耗材購銷管理暫行辦法一、引言在我們公司的日常運營中，耗材的采購與銷售是一項基礎且重要的工作環節。各類耗材廣泛應用于生產、辦公等各個領域，其購銷管理的好壞直接影響到公司的成本控制、運營效率以及產品或服務質量。為了確保公司耗材購銷活動的規范、有序進行，依據相關法律法規和行業標準，結合公司實際運營情況，特制定本《耗材購銷管理暫行辦法》。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同維護公司耗材購銷工作的良好秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及耗材采購與銷售的部門及人員。這里的耗材涵蓋辦公耗材（如紙張、墨盒、硒鼓等）、生產耗材（如零部件、包裝材料等）以及其他日常運營所需的各類消耗性物資。三、職責分工1.采購部門負責制定耗材采購計劃，依據各部門提交的需求，結合庫存情況，合理安排采購數量與時間。我們鼓勵采購人員積極尋找優質供應商，拓寬采購渠道，為公司爭取更有利的采購條件。對供應商進行篩選、評估與管理，建立供應商檔案，定期對供應商的供貨質量、價格、交貨期等進行考核。希望采購人員能夠秉持公正、公平的原則，與供應商建立長期穩定的合作關系。負責采購合同的起草、簽訂與執行，確保合同條款清晰、明確，保障公司的合法權益。在簽訂合同過程中，要仔細審核各項條款，如有疑問及時與法務部門溝通。2.銷售部門負責收集市場信息，了解耗材市場動態、客戶需求及競爭對手情況，為公司銷售策略的制定提供依據。鼓勵銷售人員積極拓展市場，挖掘潛在客戶，提高公司耗材產品的市場占有率。制定銷售計劃，組織開展銷售活動，與客戶進行溝通、洽談，促成銷售訂單的簽訂。在銷售過程中，要注重客戶服務，及時解決客戶的問題和需求，提升客戶滿意度。負責銷售合同的執行與跟蹤，確保產品按時、按質、按量交付給客戶，同時及時回收貨款。銷售人員要密切關注合同執行情況，如有異常及時反饋并協調解決。3.倉庫管理部門負責耗材的驗收入庫工作，依據采購合同和送貨單，對到貨的耗材進行數量清點、質量檢驗，確保入庫耗材符合要求。在驗收過程中，如發現問題要及時與采購部門溝通處理。做好耗材的庫存管理，合理規劃倉庫存儲空間，對耗材進行分類存放，建立庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬實相符。希望倉庫管理人員能夠認真負責，嚴格執行庫存管理制度，避免耗材積壓或短缺現象的發生。負責耗材的出庫發放工作，依據銷售訂單或部門領用申請，按照規定的流程發放耗材。在出庫過程中，要仔細核對領用信息，確保發放準確無誤。4.財務部門負責審核耗材采購與銷售的相關財務事項，包括采購預算、銷售價格、貨款結算等，確保公司財務活動的合規性。財務人員要嚴格按照財務制度進行審核，對不合理的費用支出要及時提出意見和建議。協助采購和銷售部門進行成本核算與分析，為公司決策提供財務數據支持。希望財務人員能夠積極與其他部門溝通協作，共同做好公司的成本控制和財務管理工作。5.其他部門各使用部門要根據實際工作需求，及時、準確地向采購部門提交耗材需求計劃，避免因需求提報不及時影響工作開展。同時，要合理使用耗材，杜絕浪費現象。質量檢測部門負責對采購的耗材進行質量抽檢，對銷售的耗材產品進行質量把控，確保公司耗材產品質量符合相關標準和要求。四、采購管理1.需求提報與計劃編制各部門應在每月末根據下月工作安排，填寫《耗材需求計劃表》，詳細列出所需耗材的名稱、規格、數量等信息，并提交至采購部門。希望各部門能夠認真對待需求提報工作，盡量準確預估需求，減少計劃外采購。采購部門收到各部門需求計劃后，結合庫存情況進行匯總分析，編制《耗材采購計劃》。采購計劃應明確采購品種、數量、采購時間、預計采購金額等內容，并報公司領導審批。2.供應商管理供應商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括供應商的基本情況、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。對潛在供應商進行初步篩選，選擇符合公司要求的供應商進入考察環節。供應商考察：采購部門會同質量檢測等相關部門，對初步篩選的供應商進行實地考察。考察內容包括供應商的生產場地、生產設備、質量管理體系、環保措施等。考察結束后，形成《供應商考察報告》，對供應商的綜合能力進行評價。供應商評估與選擇：采購部門根據考察報告及其他相關信息，組織對供應商進行評估。評估指標包括產品質量、價格、交貨期、售后服務、企業信譽等。根據評估結果，選擇優質供應商列入《合格供應商名錄》。我們鼓勵采購人員不斷優化供應商名錄，引入更具競爭力的供應商，為公司降低采購成本。供應商考核：采購部門定期（每季度或半年）對供應商進行考核。考核內容主要包括供貨質量、交貨期、價格執行情況、售后服務等方面。根據考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予一定的獎勵或增加采購份額；對于表現不佳的供應商，督促其整改，如整改仍不合格，取消其合格供應商資格。3.采購實施采購申請：采購計劃經公司領導審批通過后，采購人員根據采購計劃填寫《采購申請表》，注明采購項目、采購金額、擬選擇供應商等信息，報相關領導審批。采購談判與合同簽訂：采購人員與選定的供應商進行采購談判，就采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款進行協商。談判達成一致后，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，條款要清晰、準確、合法。合同起草完成后，提交法務部門審核，審核通過后由公司授權代表與供應商簽訂合同。采購執行與跟蹤：合同簽訂后，采購人員負責跟蹤供應商的生產進度和交貨情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。如供應商出現可能影響交貨的問題，采購人員應及時協調解決，并將相關情況通知使用部門和倉庫管理部門。五、銷售管理1.市場調研與銷售策略制定銷售部門定期開展市場調研活動，通過問卷調查、客戶訪談、行業報告分析等方式，了解耗材市場的需求變化、價格走勢、競爭對手動態等信息。希望銷售人員能夠深入市場，準確把握市場脈搏，為公司銷售策略的制定提供有價值的參考。根據市場調研結果，銷售部門結合公司實際情況，制定年度銷售策略和銷售計劃。銷售策略應明確目標市場、產品定位、銷售渠道、促銷手段等內容。銷售計劃要具體分解到季度、月度，并落實到具體的銷售人員和銷售區域。2.客戶開發與維護銷售人員通過多種方式開發新客戶，如電話營銷、網絡推廣、參加行業展會等。在開發客戶過程中，要詳細了解客戶需求，向客戶介紹公司產品的特點和優勢，建立良好的客戶關系。鼓勵銷售人員積極拓展客戶資源，不斷擴大公司的客戶群體。對于已有的客戶，銷售人員要定期進行回訪，了解客戶使用產品的情況，及時解決客戶遇到的問題。通過優質的售后服務，提高客戶滿意度和忠誠度，促進客戶的重復購買和長期合作。3.銷售合同管理合同簽訂：銷售人員與客戶達成銷售意向后，起草銷售合同。銷售合同應明確產品名稱、規格、數量、價格、交貨期、付款方式、質量標準、售后服務等條款。合同起草完成后，提交相關部門審核，審核通過后由公司授權代表與客戶簽訂合同。合同執行與跟蹤：銷售合同簽訂后，銷售部門負責將合同信息傳遞給倉庫管理部門和生產部門（如有生產環節），確保產品按時生產和交付。銷售人員要密切跟蹤合同執行情況，及時協調解決合同執行過程中出現的問題，如客戶提出的變更要求等。同時，要按照合同約定及時催收貨款，確保公司資金回籠。六、庫存管理1.驗收入庫倉庫管理人員在接到采購部門的到貨通知后，做好驗收準備工作。到貨時，依據采購合同和送貨單，對耗材的數量、規格、型號等進行仔細清點核對。同時，通知質量檢測部門對耗材進行質量檢驗。經檢驗合格的耗材，倉庫管理人員辦理入庫手續，填寫《入庫單》，注明入庫日期、耗材名稱、規格、數量、供應商等信息，并將入庫信息錄入庫存管理系統。對于檢驗不合格的耗材，及時通知采購部門與供應商協商處理。2.庫存保管倉庫管理人員要合理規劃倉庫存儲空間，按照耗材的類別、特性等進行分類存放，確保存放安全、整齊有序。對有特殊保管要求的耗材，要采取相應的保管措施，如防潮、防火、防蟲等。建立庫存臺賬，詳細記錄耗材的出入庫情況、庫存數量等信息。倉庫管理人員要定期對庫存進行盤點，每月至少進行一次實地盤點，確保賬實相符。如發現賬實不符，要及時查明原因并進行調整。3.出庫發放各部門因工作需要領用耗材時，應填寫《耗材領用申請表》，注明領用部門、領用用途、耗材名稱、規格、數量等信息，經部門負責人審批后，到倉庫領取耗材。倉庫管理人員根據審批通過的《耗材領用申請表》，按照先進先出的原則發放耗材，并填寫《出庫單》，注明出庫日期、領用部門、耗材名稱、規格、數量等信息，同時將出庫信息錄入庫存管理系統。銷售出庫時，倉庫管理人員依據銷售部門提供的發貨通知和銷售合同，核對產品信息后辦理出庫手續，確保產品準確無誤地發運給客戶。七、財務管理1.預算管理財務部門會同采購部門和銷售部門，根據公司年度經營計劃和耗材購銷情況，編制耗材采購預算和銷售預算。采購預算要合理安排采購資金，避免資金浪費和積壓；銷售預算要結合市場情況和銷售目標，預測銷售收入。各部門在執行耗材購銷活動過程中，要嚴格按照預算進行控制。如因特殊情況需要調整預算，應按照規定的流程報公司領導審批。2.價格管理財務部門協助采購部門對采購價格進行審核和監控，確保采購價格合理、合規。對于重大采購項目，財務部門可參與采購談判，提供財務分析和建議。銷售部門在制定銷售價格時，要綜合考慮成本、市場需求、競爭對手價格等因素，確保銷售價格具有市場競爭力且能夠實現公司的利潤目標。財務部門對銷售價格進行審核，防止低價傾銷等損害公司利益的行為發生。3.結算管理采購結算：采購部門根據采購合同和供應商提供的發票、送貨單等，填寫《采購付款申請單》，經相關部門審核、公司領導審批后，提交財務部門辦理付款手續。財務部門要嚴格按照合同約定的付款方式和時間進行付款，同時核對發票等相關憑證的真實性、合法性。銷售結算：銷售部門在產品交付客戶后，按照合同約定及時開具發票，并跟蹤貨款回收情況。財務部門負責核對銷售收入和應收賬款，及時與客戶進行對賬，確保貨款按時足額回收。對于逾期未收回的貨款，財務部門要會同銷售部門進行催款，必要時采取法律手段維護公司權益。八、監督與檢查1.公司成立耗材購銷管理監督小組，成員由審計、財務、法務等部門人員組成。監督小組定期對公司耗材購銷活動進行檢查，檢查