圖書館財務專用章分開管理制度

一、總則1.目的為加強本圖書館財務管理，規范財務專用章的使用與管理，保障圖書館資金安全，提高運營效益，依據國家相關法律法規及圖書館實際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于圖書館全體涉及財務專用章使用與管理的員工。同時，對于與圖書館有財務往來的外部單位及個人，涉及財務專用章相關事項時也需遵循本制度相關規定。3.企業文化與經營理念體現本圖書館秉持“知識共享，服務至上”的經營理念。在財務專用章管理方面，堅持嚴謹、公正、透明的原則，確保每一次印章使用都符合圖書館整體利益，以保障能夠持續為顧客提供優質的知識服務資源，促進知識的廣泛傳播與交流。4.指導原則-安全性原則：確保財務專用章的保管、使用安全，防止印章被盜用、濫用，保障圖書館資金安全。-規范性原則：嚴格規范財務專用章的使用流程、審批程序，確保每一個環節都有章可循。-效率性原則：在保障安全與規范的前提下，優化管理流程，提高財務工作效率，以促進圖書館運營效益提升。二、組織架構與職責劃分1.管理層職責-圖書館館長對財務專用章管理工作負總責，負責審批涉及財務專用章使用的重大事項，監督制度的執行情況，確保財務專用章管理符合圖書館整體戰略規劃與運營需求。-副館長協助館長開展工作，在館長授權范圍內，對部分財務專用章使用事項進行審批，并對分管領域內的財務專用章使用情況進行監督。2.財務部門職責-財務經理負責制定和完善財務專用章具體管理細則，組織實施財務專用章的日常管理工作，審核財務專用章使用申請，對使用情況進行登記備案，并定期向管理層匯報財務專用章使用情況。-會計人員負責按照財務制度和相關規定，正確使用財務專用章進行財務核算、報表編制等工作中的蓋章操作，確保印章使用準確無誤，并妥善保管與財務專用章使用相關的憑證、文件等資料。-出納人員負責保管現金收訖章、現金付訖章等與現金收付業務密切相關的財務專用章，嚴格按照現金管理制度使用印章，確保現金收付業務的規范性和準確性。3.監督部門職責-審計部門負責定期對財務專用章的管理和使用情況進行審計監督，檢查是否存在違規使用印章的行為，對發現的問題及時提出整改意見，并向管理層報告審計結果。-行政部門負責對財務專用章保管的硬件設施、安全環境等進行監督檢查，確保印章保管安全，同時協助處理因財務專用章管理引發的糾紛和問題。三、管理流程1.印章的刻制與啟用-財務專用章的刻制需經圖書館館長審批同意后，由行政部門按照國家相關規定，到指定的印章刻制單位進行刻制。-新刻制的財務專用章啟用前，需由行政部門會同財務部門進行備案登記，記錄印章的樣式、啟用時間等信息，并留存印模。同時，發布內部通知，告知全體員工新印章的啟用情況。2.印章的保管-財務專用章應實行分開保管制度。財務專用章（用于銀行結算等重要業務）由財務經理指定專人保管，一般情況下，該保管人員不得同時保管法人章。現金收訖章、現金付訖章等與現金收付業務相關的印章由出納人員負責保管。-印章保管人員應配備專門的保管設備，如保險柜等，確保印章存放安全。保管設備應設置專人專用的密碼或鑰匙，密碼或鑰匙不得隨意告知他人。-印章保管人員因請假、出差等原因暫時離崗時，應辦理印章交接手續，填寫《財務專用章交接登記表》，明確交接時間、交接內容、交接雙方等信息，并經財務經理批準。交接過程應有第三人在場監交，確保交接工作的準確性和完整性。3.印章的使用-使用申請：任何部門或個人因工作需要使用財務專用章，必須填寫《財務專用章使用申請表》，詳細說明使用印章的原因、用途、涉及金額、預計使用時間等信息，并按照審批流程進行審批。-審批流程：-一般性財務業務，涉及金額較小的，由財務經理審批。-重大財務事項，如大額資金支付、對外擔保等，需經財務經理審核后，報圖書館館長審批。-對于涉及多個部門的復雜財務事項，還需相關部門負責人會簽后，再按照上述流程進行審批。-蓋章操作：印章保管人員在收到經審批的《財務專用章使用申請表》后，應仔細核對申請內容與相關文件、憑證的一致性，確認無誤后方可蓋章。蓋章完畢后，在《財務專用章使用登記表》上記錄印章使用的詳細信息，包括使用日期、申請人、用途、蓋章文件名稱及編號等，并由申請人簽字確認。4.印章的停用與銷毀-當財務專用章因損壞、更換等原因需要停用時，由財務部門提出申請，經圖書館館長批準后，辦理停用手續。停用的印章應及時收回，由行政部門會同財務部門進行封存保管。-對于已停用且不再使用的財務專用章，應按照國家相關規定進行銷毀處理。銷毀前，需編制《財務專用章銷毀清單》，詳細記錄印章名稱、編號、銷毀原因、銷毀時間等信息。銷毀過程應有審計部門和行政部門人員在場監督，并在銷毀清單上簽字確認。四、權利與義務1.員工權利-員工有權對財務專用章管理制度提出合理化建議和意見，以促進制度的不斷完善。-員工在按照規定流程申請使用財務專用章時，有權要求相關審批人員在規定時間內給予明確答復，對于不合理的拒絕有權向上級部門申訴。-員工有權了解與自身工作相關的財務專用章使用情況，財務部門應按照規定提供必要的信息。2.員工義務-全體員工有義務遵守本財務專用章管理制度，不得擅自違規使用財務專用章。-涉及財務專用章使用的員工，應妥善保管與印章使用相關的文件、憑證等資料，不得隨意丟棄或泄露相關信息。-員工發現財務專用章管理存在問題或異常情況時，有義務及時向財務部門或相關監督部門報告。3.圖書館權利與義務-圖書館有權對財務專用章的使用情況進行監督檢查，對違反制度的行為進行糾正和處理。-圖書館有義務為財務專用章的保管和使用提供必要的安全保障設施和工作環境，確保財務工作的正常開展。同時，圖書館應定期組織員工進行財務專用章管理制度培訓，提高員工的風險意識和規范操作能力。五、監督與獎懲機制1.監督機制-內部審計監督：審計部門定期對財務專用章的管理和使用情況進行內部審計，審查印章保管、使用流程是否符合制度規定，相關文件、記錄是否完整準確。審計過程中如發現問題，應及時出具審計報告，提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。-日常監督檢查：財務部門負責人應定期對財務專用章的保管和使用情況進行檢查，確保印章保管安全、使用規范。行政部門也應不定期對印章保管的硬件設施、安全環境等進行檢查，發現隱患及時督促整改。-員工監督：鼓勵全體員工對財務專用章管理情況進行監督，對于發現違規行為并及時報告的員工，給予適當獎勵。同時，設立舉報郵箱和電話，接受員工和外部單位的監督舉報。2.獎勵機制-對于在財務專用章管理工作中表現突出的員工，如嚴格遵守制度、及時發現并避免重大風險等，圖書館將給予表彰和獎勵，包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對于提出合理化建議并被采納，有效改進財務專用章管理制度或提高管理效率的員工，給予相應的獎勵。3.懲罰機制-對于違反財務專用章管理制度的員工，視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。對于因違規使用財務專用章給圖書館造成經濟損失的，將依法追究相關人員的法律責任。-對于在財務專用章管理工作中存在疏忽、失職行為，但尚未造成嚴重后果的員工，給予批評教育、責令整改等處理，并根據績效考核制度扣減相應績效分數。六、附則1.制度解釋權本制度由圖書館財務部門負責解釋。在執行過程中，如遇特殊情況或制度未涵蓋的問題，由財務部門會同相關部門研究提出解決方案，并報圖書