存貨管理內部控制制度(暫行) 主材庫管理制度1 主材庫管理基本要求 準確、及時、安全、快速1、 賬管員1.1.1 負責入庫原紙條碼打印，保證條碼打印無誤；1.1.2 負責出、入、退庫原紙信息的錄入，包括晨龍軟件、速達軟件，保證所錄入信息準確無誤；1.1.3 負責及時與車間過磅員核對出、退庫數據，發現領料單填寫錯誤必須當即退回過磅員重新填開；1.1.4 根據庫管員反饋的貨位變動信息，及時更新數據庫數據，負責原紙實際擺放貨位與數據庫貨位數據的一致；1.1.5 配合財務部人員核對出、入、退庫原紙數據；1.1.6 及時報送各類報表，保證報表信息無誤；2、 庫管員1.2.1 負責與司機共同規劃原紙區位，并上報主管領導批準，應詳細掌握原紙區位信息；1.2.2 原紙到廠，嚴格按照第四條“標識使用規則”標記原紙信息、粘貼條碼，保證所標記信息準確無誤，所粘貼條碼準確、牢固；1.2.3 負責指定入、退庫原紙區位，并將區位信息及時傳遞至叉、抱車司機及賬管員；1.2.4 根據生產車間所需原紙，及時、準確向叉、抱車司機傳遞信息1.2.5 負責與車間過磅員核對車間實際領用原紙數量，并在領料單上準確標注實際領用原紙數量；1.2.6 庫管員應及時復查入、退庫原紙區位，發現不符現象，應及時通知司機進行調整，司機不得無故拖延工作；1.2.7 庫管員對原紙區位的準確性負責，并配合相關部門對原紙倉庫進行實物盤點，保證賬實相符。3、 叉、抱車司機1.3.1 嚴格按照第五條“原紙碼放規則”碼放原紙，杠身所注原紙信息顯露在外，相鄰兩貨位原紙之間需預留適當寬度通道，方便庫管盤點；1.3.2 配合庫管員，及時將車間所需原紙運送至指定位置；1.3.3 發現區位內貨位不足，應及時通知庫管員，便于庫管員重新安排區位，若時間較緊，也可先行碼放，后將信息傳遞至庫管員；1.3.4 不得隨意跨區調整原紙區位，必須調整的，應及時通知庫管員后予以調整；1.3.5 根據庫管員提供信息，準確將入、退庫原紙碼放至指定區位，對原紙準確入位負責；1.3.6 在插、抱原紙過程中應謹慎駕駛、操作，嚴禁刮擦原紙杠身，若有損壞，按第十條“主材庫員工行為規范”規定進行賠償。2 其他相關部門職責1、 財務部2.1.1 及時對原紙購、用、存進行會計記錄，根據供應部提供的單價信息錄入軟件；2.1.2 審核“入庫單”、“領料單”；2.1.3 抽查主材庫賬、實記錄，參與主材庫盤點。2、 質檢部負責購進原紙的質量檢驗，出具檢驗報告。3、 生產車間2.3.1 負責及時、準確向主材庫庫管提供車間生產所需原紙信息；2.3.2 機臺操作員負責保存所耗原紙條碼，如須退頭，必須將原條碼復貼于所退原紙杠身之上，否則，倉庫庫管員有權不予退庫；2.3.3 車間過磅員負責對所退原紙進行過磅秤重，并將原紙信息按照第四條“標識使用規則”進行標注，對標識不清的原紙，倉庫庫管員有權不予退庫；2.3.4 車間過磅員應及時與倉庫賬管員核對“領、退庫”原紙數據，辦理領、退料手續。3 主材庫區位劃分1、 劃分原則3.1.1 區位劃分以倉庫地理條件，根據地面分塊情況劃分區位；3.1.2 原紙區位確定以每排最外側原紙杠芯所在位置確定本排原紙所處區位；3.1.3 庫管員可結合幅寬、種類對具體原紙進行位置劃分，也可將每區位細分為若干貨位，具體分布可參考南、北庫分布圖。2、 北倉庫3.2.1 根據實際地理條件，每區塊長6米，倉庫南側自西向東劃分為23個區位，北側為單排，以倉庫中部航吊軌道起點為界劃分為2個區位，共計25個區位。3.2.2 北庫區位編號自01至25號，預留區位自26至30號；3、 南倉庫3.3.1 根據實際地理條件，每區塊長7米，倉庫分為東、中、西三部分，共21個區位；3.3.2 倉庫西部區位編號自北向南編為31至37號，中部自北向南編為38至44號，東部自北向南編為45至51號；4 標識使用規則1、 粉筆標識4.1.1 在外購紙入庫時，使用白色粉筆在原紙廠家標簽下方標識，沒有廠家標簽的可在紙卷中下部標識，內容主要包含：廠家-原紙類型-規格 重量（單位Kg）入庫日期例如：耀華 高瓦140*1400 1100Kg 08.6.28原紙類型也可用公司規定字母表示（見附件一）；4.1.2 在原紙領用后，發生退頭時，重新標識；4.1.3 在發現原有粉筆標識不清晰無法確認信息時，重新標識。4.1.4 標識要求字體工整、標識規范、清晰，易于識別。2、 條碼標識4.2.1 使用軟件在錄入原紙入庫時自動產生，內容主要包含：廠家、原紙類型、規格、初始入庫重量、入庫日期條碼信息包括：原紙類型、規格、入庫日期、入庫序號4.2.2 粘貼位置在粉筆標識下方離原紙下沿2-3厘米處。粘貼要求平整，完好，不易脫落。原紙領用時如未來需要退頭，機臺操作人員需妥善保管條碼，在原紙退頭時，重新按要求粘貼回紙身。條碼發生破損應及時通知倉庫人員補打條碼重新粘貼。粉筆標識原廠標簽條碼標識5 原紙碼放規則1、 根據倉庫高度及地理條件合理擺放，易于查找，易于取放。2、 以貨位中最內側碼放原紙為基準直線碼放（南庫中部以東側碼放原紙為基準），標識應以內側原紙為統一標準，方向垂直于碼放基準線。兩排原紙以30-40厘米為間距。3、 豎直方向保持杠芯與地面垂直平穩，保證安全。標識4、 在原紙使用中應以根據成本最優，先進先出，紙頭優先使用的原則使用，碼放標準應符合此原則的實行。6 主材庫入庫操作規程1、 外購原紙進廠后，由供應部或供貨方通知紙庫庫管員，庫管員應做好接收原紙準備;2、 庫管員根據供應商提供的原材料出庫磅碼單逐一對實物進行外觀檢驗并核對原紙信息,確認無問題后填寫檢驗通知單，通知檢驗人員進行驗質，質管部出具物資檢驗單并轉交供應部和庫管員；3、 外購原紙經檢驗無質量問題，庫管員在原材料出庫磅碼單上標注區位信息，賬管員據此打印條碼，并將相關信息錄入軟件；4、 庫管員及時安排貨物稱重，辦理入庫手續，根據第四條“標識使用規則”對入庫原紙進行粉筆標識、條碼標識，并標注入庫區位；5、 庫管員標識完畢后，及時通知叉抱車司機卸車，叉、抱車司機根據標識區位，按照第五條“原紙碼放規則”，將原紙碼放于指定區位；6、 凡外購不合格原紙，因客觀原因需卸車存放的，應放置在規定區域，做出相應的標識以防止非預期使用。7、 入庫結束后，由紙庫辦理正式的入庫手續，如手續不齊全或有特殊情況，應出具臨時收到條兩份（一份倉庫留底，一份交供貨方或供應部門）。7 主材庫領用出庫操作規程1、 生產車間應于生產開始前40分鐘向倉庫提供原紙請領單，原紙請領單應按月裝訂歸檔；2、 庫管員依據生產車間的原紙請領單，確認區位，通知叉抱車司機從相應區位取出所需原紙；3、 如無相應規格原紙，應及時通知生產車間及相關部門或相關領導調整用紙，或依據權限調整用紙；4、 庫管員根據生產產品分別認真核對并詳細登記所耗原紙生產廠家、種類、規格、重量、條碼信息；5、 庫管員督促車間領料人員完成領料手續的辦理，及時將領料單交于賬管員，賬管員據此錄入軟件；8 主材庫退庫操作規程1、 生產車間退庫操作流程8.1.1 車間機臺操作人員負責粘貼退庫原紙條碼；8.1.2 車間過磅人員對退庫原紙進行過磅稱重，并核對條碼、種類、規格、生產廠家，重新標注修改后的粉筆標識，對所退原紙紙頭進行粘貼，檢查退庫原紙的條碼粘貼情況；8.1.3 庫管員核對并登記原紙條碼及相關退庫重量等信息、對區位信息進行標注，發現條碼粘貼不牢、信息標注不清晰、不完整的，有權不予退庫；8.1.4 庫管員督促車間領料人員完成退料手續的辦理，及時將退料單交于賬管員，賬管員據此錄入軟件；2、 紙庫退貨操作流程8.2.1 對需退回生產廠家的原紙，由供應部相關人員向庫管員出具清單，庫管員通知叉抱車司機從相應貨位取出原紙；8.2.2 庫管員詳細登記原紙條碼及相關退貨信息；8.2.3 庫管員開具退貨原紙的出庫證，并對裝車原紙核對名稱、規格、數量、單杠標號、單杠噸重、生產廠家；8.2.4 賬管員根據相關單據錄入退貨原紙數據。9 主材庫賬物管理規范1、 庫管負責原紙的保管，做好防火、防潮、防盜、防變質工作；2、 嚴格驗收入庫、出庫手續，庫管員必須親自到場發貨，做到手續完整，不重、不漏、不混，數字準確；3、 庫管員賬目記載清楚，做到賬物相符；4、 當班工作必須當班完成，不得交于接班工作人員，嚴格按照第十條“主材庫員工行為規范”進行交接班工作；5、 賬管員數據錄入準確，報表報送及時，按要求報送各類報表；6、 對積壓超過6個月的原紙進行統計，及時上報相關領導； 10 主材庫員工行為規范1、 庫管員監管插抱車司機工作過程，發現因司機操作不當造成損壞，庫管員應在原紙本上作出標示，當事人簽字后上報主管，損失由當事人承擔；2、 早7：30上班進廠，7：35簽到，過時按遲到處理，每次罰款10元；4個小時內未到廠工作，按曠工一天處理，加罰50元；3、 下班時雙方必須進行交接，辦理交接班手續，手續不全者罰款50元/次，交接內容：當天工作內容、車輛記錄、倉庫原紙數量變動表；4、 每周一早上開例會，7：20份到廠簽名，遲到處罰同上；5、 上班前及當班期間嚴禁飲酒，酒后上崗罰款200元/次，當班期間飲酒罰款200元/次，并勸其休息，按曠工處理；6、 進廠必須統一著裝，要求儀表整潔、言語文明，禁止穿拖鞋進廠，女工進廠后要盤起頭發，男工不得坦胸露背，杜絕安全事故；7、 對外來車輛司機要熱情服務、耐心周到、詳細講解，不吃、拿、卡、要。做到廉潔自律，服務客戶。發現收受司機錢物者，扣當月工資并辭退；8、 當班期間，不允許睡覺、脫崗、玩電腦、打牌等，發現一次罰款50元，并通報批評；9、 庫內衛生，按區域劃分，責任到人，司機與庫管共同清掃，保證庫內整潔；10、 庫內照明由司機負責，早7：00必須關掉電源；11、 做優秀員工，當合格司機，以己為榜，帶動他人，鉆研業務，提升自己。11 原材料盤點程序1、 盤點安排11.1.1 倉庫庫管交接班時進行自盤；11.1.2 財務部定時不定時進行抽盤；11.1.3 財務部會同供應部于季度末對倉庫進行盤點；11.1.4 財務部會同供應部等相關部門于年度決算前進行全面盤點；2、 自盤11.2.1 倉庫庫管應予每天交接班時對“入、退”庫區位內原紙數量進行盤點；11.2.2 當班庫管應對本班工作期間“出、入、退”庫原紙數量變動情況按區位進行統計，必須于交接班前編制“倉庫原紙數量變動表”（見附件二）； 11.2.3 接班倉庫庫管按照交班庫管編制的“倉庫原紙數量變動表”與交班庫管共同對交班庫管工作期間發生“入、退”庫的區位原紙數量進行自盤，確定無誤后在“倉庫原紙數量變動情況表”上簽字確認；11.2.4 “倉庫原紙數量變動情況表”應分月裝訂成冊以備核查。3、 抽盤11.3.1 抽盤人隨機抽盤，抽盤比例為30%左右；11.3.2 抽盤時，由保管配合，標明未辦妥手續、及代管貨物；11.3.3 抽盤后，由抽盤人填寫抽盤表，抽盤人和保管簽字認可，發現盈虧，填寫“盤點盤虧匯總表”報生產副總。4、 年終全面盤點11.4.1 年終全面盤點由財務部會同供應部等部門制定盤點計劃。11.4.2 盤點人員包括盤點人、協點人和監盤人：盤點人由盤點小組指定，負責點量工作；協點人由倉庫搬運人員擔任，負責盤點時物資搬運；監盤人由財務部門派員擔任，負責盤點記錄。11.4.3 盤點日由公司財務部門在盤點計劃中確定。11.4.4 盤點人按實際盤點數詳實記錄“盤點表”，由盤點人、監盤人共同簽注姓名、時間；盤點表發生差錯更正，必須在更正時，由盤點人、監盤人及時簽字確認。11.4.5 盤點完畢后，由財務部門將“盤點表”中的盈虧項目加計金額填列“盤點盈虧匯總表”，并與供應部共同提出分析報告，經財務部經理審核報總經理。12 表單填寫規則1、 任何單據及報表原則上不得涂改；2、 “入庫單”、“領料單”嚴格禁止涂改現象；3、 各類報表可采用劃線更正法，更正人須簽章。13 獎罰措施詳見附件三。14 附則本制度由財務部、供應部負責解釋，經總經理簽發后執行。附件一：原紙類型代碼表序號原紙類型原紙類型代碼01A級紙A02茶板C03美廢F04黃美廢H05進牛J06進牛白板K07進牛涂布L08木漿M09國產白板S10國產涂布T11瓦楞W12高強瓦楞X附件二：南庫原紙數量變動表時間：X年X月X日（交班人） 單位：杠區位上班結存入庫出庫退庫本班結存01區02區25區合計交班人：（簽名） 接班人：（簽名）注：1、向東廠借出、借入原紙視同出庫、入庫處理；2、北庫報表格式同南庫。附件三：主材庫員工工