公司印章外出管理辦法一、總則（一）目的為加強公司印章外出使用的管理，規范印章使用行為，防范印章使用風險，維護公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類印章（包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等）外出使用的管理。（三）基本原則1.嚴格審批原則：印章外出必須經過嚴格的審批流程，確保使用目的合法合規。2.安全保密原則：在印章外出期間，要采取必要的安全措施，確保印章安全，防止印章丟失、被盜用或濫用。3.責任明確原則：明確印章外出使用過程中各相關人員的責任，做到責任到人。二、印章外出審批流程（一）申請1.因工作需要使用印章外出的部門或個人，應填寫《印章外出使用申請表》，詳細說明印章使用事由、使用時間、使用地點、使用份數等信息。2.申請表應由申請部門負責人簽字確認，并加蓋部門公章。（二）審核1.申請表提交后，由印章管理部門進行審核。審核內容包括申請事由的真實性、合法性，使用時間、地點、份數等是否合理。2.對于涉及重大事項或金額較大的印章使用申請，印章管理部門應會同相關業務部門、法務部門等進行聯合審核。（三）審批1.經審核通過的申請表，按照公司審批權限進行審批。一般情況下，由印章管理部門負責人審批；涉及重大事項的，需報公司分管領導或法定代表人審批。2.審批人應在申請表上簽署審批意見，并注明審批日期。（四）備案1.印章外出使用申請表經審批通過后，印章管理部門應進行備案登記，記錄印章外出的相關信息，包括申請部門、申請事由、使用時間、使用地點、審批人等。2.備案登記應建立專門的臺賬，以便于查詢和追溯。三、印章外出使用要求（一）專人攜帶1.印章外出必須由公司指定的專人負責攜帶，嚴禁委托他人代送或郵寄。2.攜帶印章的人員應具備良好的職業道德和責任心，熟悉印章管理規定。（二）安全保管1.攜帶印章的人員應使用專門的印章箱或保險柜存放印章，確保印章安全。2.在印章外出期間，印章應始終處于攜帶人員的視線范圍內，不得隨意放置或交予他人保管。3.如遇特殊情況需要暫時離開存放印章的場所，應將印章箱或保險柜妥善保管，確保安全。（三）現場使用1.印章使用應在規定的使用地點進行，不得擅自變更使用地點。2.在使用印章時，應嚴格按照審批的使用事由、使用份數等進行操作，確保印章使用的真實性和準確性。3.使用完畢后，應及時將印章存放回印章箱或保險柜，并檢查印章是否完好無損。（四）歸還1.印章使用完畢后，攜帶印章的人員應及時將印章歸還公司印章管理部門，并辦理歸還手續。2.歸還手續應包括填寫《印章外出使用登記表》，注明印章歸還時間、使用情況等信息，并由印章管理部門負責人簽字確認。3.如發現印章在外出使用過程中出現損壞、丟失等情況，應立即報告公司印章管理部門，并采取相應的措施進行處理。四、印章外出使用監督與檢查（一）定期檢查1.公司印章管理部門應定期對印章外出使用情況進行檢查，檢查內容包括印章使用審批流程是否規范、印章保管是否安全、印章使用是否符合規定等。2.定期檢查可采取現場檢查、查閱臺賬等方式進行，檢查結果應形成書面報告。（二）不定期抽查1.公司審計部門或其他相關部門應不定期對印章外出使用情況進行抽查，加強對印章使用的監督。2.抽查可采取突擊檢查、電話核實等方式進行，發現問題應及時督促整改。（三）違規處理1.對于違反本辦法規定使用印章外出的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因印章外出使用不當給公司造成經濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，將依法追究刑事責任。五、印章外出使用的信息化管理（一）建立印章管理系統1.公司應建立印章管理系統，實現印章外出使用申請、審批、備案、歸還等流程的信息化管理。2.印章管理系統應具備權限管理、流程跟蹤、數據統計等功能，方便公司對印章外出使用情況進行實時監控和管理。（二）電子印章應用1.在條件允許的情況下，公司可逐步推廣應用電子印章，實現印章使用的電子化、智能化。2.電子印章應具備與紙質印章同等的法律效力，其使用應遵循相關法律法規和行業標準，確保安全可靠。六、附則（一）解釋權本辦法由公司印章管理部門負責解釋。（二