2008年檔案學術研討會推進檔案數字化與精細化建設之我見肖煥欣（廣州市城市管理綜合執法支隊海珠大隊）摘要： 隨著改革開放的發展，社會信息化進程的加快，可持續發展的要求，使檔案數字化與精細化建設被提上了日程，因此，本文希望通過理論分析，結合實際，從檔案資源數字化、利用數字化、管理數字化三方面以及從檔案收集整理精細化、編研工作精細化和保管過程精細化三方面分別論述推進檔案工作數字化和精細化建設的有效途徑。關鍵詞：檔案 數字化 精細化隨著改革開放的不斷發展，我國檔案工作取得了長足的進步。信息技術的發展與廣泛應用，可持續發展觀念的深入推進，使檔案數字化與精細化建設提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機，也給檔案工作帶來了新的研究課題。檔案工作的數字化與精細化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。下面筆者就談談推進檔案工作向數字化與精細化發展的一點想法。1檔案工作數字化檔案現代化建設是信息時代檔案工作的主題，而檔案數字化則是檔案現代化建設中一個重要的內容，是檔案管理模式里的一項深刻變革。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，電子文件的普及，多種新型載體檔案的出現，都使檔案數字化變成了必要。檔案管理機構不僅要接收和管理傳統的紙質檔案資料，而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案。實現檔案數字化，是檔案工作融入社會主流生活的客觀要求和深度開發利用檔案資源服務社會的必然選擇。11檔案資源數字化檔案資源的數字化，是檔案工作數字化的基礎工作，這是一項資金密集和勞動密集的巨大工程，需要投入大量的人力物力。網絡信息時代的發展，工作內網的投入使用，檔案的查閱方式由手工查閱轉變為計算機查詢，也使檔案資源的數字化成為必要。要達到數字化的要求，要對檔案資源進行加工處理。加工掃描前先對檔案進行預處理，啟釘、拆分，保證紙張的平整、擾平邊角等工作，加工掃描后需要裝釘還原，并打印目錄。實現檔案資源數字化，能解決目前紙質檔案管理中內容不齊全、整理質量不高、規格不統一等問題，解決紙質檔案資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了檔案的歸檔率和完整率，解決多年來一直處于封閉式的傳統檔案管理局面，提高檔案資料的利用價值，可以最大限度地實現檔案信息的共享，提高檔案的綜合利用效率。12檔案利用數字化檔案利用的數字化，是充分發揮計算機和網絡技術高效處理和傳輸信息的巨大能力，適應社會對檔案信息資源共享的迫切需要。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。檔案利用者希望能通過網絡查閱利用檔案資料，可少跑腿、少花錢、少抄寫，過去那些落后的服務方式必然淘汰。檔案資源的數字化也使檔案資源可以準確、方便、快捷地提供利用成為了可能，檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。一是通過建立檔案管理部門的網頁，開展網上利用服務。檔案管理部門充分利用本單位的網站制作自己的網頁，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。二是以網站為基礎，建立檔案信息資源數據庫，集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。三是檔案管理部門可以在網頁上通過匯編專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案管理部門通過電子郵件在網上進行快速通訊，信息交流，提供查詢和資訊服務。13檔案管理數字化檔案資源數字化與檔案利用數字化必然推動檔案管理工作的整體數字化。雖然目前許多檔案部門都將計算機應用于檔案管理中，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少。其實，還有許多工作可以利用現代化技術來提高我們的工作效率，借助計算機來代替本來較繁瑣的手工操作。檔案管理的數字化就是通過計算機系統，對檔案的整個流程進行管理，包括整理、檢索、利用等，并對檔案管理單位的館藏資料、館藏器具進行統籌管理，涉及數字化的對象包括設備、工作環境、流程管理等內容。可以根據檔案管理工作的需要，制定并實施數字化管理檔案的總體方案，并應用大型數據庫管理數據，包括綜合檔案管理、檔案數字化制作、檔案信息檢索發布、數據實時上傳、信息安全認證等，并使檔案管理系統與其他相關信息網絡接軌，以滿足檔案信息“廣、快、精、準”的要求。 2檔案工作精細化檔案工作的質量對檔案工作的可持續發展產生著重要的影響。目前，一些單位的綜合檔案管理工作仍明顯滯后，加強精細化管理刻不容緩。精細化管理最基本的特征就是重視細節的管理，這在檔案工作的各個環節中都應該體現。21檔案收集整理精細化不斷深化的工作實踐證明，檔案材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而歸檔方法問題與檔案質量問題則是影響檔案工作規范化、標準化的決定性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須注意解決好收集整理檔案材料過程中的每一個環節。個別檔案部門管理制度不健全，沒有專門的檔案管理人員，對檔案資料的收集、錄入、審核、整理、歸檔等工作內容沒有統一規范的管理制度，容易造成資料散失嚴重、內容不全、查閱不便，整體利用率較低等情況，不利于檔案的精細化管理。因此，應當深入推行精細化管理，加強檔案建設。按照規范的檔案歸集目錄要求，安排檔案管理員集中進行各項信息資料的收集和整理工作，按照檔案資料的功能和用途不同，各類文書資料的整理、收集、歸檔分門別類，避免重復建檔、存檔的現象。檔案經分級審核后歸入檔案室進行集中管理，使檔案管理工作步入了規范化、制度化、科學化軌道。對紙質檔案，加強裝釘整理過程的精細化管理，強化關鍵工藝、工序等重點部位的細節控制，結合檔案管理信息化、精細化、規范化的發展要求，對檔案資料的采集、整理、移交、歸檔、移送、保管等過程，制定出科學規范、安全集中、系統完整、簡便實用的管理流程。對電子檔案，抓錄入、掃描等細節工作，圍繞檔案“及時、完整、統一”的要求，加強檔案資料的專業管理，提高資料和數據錄入的準確性、及時性，避免錯誤信息造成數據資料失真。設立專職或兼職檔案管理員，負責檔案資料的復核、歸檔和電子數據的維護工作，對不符合要求檔案管理要求的資料，應及時要求有關責任人員予以補正或補錄。22檔案編研過程的精細化檔案編研過程的精細化，是檔案工作向高層次發展的一個重要表現。提高檔案人員的檔案管理水平，使其對本單位檔案的數量、內容、種類、史料價值等做到心中有數，以便結合檔案工作實際，積極做好檔案的編研工作。檔案管理人員應做好信息開發利用工作，深入基層，搞好調查研究工作，大興調查研究之風，調研出思路，調研出對策，調研出成果。通過調研開拓視野、掌握實情，通過調研形成科學的認識，以達到加強和促進檔案編研工作發展的目的。通過編研工作把散落在不同位置的有價值的信息，分門別類編寫成系統的參考資料，這種參考資料是館藏中某類信息的集合，它所產生的利用價值和效益是哪一條單個的信息都無法比擬的，它使那些因先天不足后天又難以彌補的檔案質量得到“升華”。23檔案保管精細化檔案保管工作的精細化是檔案管理工作精細化的又一個重要體現。部分檔案管理部門不重視這方面工作，出現庫房建設不標準、業務運作不規范、檔案保護措施不力等諸多問題。對檔案儲存環境沒有很好的管理，使檔案室變成了雜物室，存在設施老化、設備不齊全、檔案柜五花八門不統一等問題，影響檔案的保管工作。個別單位獎牌類實物沒有按照檔案管理的要求進行存放，久而久之生銹或發霉現象常有發生，嚴重影響了檔案的保存價值。這些管理體制的不到位，使檔案受到了損害，是不符合檔案工作發展的要求的。因此，需要加強精細化檔案保管，要把檔案管理過程中各種可能的情形都做出詳盡的規定，使其有章可依，沒有漏洞可鉆。不但要細化到各類檔案的管理規程，還要根據特征細化每一類檔案的保管方法。檔案裝具由專人保管,確保正常使用，定期盤點檔案庫房設備，對庫房人員操作規范等方面做出明確規定等，推動檔案工作的發展。參考文獻：1陳永生，論檔案工作的改革開放，檔案學通訊，1993年第1期2王鷹，檔案資料數字化管理解決方案，檔案學研究,