規(guī)劃設(shè)計及投資預算，項目計劃和預算批準文件，資金撥付文件，項目核查有關(guān)文件。2招投標資料招標公告，招標文件，投標文件，評標報告，招標標底編制文件，中標通知書。3實施管理資料項目實施方案，領(lǐng)導機構(gòu)文件，管理制度，會議紀要，項目建設(shè)大事記，設(shè)計變更資料、竣工報告。4合同協(xié)議資料設(shè)計、監(jiān)理、施工、勘測合同，補償協(xié)議，管護協(xié)議，其他協(xié)議。有關(guān)單位資質(zhì)材料。5監(jiān)理資料監(jiān)理規(guī)劃、細則、月報、日記，質(zhì)量、進度、投資控制資料，監(jiān)理工作總結(jié)報告。6施工管理資料施工組織設(shè)計，施工月報、日記，質(zhì)量事故記錄，單元工程質(zhì)量評定資料，施工質(zhì)量檢測資料，工程計量原始記錄，竣工圖紙，施工管理工作總結(jié)報告。7權(quán)屬管理資料權(quán)屬調(diào)整公告、方案、協(xié)議，權(quán)屬管理工作總結(jié)報告。8財務(wù)檔案竣工決算資料9驗收資料歷次驗收成果資料。10影像資料照片，錄像。11其他審計資料，工程管護資料，設(shè)計工作總結(jié)報告。六、歸檔質(zhì)量要求1、歸檔的項目文件應(yīng)為原件。2、歸檔文件材料的內(nèi)容、形式及其深度必須符合國家及省有關(guān)項目設(shè)計及預算、制圖、招投標、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。3、歸案文件的內(nèi)容必須真實、完整、準確、清晰、系統(tǒng)。4、歸檔文件應(yīng)文字清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。5、歸檔文件應(yīng)采用能夠長期保存，耐久性強不易褪色的書寫材料書寫、繪制，圖紙為計算機出圖。6、按施工圖施工沒有變動的，利用施工圖改繪竣工圖，必須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。7、歸檔的聲像資料均應(yīng)標注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。七、資料組卷及編碼要求檔案文件組卷應(yīng)遵循下述要求：（一) 組卷方法 卷盒內(nèi)同一類型連續(xù)文件的排列嚴格按文件的時間自然形成規(guī)律排列。卷內(nèi)文件的排列原則：文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。圖紙按專業(yè)排列，現(xiàn)狀圖、規(guī)劃圖和竣工圖在前，施工設(shè)計圖在后，設(shè)計圖中同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。（二) 編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在下角。成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。（三) 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)目錄式樣應(yīng)寫明序號、文件編號、文件題名、日期、頁次。序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1 依次標注。文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。文件題名：填寫文件標題的全稱。日期：填寫文件形成的日期。頁次：卷內(nèi)文件次序頁碼。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。八、項目檔案資料目錄土地開發(fā)整理項目檔案資料目錄編號檔案內(nèi)容承擔單位監(jiān)管單位建設(shè)單位監(jiān)理單位施工單位備注項目立項設(shè)計階段1項目呈報書2項目設(shè)計書（設(shè)計文本和預算）及電子文檔3項目單體工程圖及電子文檔4項目規(guī)劃圖（比例尺1:2000-5000）；5標注項目區(qū)的土地利用總體規(guī)劃圖或者土地整治規(guī)劃圖及電子文檔6勘測定界圖和勘測定界技術(shù)報告及電子文檔7標注項目區(qū)的標準分幅土地利用現(xiàn)狀圖及電子文檔8有關(guān)農(nóng)村集體經(jīng)濟組織的意見9省國土資源廳、省財政廳下發(fā)的建設(shè)任務(wù)和投資預算通知10省中心下發(fā)的項目建設(shè)任務(wù)和投資預算的函項目實施階段一、前期準備階段資料1項目實施方案附審查意見2組織實施資料2.1項目實施領(lǐng)導機構(gòu)及辦事機構(gòu)設(shè)立文件2.2領(lǐng)導機構(gòu)及辦事機構(gòu)制度2.3領(lǐng)導機構(gòu)及辦事機構(gòu)會議記錄2.4實施宣傳、征求意見相關(guān)資料3項目公告資料二、項目招投標資料1招投標領(lǐng)導小組文件2招標公告3招標文件4中標單位投標文件5評標文件6中標通知書7其他三、項目合同資料1項目測量合同如由市統(tǒng)一簽訂的合同，則市中心需全部存檔，否則只存施工合同和協(xié)議2項目設(shè)計合同3招投標代理合同4施工合同和協(xié)議5監(jiān)理合同6工程結(jié)算審計合同7工程移交及管護協(xié)議8其它合同及協(xié)議四、監(jiān)理資料（6類）1監(jiān)理工作總結(jié)單獨裝訂2項目工程質(zhì)量評估報告3綜合性文件成果資料3.1監(jiān)理工作指導文件3.1.1項目監(jiān)理規(guī)劃3.1.2監(jiān)理實施細則3.2監(jiān)理工作記錄文件3.2.1第一次工地會議紀要3.2.2監(jiān)理例會會議紀要3.2.3專題工地會議紀要3.2.4專題報告3.2.5監(jiān)理工程師通知單及其回復單3.2.6監(jiān)理工作聯(lián)系單3.2.7監(jiān)理月報3.3監(jiān)理合同備查資料3.4施工承包合同以及合同變更的補充協(xié)議文件3.5施工招投標文件3.6項目實施管理機構(gòu)與第三方簽訂的材料采購、設(shè)備訂貨等合同3.7規(guī)劃設(shè)計及其批復文件3.8施工設(shè)計及其說明文件（如有）3.9設(shè)計交底與圖紙會審會議紀要3.10其他監(jiān)理工作指令文件及來往函件3.11項目現(xiàn)場監(jiān)理機構(gòu)設(shè)置及人員配置文件3.12項目監(jiān)理日志3.13監(jiān)理人員監(jiān)理日記3.14監(jiān)理巡視記錄3.15旁站監(jiān)理記錄3.16收發(fā)文登記4質(zhì)量控制文件成果資料4.1工程材料構(gòu)配件設(shè)備報審表4.2工程施工測量、放線報驗申請表4.3不合格項目通知4.4質(zhì)量事故報告和處理意見4.5工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備進場報審表及附件備查資料4.6工程施工測量、放線報審表附件4.7見證取樣送檢試驗報審文件4.8工程項目質(zhì)量驗收劃分報審文件4.9分項工程質(zhì)量報驗申請表、工程驗收記錄（含評定表）4.10分部、單位工程質(zhì)量報驗申請表、工程驗收記錄（含評定表）4.11合同段工程竣工報驗單、合同段工程竣工驗收申請報告、質(zhì)量評定表、竣工驗收記錄、質(zhì)量控制資料檢查記錄4.12隱蔽工程質(zhì)量報驗申請及驗收記錄4.13其他有關(guān)工程質(zhì)量控制的文件編號檔案內(nèi)容承擔單位監(jiān)管單位建設(shè)單位監(jiān)理單位施工單位備注5進度控制文件成果資料5.1施工組織設(shè)計（施工方案）報審表5.2施工進度計劃報審表5.3工程開工/復工審批表及項目開工令5.4工程暫停令5.5工程總進度調(diào)整計劃和階段性進度計劃報審文件5.6工程延期報告及審批5.7現(xiàn)場組織機構(gòu)及主要人員報審文件備查資料5.8施工組織設(shè)計、施工方案、施工總進度計劃5.9重要、復雜的專項工程施工方案報審文件5.10其他有關(guān)工程進度控制的文件6投資控制文件6.1工程竣工結(jié)算審核意見書成果資料6.2費用索賠報告及審批備查資料6.3工程款支付申請及工程款支付證書（含工程款支付申請表附件）6.4工程竣工結(jié)算報批文件及附件6.5工程量申報及審批文件6.6工程變更文件（含工程變更申請、批復及費用報審與簽認）6.7設(shè)計變更申請及批復6.8其他有關(guān)工程造價控制資料五、施工資料（7類）1施工技術(shù)準備文件（監(jiān)理簽認）成果資料1.1施工組織設(shè)計報審表（附施工組織設(shè)計）1.2設(shè)計交底有關(guān)記錄及會議紀要1.3施工方案（措施）報審表（附施工方案）1.4合同段、單位、分部工程開工令（附合同段、單位、分部工程開工報審表）1.5施工測量、放線報審表2工程變更文件（含工程變更申請、批復及費用報審與簽認）3設(shè)計變更申請及批復（含圖、工程量、預算及單價分析表）備查資料4施工材料質(zhì)量證明文件及復試試驗報告成果資料4.1鋼材、水泥、紅磚（空心磚）、其他材料、構(gòu)件出廠質(zhì)量證明文件、現(xiàn)場見證取樣送檢委托單、試驗報告4.2砂、石現(xiàn)場見證取樣送檢委托單、試驗報告4.3砂漿實、混凝土驗室配合比委托單、實驗室配合比通知單4.4砂漿、混凝土試塊強度試壓試驗報告4.5路基壓實度等相關(guān)試驗報告（如有）4.6檢測單位資質(zhì)證明（復印件蓋章）5工程質(zhì)量驗收文件5.1分項工程質(zhì)量報驗申請表、工程驗收記錄（含評定表）成果資料5.2分部、單位工程質(zhì)量報驗申請表、工程驗收記錄（含評定表）5.3合同段工程報驗申請表、工程驗收記錄（含評定表）5.4質(zhì)量控制資料核查記錄5.5隱蔽工程質(zhì)量報驗申請及驗收記錄5.6輸水工程通水試驗記錄、水源工程的防滲試驗記錄、設(shè)備安裝試運行記錄編號檔案內(nèi)容承擔單位監(jiān)管單位建設(shè)單