移動公司公章管理辦法一、前言親愛的同事們，公章作為公司對外行使權力、確認法律關系的重要象征，其管理的規范性和嚴謹性直接關系到公司的利益與形象。在移動公司，隨著業務的廣泛拓展和運營的日益復雜，公章使用場景不斷增多。為了確保公章使用安全、高效，依據相關法律法規以及通信行業的標準，結合公司實際運營需求，特制定本管理辦法。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同維護公司公章使用的規范與秩序。二、適用范圍本辦法適用于移動公司總部及所屬各級分公司、子公司，涵蓋公司所有部門及分支機構。無論是日常業務往來，還是重要項目合作，只要涉及公司公章使用，均需遵循本辦法規定。三、管理職責劃分（一）綜合管理部門1.綜合管理部門是公司公章的歸口管理部門，肩負著公章管理的主要責任。2.負責制定、修訂并完善公章管理辦法，確保其符合法律法規及公司發展需求。3.統一刻制、啟用、變更、廢止公司各類公章，并做好相應登記與備案工作。4.對公章的保管、使用情況進行定期檢查與不定期抽查，及時發現并糾正存在的問題。5.我們鼓勵綜合管理部門主動與各部門溝通，了解公章使用需求，不斷優化管理流程。（二）使用部門1.各使用部門負責本部門業務范圍內公章使用的申請、登記及相關資料準備工作。2.確保申請使用公章的事項真實、合法、合規，且符合公司業務政策與流程。3.配合綜合管理部門做好公章使用的監督與檢查工作，提供必要的信息與資料。4.希望大家在使用公章前，仔細確認業務事項，避免因疏忽導致公章使用不當。（三）法律合規部門1.法律合規部門負責對涉及法律事務的公章使用進行法律審核，確保公章使用行為符合法律法規要求。2.為公章管理工作提供法律支持與指導，協助處理因公章使用引發的法律糾紛。3.定期對公章使用情況進行法律風險評估，提出防范建議與措施。4.我們期望法律合規部門能夠積極主動地為各部門提供法律培訓，增強大家的法律意識，規范公章使用。四、公章的種類與用途（一）公司公章1.定義：公司公章是公司對外行使權力的象征，代表公司的整體意志。2.用途：用于公司各類重要文件、合同、協議、證明等的簽署，如重大項目合作協議、公司章程修訂、對外報送的重要報表等。（二）合同專用章1.定義：專門用于簽訂各類經濟合同的印章。2.用途：適用于公司與外部單位或個人簽訂的各類業務合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、建設工程合同等。（三）財務專用章1.定義：主要用于公司財務往來的結算與確認。2.用途：用于開具支票、匯票、發票、收據等財務票據，以及與銀行等金融機構的各類業務往來文件。（四）法定代表人章1.定義：刻有公司法定代表人姓名的印章，代表法定代表人的個人身份與授權。2.用途：通常與公司公章或財務專用章配合使用，用于特定的財務、法律事務，如銀行預留印鑒、重要財務文件簽署等。（五）部門章1.定義：各部門根據工作需要刻制的印章，僅代表本部門。2.用途：用于部門內部文件、通知、報告等，不得用于對外簽訂合同或具有法律效力的文件。（六）分支機構章1.定義：各級分公司、子公司刻制的代表本分支機構的印章。2.用途：在本分支機構業務范圍內，按照總公司授權使用，用于各類文件、合同等的簽署。五、公章的刻制與啟用（一）刻制申請1.因工作需要刻制公章的部門或分支機構，應填寫《公章刻制申請表》，詳細說明刻制公章的種類、名稱、用途、使用范圍等信息。2.申請表需經部門負責人、分管領導簽字審核同意后，提交至綜合管理部門。（二）審核與審批1.綜合管理部門收到刻制申請后，對申請內容進行審核，確認符合公司規定及業務需求。2.審核通過后，報公司主要領導審批。對于涉及重要業務或具有較大影響的公章刻制，可能還需經過公司管理層會議討論決定。（三）刻制流程1.經審批同意后，由綜合管理部門統一聯系具有合法資質的印章刻制單位進行刻制。2.刻制單位應嚴格按照國家規定的印章規格、樣式和材質進行制作，確保公章質量與規范性。3.綜合管理部門應與刻制單位簽訂保密協議，要求其對公章樣式、內容等信息嚴格保密。（四）啟用備案1.公章刻制完成后，綜合管理部門應進行驗收，核對公章的樣式、規格、內容等是否與申請一致。2.驗收合格后，填寫《公章啟用備案表》，注明公章名稱、編號、啟用日期、保管人等信息，報公司領導簽字確認。3.同時，將公章印模及啟用備案表留存歸檔，作為公章管理的重要資料。4.新公章啟用時，綜合管理部門應發布正式的啟用通知，告知公司全體員工，明確新公章的使用范圍與注意事項。六、公章的保管（一）保管原則1.公章保管應遵循“專人負責、安全保密”的原則，確保公章的安全與完整。2.嚴禁將公章交由他人代管或隨意放置，避免公章失控。（二）保管人員1.公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章原則上由綜合管理部門、財務部門指定專人負責保管。2.部門章由各部門負責人指定專人保管，分支機構章由分支機構負責人指定專人保管。3.保管人員應具備良好的職業道德和責任心，熟悉公章管理規定，確保公章使用規范。（三）保管設施1.公章應存放在專門的保險柜或文件柜中，配備必要的防盜、防火、防潮等設施。2.保險柜或文件柜的鑰匙及密碼應由保管人員妥善保管，不得隨意透露給他人。3.如保管人員因特殊原因需要臨時離崗，應將公章妥善交接給指定的臨時保管人員，并辦理交接手續。（四）交接管理1.公章保管人員發生變動時，應及時辦理交接手續。交接雙方需填寫《公章交接登記表》，詳細記錄公章名稱、編號、交接日期、交接原因、交接雙方姓名等信息。2.交接過程應由部門負責人或監交人在場監督，確保交接工作的規范與完整。3.交接完成后，交接登記表應留存歸檔，以備查閱。七、公章的使用（一）使用申請1.各部門因業務需要使用公章時，應提前填寫《公章使用申請表》，注明申請部門、申請人、申請日期、公章種類、使用事項、文件名稱、份數等信息。2.對于涉及重大事項或金額較大的業務，還需附上相關的業務文件、合同草案、審批報告等資料，作為申請依據。3.申請表需經部門負責人簽字審核同意后，提交至相關審批人員。（二）審批流程1.一般業務事項的公章使用申請，由部門分管領導審批。2.對于重大業務事項，如重大項目合作、對外擔保、資產重組等，需經公司主要領導或管理層會議審批。3.涉及法律事務的，應先經法律合規部門進行法律審核，審核通過后再按流程審批。4.審批人員應認真審核申請內容及相關資料，確保公章使用的必要性、合法性與合規性。（三）使用登記1.經審批同意后，申請人持《公章使用申請表》到公章保管人員處辦理使用登記手續。2.保管人員應核對申請表與審批意見是否一致，確認無誤后，在《公章使用登記簿》上詳細記錄公章使用的日期、申請人、用途、文件名稱、份數、批準人等信息。3.申請人應在登記簿上簽字確認。（四）使用規范1.公章應在公司指定的辦公場所內使用，如因特殊情況需要外出使用，應提前申請并經公司主要領導批準。2.外出使用公章時，應至少安排兩名公司員工一同前往，確保公章使用安全。3.公章使用時，應確保加蓋清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。4.對于多頁文件，應加蓋騎縫章，防止文件內容被篡改。5.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等空白文件上加蓋公章。如確因業務需要，應經公司主要領導特別批準，并注明用途和有效期限。（五）用印監督1.公章保管人員在蓋章過程中，應對文件內容進行再次審核，如發現問題應及時與申請人及審批人員溝通。2.對于重要文件的蓋章，可安排專人進行現場監督，確保蓋章過程規范、合規。八、公章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司名稱變更、機構調整、業務范圍變化等原因導致原公章不再適用。2.公章損壞、磨損嚴重，無法正常使用。3.因公章丟失、被盜等原因，經公司研究決定停用。（二）停用申請1.出現上述停用情形時，相關部門應及時填寫《公章停用申請表》，說明停用原因、停用公章的種類、名稱、編號等信息。2.申請表經部門負責人、分管領導簽字審核同意后，提交至綜合管理部門。（三）審核與審批1.綜合管理部門收到停用申請后，對申請內容進行審核，確認情況屬實。2.審核通過后，報公司主要領導審批。（四）停用處理1.經審批同意后，綜合管理部門發布公章停用通知，告知公司全體員工。2.停用的公章應及時收回，由綜合管理部門妥善保管。對于損壞的公章，應做好標記，防止誤用于其他場合。（五）銷毀流程1.對于需要銷毀的公章，綜合管理部門應填寫《公章銷毀申請表》，報公司主要領導審批。2.審批通過后，由綜合管理部門會同審計、法律等相關部門，選擇具有合法資質的銷毀單位進行銷毀。3.銷毀過程應進行現場監督，并做好記錄，包括銷毀日期、銷毀單位、銷毀人員、銷毀公章的名稱、編號等信息。4.銷毀完成后，銷毀單位應出具銷毀證明，與銷毀申請表、銷毀記錄等資料一并留存歸檔。九、監督與檢查（一）定期檢查1.綜合管理部門應每季度對公司公章的保管、使用情況進行一次全面檢查。2.檢查內容包括公章的存放是否安全、使用登記是否完整、審批流程是否合規、是否存在違規使用等情況。（二）不定期抽查1.公司審計部門、法律合規部門可根據工作需要，對公章管理情況進行不定期抽查。2.抽查重點關注重大業務事項的公章使用、公章保管的安全性、制度執行的有效性等方面。（三）問題整改1.對于檢查或抽查中發現的問題，檢查部門應及時下達《整改通知書》，明確整改要求與整改期限。2.責任部門應按照要求認真進行整改，并在規定期限內將整改情況書面反饋給檢查部門。3.綜合管理部門應跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（