自行分散采購(gòu)管理辦法一、前言在公司的日常運(yùn)營(yíng)中，采購(gòu)工作是確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利開(kāi)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大和業(yè)務(wù)的多樣化，除了集中采購(gòu)，自行分散采購(gòu)也逐漸占據(jù)一定的比例。自行分散采購(gòu)能夠更靈活地滿足各部門特定的、即時(shí)性的需求，但同時(shí)也帶來(lái)了諸如采購(gòu)流程不規(guī)范、成本難以控制、質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題。為了規(guī)范公司自行分散采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，合理控制采購(gòu)成本，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，特制定本《自行分散采購(gòu)管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守本辦法，共同做好公司的采購(gòu)工作，為公司的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在滿足一定條件下開(kāi)展的自行分散采購(gòu)活動(dòng)。這些采購(gòu)活動(dòng)主要是指單次采購(gòu)金額未達(dá)到公司規(guī)定的集中采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)，且因業(yè)務(wù)的特殊性、緊迫性等原因，不適宜通過(guò)集中采購(gòu)流程進(jìn)行的采購(gòu)項(xiàng)目。三、職責(zé)分工1.采購(gòu)需求部門：作為采購(gòu)活動(dòng)的發(fā)起方，負(fù)責(zé)根據(jù)本部門實(shí)際業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)確提出采購(gòu)項(xiàng)目的詳細(xì)需求，包括但不限于采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)等。同時(shí)，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行前期的市場(chǎng)調(diào)研，初步了解市場(chǎng)價(jià)格、供應(yīng)商情況等信息，為后續(xù)的采購(gòu)決策提供參考。在采購(gòu)過(guò)程中，積極參與供應(yīng)商的選擇、合同的簽訂與執(zhí)行等環(huán)節(jié)，對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保滿足本部門的使用需求。我們鼓勵(lì)各需求部門提前規(guī)劃采購(gòu)需求，避免因臨時(shí)需求導(dǎo)致采購(gòu)成本增加和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)上升。2.采購(gòu)管理部門：負(fù)責(zé)制定和完善公司自行分散采購(gòu)管理制度，并監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。對(duì)各部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，包括采購(gòu)需求的合理性、合規(guī)性，采購(gòu)預(yù)算的準(zhǔn)確性等。為各部門提供采購(gòu)流程指導(dǎo)和培訓(xùn)，協(xié)助需求部門選擇合適的供應(yīng)商，參與重要采購(gòu)項(xiàng)目的談判和合同審核。定期對(duì)自行分散采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷優(yōu)化采購(gòu)流程和管理辦法。希望采購(gòu)管理部門能夠發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，為各部門提供優(yōu)質(zhì)高效的采購(gòu)服務(wù)和支持。3.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算進(jìn)行審核和控制，確保采購(gòu)資金的合理安排和使用。參與重大采購(gòu)項(xiàng)目的成本核算和價(jià)格分析，為采購(gòu)決策提供財(cái)務(wù)方面的建議。負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的財(cái)務(wù)條款審核，監(jiān)督采購(gòu)款項(xiàng)的支付，確保符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)。我們希望財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格把關(guān)，保障公司采購(gòu)資金的安全和有效使用。4.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行法律條款審核，確保合同的合法性、完整性和有效性。為采購(gòu)活動(dòng)提供法律咨詢和支持，協(xié)助處理采購(gòu)過(guò)程中可能出現(xiàn)的法律糾紛。希望法務(wù)部門從法律專業(yè)角度為公司采購(gòu)活動(dòng)保駕護(hù)航，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。四、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)需求部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，填寫《自行分散采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、采購(gòu)原因、采購(gòu)物品或服務(wù)描述、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)交付時(shí)間等信息。同時(shí)，附上前期市場(chǎng)調(diào)研資料，如供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、產(chǎn)品說(shuō)明書等。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)采購(gòu)需求的合理性和必要性后簽字批準(zhǔn)。對(duì)于涉及金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，需提交部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)需求部門審批通過(guò)后，提交至采購(gòu)管理部門。2.采購(gòu)審批采購(gòu)管理部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行全面審核。重點(diǎn)審核采購(gòu)需求是否符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和相關(guān)制度規(guī)定，采購(gòu)預(yù)算是否合理，市場(chǎng)調(diào)研資料是否充分等。對(duì)于審核通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)管理部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和實(shí)際情況，確定采購(gòu)方式，并在申請(qǐng)表上注明。采購(gòu)方式一般包括詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。對(duì)于審核不通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)管理部門及時(shí)與需求部門溝通，說(shuō)明原因，并協(xié)助需求部門進(jìn)行修改完善。3.采購(gòu)實(shí)施詢價(jià)采購(gòu)采購(gòu)管理部門協(xié)助需求部門選擇不少于三家符合要求的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價(jià)函，明確采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等詳細(xì)信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。需求部門和采購(gòu)管理部門共同對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析和比較，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量有保障的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。如各供應(yīng)商報(bào)價(jià)差異較大，應(yīng)進(jìn)一步了解原因，必要時(shí)可要求供應(yīng)商進(jìn)行二次報(bào)價(jià)。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)采購(gòu)管理部門和需求部門共同組建談判小組，制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。邀請(qǐng)不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商參加談判。談判小組與供應(yīng)商分別進(jìn)行談判，了解供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)特點(diǎn)、價(jià)格、優(yōu)惠條件等信息。在談判過(guò)程中，談判小組可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)談判文件進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充，但需確保所有供應(yīng)商都能獲得相同的信息。談判結(jié)束后，供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)。談判小組根據(jù)談判文件規(guī)定的評(píng)定成交標(biāo)準(zhǔn)，綜合考慮供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，確定成交供應(yīng)商。單一來(lái)源采購(gòu)采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的，需求部門需在采購(gòu)申請(qǐng)中詳細(xì)說(shuō)明采用該方式的原因，如因?qū)＠Ｓ屑夹g(shù)等原因只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)等，并提供相關(guān)證明材料。采購(gòu)管理部門對(duì)采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的合理性進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購(gòu)價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等合同條款。4.合同簽訂確定成交供應(yīng)商后，采購(gòu)管理部門或需求部門負(fù)責(zé)起草采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式，采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同起草完成后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律條款審核，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核。審核通過(guò)后，由需求部門分管領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂后，采購(gòu)管理部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的工作安排。5.采購(gòu)驗(yàn)收采購(gòu)物品或服務(wù)交付時(shí)，需求部門應(yīng)按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于重要的采購(gòu)項(xiàng)目或技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)物品，可邀請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。驗(yàn)收過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物品或服務(wù)不符合合同要求，需求部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施或重新提供符合要求的產(chǎn)品或服務(wù)。如供應(yīng)商未能及時(shí)解決問(wèn)題，需求部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，記錄驗(yàn)收情況，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。《采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》作為付款的重要依據(jù)之一。6.采購(gòu)付款財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和《采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，審核采購(gòu)款項(xiàng)支付申請(qǐng)。審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的付款流程辦理付款手續(xù)。對(duì)于分期付款的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款節(jié)點(diǎn)和付款比例進(jìn)行付款，并做好相應(yīng)的賬務(wù)處理。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇無(wú)論是通過(guò)何種采購(gòu)方式，需求部門和采購(gòu)管理部門都應(yīng)注重對(duì)供應(yīng)商的選擇。優(yōu)先選擇具有良好商業(yè)信譽(yù)、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，可以參考供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明、客戶評(píng)價(jià)等資料，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)估。同時(shí)，鼓勵(lì)通過(guò)實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系等方式，深入了解供應(yīng)商的實(shí)際情況。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)采購(gòu)管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，定期組織需求部門等相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、交貨及時(shí)性、價(jià)格合理性、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于評(píng)價(jià)為優(yōu)秀和良好的供應(yīng)商，可以在后續(xù)的采購(gòu)項(xiàng)目中優(yōu)先考慮合作；對(duì)于評(píng)價(jià)為合格的供應(yīng)商，應(yīng)督促其改進(jìn)不足之處，提高服務(wù)質(zhì)量；對(duì)于評(píng)價(jià)為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)暫停或終止與其合作。3.供應(yīng)商檔案管理采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證書、報(bào)價(jià)記錄、合同簽訂及執(zhí)行情況、評(píng)價(jià)記錄等。供應(yīng)商檔案應(yīng)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新供應(yīng)商的相關(guān)信息，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。六、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門和采購(gòu)管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自行分散采購(gòu)活動(dòng)的日常監(jiān)督。重點(diǎn)監(jiān)督采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。對(duì)監(jiān)督過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)制度進(jìn)行處理。2.審計(jì)檢查公司定期或不定期對(duì)自行分散采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)項(xiàng)目的合規(guī)性、采購(gòu)流程的合法性、采購(gòu)價(jià)格的合理性、采購(gòu)質(zhì)量的符合性