/smsp1982企業管理升級中若干問題的思考深入湖州蠶花娘娘蠶絲被有限公司企業實踐報告2009年12月至2010年6月，根據學校關于教師深入企業參加業務實踐活動的要求以及分院、教研室的具體部署，本人利用畢業班課程提前結束的空閑時間、寒假以及課余時間，分兩個階段，完成了為期7個月的以ERP項目實施為主要內容的企業實踐任務，其中2009年12月至2010年2月為脫產實踐（共3個月），2010年3月至2010年6月為半脫產實踐（共4個月）。在半年多的企業經歷中，接觸并熟悉了企業在采購、銷售、倉儲、財務、人事、行政等方面的基礎工作，認識了這些工作的內容、流程、特點與處理方式；重點熟悉了ERP軟件，了解了軟件的財務、供應鏈、人事、辦公自動化、生產管理等模塊的基本功能、應用原理與應用方法；接觸并參與了企業ERP初級實施過程，在系統購置、財務應用、銷售應用、采購應用、倉管應用等方面提出了建議，并幫助解決了一些技術問題；對企業管理、產品研發、業務開拓、產品營銷等主體業務進行了深入的了解；融入企業員工集體并體會了企業創建與業務拓展過程中主要業務的工作內容、工作方法與工作策略，加深了對企業尤其對創業的感受。在整個實踐與認識過程中，以下幾方面的收獲比較明顯，感受也尤其深刻：一、進銷存業務流程與表單設計蠶花娘娘的銷售業務于2010年年初正式開始，浙江電視臺、東方電視臺等媒體的廣告都已打響，對于伴隨公司創業的任何一名員工，這都是一件令人振奮的事。同時，對于銷售部等主要職能部門的各崗位人員來說，業務啟動了，相關的管理與核算也就立即啟動緊緊跟上了。初時，銷售環節的業務流程設計稍有滯后，發貨單開好了，但匯總表還沒有定型，而且暫時主要由手工方式處理的業務流程規范也沒有確立，尤其是銷售與財務、倉庫間的協調與銜接程序有點模糊，各類表單如訂單、發貨單、出庫單等雖然已經使用，但各環節沒有協調到位，顯得有點匆忙。因為暫時業務較少，客服部的小王、小毛等暫時還能夠憑借對總體業務的把握將思路理出來，但一段時間后，業務量擴大了，如果一直憑借人工記憶與電話聯絡，客服人員的精力就可能不夠用了。銷售訂單與銷售發貨單以及銷售發票的填制是銷售業務核算的重要組成部分，訂單流程、發貨單流程等對會計核算有比較直接的影響。所以，當務之急是設計定型各類單據以及各項匯總表單，同時建立有序的表單傳遞路線。對表單的設計與匯總表的編制，作為實習生在以下方面提出了一些建議，并直接參與了一些表格的設計與制作過程：（1）建議協調各環節使用表單的項目、格式與流程，表單設計定型后不宜變動，同時確定表單傳遞路線，固定流程并嚴格按標準流程操作，為下一步應用供應鏈管理軟件打好基礎。（2）鑒于銷售、財務、倉庫地點分散，產品銷售業務量必將擴大等特點，建議盡快啟用軟件來管理購銷存各環節的工作。（事后引進并使用了金蝶K/3軟件）（3）參與設計了比較規范的訂單、發貨單、銷售發票的登記表與匯總表，并對表單中的指標數據公式的設計提供了技術指導，幫助制作了主體業務匯總表格，確定了其中的主要指標。在表格制作中，應用了EXCEL軟件中加載項的功能，以及SUMIF、IF、COUNTIF等標準函數，建立起不同工作表的直接關聯，解決了匯總指標數據的自動生成與實時更新問題。比較復雜的公式如：=SUMIF(團購訂單!D3:D65500,完整被被芯,團購訂單!H3:H65500)+SUMIF(代理商訂單!D3:D65490,完整被被芯,代理商訂單!H3:H65490)+SUMIF(自營訂單!D3:D65500,完整被被芯,自營訂單!H3:H65500)+SUMIF(樣品領用!D3:D65500,完整被被芯,樣品領用!J3:J65500)+SUMIF(內部銷售訂單!D3:D65500,完整被被芯,內部銷售訂單!H3:H65500)=SUM(IF(樣品領用!$F$3:$F$65500=XDXR0904350001,IF(樣品領用!$D$3:$D$65500=燈芯絨休閑小睡被,樣品領用!$L$3:$L$65500,0),0)等等，這些公式既有連環嵌套等高級應用方式，又融入了程序設計的基本原理與典型技術，在此，運用這些技術可以說也是對利用EXCEL完成會計核算工作的知識與技能的挑戰。二、金蝶K/3系統的功能與結構為提高企業管理水平，尤其是提高企業管理信息化水平，蠶花娘娘公司與湖州創源軟件開發有限公司合作，引進了金蝶K/3軟件，這是一個適合中型企業使用的ERP軟件，也是本人這次下企業實踐所盼望接觸的主要內容。軟件的主要性能與模塊功能如下：1金蝶K/3產品的核心功能蠶花娘娘所引進使用的金蝶K/3 ERP系統，整合了企業內外部資源，為企業管理者搭建了完整的信息化管理平臺，提供包括財務管理、供應鏈管理、生產制造管理、銷售與分銷管理、人力資源管理（HR）、協同辦公（OA）、客戶關系管理（CRM）、企業績效等八大應用系統。其中，財務管理系統幫助企業財務管理從會計核算型向經營決策型轉變，在滿足財務核算的基礎上，實現集團層面的財務集中、全面預算、資金管理和財務報告。供應鏈管理系統協助企業全面管理整個供應鏈網絡，提供采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算、進口管理、出口管理、質量管理等業務管理功能。生產制造管理系統幫助企業實現制造全面管理，對企業的產品數據、生產計劃、能力計劃、車間生產作業、委外加工等業務進行集成管理。銷售與分銷管理系統幫助企業建立基于銷售網絡的信息化系統，提供分銷管理、門店管理、前臺管理等業務管理功能。人力資源管理系統幫助企業實現戰略人力資源管理。提供職員管理、考勤管理、薪酬福利管理等基礎人事業務管理功能，以及組織規劃、能力素質管理、薪酬設計、績效管理、招聘選拔與培訓發展、員工自助等專業人力資源業務管理功能。客戶關系管理系統幫助企業對客戶進行全生命周期，提供商機管理、服務管理等業務管理功能。2財務與供應鏈模塊的主要功能軟件的財務與供應鏈部分與目前學校開設電算化會計、ERP軟件應用等課程內容完全一致，這是本人關注與學習實踐的重點內容。這部分的主要功能如下：（1）財務會計模塊的主要功能。提供以憑證處理為核心的財務核算系統，在憑證錄入的基礎上，自動生成各種分析賬表，幫助企業減少重復工作，提高數據準確性、適時性、共享性。提供以固定資產卡片為核心的全面的資產管理，根據資產的不同折舊方法，自動計提折舊，并形成各種資產分析管理報表，幫助企業強化資源有效控制，防范減值風險。提供全面的工業企業成本核算及管理系統，圍繞“費用對象化”的基本成本理念，與相關模塊集成，通過費用歸集、費用分配、成本計算實現實際成本處理的業務流程；在此基礎上，建立成本預測、成本控制、成本分析和考核體系，幫助企業實現全面、科學的成本管理。 （2）財務管理模塊的主要功能。提供面向單體企業和集團企業的全面預算管理系統，通過預算編制、調整，預算執行、控制、預算分析、預算考核評價，保障企業戰略目標的實現。 提供全面的集團資金統一管理系統，以業務為中心、財務為核心，對資金計劃及控制、資金結算、融資、存款、利息計算、資金報表、資金分析等進行一體化管理，實現企業資金的整體管理與調配。 提供統一的集團報表平臺，通過報表平臺建立統一規范的財務報告體系，幫助企業及時、真實、準確、快速的收集下屬公司的各種管理報表并進行合并處理，同時通過報表平臺提供多種財務業務分析數據，幫助企業分析決策。 （3）供應鏈管理模塊的主要功能。金蝶K/3供應鏈管理系統面向企業采購、銷售、庫存和質量管理人員，提供采購管理、銷售管理、倉庫管理、質量管理、存貨核算、進口管理、出口管理等業務管理功能，幫助企業全面管理供應鏈業務。其中：采購管理模塊提供從采購申請、訂單、收貨/入庫、退貨到付款的業務管理功能，支持供應商、價格、批號等多種采購業務處理，幫助企業實現采購業務全過程的物流、資金流和信息流的有效管理和控制。 銷售管理模塊提供從訂單、發貨/出庫、退貨、發票到收款的業務管理功能，支持信用賒銷、價格、折扣、促銷等多種銷售業務處理，幫助企業實現銷售業務全過程的物流、資金流和信息流的有效管理和控制。倉庫管理模塊提供入/出庫業務、倉存調撥、庫存調整、虛倉等業務管理功能，支持批次、物料對應、盤點、即時庫存校對等管理功能，幫助企業建立規范的倉存作業流程，提高倉存運作效率。3可供蠶花娘娘企業管理利用的其他功能（1）生產制造管理系統。金蝶K/3生產制造管理系統面向企業計劃、生產管理人員，對企業的物料清單、生產計劃、能力計劃和車間業務等業務進行全面的管理。其主要功能一是生產數據管理，即通過BOM的有效期管理、工程變更管理、工藝路線的管理、結合工序替代處理、成本模擬、物料替代和PDM接口功能。二是生產計劃管理，即提供支持多種生產方式的主生產計劃和物料需求計劃，結合粗細能力計劃、生產預測管理、可按計劃人員及物料范圍設定的計劃策略。三是生產任務管理，即提供從生產任務、投料與領料、生產檢驗與匯報，到產品入庫、任務單結案等業務的全過程監督與控制。四是車間作業管理，即提供車間工序排產及產品加工任務的確定、分派、執行和流轉等功能，結合計時計件工資，配置產品、聯副產品與等級品的處理。（2）銷售與分銷管理系統。金蝶K/3銷售與分銷管理系統面向企業分銷渠道，以銷售計劃為源頭，以信息數據的聚合為基礎，以資源的集中控制為手段，通過分銷管理、門店管理、前臺管理的高效運作，幫助企業建立基于銷售網絡的信息化系統，打造分銷核心競爭力。其主要功能一是分銷后臺，即提供價格政策、分銷銷售計劃的制定，訂貨、補貨、發運作業的管理等。二是門店管理，即提供門店日常倉庫事務處理，包括訂貨、入庫、贈品、盤點等業務處理。（3）人力資源管理系統。金蝶K/3人力資源管理系統是基于戰略人力資源管理思想進行設計和開發，適用于國內大中型集團企業，同時兼容中小型企業的應用需求，幫助企業實現基礎人事管理、專業人力資源管理和員工自助等三個層面的應用。該系統的主要功能一是基礎人事管理：提供組織規劃、職員管理、查詢報表、薪資核算、社保福利、考勤管理等功能管理模塊，借助工作流驅動技術，規范基礎數據，理順組織流程，提高工作效率。二是專業人力資源管理，提供能力素質模型、招聘選拔、培訓發展、薪酬設計、績效管理等功能管理模塊，圍繞人力資源管理過程中的選、育、用、留四個階段開展有效的管理工作（4）辦公自動化系統。金蝶K/3辦公自動化系統是實現企業基礎管理協作平臺的知識辦公系統，主要面向企事業單位部門、群組和個人，進行事務、流程和信息及時高效、有序可控地協同業務處理，創建企業電子化的工作環境，通過可視化的工作流系統和知識挖掘機制建立企業知識門戶。其主要功能一是行政事務，即圍繞企業傳統行政管理，提供會議管理、活動安排、信息反饋和員工意見庫等功能。二是個人信息，即提供完善的個人事務管理能力，包含個人郵件、日程安排、待辦事宜、通訊錄等各方面。三是公共信息，即提供企業信息統一發布的平臺，包括內部公告、檔案、企業論壇、知識中心等公共信息，實現查詢、訂閱和發布等多種方式處理各項信息。 對蠶花娘娘來說，這些系統的利用與實施可能還是個較長遠的計劃，近期最關鍵的是將財務和供應鏈模塊完整地用起來，并盡可能使系統在各部門各環節走得順暢、平穩。三、ERP系統實施中的不足美欣達集團對于金蝶軟件的應用已有多年的歷史，但至今未完全確立對電子信息的信任，也就未擺脫對手工操作的依賴。集團財務部明確表示，對于正式憑證單據只以書面稿為確認依據，而不能僅以電子稿為處理依據。從多次對于美欣達轄下的多個公司或部門的管理情況的考察中了解到，集團公司雖然在不同公司多個部門的多個生產經營環節應用了若干個軟件或軟件模塊，但對這些資源的利用深度仍然有限，不同軟件的數據銜接問題還未完全解決，提高企業管理效率的潛力仍然很大。其中，眾多的信息化資源只是在方便相關人員查詢所需業務數據方面起到了一定的作用，這不得不讓人感覺到現代企業在現代化手段應用方面仍然存在著太多的顧慮、不足與無奈。從2010年1月中旬開始，蠶花娘娘公司開始實施以財務為基礎、以供應鏈為主線的初級ERP項目計劃。這次安裝使用的是金蝶K/3系統的供應鏈部分的采購、銷售、倉儲、存貨核算等模塊，加上原已使用的財務模塊，已構成了財務業務一體化的系統應用框架。從初步建立的系統狀況以及開始形成的部門關系來看，能否將這些模塊很好地用起來，還須過一段時間才能確認。其實，初級實施階段公司所選擇安裝的軟件以及對涉及部門工作所提出的改進要求來看，暫時只是對軟件系統原已應用的部分功能的擴展，目前還不能稱之為ERP。從初期狀況看，軟件安裝既沒有周密的計劃，也沒有系統的實施進程安排，如此，也就很難實現流程再造之類的革命性提升了。所以，從信息化工作的整個過程看，這次實施算是一次中度的軟件升級與功能擴充。從蠶花娘娘（包括美欣達集團）管理信息系統初期實施過程與應用狀態來看，其管理信息化工作在以下方面還有待改進：1軟件系統與手工兩套賬并行工作，效率比較低下。公司上層對軟件內在數據的認可不夠大膽，轉而要求各崗位在操作軟件的同時，用手工方式與規程完成書面的材料制作與編報。這就使得各崗位人員在軟件系統內進行規范操作的同時，不得不用傳統處理形式再重做一遍，諸如訂單、發貨單、入庫單、出庫單等，都必須在軟件系統內填報審核的同時，再填寫一份書面的表單，人為地增加了職員的工作量，降低了工作效率。2各部門（人員）對信息化的認識與要求各不相同，步驟與目標不一致。由于缺乏有力度的統一的部署與規劃，也沒有對全員進行相關的培訓，各部門人員對信息化的認識各不相同，有些崗位人員（如財務部會計）對信息化的理解很簡單，甚至認為裝好軟件是主體工作，同時簡單地認為完成軟件系統初始化即是實現了信息化。而采購部由于之前的業務手續不很規范，軟件上馬后涉及流程改進的工作量可能會很大，個別人員對信息化有點擔憂；銷售部的部分人員對系統實施有比較高的期望，但公司所采納的并不完善的實施原則與目標使一些職員的積極性受到了影響3對業務流程的改造不夠重視，在軟件與現有流程的矛盾中處處遷就。蠶花娘娘的業務尚處于起步階段，無論是購、銷、存環節還是行政事務都沒有形成固定的或標準的流程，從原理上講，公司應該乘這次信息化改造之機建立起內部業務的標準流程，同時對原來不夠完善的流程進行適當修正，盡管流程管理早在一個月之前就擺上日程作為內部管理的重點工作來考慮，但公司高層沒有抓住或尚未明確要抓住這次管理升級的機會。4缺少對管理全局的統籌考慮。雖然說美欣達是上市公司，在本地也算是一個小有名氣的新興的現代企業，其內部管理也有自己的規范與特色，但近距離接觸后，發現細節問題也隨處可見的。尤其是集團公司習慣于將業已成型的管理模式簡單地套用到新建公司頭上來，這是很不可取的。四、對美欣達企業管理制度的認識蠶花娘娘公司創辦的時間不長，但相關制度卻非常健全，由于企業存續時間短，這些制度中的某些條文尚未得到企業管理的驗證，但這并不妨礙對這些制度及其制度背后的企業管理的規范性與嚴密性的判斷。以下摘錄幾段不同管理制度中的內容：1考勤管理辦法中明確規定：“公司實行考勤刷卡制度，員工每工作日上午上班與下午下班均應認真自行刷卡。對于外出辦公當天不再返回公司（或無法預計當天能否返回公司）者，在外出辦公前應主動刷卡。”“考勤由行政部統計。因員工個人原因忘刷卡者，一次或一天當中兩次忘刷卡，扣發當月全勤獎的50%，兩次（不在同一天）忘刷卡，扣發當月全勤獎，三次以上忘刷卡者通報批評。”“員工因故不能上班，須辦理請假手續，請假手續必須在假期發生前辦理完畢。請假者事先填寫員工請假單（附件1），按批準權限上報審批，各級領導簽核后將員工請假單交到行政部保存備案。”“如遇不可抗力等特殊情況，請假者不能在請假時間發生前辦理請假手續的，應在上班開始前一小時內電話征得直接主管同意，并于假期結束返崗半天內補辦請假手續。未經批準自行休假的，統一按曠工處理。”以上條文可見，蠶花娘娘的考勤制度非常嚴格，與作為事業單位的本校情況相比，某些方面近乎于苛刻了，公司管理層也曾稍稍放松過考勤管理，但放松后員工出勤特別是在勤方面容易出現一些問題，正常的工作秩序也就無法保障了。看來，嚴謹有序的運轉是需要制度來約束的。從我校畢業應聘在蠶花娘娘工作的幾位學生都表示，公司的考勤制度太嚴了，一開始都感覺適應不了，一段時間之后也就適應并理解了。可見，學校在對學生的考勤等方面的制度約束是比較寬松的。對此，為使學生能很快適應企業的運轉形式，在校時還是管理得嚴格一點好。2辦公物資管理辦法中有這樣的條文：“辦公用品及耗材原則上每月申購一次，各部門由秘書負責統計本部門采購需求，填寫常用辦公物資申請表，并于每月25日前交行政部匯總，統一采購。”“各部門因工作需采購的相關物品應當填寫物品申購單，采購物品總價在500元以下或者急需物品由部門負責人審批簽字即可，500元以上需報總經理審批簽字方可采購。”“辦公物品的采購需遵循經久耐用、精簡節約的原則，在不妨礙正常辦公的條件下行政部有權對各部門提出的采購需求做調整。”“對使用期限內必須以舊換新的辦公設備、辦公用品，損壞件必須拿到行政部報銷后重新申領。”可見，公司在節約、保障原則下，對辦公用品采取了比較嚴密的管理手續與比較嚴格的管理措施，這既是節省開支提高盈利能力的需要，也是保證公司管理秩序的要求。3文書檔案管理辦法中的條文：“所有來文均由行政部登記簽收后，分別交直接領導拆封，在簽收和拆封時，需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口被撕應拒絕簽收；”“凡是不能確定收文部