人員物資采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司人員物資采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及下屬單位的人員物資采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、勞保用品、生產(chǎn)物資、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在滿足公司業(yè)務需求的前提下，充分考慮采購成本、質(zhì)量、服務等因素，實現(xiàn)采購效益最大化。3.公開透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購信息真實、準確、完整。4.公平競爭原則：營造公平競爭的市場環(huán)境，鼓勵符合條件的供應商參與采購活動，保證采購結(jié)果公正合理。5.誠實守信原則：采購各方應誠實守信，嚴格履行合同約定，確保采購活動順利進行。二、采購管理職責（一）采購部門職責1.負責制定采購計劃，根據(jù)公司需求和預算，編制年度、季度、月度采購計劃，并報相關領導審批。2.組織實施采購活動，按照采購計劃和采購流程，選擇合適的供應商，進行詢價、比價、議價、招標等采購操作，簽訂采購合同。3.負責供應商管理，建立供應商檔案，對供應商進行評估、考核和分類管理，定期更新供應商信息。4.協(xié)調(diào)采購過程中的各項工作，與供應商、使用部門等進行溝通協(xié)調(diào)，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。5.負責采購合同的執(zhí)行和跟蹤，確保合同按時履行，貨物按時交付，質(zhì)量符合要求。6.負責采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，定期向上級領導匯報采購工作情況，為公司決策提供依據(jù)。（二）使用部門職責1.根據(jù)本部門業(yè)務需求，提出人員物資采購申請，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等信息。2.參與采購過程中的技術(shù)交流、驗收等工作，對采購物資的質(zhì)量、性能等進行確認，確保采購物資符合本部門實際需求。3.負責采購物資的使用和管理，建立采購物資臺賬，定期盤點，確保物資安全、合理使用。4.對采購物資的使用效果進行反饋，及時提出改進意見和建議。（三）財務部門職責1.負責審核采購計劃和采購預算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款、結(jié)算方式等進行審核，確保財務風險可控。3.負責采購資金的支付和核算，按照合同約定及時支付采購款項，做好采購費用的賬務處理。4.對采購活動進行財務監(jiān)督，定期檢查采購資金的使用情況，確保資金使用合規(guī)。（四）審計部門職責1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)，采購行為是否符合公司規(guī)定。2.對采購合同進行審計，審查合同條款是否合法、合規(guī)、合理，合同執(zhí)行情況是否良好。3.對采購資金的使用情況進行審計，檢查資金是否專款專用，有無浪費、挪用等情況。4.對采購物資的驗收情況進行審計，核實物資數(shù)量、質(zhì)量是否與合同約定一致。三、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《人員物資采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算金額、預計使用時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至采購部門。2.對于緊急采購需求，使用部門可先電話通知采購部門，隨后及時補辦采購申請手續(xù)。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行審核，核實采購需求的合理性、必要性以及預算的準確性。2.根據(jù)采購物資的金額大小和性質(zhì)，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。對于金額較小的采購申請（具體金額標準由公司另行規(guī)定），由采購部門負責人審批。對于金額較大的采購申請，需提交公司分管領導審批；對于重大采購項目，還需經(jīng)過公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。（三）采購實施1.制定采購方案：采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，制定采購方案，明確采購方式、采購時間、采購預算等內(nèi)容。2.選擇供應商通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購物資的要求和特點，從供應商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應商，并向其發(fā)出詢價函或招標邀請。對供應商的報價、資質(zhì)、信譽、業(yè)績等進行綜合評估，選擇至少三家供應商進行進一步的洽談或招標。3.采購操作詢價采購：對于采購金額較小、市場價格相對透明、采購需求明確的物資，可采用詢價采購方式。采購部門向選定的供應商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，然后對各供應商的報價進行比較，選擇報價合理、信譽良好的供應商簽訂采購合同。比價采購：對于采購金額適中、有多家供應商可供選擇的物資，可采用比價采購方式。采購部門向至少三家供應商發(fā)出報價邀請，要求其提供詳細的報價清單，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、總價、交貨期、售后服務等內(nèi)容。采購部門對各供應商的報價進行綜合比較，從質(zhì)量、價格、服務等方面進行評估，選擇最優(yōu)供應商簽訂采購合同。議價采購：對于一些特殊物資或與供應商有長期合作關系的采購項目，可采用議價采購方式。采購部門與選定的供應商進行一對一的談判，就物資價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務等條款進行協(xié)商，爭取達成雙方都能接受的采購合同。招標采購：對于采購金額較大、技術(shù)要求復雜、對公司業(yè)務影響較大的物資或服務采購項目，應采用招標采購方式。采購部門按照國家有關法律法規(guī)和公司規(guī)定的招標程序，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作，選擇中標供應商簽訂采購合同。（四）合同簽訂1.采購部門與選定的供應商達成一致意見后，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。2.采購合同起草完成后，提交至財務部門、法務部門等相關部門進行審核。財務部門重點審核合同中的付款條款、結(jié)算方式等內(nèi)容，確保財務風險可控；法務部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性等內(nèi)容，避免合同糾紛。3.經(jīng)相關部門審核通過的采購合同，由采購部門負責人簽字，并加蓋公司合同專用章后，與供應商簽訂合同。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給財務部門、使用部門等相關部門。（五）物資驗收1.物資到貨前，采購部門應提前通知使用部門做好驗收準備工作。使用部門應安排專人負責驗收，并根據(jù)采購合同和相關標準，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進行檢驗。2.對于重要物資或技術(shù)要求較高的物資，使用部門可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)參與驗收。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其限期整改或補貨。3.物資驗收合格后，使用部門應填寫《人員物資驗收單》，經(jīng)驗收人員簽字確認后，提交至采購部門。采購部門根據(jù)驗收單辦理入庫手續(xù)，并將驗收情況反饋給財務部門，作為支付采購款項的依據(jù)。（六）付款結(jié)算1.財務部門根據(jù)采購合同和驗收單，審核采購款項的支付申請。審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間，及時支付采購款項。2.對于采用預付款方式的采購項目，財務部門應在支付預付款前，對供應商的信譽和履約能力進行評估，確保預付款的安全。3.對于采用貨到付款方式的采購項目，財務部門應在收到驗收單后，按照合同約定及時支付貨款。4.對于采用分期付款方式的采購項目，財務部門應按照合同約定的分期支付時間和金額，按時支付各期款項。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立科學合理的供應商選擇標準，包括供應商的資質(zhì)、信譽、業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務等方面。2.通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦、實地考察等，對供應商進行初步篩選。3.對初步篩選合格的供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務能力等情況，確保供應商具備提供符合公司要求的物資和服務的能力。4.根據(jù)供應商的綜合表現(xiàn)，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理。供應商檔案應包括供應商基本信息、資質(zhì)證明文件、業(yè)績情況、合作記錄、評價結(jié)果等內(nèi)容。（二）供應商評估與考核1.采購部門定期對供應商進行評估與考核，評估周期一般為每年一次。評估內(nèi)容包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務等方面。2.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于表現(xiàn)不佳的供應商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改；對于整改后仍不符合要求的供應商，取消其合作資格。3.使用部門應及時反饋供應商在物資使用過程中出現(xiàn)的問題，采購部門將其作為供應商評估與考核的重要依據(jù)。（三）供應商淘汰與更新1.對于出現(xiàn)以下情況之一的供應商，采購部門應及時淘汰：提供的物資質(zhì)量嚴重不符合合同要求，給公司造成重大損失的。交貨期嚴重延誤，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營的。信譽不佳，存在欺詐行為或其他不良記錄的。其他不符合公司合作要求的情況。2.采購部門應定期對供應商數(shù)據(jù)庫進行更新，及時引入新的優(yōu)質(zhì)供應商，保持供應商隊伍的活力和競爭力。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動、供應商違約、質(zhì)量問題、合同糾紛等。2.針對不同的風險因素，制定相應的風險應對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風險應對1.價格風險應對建立價格監(jiān)測機制，及時關注市場價格動態(tài)，定期收集、分析市場價格信息，為采購決策提供參考。與供應商簽訂價格調(diào)整條款，約定在市場價格波動較大時，雙方可協(xié)商調(diào)整采購價格。采用套期保值等金融工具，規(guī)避市場價格波動風險。2.供應商風險應對加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商進行合作，并與其簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。定期對供應商進行評估與考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商存在的問題，降低供應商違約風險。建立供應商備用機制，對于重要物資或關鍵供應商，選擇至少兩家供應商進行合作，以應對供應商出現(xiàn)意外情況時的供應中斷風險。3.質(zhì)量風險應對加強采購物資的質(zhì)量控制，在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收方法，要求供應商提供質(zhì)量合格證明文件。增加檢驗頻次和檢驗項目，對采購物資進行嚴格檢驗，確保物資質(zhì)量符合要求。對于重要物資或技術(shù)要求較高的物資，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)參與驗收，提高驗收的準確性和可靠性。4.合同風險應對加強采購合同管理，嚴格按照合同簽訂流程進行操作，確保合同條款合法、合規(guī)、合理、完整。定期對采購合同進行審查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，避免合同糾紛。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，對合同執(zhí)行情況進行實時監(jiān)控，確保合同按時履行。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)，采購行為是否符合公司規(guī)定。2.財務部門對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)、安全。3.采購部門應建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對采購工作進行自查自糾