金碟財務軟件手冊往來管理往來管理本章內容提要： 核銷往來業務 往來對賬單查詢 賬齡分析表 合同管理在會計之家窗口，單擊往來按鈕或從查看菜單中選擇“往來”。進入往來業務處理窗口，如下圖所示。圖7-1核銷往來業務一、案例說明：首先我們通過一個案例來說明一下如何使用核銷往來業務：（一）使用核銷往來業務的前提條件：1. 會計科目有進行往來業務核算的科目（即會計科目屬性中選擇了“往來業務核算”選項）2. 進行往來業務核算的憑證已經過賬（二）案例：案例：在第四章的憑證錄入案例中，我們已經輸入了一張往來核算業務的憑證（收到上海一百貨款8500元），假設之前我們銷售給上海一百一批電子保健器，價值是8500元，那么收到這筆款項并進行憑證過賬后，我們就可以在“核銷往來業務”進行核銷操作。操作步驟：1、 在“往來管理”模塊點擊核銷往來業務，設置如下圖過濾窗口：2、 確定后進入核銷窗口，如下圖：系統提供了兩種核銷方式：手工核銷和自動核銷3、 直接點擊自動核銷按鈕，系統會自動將業務編號相同、金額相等、借貸方向相反的記錄進行核銷，并打上核銷標記“*”號。4、 如果手工核銷，可以直接雙擊需要核銷的記錄即可。當然如果手工核銷的金額不等，退出該界面時系統會給予提示，會影響賬齡分析表的正確性。因此建議使用“自動核銷”功能進行核銷。二、功能說明：在“往來管理”模塊選擇“核銷往來業務”后，系統彈出選擇科目、項目代碼及幣別對話框，在這個對話框中選擇進行往來核算的會計科目、項目代碼及幣別后確定，系統就會將所選科目及對應幣別的往來業務資料列示出來。圖7-2在核銷往來業務處理窗口中，您可以選擇自動核銷往來業務資料，也可以手工核銷往來業務資料。單擊“自動核銷”按鈕，系統即開始將所有的往來業務資料進行自動核銷。系統自動核銷的原則是：將同一業務編號中，（對多核算項目還必須往來單位、部門代碼、職員代碼也相同），且余額為零的那一筆以前的所有的往來業務資料核銷掉。手工核銷是將系統不能自動核銷的往來業務資料，采用手工核銷的方式進行核銷。方法很簡單，只要雙擊要核銷的那一筆往來業務資料即可，核銷后可看到在“核銷”欄中加注了“*”。同樣已核銷的資料可再次雙擊取消核銷標志。注意事項：系統不支持部分核銷功能，因此進行手工核銷時，如果借貸方金額不等，系統會給予提示，由用戶選擇是否繼續。建議用戶不要繼續，因為不等核銷會造成賬齡分析表不正確。“按業務編號匯總”選項可以反映單獨每一個業務編號的余額情況，如果沒有選擇該選項則按每筆業務反映余額。往來對賬單查詢一、設定往來對賬單查詢條件單擊往來對賬單查詢，系統彈出查詢條件輸入窗口，如下圖所示：圖7-3在此窗口中設定各項條件，系統按輸入的條件生成往來對賬單。會計科目：選擇要輸入哪一個科目的往來對賬單，如果會計科目為空值，則表示要輸出所有下設往來核算的會計科目。項目類別：選擇要輸出哪一個核算項目類別的往來對賬單，選擇后只輸出涉及該類別往來業務的往來對賬單。項目代碼起止范圍：選擇要輸出賬齡分析表的核算項目代碼起止范圍，只有在此范圍內的核算項目往來業務才會被輸出。截止日期：輸出到到此日期為止的往來核算業務對賬單。幣種：選擇要輸出何種幣別的往來業務對賬單數據，在此窗口中可以選擇各種已預設的外幣幣別。如果選擇所有幣別，則往來對賬單中將發生的所有幣別的往來業務都顯示出來供查詢。包含未過賬資料：在輸出往來對賬單時，由此項來控制往來對賬單中所包含的資料范圍。如不選擇此項，則只輸出已過賬資料的往來對賬單數據。包括已核銷往來業務：選擇往來對賬單中是否包含已經核銷完畢的往來業務資料。選擇此項時，對于查詢往來業務的發生過程有很大的幫助。不需要小計：如果選擇此項時，往來對賬單將無小計。二、瀏覽、查詢往來對賬單在往來對賬單查詢條件設定完畢之后，單擊確定按鈕，系統即彈出往來對賬單窗口，如下圖所示：圖7-4在往來對賬單中，系統是以往來業務編號來識別和排列往來業務內容的，在同一個科目中按照不同的業務編號分別進行小計。在同一幣別的往來對賬單中，系統還可以提供所有往來業務總的借方合計、貸方合計以及總余額數據。在此窗口中的單價(余額)小數位數和憑證錄入窗口中單價小數位數是一致的，且最大可達6位。此處計算顯示的單價，是該筆業務當前余額除以該筆業務當前累計數量的結果。此外還可用光標移動或滾動條來瀏覽查看往來業務數據資料，同時可查看相應憑證。在往來對賬單中，當會計科目為多核算項目，例如：對往來單位、部門、職員同時核算，此時所發生的業務反映在往來對賬單中，只有滿足“業務編號、往來單位、部門、職員”完全相同時，系統才予以匯總為一條分錄，否則，系統將分類以不同的分錄列示。點擊工具條中的記錄移動器，或選擇查看菜單的第一個科目、上一個科目、下一個科目、最未一個科目可以查看其他科目或其他往來單位的往來對賬單數據。三、打印在文件菜單中選擇“打印”選項，或單擊工具條中的打印按鈕，系統將當前的往來對賬單從打印機中打印輸出。 四、打印預覽在文件菜單中選擇“打印預覽”選項，或單擊工具條中打印預覽按鈕，系統將往來對賬單按打印輸出的樣式，顯示在屏幕上，以供查看、調整。五、退出在查詢及其他處理完成之后，單擊退出按鈕即可退出往來對賬單查詢，返回到往來管理窗口。六、往來賬的跨年管理賬套進行年結后，系統將本年度的賬套備份文件路徑自動追加到賬套管理數據庫中。從此以后當需要查找以前的往來賬時，系統將根據賬套管理文件的有關路徑自動打開往年賬套文件并查找往來賬務信息。賬齡分析表賬齡分析表主要是用來對設置為往來核算科目的往來款項余額的時間分布進行分析。一、案例說明：下面我們接著本章第一節的案例進行比較說明：案例：我們在2000.3.1銷售給上海一百一批電子保健器，價值是8500元，2000.3.31收到這筆貨款8500元。1、 如果我們沒有進行往來核銷，查詢賬齡分析表的結果如下圖：可以看出：1-20天：-8500 21-60天：85002、 如果進行了往來核銷，查詢賬齡分析表的結果如下圖： 可以看出：關于這筆應收賬款的數據不再顯示在賬齡分析表中。3、 通過比較，我們可以看出只有進行了往來業務核銷，才能正確反映出賬齡分析表，幫助企業正確分析往來業務的賬齡情況。二、功能說明：（一）設定賬齡分析表查詢條件在往來管理窗口中，單擊賬齡分析表，系統即可彈出賬齡分析表條件設置窗口，如圖7-5所示：圖7-5在此窗口中，您可以設定賬齡分析表輸出的范圍，以及賬齡分析表的時間段劃分等項目條件。會計科目：在此輸入框中輸入要進行賬齡分析的會計科目代碼。要注意，此處所選的科目代碼必須是下設往來業務核算的科目。如果沒有下設往來業務核算，則會輸出一張空白賬齡分析表。反之，則輸出賬齡分析表。截止日期：分析往來業務的賬齡截止日期，即某項往來業務計算時間的截止日期，系統默認查詢賬齡分析表的當天日期。在這里您可以輸入您需要的截止日期。幣別：選擇要查詢賬齡分析表貨幣幣別。賬齡分組：在此處可定義您的賬齡分析表欄目結構，即您自己的賬齡分組標準。系統預設了4種分組標準如圖所示，您可以根據需要自行修改。在修改賬齡分組時，您只要直接修改天數即可，系統會自動更新。圖7-6（二）瀏覽查詢賬齡分析表在設置完查詢條件之后，單擊確定按鈕，系統即進入賬齡分析表查詢窗口。在賬齡分析表中要注意多核算項目科目。例如：當會計科目設置了下圖所示的往來單位、部門、職員核算項目時，系統將往來單位、部門、職員完全相同的往來賬匯總為一分錄，對往來單位、部門、職員不完全相同的往來賬以另一分錄顯示。換一種解釋即：系統在賬齡分析過濾條件下，以 往來單位+部門+職員 對往來賬匯總。（三）打印在文件菜單中選擇“打印”選項，或單擊工具條中的打印按鈕，系統將當前的賬齡分析表從打印機中打印輸出。（四）打印預覽在文件菜單中選擇“打印預覽”選項，或單擊工具條中打印預覽按鈕，系統將賬齡分析表按打印輸出的樣式顯示在屏幕上，以供查看、調整。（五）退出在查詢及其他處理完成之后，單擊退出按鈕即可退出賬齡分析表查詢。合同管理 合同類別 歷史合同數據輸入 新增合同 合同審批 合同查詢及兌現 合同結束 合同報表一、背景說明合同管理是與采購、銷售和資產管理相聯系的，比如采購業務中的購銷合同；銷售業務中的銷售合同；資產管理中資產租賃合同、在建工程分包合同等等。合同的種類也是多種多樣的。企業在經營管理過程中，加強對合同的管理是維護企業自身利益的有效手段。二、流程說明：合同管理應遵循的流程是：本系統僅對上述步驟中有方框標示部分進行處理，其他不做考慮。（一） 合同管理功能說明：合同管理是與往來業務密不可分的，故系統將合同管理的功能放在“往來”中。用戶通過合同管理可以實現合同臺賬管理、合同業務管理部門與財務的往來核對、適時查詢合同的兌付情況等操作指南：在“往來管理”窗口，系統顯示合同管理有關項目。1、合同類別功能說明：在“合同類別“中主要是進行定義“類別名稱”和定義“合同兌現科目”的功能。具體的功能有：1、新增、修改和刪除“合同類別”；2、關閉“合同類別”“合同類別”包括“類別名稱”和“合同兌現科目”兩方面的內容；操作指南：單擊“合同類別”，進入“合同類別”界面，如下圖：圖7-7在合同類別界面可以新增“類別名稱”和“合同兌現科目”；也可以對已錄入的“類別名稱”和“合同兌現科目”進行修改和刪除。“合同兌現科目”既可以手工錄入，也可以通過F7鍵進行選擇錄入，或點擊可選框進行選擇錄入。合同類別的設定是開始進行合同管理必做的第一步工作。2、歷史合同數據錄入功能說明：“歷史合同數據錄入”的功能主要是：初始化合同錄入初始化兌現信息錄入審核合同合同結束結束初始化操作指南：一、初始化合同錄入合同的初始化是指啟用本系統后，對已有合同的初始資料的錄入。單擊“歷史合同數據錄入”進入“合同序時簿”界面，如圖：圖7-8在該窗口可以對合同進行新增、修改、刪除、審核、銷章、查詢過濾、合同結束、結束合同初始化、合同序時簿的預覽和打印、合同單據預覽和打印等功能。1、新增合同錄入新增加的合同及相關兌現記錄資料。單擊工具條中“新增”按鈕或從菜單“編輯”中選擇“新增”，即進入“合同單據”的錄入界面，如圖所示：圖7-9系統對合同項目進行固定設置，具體項目內容是：合同類別、合同編號、登記日期、合同名稱、合同項目、項目地點、對方名稱、我方簽約代表、對方簽約代表、簽約日期、期限、合同是否結束、預算價、結算價、押金、合同總額、經辦人/其他、合同內容、兌現信息、備注、制單人、審核人等。合同錄入人也是合同的修改人，非該合同的錄入人只能查看該合同資料，不能修改。合同錄入中，合同編號不能重復，即使是不同合同類別的合同編號也不能重號。在合同單據上方的工具欄中，選擇“兌現”，合同單據中的“合同內容”部分自動改為合同兌現信息的輸入框，系統對兌現信息進行固定設置，具體內容是：日期、摘要、對方科目、收款金額、付款金額、是否是押金。“兌現”按紐可以對合同內容和兌現信息進行相互轉換。如圖所示：圖7-102、修改合同用于修改已錄入的合同單據，單擊工具條中“修改”按鈕或從菜單“編輯”中選擇“修改合同”，即進入“合同單據”的修改界面，修改完畢后，單擊“確定”返回。對已審核的合同不能再做修改，必須先取消審核，再做修改。3、刪除合同用于刪除已錄入的合同單據，單擊工具條中“刪除”按鈕或從菜單“編輯”中選擇“刪除合同”，系統提示是否刪除，確認刪除單擊“是”，否則單擊“否”。對已審核的合同不能再做刪除，必須先取消審核，再做刪除；或者對已結束的合同進行刪除。4、查詢過濾 在合同序時簿中可以對合同進行過濾查詢，單擊“過濾”，出現合同查找框，如下圖：圖7-11其操作方法分別在“內容”、“比較關系”、“比較值”列選擇或填值，可以錄入多個條件，并在“邏輯”列中選擇“且”或“或”，同時還配合“未結束”、“已結束”、“全部”中的任一選項；“未審核”、“已審核”、“全部”中的任一選項，最后單擊“確定”進入“合同序時簿”界面。5、審核合同合同審核是對錄入的合同進行審核，不是對兌現信息的審核。經審核完畢的合同不能再對合同項目進行修改、刪除，但不影響兌現信息的錄入與修改。在合同序時簿中選擇需要審核的合同，單擊工具條上的“審核”按紐，進入該合同的合同單據體，單擊單據體上的“審核”按紐進行審核。如果已經進行了審核，則再按“審核”按鈕后會消除原審核簽章，即該合同又變為未經審核狀態。已審核的合同在沒有結束該合同的前提下，可以進行銷章，審核人選擇需要銷章的合同，單擊審核按紐進入合同單據，再單擊合同單據中的“審核”按紐，即可以銷章。已經審核過的合同內容，必須先銷章，然后才能修改。審核人與制單人不能為同一個操作員，否則系統拒絕審核簽章。6、成批審核、成批銷章系統提供了成批審核、成批銷章功能，以減少用戶的操作時間。在合同序時簿文件菜單，單擊“成批審核”即可。成批銷章的方法類似成批審核。7、合同結束合同結束是指對已經審核的合同及已經全部實現兌現信息的合同的封存歸檔。合同結束前應先審核合同；已結束的合同不能再對合同項目和兌現信息進行新增、修改和刪除。可以對已結束的合同進行刪除，包括該合同的項目和兌現信息的徹底刪除。選擇需要結束的合同，單擊工具條上的“結束”按紐，或打開“編輯”選擇“合同結束”，進入合同單據界面，單擊合同單據中的“合同結束”即可。8、結束初始化結束初始化是對合同初始化的關閉。在合同序時簿中的“編輯”菜單中，選擇“結束初始化”。一旦結束初始化，則系統將自動關閉初始化界面，初始化錄入的所有內容都不能再做修改，并且這一過程是不可逆的。9、預覽、打印合同可以對合同單據進行預覽、打印，系統并提供了合同單據的套打格式；還可以對合同序時簿進行預覽、打印。10、引入、引出在合同序時簿中，打開“文件”菜單，可以引入合同、引出合同、引出合同序時簿。在合同引入過程，對于相同合同號的合同引入，系統會提示“指定的數據文件中沒有符合引入條件的記錄”，用戶可以先修改本合同序時簿中合同編號，再引入。3、新增合同功能說明：“新增合同”的功能是：1. 錄入合同2. 打印合同3. 引入、引出合同操作指南：1、錄入合同根據系統給定的合同項目內容，錄入合同內容。提供合同錄入單。對該單提供錄入人、審核人等兩個操作員。錄入的合同未經審核前，可以進行修改和刪除。進入“新增合同”界面，直接新增合同。合同錄入人也是合同的修改人，非該合同的錄入人只能查看該合同資料，不能修改。合同錄入中，合同編號不能重復，即使是不同合同類別的合同編號也不能重號。系統對合同項目進行固定設置，具體項目內容是：合同類別、合同編號、登記日期、合同名稱、合同項目、項目地點、對方名稱、我方簽約代表、對方簽約代表、簽約日期、期限、合同是否結束、預算價、結算價、押金、合同總額、經辦人/其他、合同內容、備注、制單人、審核人。在“新增合同”界面，只能錄入合同單據及合同內容，不能錄入合同的兌現信息。在合同序時簿中，單擊某條合同或兌現記錄，進入合同單據內容的修改狀態，同時也可以查看合同的兌現信息，但不能修改兌現內容。未審核的合同可以修改、刪除。選擇需要修改或刪除的合同，單擊“修改”進入合同單據進行修改；單擊“刪除”，系統提示“是否刪除XXX號合同”，選擇“是”或“否”。4、打印合同與初始化合同中的預覽、打印功能一樣，系統同時提供合同的套打功能。5、引入、引出合同在合同序時簿中，打開“文件”菜單，可以引入合同、引出合同、引出合同序時簿。在合同引入過程，對于相同合同號的合同引入，系統會提示“指定的數據文件中沒有符合引入條件的記錄”，用戶可以先修改本合同序時簿中合同編號，再引入。4、合同審批在合同序時簿中選擇需要審核的合同，單擊工具條上的“審核”按紐，進入該合同的合同單據體，單擊單據體上的審核按紐進行審核。即可以進行單筆合同的審核，也可以對成批合同進行審核。已審核的合同在沒有結束該合同的前提下，可以進行銷章，審核人選擇需要銷章的合同，單擊審核按紐進入合同單據，再單擊合同單據中的“審核”按紐，即可以銷章。同時，系統還提供了成批銷章的功能，即將已審核的全部合同進行銷章。經審核完畢的合同不能再對合同項目進行修改、刪除，但不影響兌現信息的錄入。5、合同查詢及兌現功能說明：“合同查詢及兌現”的功能是：1. 錄入“兌現信息”2. 生成憑證3. 合同結束4. 查詢合同序時簿5. 打印合同序時簿6. 追述查詢合同、憑證7. 引出“合同序時簿操作指南：1、錄入“兌現信息”合同的兌現信息是指合同在執行過程中的貨幣支付情況。兌現信息的錄入內容有：日期、摘要、對方科目、收款金額或付款金額。在錄入收款金額或付款金額時，系統會實時更新“合同余額”。合同余額小于0時，系統會預警提示。在合同序時簿中，先選定需要錄入兌現信息的合同，再選擇工具欄的“兌現”，或在“編輯”中選擇“兌現合同”，進入合同單據的兌現信息的輸入框，系統對兌現信息進行固定設置，具體內容是：日期、摘要、對方科目、收款金額、付款金額、是否是押金。見下圖：圖7-12“兌現”按鈕可以對合同內容和兌現信息的查看進行相互轉換。在合同兌現信息的錄入界面，可以查看合同內容，但不能修改。在合同序時簿中可以對合同進行過濾查詢，單擊“過濾”，出現合同查找框，可以對合同進行條件查詢。2、生成憑證錄入“兌現信息”界面對需要生成憑證的兌現信息，系統提供生成憑證功能，并將生成的憑證日期、憑證字和憑證號自動回填到“憑證信息”中。錄入完一筆兌現信息后，將光標移開，在工具欄中單擊“憑證”，或用“F5”，或在“編輯”中選擇“生成憑證”，則系統自動產生一張尚需完善的憑證。3、合同結束合同結束前應先審核合同；已結束的合同不能再對合同項目和兌現信息進行新增、修改和刪除。可以對已結束的合同進行刪除，包括該合同的項目和兌現信息的徹底刪除。選擇需要結束的合同，單擊工具條上的“結束”按紐，或打開“編輯”選擇“合同結束”，進入合同單據界面，單擊合同單據中的“合同結束”即可。4、查詢合同序時簿提供合同查詢功能，按照過濾條件進行查詢，并增加按扭“未啟用、在啟用、已關閉”三個合同執行狀態的過濾框。查詢過濾條件為：（無）、登記日期、合同代碼、合同名稱、合同類別、項目、項目地點、對方名稱、備注、我方簽約代表、對方簽約代表、簽約日期、期限開始日期、期限結束日期、預算價、結算價、押金、合同總額、合同余額、制單人、審核人、經辦人等。在合同序時簿中可以對合同進行過濾查詢，單擊“過濾”，出現合同查找框。5、打印合同序時簿合同序時簿可以在“查看”菜單中進行頁面設置，可以預覽、打印。6、追述查詢合同、憑證在合同序時簿中，雙擊某條記錄，可以查看該條記錄的合同單；選擇“兌現”，可以查看該合同的兌現信息，再在兌現信息中點擊某條記錄，可以查看相應的憑證。7、引出合同序時簿系統為了更方便的滿足用戶的特