集團檔案業務管理辦法?一、總則（一）目的為加強集團檔案業務管理，有效保護和利用檔案資源，充分發揮檔案在集團運營、決策、發展等方面的重要作用，根據《中華人民共和國檔案法》及相關行業標準，結合本集團實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團總部及各下屬子公司、分公司、事業部等所有涉及檔案業務管理的部門和人員。（三）定義本辦法所稱檔案，是指集團在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等。二、檔案管理體制與職責（一）檔案管理體制集團實行集中統一管理與分級負責相結合的檔案管理體制。集團總部設立檔案管理中心，作為集團檔案業務的管理與指導部門；各下屬單位設立檔案管理部門或指定專人負責本單位的檔案管理工作，并接受集團檔案管理中心的監督和指導。（二）集團檔案管理中心職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和行業標準，制定集團檔案業務管理制度、規范和流程，并監督實施。2.統籌規劃集團檔案工作的發展，制定檔案工作年度計劃和中長期規劃，并組織實施。3.負責集團總部檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作，指導各下屬單位的檔案管理工作。4.組織開展檔案信息化建設，建立和維護集團檔案管理信息系統，實現檔案的數字化管理和資源共享。5.組織檔案業務培訓和交流活動，提高集團檔案管理人員的業務素質和工作水平。6.定期向集團領導匯報檔案工作情況，為集團決策提供檔案信息支持。（三）下屬單位檔案管理部門職責1.貫徹執行集團檔案業務管理制度和規范，結合本單位實際情況，制定具體的實施細則和工作流程。2.負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作，確保檔案的完整、準確和安全。3.按照規定向集團檔案管理中心移交永久和長期保存的檔案，做好檔案的交接和歸檔工作。4.負責本單位檔案信息化建設，將檔案信息錄入集團檔案管理信息系統，實現檔案的數字化管理。5.定期向集團檔案管理中心報送檔案工作統計報表和年度工作總結，接受集團檔案管理中心的監督和檢查。（四）各部門職責集團各部門是檔案形成的責任主體，負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并指定專人負責檔案管理工作。具體職責如下：1.明確本部門檔案管理責任人，負責組織和協調本部門的檔案工作。2.按照檔案管理要求，及時收集本部門在各項活動中形成的文件材料，并進行初步整理和分類。3.定期將整理好的文件材料移交本單位檔案管理部門，辦理檔案移交手續。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括集團各級黨政機關、部門在行政管理活動中形成的各種文件、會議記錄、工作報告、請示、批復、合同等。2.科技檔案：包括集團在科研、生產、技術改造等活動中形成的設計圖紙、技術文件、實驗報告、科研成果等。3.會計檔案：包括集團各級財務部門在會計核算過程中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報表等。4.人事檔案：包括集團員工的履歷表、自傳、考核材料、獎懲材料、工資待遇材料等。5.聲像檔案：包括集團在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等。6.其他檔案：包括集團在各項活動中形成的其他具有保存價值的文件材料，如實物檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的完整、準確和及時。2.文件材料應按照自然形成規律和保存價值進行分類整理，保持文件之間的有機聯系。3.對于重要的文件材料，應同時收集紙質文件和電子文件，并確保兩者內容一致。4.對于聲像檔案，應注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，以便于管理和利用。（三）整理方法1.文書檔案按照年度、組織機構、保管期限進行分類整理，采用"件"為單位進行裝訂和編號。2.科技檔案按照項目、專業、階段進行分類整理，采用卷為單位進行裝訂和編號。3.會計檔案按照會計年度、類別進行分類整理，采用冊為單位進行裝訂和編號。4.人事檔案按照員工姓名進行分類整理，采用卷為單位進行裝訂和編號。5.聲像檔案按照載體形式、時間、內容進行分類整理，采用冊或盤為單位進行裝訂和編號。（四）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應在項目完成后及時歸檔，一般不超過項目完成后的三個月。3.會計檔案應在會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交本單位檔案管理部門保管。4.人事檔案應在員工入職、離職、晉升等情況發生后及時更新和歸檔。5.聲像檔案應在活動結束后及時整理和歸檔。四、檔案的保管與保護（一）保管設施1.集團應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備和設施，如檔案架、密集架、溫濕度控制設備、消防設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應符合國家有關檔案保管的標準和要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。（二）保管要求1.檔案應按照分類、編號順序存放于檔案架或密集架上，排列整齊，便于查找和管理。2.檔案庫房應保持適宜的溫濕度環境，溫度應控制在14℃-24℃之間，相對濕度應控制在45%-60%之間。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，及時發現和處理檔案損壞、霉變、蟲蛀等問題。4.對于珍貴、重要的檔案，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、加密保存等。（三）保護措施1.加強檔案庫房的安全管理，建立健全安全管理制度，落實安全責任，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案進行備份，采用異地備份和存儲的方式，防止檔案因自然災害、人為破壞等原因丟失或損壞。3.加強檔案信息化建設，對檔案進行數字化處理和存儲，提高檔案的保護和利用水平。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織集團成立檔案鑒定工作小組，由集團檔案管理中心負責人、相關部門負責人和專業技術人員組成，負責檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準檔案鑒定工作應按照國家有關檔案鑒定的標準和規定進行，根據檔案的保存價值和保管期限，將檔案劃分為永久、長期和短期三種類型。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理和初審，提出鑒定意見。2.檔案鑒定工作小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核和鑒定，確定檔案的存毀。3.對于需要銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等內容，并報集團領導批準。（四）銷毀要求1.經批準銷毀的檔案，應采用安全可靠的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息不泄露。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。3.檔案銷毀清冊應永久保存，作為檔案銷毀的憑證。六、檔案的利用與服務（一）利用原則檔案利用應遵循合法、安全、方便、高效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發揮檔案的作用，為集團的各項工作提供服務。（二）利用方式1.查閱：集團內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經本部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續。2.復制：因工作需要復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，經檔案管理部門負責人批準后，在檔案管理人員的監督下進行復制。3.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經集團領導批準后，辦理借閱手續，并按照規定的期限歸還檔案。（三）服務要求1.檔案管理部門應建立健全檔案利用服務制度，提高服務質量和效率，為利用者提供優質的服務。2.檔案管理人員應熟悉檔案內容和存放位置，能夠準確、快速地為利用者提供所需的檔案信息。3.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統計和分析，了解檔案利用需求，為檔案工作的改進和發展提供依據。七、檔案的信息化建設（一）建設目標建立集團檔案管理信息系統，實現檔案的數字化管理和資源共享，提高檔案管理的效率和水平，為集團的各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）建設內容1.檔案數字化處理：對集團現存的紙質檔案進行數字化掃描和處理，將檔案信息錄入檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲和管理。2.檔案管理信息系統建設：建立集團檔案管理信息系統，實現檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等業務的信息化管理。3.檔案資源共享平臺建設：建立集團檔案資源共享平臺，實現集團內部檔案信息的共享和交換，提高檔案資源的利用效率。（三）建設要求1.檔案信息化建設應遵循國家有關檔案信息化建設的標準和規范，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案管理信息系統應具備功能完善、操作簡便、安全可靠等特點，滿足集團檔案管理的實際需求。3.加強檔案信息化人才隊伍建設，提高檔案管理人員的信息化素質和技能水平。八、檔案的保密與安全（一）保密制度1.集團應建立健全檔案保密制度，明確檔案保密的范圍、等級和措施，加強檔案保密管理。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內容和信息。3.對于涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案，應采取嚴格的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。（二）安全措施1.加強檔案庫房的安全管理，建立健全安全管理制度，落實安全責任，確保檔案庫房的安全。2.加強檔案信息化建設，采取安全可靠的技術手段，保障檔案信息系統的安全運行。3.加強檔案利用過程中的安全管理，嚴格控制檔案的查閱、復制、借閱等權限，防止檔案信息泄露。九、監督與考核（一）監督檢查集團檔案管