銀行智能印章管理辦法一、前言親愛的同事們，隨著銀行業務的不斷拓展和科技的飛速發展，印章作為銀行運營中具有重要法律效力和風險控制意義的關鍵工具，其管理的安全性、規范性和高效性愈發重要。傳統的印章管理方式在面對日益復雜的業務場景和海量交易時，逐漸暴露出諸多弊端，如印章使用登記不規范、監管難以及存在被盜用、濫用的潛在風險等。為了更好地適應現代銀行運營需求，有效防范印章管理風險，我們引入了智能印章管理系統，并制定本管理辦法。希望大家認真學習并遵守本辦法，共同維護銀行運營的安全與穩定。二、適用范圍本辦法適用于我行各級分支機構及所有涉及印章使用的部門和崗位。涵蓋各類行政印章、業務專用章、財務專用章等，只要是納入銀行印章管理體系的印章，均按照本辦法執行智能管理。三、職責分工1.總行辦公室負責統籌規劃全行智能印章管理工作，制定和修訂智能印章管理辦法及相關制度。對全行智能印章管理工作進行監督、檢查和指導，定期評估智能印章管理系統的運行情況，及時發現并解決問題。協調與其他部門之間關于智能印章管理的工作銜接，確保管理工作順暢進行。2.科技部門負責智能印章管理系統的選型、建設、維護和升級工作，保障系統的穩定運行和數據安全。對智能印章設備進行技術支持，及時處理設備故障和技術問題，確保印章能夠正常使用。與總行辦公室及其他相關部門協作，根據業務需求對系統功能進行優化和完善。3.各分支機構及部門負責本機構、本部門智能印章的日常使用和保管，嚴格按照本辦法規定的流程進行印章申請、審批和使用操作。明確專人負責智能印章管理工作，對印章使用情況進行詳細記錄，并定期向總行辦公室報備。配合總行辦公室和科技部門開展智能印章管理相關工作，如系統測試、設備巡檢等。四、智能印章設備管理1.設備采購與安裝科技部門根據總行辦公室提出的業務需求，負責智能印章設備的選型和采購工作。采購過程需遵循銀行相關采購制度，確保設備質量可靠、性能穩定且符合安全標準。設備采購到位后，由科技部門組織專業人員進行安裝和調試，確保設備能夠正常接入智能印章管理系統，并與現有業務系統實現有效對接。安裝完成后，需進行全面測試，確保設備功能正常、數據傳輸準確。2.設備日常維護各分支機構及部門應安排專人負責智能印章設備的日常清潔和簡單維護工作，保持設備外觀整潔，避免因灰塵、雜物等影響設備正常運行。科技部門應建立設備巡檢制度，定期對智能印章設備進行巡檢，檢查設備硬件、網絡連接、系統軟件等是否正常。如發現設備存在故障或異常，應及時安排維修人員進行處理，并做好記錄。對于設備的軟件升級，科技部門應提前制定升級計劃，并通知相關分支機構和部門。升級過程需嚴格按照操作規程進行，確保數據安全和系統穩定。升級完成后，需對設備進行功能測試，確認無誤后方可投入使用。3.設備報廢與處置當智能印章設備達到使用壽命、出現嚴重故障無法修復或因業務調整不再使用時，由使用部門提出設備報廢申請，經科技部門鑒定確認后，按照銀行固定資產管理相關規定辦理報廢手續。報廢設備的處置應遵循國家相關法律法規和銀行內部規定，確保設備中的敏感信息得到徹底清除，防止信息泄露。對于可回收利用的部件，可按照規定進行回收處理；對于無法回收利用的設備，應進行環保處理。五、印章的刻制與啟用1.印章刻制申請因業務需要刻制新印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規格、材質等信息，并提交相關證明文件，如業務授權書、上級批復等。《印章刻制申請表》需經部門負責人審核簽字后，報總行辦公室審批。總行辦公室應嚴格按照銀行印章管理規定，對申請事項進行認真審核，確保刻制印章的必要性和合規性。2.印章刻制流程經總行辦公室審批同意后，由總行辦公室指定的具有資質的印章刻制單位負責印章的刻制工作。印章刻制單位應嚴格按照國家相關標準和銀行要求進行刻制，確保印章質量和防偽性能。在印章刻制過程中，總行辦公室應安排專人進行監督，確保印章刻制符合規定。印章刻制完成后，刻制單位應提供印章印模和相關證明文件，由總行辦公室進行驗收。3.印章啟用新印章驗收合格后，總行辦公室應在智能印章管理系統中為其建立檔案，錄入印章基本信息、刻制時間、啟用時間等，并將印章與智能印章設備進行綁定。總行辦公室應發布印章啟用通知，明確印章的名稱、用途、使用范圍、保管部門等信息，并將印章印模下發至各相關分支機構和部門。各分支機構和部門在收到印章啟用通知后，應及時做好相關記錄和準備工作，確保印章能夠正常啟用。六、印章的保管與存放1.保管責任人每枚智能印章應明確專人負責保管，保管人員應具備良好的職業道德和責任心，熟悉印章管理相關規定和智能印章設備操作流程。保管人員名單需報總行辦公室備案，如有人員變動，應及時辦理交接手續并重新備案。各分支機構及部門負責人對本機構、本部門保管的智能印章負有管理和監督責任，應定期檢查印章保管情況，確保印章安全。2.存放要求智能印章應存放在專門的印章保管室或保險柜內，保管室或保險柜應具備防火、防盜、防潮、防蟲等功能，并安裝監控設備，確保24小時監控。監控錄像資料應保存至少[X]個月，以備查閱。印章存放地點應設置明顯標識，嚴禁無關人員進入。保管人員應妥善保管印章保管室或保險柜的鑰匙和密碼，不得隨意轉借他人。如鑰匙或密碼丟失或遺忘，應及時采取措施進行更換或重置。七、印章的使用流程1.使用申請因業務需要使用智能印章時，由使用人填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱及份數、用印時間等信息，并上傳相關用印文件的電子文檔。《印章使用申請表》需經部門負責人審核簽字后，按照銀行內部審批流程提交相關領導審批。對于重大事項或涉及金額較大的用印申請，還需經過風險管理部門、法律合規部門等相關部門的會簽審核。2.審批流程各級審批人員應認真審核《印章使用申請表》及相關用印文件，確保用印事項真實、合規、合法。審批人員應在智能印章管理系統中進行審批操作，注明審批意見和審批時間。對于緊急用印事項，可通過電話、短信等方式先向相關領導請示，經同意后在系統中補錄審批信息。但事后應及時補齊相關審批手續。3.印章使用經審批通過后，使用人攜帶經審批的《印章使用申請表》及相關用印文件到印章保管人員處領取智能印章設備。印章保管人員應在智能印章管理系統中核對用印申請信息，確認無誤后將智能印章設備交付使用人。使用人在使用智能印章時，需按照設備操作提示進行操作，將用印文件放置在指定位置，通過指紋識別、密碼驗證等身份認證方式登錄智能印章管理系統，系統自動記錄用印時間、用印人等信息，并對用印過程進行拍照或錄像留存。印章使用完畢后，使用人應及時將智能印章設備歸還印章保管人員。印章保管人員應在智能印章管理系統中確認設備歸還，并檢查設備是否正常、用印記錄是否完整。八、印章使用的監督與檢查1.日常監督各分支機構及部門負責人應加強對本機構、本部門印章使用情況的日常監督，定期檢查印章使用記錄和用印文件，確保印章使用合規、記錄完整。總行辦公室應通過智能印章管理系統對全行印章使用情況進行實時監控，及時發現異常用印行為，并通知相關分支機構和部門進行核實處理。2.定期檢查總行辦公室應定期組織對全行智能印章管理工作進行全面檢查，檢查內容包括印章管理制度執行情況、智能印章設備運行情況、印章使用記錄及檔案管理情況等。檢查頻率原則上為每[X]個月一次，也可根據實際情況適當調整。在檢查過程中，如發現存在問題或隱患，應及時下達整改通知書，要求相關分支機構和部門限期整改。整改完成后，相關分支機構和部門應將整改情況書面報告總行辦公室。總行辦公室應對整改情況進行復查，確保問題得到徹底解決。3.審計監督內部審計部門應將智能印章管理工作納入年度審計計劃，定期對智能印章管理情況進行專項審計。審計內容包括印章管理制度的健全性和有效性、印章使用的合規性、智能印章管理系統的安全性等。對于審計發現的問題，內部審計部門應出具審計報告，并提出整改建議和處理意見。相關分支機構和部門應按照審計要求認真落實整改，并將整改情況反饋給內部審計部門。九、印章的停用與銷毀1.印章停用因機構調整、業務變更或印章損壞等原因，需要停用印章時，由相關部門填寫《印章停用申請表》，說明停用原因，報總行辦公室審批。總行辦公室審批同意后，在智能印章管理系統中將印章狀態設置為“停用”，并通知相關分支機構和部門停止使用該印章。印章保管人員應將停用印章妥善保管，等待進一步處理。2.印章銷毀對于停用后不再使用的印章，由總行辦公室組織相關部門進行鑒定，確認無保留價值后，填寫《印章銷毀申請表》，報行領導審批。經行領導審批同意后，由總行辦公室會同監察、審計等部門共同對印章進行銷毀處理。銷毀過程應進行全程錄像，并做好記錄。銷毀完成后，應將銷毀情況在智能印章管理系統中進行更新，并將相關記錄存檔。十、違規處理1.對于違反本辦法規定，有下列行為之一的，視情節輕重，給予相關責任人批評教育、警告、罰款等處罰未經審批擅自使用印章或超越審批權限使用印章的；偽造、篡改印章使用記錄或用印文件的；私自將智能印章設備轉借他人或擅自拆卸、改裝設備的；因保管不善導致印章丟失、被盜或損壞的；其他違反印章管理規定的行為。2.對于因違規使用印章給銀行造成經濟損失或不良影響的，除給予上述處罰外，還應依法