委托檔案存放管理辦法一、引言親愛的同事們，大家好！在公司的日常運營中，檔案管理工作至關重要。隨著業務的不斷發展，我們可能會因為各種原因，需要將部分檔案委托給外部機構存放管理。為了確保委托檔案存放管理工作的規范、有序、安全，我們依據相關法律法規以及行業標準，結合公司實際情況，特制定本辦法。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同維護公司檔案的安全與完整。二、適用范圍本辦法適用于公司所有因業務需求，委托外部機構存放管理的各類檔案，包括但不限于人事檔案、財務檔案、業務合同檔案、技術資料檔案等。涉及國家機密、商業機密及其他敏感信息的檔案委托存放，除遵循本辦法外，還需符合公司專門制定的保密規定。三、委托存放原則（一）安全性原則確保委托存放的檔案在存放期間不丟失、不損壞、不被非法獲取或篡改。我們鼓勵選擇具備完善安全防護措施，如防火、防潮、防蟲、防盜、防泄密等設施和制度的外部存放機構，為檔案提供可靠的“安全家園”。（二）合法性原則委托行為及受托機構必須符合國家法律法規以及行業相關規定。在選擇受托機構時，務必審查其經營資質、業務范圍等，確保合作的合法性，避免因違規操作給公司帶來法律風險。（三）便捷性原則在滿足安全性和合法性的前提下，優先考慮地理位置便利、交通便捷，且能提供高效服務的受托機構。這樣既便于公司工作人員進行檔案的查詢、借閱等操作，也有助于提高工作效率，為公司業務的開展提供有力支持。（四）經濟性原則在保證檔案存放質量的同時，合理控制委托存放成本。通過多家比較、談判協商等方式，選擇性價比高的受托機構，以實現資源的有效利用，為公司節省開支。四、委托流程（一）需求提出1.各部門如有檔案委托存放需求，需填寫《檔案委托存放申請表》，詳細說明委托存放檔案的種類、數量、預計存放期限、使用頻率等信息，并闡述委托存放的原因及必要性。2.將申請表提交至檔案管理部門進行初步審核。（二）機構篩選1.檔案管理部門收到申請表并審核通過后，組織相關人員成立評估小組。評估小組負責對市場上潛在的檔案委托存放機構進行調查、篩選。2.評估小組主要從以下幾個方面對受托機構進行考察：資質信譽：查看受托機構是否具備合法有效的營業執照、相關行業資質證書等，了解其在行業內的信譽口碑，有無違法違規記錄等。服務能力：考察受托機構的檔案管理設施設備是否先進、完善，如庫房的溫濕度控制設備、檔案存儲架的質量等；了解其檔案管理人員的專業素質和經驗，是否具備完善的檔案管理流程和服務標準。安全保障：評估受托機構的安全防護措施，包括但不限于防火系統、防潮措施、防盜設備、數據加密技術（針對電子檔案）等，確保檔案的實體安全和信息安全。價格費用：獲取受托機構的收費標準和報價方案，對比不同機構的價格水平，分析其收費的合理性和透明度。3.評估小組根據考察情況，撰寫《受托機構考察報告》，推薦35家符合要求的受托機構。（三）合同簽訂1.公司與選定的受托機構就委托存放事宜進行合同條款的談判。談判內容包括檔案的交接方式、存放要求、服務內容、費用結算、保密責任、違約責任等關鍵事項。2.合同應明確雙方的權利和義務，確保雙方的合法權益得到保障。合同文本需經過公司法務部門的審核，確保合同條款符合法律法規要求，無法律漏洞。3.雙方達成一致后，正式簽訂《檔案委托存放合同》。合同簽訂后，受托機構應按照合同約定，為公司建立專門的檔案存放檔案庫位或電子存儲空間。（四）檔案交接1.在合同簽訂后，檔案管理部門與受托機構共同制定檔案交接計劃，明確交接時間、地點、方式以及雙方的責任人。2.公司檔案管理人員按照交接計劃，對擬委托存放的檔案進行整理、分類、編號，并編制《檔案交接清單》，詳細記錄檔案的名稱、數量、起止時間、保管期限等信息。3.在交接現場，雙方責任人依據《檔案交接清單》對檔案進行逐一核對，確保檔案的數量準確、內容完整。核對無誤后，雙方在交接清單上簽字確認，完成檔案的交接手續。五、受托機構管理（一）定期檢查1.檔案管理部門應定期（至少每季度一次）對受托機構的檔案存放情況進行實地檢查。檢查內容包括檔案的存放環境、保管條件、安全防護措施的落實情況等。2.在檢查過程中，如發現問題，應及時與受托機構溝通協調，要求其限期整改。整改完成后，檔案管理部門應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）監督指導1.檔案管理部門有責任對受托機構的檔案管理工作進行監督指導，確保其按照公司的要求和國家相關標準規范進行檔案管理。2.根據公司檔案管理的實際需求和最新的行業標準，適時向受托機構提出改進檔案管理工作的建議，協助受托機構不斷提高服務質量。（三）評估考核1.每年年底，檔案管理部門組織相關部門對受托機構進行年度評估考核。評估考核內容包括檔案管理服務質量、安全保障措施執行情況、費用結算情況、響應速度及服務態度等方面。2.根據評估考核結果，對受托機構進行評級。對于表現優秀的受托機構，給予適當的獎勵，如續簽合同優先考慮、增加業務合作量等；對于表現不佳、存在嚴重問題的受托機構，按照合同約定追究其違約責任，甚至終止合作。六、檔案使用（一）查詢借閱申請1.公司內部人員因工作需要查詢或借閱委托存放的檔案，需填寫《檔案查詢借閱申請表》，注明查詢或借閱的檔案名稱、用途、預計使用時間等信息，并經部門負責人審批同意。2.將申請表提交至檔案管理部門，檔案管理部門審核申請信息的真實性和合理性，如審核通過，為申請人開具《檔案查詢借閱介紹信》。（二）查詢借閱辦理1.申請人持《檔案查詢借閱介紹信》前往受托機構辦理檔案查詢或借閱手續。受托機構應根據介紹信的內容，及時為申請人提供所需的檔案資料。2.在查詢過程中，申請人應遵守受托機構的相關規定，在指定區域內查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區域，不得對檔案進行涂改、標記、損壞等行為。如需復印、摘錄檔案內容，需經檔案管理部門和受托機構同意，并辦理相關手續。3.如借閱檔案，申請人應按照約定的借閱期限歸還檔案。逾期未還的，檔案管理部門應及時督促申請人歸還，并視情況對申請人進行批評教育。（三）歸還與反饋1.借閱人歸還檔案時，受托機構應與借閱人共同對檔案進行檢查，確認檔案的完整性和完好性。如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并按照相關規定進行處理。2.檔案管理部門應定期向借閱人了解檔案的使用情況，收集反饋意見，以便不斷改進檔案管理工作，更好地滿足公司業務需求。七、檔案保密管理（一）保密協議簽訂1.在與受托機構簽訂委托存放合同的同時，應與其簽訂《檔案保密協議》，明確受托機構的保密義務和責任。要求受托機構嚴格遵守國家保密法律法規以及公司的保密制度，對委托存放的檔案信息予以保密。2.受托機構應承諾不向任何第三方泄露檔案內容，未經公司書面同意，不得擅自使用檔案信息。如因受托機構原因導致檔案信息泄露，應承擔相應的法律責任和經濟賠償責任。（二）內部保密教育1.公司檔案管理部門應定期組織相關工作人員進行保密教育，提高大家的保密意識。教育內容包括國家保密法律法規、公司保密制度、檔案保密工作的重要性以及常見的保密風險防范措施等。2.在檔案交接、查詢借閱等過程中，工作人員應時刻牢記保密原則，妥善保管檔案資料，避免因疏忽大意導致檔案信息泄露。（三）保密監督檢查1.檔案管理部門應加強對檔案保密工作的監督檢查力度，定期對受托機構的保密措施落實情況進行檢查。檢查內容包括保密制度執行情況、檔案存儲設備的安全性、人員的保密意識等。2.如發現有違反保密規定的行為，應及時采取措施進行糾正，并嚴肅追究相關人員的責任。對造成嚴重后果的，依法追究法律責任。八、檔案保管期限與處置（一）保管期限確定1.在委托存放檔案前，檔案管理部門應依據國家相關規定和公司檔案管理制度，結合檔案的性質、內容等因素，確定每類檔案的保管期限。保管期限分為短期、中期和長期，具體劃分標準按照公司檔案管理的相關規定執行。2.在檔案交接過程中，將檔案的保管期限信息明確告知受托機構，要求其按照規定的保管期限對檔案進行妥善保管。（二）到期檔案處置1.當檔案保管期限屆滿時，檔案管理部門應組織相關人員對到期檔案進行鑒定。鑒定小組由檔案管理人員、業務部門代表、法務人員等組成，根據檔案的實際價值、是否仍具有參考意義等因素，確定檔案是否需要繼續保存或進行處置。2.對于確無保存價值的到期檔案，經公司領導審批同意后，由檔案管理部門與受托機構共同制定檔案處置方案。處置方式可根據檔案的性質和實際情況選擇銷毀、移交相關部門等。3.在檔案處置過程中，應嚴格按照相關規定進行操作，確保檔案處置的安全、合規。對于選擇銷毀的檔案，應實施監銷制度，檔案管理部門和受托機構各派專人負責監銷，確保檔案被徹底銷毀，避免信息泄露。銷毀完畢后，監銷人員應在銷毀記錄上簽字確認。九、費用管理（一）費用預算1.檔案管理部門應根據公司檔案委托存放的實際需求和市場行情，每年年初編制《檔案委托存放費用預算》。預算內容包括檔案存放費、運輸費、特殊保管設備租賃費等各項可能發生的費用。2.將費用預算提交至公司財務部門審核，經公司領導審批后納入公司年度財務預算。（二）費用結算1.檔案管理部門應按照合同約定的收費標準和結算方式，與受托機構進行費用結算。結算周期一般為每月、每季度或每半年，具體根據合同約定執行。2.在費用結算前，檔案管理部門應核對受托機構提供的費用清單，確保費用計算準確、合理。如有疑問，應及時與受托機構溝通核實。3.費用核對無誤后，檔案管理部門填寫《費用報銷申請表》，附上相關合同、發票、費用清單等資料，按照公司財務審批流程進行報銷。（三）成本控制1.檔案管理部門應密切關注檔案委托存放費用的支