集團it采購管理辦法一、總則（一）目的為規范集團IT采購行為，加強IT采購管理，提高采購效率和資金使用效益，保證所采購IT產品和服務的質量，結合集團實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團及下屬各子公司、分公司的IT采購活動，包括但不限于計算機硬件、軟件、網絡設備、信息安全產品、IT服務等的采購。（三）遵循原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家相關法律法規和行業標準，確保采購行為合法合規。2.效益性原則：以提高集團經濟效益和社會效益為目標，合理安排采購資金，追求性價比最優。3.公開、公平、公正原則：采購信息公開透明，采購過程公平競爭，采購結果公正合理。4.集中采購與分散采購相結合原則：根據采購項目的性質、金額和重要程度，實行集中采購和分散采購相結合的方式。二、管理機構及職責（一）集團IT采購管理委員會1.組成：由集團高層管理人員、IT部門負責人、財務部門負責人等組成。2.職責制定和修訂集團IT采購管理政策和制度。審議和批準集團年度IT采購預算。審批重大IT采購項目。監督和評估IT采購工作的執行情況。（二）集團IT采購部門1.職責負責組織實施集團的IT采購工作，包括采購計劃的制定、采購項目的招標、談判、合同簽訂等。建立和維護IT供應商庫，對供應商進行評估和管理。協調解決采購過程中出現的問題，確保采購項目的順利實施。定期向集團IT采購管理委員會匯報采購工作進展情況。（三）集團IT部門1.職責負責提出IT采購需求，明確采購項目的技術要求和性能指標。參與采購項目的技術評估和驗收工作。提供IT采購項目的技術支持和售后服務。（四）集團財務部門1.職責負責審核IT采購預算和資金使用計劃。參與采購合同的審核和簽訂，監督采購資金的支付。對采購項目的成本進行核算和分析。三、采購計劃管理（一）采購需求的提出1.集團各部門根據工作需要，在每年[具體時間]前向集團IT部門提出下一年度的IT采購需求。2.采購需求應包括采購項目的名稱、規格型號、數量、技術要求、預算金額等內容，并附詳細的需求說明。（二）采購需求的審核1.集團IT部門對各部門提出的采購需求進行匯總和審核，結合集團的IT發展戰略和現有資源狀況，提出審核意見。2.對于重大IT采購項目，集團IT部門應組織相關專家進行論證，確保采購需求的合理性和可行性。（三）采購計劃的制定1.集團IT采購部門根據審核通過的采購需求，結合集團的年度預算和資金狀況，制定年度IT采購計劃。2.采購計劃應包括采購項目的名稱、規格型號、數量、預算金額、采購時間、采購方式等內容。（四）采購計劃的審批1.年度IT采購計劃經集團IT部門負責人審核后，報集團IT采購管理委員會審批。2.經批準的采購計劃應嚴格執行，如有特殊情況需要調整，應按照規定的程序進行審批。四、采購方式選擇（一）公開招標1.適用范圍采購金額達到一定標準（具體標準由集團根據實際情況確定）的IT采購項目，一般應采用公開招標方式。技術復雜、對供應商有較高要求的IT采購項目，也應優先考慮采用公開招標方式。2.招標程序集團IT采購部門發布招標公告，邀請符合條件的供應商參與投標。供應商按照招標公告的要求編制投標文件，并在規定的時間內提交。集團IT采購部門組織開標、評標和定標工作，確定中標供應商。集團IT采購部門與中標供應商簽訂采購合同。（二）邀請招標1.適用范圍具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的IT采購項目。采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的IT采購項目。2.招標程序集團IT采購部門向符合條件的供應商發出投標邀請書。供應商按照投標邀請書的要求編制投標文件，并在規定的時間內提交。集團IT采購部門組織開標、評標和定標工作，確定中標供應商。集團IT采購部門與中標供應商簽訂采購合同。（三）競爭性談判1.適用范圍招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的IT采購項目。技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的IT采購項目。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的IT采購項目。2.談判程序集團IT采購部門成立談判小組，制定談判文件。談判小組邀請符合條件的供應商進行談判。談判小組根據談判情況確定成交供應商。集團IT采購部門與成交供應商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍只能從唯一供應商處采購的IT采購項目。發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的IT采購項目。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的IT采購項目。2.采購程序集團IT采購部門向單一供應商發出采購邀請，并進行談判。談判達成一致后，集團IT采購部門與供應商簽訂采購合同。（五）詢價采購1.適用范圍采購的IT產品規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.詢價程序集團IT采購部門向三家以上符合條件的供應商發出詢價單。供應商按照詢價單的要求報價。集團IT采購部門根據供應商的報價情況，確定成交供應商。集團IT采購部門與成交供應商簽訂采購合同。五、供應商管理（一）供應商庫的建立1.集團IT采購部門通過公開征集、供應商自薦、推薦等方式，收集供應商的相關信息，建立IT供應商庫。2.供應商庫應包括供應商的名稱、地址、聯系方式、經營范圍、資質證書、業績情況等內容。（二）供應商的選擇1.集團IT采購部門根據采購項目的要求，從供應商庫中選擇符合條件的供應商參與投標或談判。2.對于新供應商，集團IT采購部門應進行實地考察和評估，了解其生產能力、技術水平、質量保證體系、售后服務等情況。（三）供應商的評估1.集團IT采購部門定期對供應商的表現進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格等方面。2.根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予優先合作機會，對于表現不佳的供應商進行警告、限制合作或淘汰。（四）供應商的激勵與約束1.集團IT采購部門可以通過簽訂長期合作協議、給予一定的價格優惠、頒發榮譽證書等方式，激勵供應商提高產品質量和服務水平。2.對于供應商的違約行為，集團IT采購部門應按照合同約定追究其違約責任，情節嚴重的，應終止合作。六、采購合同管理（一）合同的簽訂1.集團IT采購部門與供應商就采購項目的條款達成一致后，應及時簽訂采購合同。2.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務，包括采購項目的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、售后服務、違約責任等內容。3.采購合同簽訂前，應經集團法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。（二）合同的履行1.集團IT采購部門和供應商應按照合同約定履行各自的義務，確保采購項目的順利實施。2.集團IT采購部門應跟蹤合同的執行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。（三）合同的變更與解除1.如因特殊情況需要變更或解除采購合同，應經雙方協商一致，并簽訂書面協議。2.變更或解除合同的協議應報集團IT采購管理委員會審批。（四）合同的歸檔1.采購合同簽訂后，集團IT采購部門應及時將合同原件歸檔保存，建立合同檔案。2.合同檔案應包括合同文本、附件、補充協議、驗收報告、付款憑證等相關資料。七、采購項目驗收（一）驗收組織1.采購項目完成后，集團IT采購部門應組織相關部門和人員進行驗收。2.對于重大IT采購項目，應邀請外部專家參與驗收。（二）驗收標準1.驗收應按照采購合同約定的技術要求和質量標準進行，確保采購項目符合要求。2.對于軟件類采購項目，還應進行功能測試、性能測試、安全測試等。（三）驗收報告1.驗收完成后，驗收小組應出具驗收報告，明確驗收結果。2.驗收報告應包括采購項目的名稱、規格型號、數量、驗收時間、驗收地點、驗收人員、驗收結論等內容，并由驗收人員簽字確認。（四）驗收不合格的處理1.如驗收不合格，集團IT采購部門應要求供應商限期整改，直至驗收合格為止。2.對于因供應商原因導致驗收不合格的，集團IT采購部門應按照合同約定追究其違約責任。八、采購資金支付（一）支付申請1.供應商按照合同約定完成交貨和驗收后，應向集團IT采購部門提交付款申請，并提供相關的發票和驗收報告等資料。2.集團IT采購部門對付款申請進行審核，審核內容包括發票的真實性、合法性、金額是否與合同約定一致、驗收報告是否合格等。（二）支付審批1.經集團IT采購部門審核通過的付款申請，報集團財務部門審批。2.集團財務部門根據合同約定和資金狀況，對付款申請進行審批，審批通過后辦理付款手續。（三）支付方式1.采購資金的支付方式應按照合同約定執行，一般采用銀行轉賬方式。2.對于金額較小的采購項目，也可以采用現金支付方式，但應嚴格按照集團的財務管理制度執行。九、監督與審計（一）內部監督1.集團內部審計部門應定期對IT采購工作進行審計，檢查采購活動是否符合法律法規和集團的相關規定。2.集團IT采購管理委員會應加強對IT采購工作