科研非標采購管理辦法一、前言在當(dāng)今科技飛速發(fā)展的時代，科研工作對于推動企業(yè)創(chuàng)新、提升核心競爭力起著至關(guān)重要的作用。而科研非標采購，作為科研工作開展的重要支撐環(huán)節(jié)，其管理的有效性直接影響到科研項目的進度、質(zhì)量以及成本控制。我們深知，科研工作的特殊性決定了非標采購?fù)哂袑I(yè)性強、定制化程度高、技術(shù)要求復(fù)雜等特點。因此，為了規(guī)范公司科研非標采購行為，確保采購活動合法合規(guī)、公正透明，提高采購效率和資金使用效益，結(jié)合公司實際情況以及相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本《科研非標采購管理辦法》。希望大家認真學(xué)習(xí)并嚴格遵守本辦法，共同為公司科研事業(yè)的順利推進貢獻力量。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有科研項目涉及的非標采購活動。這里所說的科研非標采購，是指因科研項目特定需求，無法通過購買現(xiàn)有標準產(chǎn)品或服務(wù)來滿足，需要進行定制化采購的各類設(shè)備、材料、軟件以及技術(shù)服務(wù)等。無論是基礎(chǔ)研究項目，還是應(yīng)用開發(fā)項目，只要涉及到非標采購，均應(yīng)按照本辦法執(zhí)行。三、采購原則1.合法合規(guī)原則：科研非標采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準，確保采購過程的每一個環(huán)節(jié)都在法律框架內(nèi)進行。這不僅是對公司的基本要求，也是維護市場公平競爭環(huán)境的需要。希望大家在采購過程中，時刻保持法律意識，不觸碰法律紅線。2.公正公平原則：在采購活動中，要確保所有潛在供應(yīng)商都能得到公平對待，不偏袒任何一方。采購過程應(yīng)公開透明，信息對稱，讓供應(yīng)商在平等的條件下參與競爭。我們鼓勵供應(yīng)商積極參與公司的科研非標采購項目，通過公平競爭，為公司提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。3.科學(xué)合理原則：采購需求應(yīng)基于科研項目的實際需要，科學(xué)合理地確定采購內(nèi)容、技術(shù)參數(shù)和預(yù)算。避免盲目追求高端設(shè)備或過度定制，造成資源浪費。在制定采購方案時，要充分考慮科研項目的可行性、實用性以及經(jīng)濟性，確保采購的產(chǎn)品和服務(wù)能夠切實滿足科研工作的需求。4.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，注重采購成本的控制和資金使用效益的提高。通過合理的采購策略和談判技巧，爭取最優(yōu)惠的價格和服務(wù)條款。同時，要關(guān)注采購的時效性，確保采購的產(chǎn)品和服務(wù)能夠及時到位，不影響科研項目的進度。希望大家在采購過程中，樹立成本意識和效益觀念，為公司節(jié)約每一分錢。四、職責(zé)分工1.科研項目組負責(zé)提出科研非標采購需求，并詳細說明采購產(chǎn)品或服務(wù)的技術(shù)要求、性能指標、使用場景等關(guān)鍵信息。在提出需求時，應(yīng)充分進行市場調(diào)研，了解同類產(chǎn)品或服務(wù)的市場價格、技術(shù)水平以及供應(yīng)商情況，為后續(xù)采購工作提供參考依據(jù)。參與采購文件的編制，協(xié)助采購部門對供應(yīng)商進行考察、評估和選擇。在采購過程中，及時提供技術(shù)支持，解答供應(yīng)商關(guān)于技術(shù)方面的疑問。負責(zé)對采購產(chǎn)品或服務(wù)進行驗收，確保其符合科研項目的要求。驗收過程應(yīng)嚴格按照合同約定的標準和方法進行，如有質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商溝通解決。2.采購部門負責(zé)制定科研非標采購計劃，根據(jù)科研項目組提出的采購需求，合理安排采購時間和采購方式。在制定計劃時，要充分考慮采購的復(fù)雜性和不確定性，預(yù)留一定的彈性時間，確保采購工作能夠按時完成。組織編制采購文件，包括招標文件、詢價文件、談判文件等。采購文件應(yīng)明確采購需求、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標標準等內(nèi)容，確保供應(yīng)商能夠準確理解采購要求。發(fā)布采購信息，邀請符合條件的供應(yīng)商參與采購活動。采購信息應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)相關(guān)網(wǎng)站等平臺上公開發(fā)布，確保信息的廣泛傳播和透明度。組織開標、評標、談判等采購活動，按照規(guī)定的程序和標準選擇中標或成交供應(yīng)商。在采購活動中，要嚴格遵守公正公平原則，確保采購結(jié)果的合理性和公正性。簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。在簽訂合同前，要認真審核合同條款，確保合同內(nèi)容完整、權(quán)利義務(wù)明確，避免合同糾紛。建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行評價和管理。通過定期評價，篩選出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，同時淘汰不合格供應(yīng)商，提高采購質(zhì)量和效率。3.財務(wù)部門負責(zé)審核科研非標采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排和使用。在審核預(yù)算時，要嚴格按照公司的財務(wù)制度和科研項目預(yù)算管理辦法進行，對不合理的預(yù)算支出提出調(diào)整建議。參與采購合同的審核，重點關(guān)注合同中的付款條款、發(fā)票要求等財務(wù)相關(guān)內(nèi)容。確保合同條款符合財務(wù)規(guī)定，避免財務(wù)風(fēng)險。辦理采購資金的支付手續(xù)，按照合同約定及時支付貨款。在支付過程中，要嚴格審核付款申請，確保資金支付的準確性和安全性。4.法務(wù)部門負責(zé)對采購文件和采購合同進行法律審查，確保其符合法律法規(guī)的要求。在審查過程中，要重點關(guān)注合同的合法性、有效性、完整性以及違約責(zé)任等條款，避免法律漏洞和風(fēng)險。為采購活動提供法律咨詢和支持，協(xié)助處理采購過程中出現(xiàn)的法律糾紛。在遇到法律問題時，要及時提供專業(yè)的法律意見，維護公司的合法權(quán)益。五、采購流程1.采購需求申請科研項目組根據(jù)科研項目的實際進展和需求，填寫《科研非標采購需求申請表》。申請表應(yīng)詳細注明采購項目名稱、所屬科研項目、采購內(nèi)容、技術(shù)要求、預(yù)計采購時間、預(yù)算金額等信息。科研項目組負責(zé)人對申請表進行審核，確保采購需求真實、合理，并簽字確認。審核通過后，將申請表提交給采購部門。2.采購計劃制定采購部門收到《科研非標采購需求申請表》后，對采購需求進行分析和評估。結(jié)合市場情況、供應(yīng)商資源以及公司采購政策，制定詳細的采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購方式（如公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購等）、采購時間安排、采購預(yù)算分配等內(nèi)容。采購計劃需報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后實施。3.采購文件編制根據(jù)采購計劃確定的采購方式，采購部門組織編制相應(yīng)的采購文件。在編制過程中，應(yīng)充分征求科研項目組、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門的意見，確保采購文件內(nèi)容準確、完整、合理。采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標標準、合同主要條款等內(nèi)容。對于技術(shù)復(fù)雜的采購項目，可邀請專家參與采購文件的編制，提高文件的專業(yè)性和科學(xué)性。4.采購信息發(fā)布采購部門按照規(guī)定的渠道和方式發(fā)布采購信息，邀請供應(yīng)商參與采購活動。公開招標項目應(yīng)在國家指定的招標公告發(fā)布媒體上發(fā)布招標公告；其他采購方式可在公司內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)相關(guān)網(wǎng)站等平臺上發(fā)布采購信息。采購信息應(yīng)包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購方式、供應(yīng)商資格要求、獲取采購文件的時間和地點、投標截止時間等關(guān)鍵信息。確保供應(yīng)商能夠及時、準確地獲取采購信息，參與采購活動。5.供應(yīng)商報名與資格審查供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)，按照采購信息要求，向采購部門提交報名材料。報名材料應(yīng)包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、相關(guān)資質(zhì)證書、業(yè)績證明材料、法定代表人授權(quán)委托書等。采購部門對供應(yīng)商提交的報名材料進行資格審查，核實供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)條件、業(yè)績經(jīng)驗等是否符合采購要求。對于符合要求的供應(yīng)商，允許其參與采購活動；對于不符合要求的供應(yīng)商，及時告知其原因。6.采購評審根據(jù)采購方式的不同，組織相應(yīng)的評審活動。公開招標和邀請招標：組建評標委員會，評標委員會由技術(shù)、經(jīng)濟、法律等方面的專家以及采購部門、科研項目組等相關(guān)人員組成。評標委員會按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法，對投標文件進行評審，推薦中標候選人。競爭性談判：成立談判小組，談判小組由采購部門、科研項目組等相關(guān)人員組成。談判小組與供應(yīng)商進行多輪談判，在滿足采購需求的前提下，爭取最優(yōu)惠的價格和服務(wù)條款。談判結(jié)束后，由談判小組推薦成交供應(yīng)商。詢價：向符合資格要求的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)提交報價文件。采購部門對供應(yīng)商的報價文件進行評審，選擇報價最低且符合采購要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。單一來源采購：對于符合單一來源采購條件的項目，采購部門與供應(yīng)商進行協(xié)商，確定采購價格和服務(wù)條款。協(xié)商過程應(yīng)形成書面記錄，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后確定成交供應(yīng)商。7.中標（成交）結(jié)果公示采購部門將中標（成交）結(jié)果在公司內(nèi)部網(wǎng)站或其他指定平臺上進行公示，公示期不少于[X]個工作日。公示內(nèi)容應(yīng)包括中標（成交）供應(yīng)商名稱、中標（成交）金額、采購項目名稱等信息。在公示期間，接受公司內(nèi)部和社會各界的監(jiān)督。如有供應(yīng)商對中標（成交）結(jié)果提出質(zhì)疑，采購部門應(yīng)及時進行調(diào)查核實，并按照相關(guān)規(guī)定處理。8.合同簽訂與執(zhí)行公示無異議后，采購部門與中標（成交）供應(yīng)商簽訂采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同合法有效。合同簽訂后，采購部門負責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按照合同約定按時、按質(zhì)、按量交付產(chǎn)品或提供服務(wù)。科研項目組應(yīng)積極配合采購部門，做好接收準備工作。9.驗收與付款供應(yīng)商交付產(chǎn)品或提供服務(wù)后，科研項目組按照合同約定的驗收標準和方法進行驗收。驗收合格后，填寫《科研非標采購驗收報告》，由科研項目組負責(zé)人、采購部門負責(zé)人等相關(guān)人員簽字確認。驗收報告作為付款依據(jù)之一，連同采購合同、發(fā)票等相關(guān)材料一并提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。六、采購方式選擇1.公開招標符合下列條件之一的科研非標采購項目，應(yīng)采用公開招標方式：采購預(yù)算金額達到國家規(guī)定的公開招標限額標準以上的項目。采購項目具有廣泛的市場競爭基礎(chǔ)，需要通過公開招標方式選擇最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，以確保采購項目的質(zhì)量和效益。公開招標應(yīng)按照《中華人民共和國招標投標法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進行操作。在招標過程中，要嚴格遵守法定程序，確保招標活動的公開、公平、公正。2.邀請招標符合下列條件之一的科研非標采購項目，可采用邀請招標方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目。采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。邀請招標時，應(yīng)向不少于三家具備相應(yīng)資格的供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書。邀請招標的程序和要求與公開招標基本相同，但在供應(yīng)商選擇范圍上有所限制。3.競爭性談判符合下列條件之一的科研非標采購項目，可采用競爭性談判方式：招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的，或者重新招標未能成立的項目。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目。不能事先計算出價格總額的項目。在競爭性談判過程中，談判小組應(yīng)與供應(yīng)商進行多輪談判，充分了解供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)方案、價格等情況，在滿足采購需求的前提下，爭取最優(yōu)惠的條件。4.詢價采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的科研非標采購項目，可采用詢價方式。詢價時，應(yīng)向不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)一次性報出不得更改的價格。采購部門根據(jù)供應(yīng)商的報價情況，選擇報價最低且符合采購要求的供應(yīng)商成交。5.單一來源采購符合下列條件之一的科研非標采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。采用單一來源采購方式時，應(yīng)在采購前進行公示，公示期不少于[X]個工作日。公示內(nèi)容應(yīng)包括采購項目名稱、采購理由、唯一供應(yīng)商名稱等信息。公示無異議后，方可與供應(yīng)商進行協(xié)商談判，確定采購價格和服務(wù)條款。七、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準入建立供應(yīng)商準入制度，明確供應(yīng)商的準入條件。供應(yīng)商應(yīng)具備獨立法人資格，具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度，具備履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力，有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄等。供應(yīng)商申請準入時，應(yīng)向采購部門提交相關(guān)證明材料，包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、相關(guān)資質(zhì)證書、業(yè)績證明材料、質(zhì)量保證體系文件等。采購部門對供應(yīng)商提交的材料進行審核，必要時可進行實地考察，評估供應(yīng)商的實際生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理等情況。經(jīng)審核合格的供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商庫。2.供應(yīng)商評價建立供應(yīng)商評價機制，定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行評價。評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平、技術(shù)支持等方面。科研項目組、采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)，對供應(yīng)商在采購過程中的表現(xiàn)進行評價，并填寫《供應(yīng)商評價表》。采購部門負責(zé)匯總各部門的評價意見，形成對供應(yīng)商的綜合評價報告。根據(jù)評價結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀和良好的供應(yīng)商，在后續(xù)采購項目中給予優(yōu)先考慮；對于合格的供應(yīng)商，督促其改進不足之處；對于不合格的供應(yīng)商，及時從供應(yīng)商庫中淘汰。3.供應(yīng)商激勵與溝通我們鼓勵供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司將給予一定的激勵措施，如增加采購份額、優(yōu)先參與公司其他項目的采購活動、頒發(fā)優(yōu)秀供應(yīng)商證書等。建立與供應(yīng)商的溝通機制，定期與供應(yīng)商進行交流，了解供應(yīng)商的需求和意見，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。通過良好的溝通，增進雙方的信任和合作，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門負責(zé)對科研非標采購活動進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)