印章使用制度及管理辦法一、引言親愛(ài)的各位伙伴，印章雖小，卻承載著公司至關(guān)重要的責(zé)任與權(quán)力。它是公司對(duì)外行使權(quán)力、確認(rèn)各類文件效力的關(guān)鍵象征，在公司運(yùn)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)都發(fā)揮著不可替代的作用。為了確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，避免因印章管理不善給公司帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)和損失，我們特制定本《印章使用制度及管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序。二、適用范圍本制度及管理辦法適用于公司內(nèi)所有印章，包括但不限于公司公章、法人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章等，以及各部門根據(jù)工作需要經(jīng)批準(zhǔn)刻制的部門印章。涵蓋公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、下屬子公司等所有以公司名義開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的相關(guān)主體。三、印章的種類及用途（一）公司公章1.定義：公司公章是公司對(duì)外行使權(quán)力的象征，具有最高的法律效力。2.用途：用于公司各類重要文件、合同、協(xié)議、證明、函件等，如公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、對(duì)外報(bào)送的重要報(bào)表、重大合同等。這些文件往往對(duì)公司的重大決策、權(quán)益和責(zé)任產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，需要加蓋公章以確認(rèn)其效力。（二）法人章1.定義：代表公司法定代表人身份的印章。2.用途：通常用于與財(cái)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，如銀行開戶、銷戶、支票簽發(fā)、貸款合同等，以及部分需要法定代表人簽字確認(rèn)的文件。在這些場(chǎng)景中，法人章與法定代表人的親筆簽名具有同等法律效力。（三）財(cái)務(wù)專用章1.定義：專門用于公司財(cái)務(wù)往來(lái)結(jié)算等財(cái)務(wù)事務(wù)的印章。2.用途：主要用于開具發(fā)票、收據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)、銀行結(jié)算等財(cái)務(wù)活動(dòng)。它是財(cái)務(wù)工作規(guī)范化和合法化的重要標(biāo)志，確保公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（四）合同專用章1.定義：專門用于簽訂各類合同的印章。2.用途：在公司對(duì)外簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、合作協(xié)議等時(shí)使用。合同專用章的使用，明確了合同簽訂行為代表公司意志，保障合同的法律效力，維護(hù)公司在合同關(guān)系中的合法權(quán)益。（五）發(fā)票專用章1.定義：用于在公司開具的發(fā)票上加蓋，以表明發(fā)票的合法性和有效性。2.用途：根據(jù)國(guó)家稅收法律法規(guī)的要求，在開具增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等各類發(fā)票時(shí)，必須加蓋發(fā)票專用章，以確保發(fā)票符合稅務(wù)管理規(guī)定，便于稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行稅收征管和監(jiān)督。（六）部門印章1.定義：各部門根據(jù)工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)刻制的印章，僅在本部門職責(zé)范圍內(nèi)使用。2.用途：用于部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)告等，以及與其他部門之間的工作溝通、協(xié)調(diào)等事務(wù)。部門印章不能用于對(duì)外簽訂合同、出具具有法律效力的文件等超出部門職責(zé)范圍的事項(xiàng)。四、印章的刻制與啟用（一）印章刻制申請(qǐng)1.因工作需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》。在申請(qǐng)表中，要詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)刻制印章的名稱、種類、用途、使用范圍、預(yù)計(jì)使用年限等信息。例如，如果是申請(qǐng)刻制合同專用章，需說(shuō)明主要用于簽訂哪類合同，預(yù)計(jì)在未來(lái)幾年內(nèi)使用頻繁程度等。2.《印章刻制申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，然后提交至公司辦公室（或負(fù)責(zé)印章管理的綜合部門）進(jìn)行初步審核。辦公室會(huì)從公司整體管理和業(yè)務(wù)需求的角度，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷是否符合公司的發(fā)展戰(zhàn)略和管理要求。3.初步審核通過(guò)后，申請(qǐng)表需提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)綜合考慮公司業(yè)務(wù)布局、風(fēng)險(xiǎn)控制等因素，做出最終的審批決定。只有經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的印章刻制申請(qǐng)，才能進(jìn)入后續(xù)流程。（二）印章刻制流程1.經(jīng)批準(zhǔn)的印章刻制申請(qǐng)，由公司辦公室（或指定部門）負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位。在選擇印章刻制單位時(shí)，要嚴(yán)格審查其資質(zhì)，確保其具備公安機(jī)關(guān)頒發(fā)的特種行業(yè)許可證等相關(guān)證照，以保證印章刻制的合法性和質(zhì)量。2.印章刻制單位應(yīng)根據(jù)公司提供的印章樣式、規(guī)格等要求進(jìn)行刻制。印章的樣式和規(guī)格應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。例如，公司公章的尺寸、字體、圖案等都有明確的規(guī)范要求，必須嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。3.在印章刻制過(guò)程中，公司辦公室（或指定人員）應(yīng)與印章刻制單位保持密切溝通，及時(shí)了解刻制進(jìn)度，確保印章按時(shí)交付。同時(shí)，要對(duì)印章的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括印章的清晰度、印油的質(zhì)量等，確保印章符合使用要求。（三）印章啟用1.新刻制的印章交付后，公司辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印章的外觀是否符合設(shè)計(jì)要求、印章的材質(zhì)是否合格、印章的印文是否清晰等。只有驗(yàn)收合格的印章，才能正式啟用。2.印章啟用前，公司辦公室應(yīng)發(fā)布《印章啟用通知》。通知中要明確印章的名稱、種類、啟用日期、使用范圍、保管部門等信息，并發(fā)送至公司各部門及相關(guān)單位。例如，通知會(huì)告知大家新的合同專用章從某年某月某日起正式啟用，僅用于簽訂公司某類業(yè)務(wù)合同，由合同管理部門負(fù)責(zé)保管等。3.同時(shí)，公司辦公室應(yīng)在《印章管理臺(tái)賬》中詳細(xì)記錄印章的啟用信息，包括印章名稱、啟用日期、啟用文號(hào)、發(fā)放部門等，以便日后查詢和追溯。五、印章的保管（一）保管原則1.印章保管應(yīng)遵循“專人負(fù)責(zé)、責(zé)任明確”的原則。每枚印章都必須指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章的安全和正確使用。保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理的相關(guān)規(guī)定。2.印章保管人應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要更換保管人，應(yīng)嚴(yán)格按照印章交接程序辦理交接手續(xù)，確保印章管理的連續(xù)性和安全性。（二）保管要求1.公司公章、法人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等重要印章，應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。保險(xiǎn)柜或文件柜的鑰匙和密碼應(yīng)由印章保管人分別掌握，確保雙人開啟，防止印章被盜用或損壞。2.發(fā)票專用章、部門印章等相對(duì)次要的印章，也應(yīng)妥善保管，存放在安全可靠的地方，避免丟失或隨意放置。保管人應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無(wú)損。3.印章保管人不得擅自將印章帶出公司辦公場(chǎng)所。如因特殊情況確需帶出，必須填寫《印章外出使用申請(qǐng)表》，說(shuō)明帶出原因、帶出時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用事項(xiàng)等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可帶出。帶出期間，保管人要對(duì)印章的安全和使用負(fù)責(zé)，確保印章不被濫用或丟失。（三）印章保管人的職責(zé)1.印章保管人應(yīng)嚴(yán)格遵守印章使用制度，按照規(guī)定的程序和權(quán)限使用印章，不得擅自越權(quán)使用印章。在使用印章前，要認(rèn)真審核用印文件的內(nèi)容和審批手續(xù)，確保用印的合法性和準(zhǔn)確性。2.負(fù)責(zé)印章的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，定期清理印章表面，添加印油，保證印章印文的清晰和質(zhì)量。同時(shí)，要注意印章的存放環(huán)境，避免印章因受潮、受熱、生銹等原因損壞。3.建立印章使用記錄，詳細(xì)記錄每次印章使用的日期、時(shí)間、用印文件名稱、編號(hào)、用印次數(shù)、批準(zhǔn)人、使用人等信息。印章使用記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱和審計(jì)。4.如發(fā)現(xiàn)印章有異常情況，如印章丟失、被盜、損壞等，應(yīng)立即向公司辦公室報(bào)告，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，如掛失、報(bào)警等，以減少公司可能遭受的損失。六、印章的使用（一）使用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門或人員需要使用印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表中要清晰填寫用印部門、用印人、聯(lián)系電話、用印文件名稱、編號(hào)、份數(shù)、用印事項(xiàng)說(shuō)明、預(yù)計(jì)用印日期等信息。例如，如果是用印簽訂一份銷售合同，要在申請(qǐng)表中詳細(xì)說(shuō)明合同的對(duì)方單位、合同金額、主要條款等內(nèi)容。2.對(duì)于重要文件或涉及重大事項(xiàng)的用印申請(qǐng)，如公司重大投資項(xiàng)目合同、涉及公司核心利益的協(xié)議等，還應(yīng)附上相關(guān)的文件資料和背景說(shuō)明，以便審批人員全面了解用印情況。（二）審批流程1.一般文件用印審批《印章使用申請(qǐng)表》首先提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人要從業(yè)務(wù)角度對(duì)用印事項(xiàng)的必要性、真實(shí)性、合規(guī)性進(jìn)行審查，確保用印文件符合本部門的工作要求和公司的相關(guān)規(guī)定。例如，部門負(fù)責(zé)人要核實(shí)合同條款是否與部門業(yè)務(wù)計(jì)劃相符，是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)等。部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表提交至公司辦公室（或負(fù)責(zé)印章管理的綜合部門）進(jìn)行復(fù)核。辦公室主要從公司整體管理和印章使用規(guī)范的角度進(jìn)行審查，檢查申請(qǐng)表填寫是否完整、審批手續(xù)是否齊全、用印文件格式是否符合要求等。辦公室復(fù)核通過(guò)后，由印章保管人根據(jù)審批意見為用印文件加蓋印章。2.重要文件用印審批對(duì)于重要文件或涉及重大事項(xiàng)的用印申請(qǐng)，在部門負(fù)責(zé)人審核后，需提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)從公司戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)控制等更高層面進(jìn)行綜合考量，做出最終的審批決定。例如，對(duì)于重大投資項(xiàng)目合同的用印，分管領(lǐng)導(dǎo)要評(píng)估項(xiàng)目的可行性、風(fēng)險(xiǎn)收益情況等，確保公司利益得到充分保障。如涉及多個(gè)部門或跨部門合作的重要文件用印，還需組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，充分征求各部門的意見和建議，確保文件內(nèi)容全面、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)分歧和漏洞。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，再按照上述流程提交至公司辦公室復(fù)核，最后由印章保管人加蓋印章。（三）用印規(guī)范1.印章保管人在加蓋印章前，要再次核對(duì)用印文件與《印章使用申請(qǐng)表》的內(nèi)容是否一致，審批手續(xù)是否完備。如發(fā)現(xiàn)不一致或?qū)徟掷m(xù)不全的情況，應(yīng)拒絕用印，并及時(shí)與相關(guān)人員溝通協(xié)調(diào)。2.加蓋印章時(shí)，要確保印章端正、清晰，印章的名稱與用印文件中的公司名稱一致，印章的印文應(yīng)完整、無(wú)殘缺。對(duì)于多頁(yè)文件，應(yīng)加蓋騎縫章，確保文件的完整性和不可篡改性。3.原則上，一份文件只能加蓋一次印章。如因特殊情況需要重復(fù)用印，應(yīng)重新填寫《印章使用申請(qǐng)表》，說(shuō)明重復(fù)用印的原因，按照原審批流程重新審批。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等空白文件上加蓋印章。如確因工作需要，必須經(jīng)過(guò)公司主要領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并在空白文件上注明用途和有效期限，同時(shí)做好登記備案工作。七、印章的停用與銷毀（一）印章停用1.當(dāng)公司名稱變更、印章磨損嚴(yán)重?zé)o法正常使用、印章使用期滿或因其他原因不再使用某枚印章時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章停用手續(xù)。由印章保管部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，說(shuō)明停用原因、停用日期等信息，提交至公司辦公室。2.公司辦公室收到《印章停用申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行核實(shí)，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，發(fā)布《印章停用通知》，告知公司各部門及相關(guān)單位該印章已停用，不再具有法律效力。同時(shí)，在《印章管理臺(tái)賬》中注明印章的停用狀態(tài)。（二）印章銷毀1.對(duì)于停用的印章，公司辦公室應(yīng)及時(shí)組織銷毀。銷毀印章前，要對(duì)印章進(jìn)行拍照或留樣，以備日后查詢和存檔。同時(shí)，填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，說(shuō)明銷毀印章的名稱、種類、數(shù)量、銷毀原因、銷毀方式等信息，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.印章銷毀應(yīng)選擇安全可靠的方式，如采用碎毀、熔毀等物理方法，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。銷毀過(guò)程應(yīng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底完成。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《印章銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。3.印章銷毀后，公司辦公室應(yīng)在《印章管理臺(tái)賬》中記錄印章的銷毀日期、銷毀方式、銷毀監(jiān)督人等信息，完成印章管理的全流程記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.公司辦公室應(yīng)定期對(duì)各部門的印章管理和使用情況進(jìn)行檢查，檢查周期一般為每季度一次。檢查內(nèi)容包括印章的保管情況、印章使用記錄、印章使用審批手續(xù)、印章的存放環(huán)境等。2.在檢查過(guò)程中，要認(rèn)真查閱《印章管理臺(tái)賬》、《印章使用申請(qǐng)表》等相關(guān)文件資料，核實(shí)印章使用是否符合規(guī)定程序，審批手續(xù)是否齊全，印章使用記錄是否真實(shí)、完整。同時(shí)，實(shí)地查看印章的存放是否安全，保管人是否履行職責(zé)等。（二）不定期抽查1.除定期檢查外，公司辦公室還應(yīng)不定期對(duì)印章管理和使用情況進(jìn)行抽查。抽查可以不提前通知，直接對(duì)相關(guān)部門的印章管理工作進(jìn)行檢查，以確保檢查結(jié)果的真實(shí)性和客觀性。2.抽查重點(diǎn)關(guān)注印章使用的合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)防控情況，如是否存在擅自使用印章、越權(quán)使用印章、在空白文件上用印等違規(guī)行為。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于在印章管理和使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，如印章使用記錄填寫不完整、審批手續(xù)稍有欠缺等，公司辦公室應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門或人員發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如擅自使用印章、偽造印章使用審批手續(xù)、利用印章謀取私利等，公司將按照公