加強(qiáng)對外包管理暫行辦法一、引言在當(dāng)今企業(yè)運(yùn)營日益復(fù)雜且追求高效與成本優(yōu)化的大環(huán)境下，外包業(yè)務(wù)逐漸成為眾多企業(yè)的重要選擇。通過將部分非核心業(yè)務(wù)外包給專業(yè)供應(yīng)商，企業(yè)能夠集中資源發(fā)展核心競爭力，降低運(yùn)營成本，提升市場響應(yīng)速度。然而，外包業(yè)務(wù)也帶來了諸如服務(wù)質(zhì)量不穩(wěn)定、信息安全風(fēng)險、供應(yīng)商管理難度增大等一系列挑戰(zhàn)。為了有效應(yīng)對這些問題，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，加強(qiáng)對外包業(yè)務(wù)的管理顯得尤為重要。本《加強(qiáng)對外包管理暫行辦法》旨在為公司外包管理工作提供明確的指導(dǎo)和規(guī)范，確保外包活動在合法合規(guī)、風(fēng)險可控的前提下，為公司創(chuàng)造最大價值。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外包業(yè)務(wù)的部門及相關(guān)外包供應(yīng)商。涵蓋的外包業(yè)務(wù)類型包括但不限于信息技術(shù)服務(wù)外包、人力資源服務(wù)外包、物流配送服務(wù)外包、生產(chǎn)加工外包等。三、外包管理原則1.合法合規(guī)原則：所有外包活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。確保外包合同條款合法有效，明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免潛在法律風(fēng)險。2.風(fēng)險可控原則：在選擇外包供應(yīng)商、簽訂外包合同以及外包業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，要充分識別、評估和監(jiān)控各類風(fēng)險，采取有效措施將風(fēng)險控制在可接受范圍內(nèi)。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：外包服務(wù)的質(zhì)量直接關(guān)系到公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和客戶滿意度。因此，在追求成本效益的同時，必須始終將服務(wù)質(zhì)量放在首位，建立完善的質(zhì)量監(jiān)控和考核機(jī)制。4.公平公正原則：在供應(yīng)商選擇、合同簽訂、費(fèi)用結(jié)算等各個環(huán)節(jié)，要秉持公平公正的態(tài)度，確保所有供應(yīng)商享有平等的機(jī)會，避免不正當(dāng)競爭行為。四、職責(zé)分工1.外包業(yè)務(wù)需求部門負(fù)責(zé)提出外包業(yè)務(wù)需求，明確外包服務(wù)的具體內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限等關(guān)鍵要素。參與外包供應(yīng)商的選擇和評估工作，提供專業(yè)意見和建議。負(fù)責(zé)與外包供應(yīng)商進(jìn)行日常溝通協(xié)調(diào)，及時反饋業(yè)務(wù)需求變化和服務(wù)質(zhì)量問題。配合相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)督管理和考核評價，確保外包服務(wù)符合公司要求。2.采購部門負(fù)責(zé)制定外包供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和采購流程，組織開展供應(yīng)商的篩選、考察、談判等工作。負(fù)責(zé)起草、審核和簽訂外包合同，確保合同條款完整、準(zhǔn)確，符合公司利益。建立和維護(hù)外包供應(yīng)商庫，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和更新，淘汰不合格供應(yīng)商。負(fù)責(zé)與財務(wù)部門協(xié)同進(jìn)行外包費(fèi)用的結(jié)算和支付管理。3.質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)制定外包服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，建立質(zhì)量監(jiān)控體系。對外包服務(wù)過程和交付成果進(jìn)行定期或不定期抽檢，及時發(fā)現(xiàn)和糾正質(zhì)量問題。組織對外包服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行綜合評價，提出改進(jìn)建議和措施。4.風(fēng)險管理部門負(fù)責(zé)對外包業(yè)務(wù)進(jìn)行全面風(fēng)險評估，識別潛在風(fēng)險點(diǎn)，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略。跟蹤監(jiān)測外包業(yè)務(wù)風(fēng)險狀況，及時發(fā)布風(fēng)險預(yù)警信息，協(xié)助相關(guān)部門采取風(fēng)險控制措施。參與外包合同的審核，重點(diǎn)關(guān)注合同中的風(fēng)險條款和免責(zé)條款。5.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核外包費(fèi)用預(yù)算，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。依據(jù)合同約定和服務(wù)實(shí)際完成情況，辦理外包費(fèi)用的結(jié)算和支付手續(xù)。對外包業(yè)務(wù)進(jìn)行成本核算和分析，為公司決策提供財務(wù)支持。五、外包供應(yīng)商選擇與評估1.供應(yīng)商信息收集采購部門通過多種渠道廣泛收集潛在外包供應(yīng)商信息，包括但不限于供應(yīng)商官網(wǎng)、行業(yè)報告、客戶推薦、招標(biāo)平臺等。信息內(nèi)容應(yīng)涵蓋供應(yīng)商基本情況（如成立時間、注冊資本、經(jīng)營范圍等）、業(yè)務(wù)能力（如服務(wù)案例、專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)水平等）、財務(wù)狀況、信譽(yù)口碑等方面。2.初步篩選采購部門根據(jù)收集到的供應(yīng)商信息，依據(jù)預(yù)先制定的選擇標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步篩選。選擇標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的業(yè)務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量、價格水平、信譽(yù)狀況、風(fēng)險承受能力等因素。對不符合基本要求的供應(yīng)商予以排除，確定進(jìn)入考察環(huán)節(jié)的供應(yīng)商名單。3.實(shí)地考察對于初步篩選合格的供應(yīng)商，由采購部門牽頭，組織外包業(yè)務(wù)需求部門、質(zhì)量控制部門、風(fēng)險管理部門等相關(guān)人員組成考察小組，對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察。考察內(nèi)容主要包括供應(yīng)商的辦公場所、生產(chǎn)設(shè)施、人員配備、質(zhì)量管理體系、信息安全措施等方面。考察小組應(yīng)撰寫詳細(xì)的考察報告，對供應(yīng)商的綜合實(shí)力進(jìn)行客觀評價。4.評估與選擇考察小組根據(jù)實(shí)地考察情況，結(jié)合供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件或報價方案，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估。評估方式可采用打分制或投票制等，確保評估結(jié)果的公平公正。根據(jù)評估結(jié)果，選擇最合適的供應(yīng)商作為合作伙伴，并報公司管理層審批。5.定期評估公司應(yīng)建立外包供應(yīng)商定期評估機(jī)制，至少每年對供應(yīng)商進(jìn)行一次全面評估。評估內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、交付及時性、費(fèi)用控制、合同執(zhí)行情況、創(chuàng)新能力等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，如增加業(yè)務(wù)量、延長合作期限等；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時提出整改要求，若整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。六、外包合同管理1.合同起草采購部門應(yīng)根據(jù)公司與供應(yīng)商達(dá)成的合作意向，起草外包合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、費(fèi)用及支付方式、保密條款、違約責(zé)任、爭議解決方式等關(guān)鍵條款。合同條款應(yīng)表述清晰、準(zhǔn)確，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。2.合同審核合同起草完成后，由采購部門提交給法務(wù)部門、風(fēng)險管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性，確保合同條款符合法律法規(guī)要求；風(fēng)險管理部門關(guān)注合同中的風(fēng)險條款和免責(zé)條款，評估潛在風(fēng)險；財務(wù)部門審核費(fèi)用預(yù)算、支付方式等財務(wù)條款的合理性。各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出書面審核意見。采購部門根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善。3.合同簽訂經(jīng)審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同前，應(yīng)確保雙方對合同條款無異議，并嚴(yán)格按照公司印章管理規(guī)定加蓋公章。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔備案。4.合同變更與終止在合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需求變化等原因需要對合同進(jìn)行變更，應(yīng)由外包業(yè)務(wù)需求部門提出變更申請，經(jīng)采購部門、法務(wù)部門、風(fēng)險管理部門等相關(guān)部門審核同意后，與供應(yīng)商簽訂合同變更協(xié)議。若供應(yīng)商出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為或因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，公司有權(quán)依法終止合同。終止合同應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行，并及時通知供應(yīng)商。七、外包服務(wù)過程管理1.服務(wù)計劃制定外包合同簽訂后，外包業(yè)務(wù)需求部門應(yīng)與供應(yīng)商共同制定詳細(xì)的服務(wù)計劃，明確服務(wù)的具體內(nèi)容、工作流程、時間節(jié)點(diǎn)、交付成果等。服務(wù)計劃應(yīng)報相關(guān)部門備案，作為服務(wù)過程監(jiān)控和考核的依據(jù)。2.日常溝通協(xié)調(diào)外包業(yè)務(wù)需求部門應(yīng)指定專人與供應(yīng)商進(jìn)行日常溝通協(xié)調(diào)，及時了解服務(wù)進(jìn)展情況，解決服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題。雙方應(yīng)建立定期溝通機(jī)制，如周會、月會等，對服務(wù)工作進(jìn)行總結(jié)和部署。3.質(zhì)量監(jiān)控質(zhì)量控制部門應(yīng)按照制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，對外包服務(wù)過程和交付成果進(jìn)行定期或不定期抽檢。抽檢方式可包括現(xiàn)場檢查、文件審核、數(shù)據(jù)分析等。對于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，應(yīng)及時向供應(yīng)商提出整改要求，并跟蹤整改落實(shí)情況。4.風(fēng)險管理風(fēng)險管理部門應(yīng)持續(xù)關(guān)注外包業(yè)務(wù)的風(fēng)險狀況，定期對風(fēng)險進(jìn)行評估和分析。對于可能影響外包服務(wù)正常開展的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商經(jīng)營狀況惡化、市場環(huán)境變化等，應(yīng)及時發(fā)布風(fēng)險預(yù)警信息，并協(xié)助相關(guān)部門采取風(fēng)險控制措施。八、外包費(fèi)用管理1.預(yù)算編制外包業(yè)務(wù)需求部門應(yīng)根據(jù)外包服務(wù)內(nèi)容和工作量，結(jié)合市場行情，編制外包費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)，如服務(wù)費(fèi)用、設(shè)備采購費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用等，并說明費(fèi)用計算依據(jù)和合理性。預(yù)算編制完成后，報財務(wù)部門審核。2.費(fèi)用結(jié)算財務(wù)部門應(yīng)依據(jù)外包合同約定和服務(wù)實(shí)際完成情況，辦理外包費(fèi)用的結(jié)算手續(xù)。供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求提交費(fèi)用結(jié)算申請及相關(guān)證明材料，如發(fā)票、服務(wù)報告、驗(yàn)收單等。財務(wù)部門對結(jié)算申請進(jìn)行審核，確保費(fèi)用金額準(zhǔn)確、發(fā)票合規(guī)、服務(wù)驗(yàn)收合格。審核通過后，按照公司財務(wù)審批流程辦理費(fèi)用支付手續(xù)。3.成本分析財務(wù)部門應(yīng)定期對外包業(yè)務(wù)進(jìn)行成本分析，對比預(yù)算與實(shí)際費(fèi)用支出情況，分析費(fèi)用變動原因。通過成本分析，為公司優(yōu)化外包業(yè)務(wù)決策、控制成本提供數(shù)據(jù)支持。九、信息安全與保密管理1.信息安全要求公司應(yīng)在外包合同中明確供應(yīng)商的信息安全責(zé)任和義務(wù)，要求供應(yīng)商建立完善的信息安全管理體系，采取有效的技術(shù)和管理措施，確保公司信息資產(chǎn)的安全。供應(yīng)商應(yīng)遵守國家信息安全相關(guān)法律法規(guī)，不得泄露、篡改、損壞公司信息。2.保密管理所有涉及外包業(yè)務(wù)的人員，包括公司員工和供應(yīng)商工作人員，都應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度。公司與供應(yīng)商應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密信息范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等內(nèi)容。對于因工作需要接觸公司敏感信息的供應(yīng)商人員，公司應(yīng)進(jìn)行背景審查，并要求其簽署保密承諾書。3.監(jiān)督與檢查公司信息安全管理部門應(yīng)定期對外包供應(yīng)商的信息安全和保密措施執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括信息系統(tǒng)安全防護(hù)、數(shù)據(jù)訪問控制、人員權(quán)限管理等方面。對于發(fā)現(xiàn)的信息安全隱患和保密違規(guī)行為，應(yīng)及時責(zé)令供應(yīng)商整改，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。十、應(yīng)急管理1.應(yīng)急預(yù)案制定公司應(yīng)針對外包業(yè)務(wù)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，如供應(yīng)商破產(chǎn)、服務(wù)中斷、信息泄露等，制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)明確應(yīng)急處置流程、責(zé)任分工、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對，將損失降到最低。2.應(yīng)急演練公司應(yīng)定期組織應(yīng)急演練，檢驗(yàn)和提高應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性。應(yīng)急演練應(yīng)模擬真實(shí)場景，涵蓋應(yīng)急響應(yīng)、指揮協(xié)調(diào)、處置措施、恢復(fù)重建等各個環(huán)節(jié)。演練結(jié)束后，對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行總結(jié)評估，針對存在的問題及時進(jìn)行修訂完善。3.應(yīng)急處置當(dāng)突發(fā)事件發(fā)生時，