自行分散采購管理辦法一、前言在公司的日常運營中，采購工作是確保各項業務順利開展的關鍵環節。隨著公司規模的擴大和業務的多樣化，除了集中采購，自行分散采購也逐漸占據一定的比例。自行分散采購能夠更靈活地滿足各部門特定的、即時性的需求，但同時也帶來了諸如采購流程不規范、成本難以控制、質量參差不齊等問題。為了規范公司自行分散采購行為，提高采購效率，保證采購質量，合理控制采購成本，依據相關法律法規及行業標準，結合公司實際運營情況，特制定本《自行分散采購管理辦法》。希望大家認真學習并嚴格遵守本辦法，共同做好公司的采購工作，為公司的發展貢獻力量。二、適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、各分支機構在滿足一定條件下開展的自行分散采購活動。這些采購活動主要是指單次采購金額未達到公司規定的集中采購限額標準，且因業務的特殊性、緊迫性等原因，不適宜通過集中采購流程進行的采購項目。三、職責分工1.采購需求部門：作為采購活動的發起方，負責根據本部門實際業務需求，準確提出采購項目的詳細需求，包括但不限于采購物品或服務的規格、型號、數量、質量要求、交付時間、交付地點等。同時，負責對采購項目進行前期的市場調研，初步了解市場價格、供應商情況等信息，為后續的采購決策提供參考。在采購過程中，積極參與供應商的選擇、合同的簽訂與執行等環節，對采購物品或服務進行驗收，確保滿足本部門的使用需求。我們鼓勵各需求部門提前規劃采購需求，避免因臨時需求導致采購成本增加和采購風險上升。2.采購管理部門：負責制定和完善公司自行分散采購管理制度，并監督各部門執行情況。對各部門提交的采購申請進行審核，包括采購需求的合理性、合規性，采購預算的準確性等。為各部門提供采購流程指導和培訓，協助需求部門選擇合適的供應商，參與重要采購項目的談判和合同審核。定期對自行分散采購工作進行總結和分析，不斷優化采購流程和管理辦法。希望采購管理部門能夠發揮專業優勢，為各部門提供優質高效的采購服務和支持。3.財務部門：負責對采購項目的預算進行審核和控制，確保采購資金的合理安排和使用。參與重大采購項目的成本核算和價格分析，為采購決策提供財務方面的建議。負責采購合同的財務條款審核，監督采購款項的支付，確保符合公司財務制度和相關法律法規。我們希望財務部門嚴格把關，保障公司采購資金的安全和有效使用。4.法務部門：負責對采購合同進行法律條款審核，確保合同的合法性、完整性和有效性。為采購活動提供法律咨詢和支持，協助處理采購過程中可能出現的法律糾紛。希望法務部門從法律專業角度為公司采購活動保駕護航，降低法律風險。四、采購流程1.采購申請需求部門根據實際業務需要，填寫《自行分散采購申請表》，詳細注明采購項目名稱、采購原因、采購物品或服務描述、預算金額、預計交付時間等信息。同時，附上前期市場調研資料，如供應商報價單、產品說明書等。需求部門負責人對采購申請進行審核，確認采購需求的合理性和必要性后簽字批準。對于涉及金額較大或重要的采購項目，需提交部門分管領導審批。采購申請經需求部門審批通過后，提交至采購管理部門。2.采購審批采購管理部門收到采購申請后，對申請內容進行全面審核。重點審核采購需求是否符合公司業務發展規劃和相關制度規定，采購預算是否合理，市場調研資料是否充分等。對于審核通過的采購申請，采購管理部門根據采購項目的特點和實際情況，確定采購方式，并在申請表上注明。采購方式一般包括詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。對于審核不通過的采購申請，采購管理部門及時與需求部門溝通，說明原因，并協助需求部門進行修改完善。3.采購實施詢價采購采購管理部門協助需求部門選擇不少于三家符合要求的供應商，并向其發出詢價函，明確采購物品或服務的規格、數量、質量要求、交付時間等詳細信息，要求供應商在規定時間內報價。需求部門和采購管理部門共同對供應商的報價進行分析和比較，選擇報價合理、信譽良好、產品或服務質量有保障的供應商作為成交供應商。如各供應商報價差異較大，應進一步了解原因，必要時可要求供應商進行二次報價。競爭性談判采購采購管理部門和需求部門共同組建談判小組，制定談判文件，明確談判程序、談判內容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。邀請不少于三家符合相應資格條件的供應商參加談判。談判小組與供應商分別進行談判，了解供應商的產品或服務特點、價格、優惠條件等信息。在談判過程中，談判小組可以根據實際情況對談判文件進行調整和補充，但需確保所有供應商都能獲得相同的信息。談判結束后，供應商在規定時間內進行最后報價。談判小組根據談判文件規定的評定成交標準，綜合考慮供應商的報價、產品或服務質量、售后服務等因素，確定成交供應商。單一來源采購采用單一來源采購方式的，需求部門需在采購申請中詳細說明采用該方式的原因，如因專利、專有技術等原因只能從唯一供應商處采購等，并提供相關證明材料。采購管理部門對采用單一來源采購方式的合理性進行審核。審核通過后，與供應商進行協商，確定采購價格、交付時間、質量標準等合同條款。4.合同簽訂確定成交供應商后，采購管理部門或需求部門負責起草采購合同。合同內容應包括但不限于雙方當事人的名稱、地址、聯系方式，采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量、價格、交付時間、交付地點、驗收標準、付款方式、違約責任等條款。合同起草完成后，提交至法務部門進行法律條款審核，財務部門進行財務條款審核。審核通過后，由需求部門分管領導或授權代表與供應商簽訂合同。合同簽訂應采用書面形式，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂后，采購管理部門應將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好相應的工作安排。5.采購驗收采購物品或服務交付時，需求部門應按照合同約定的驗收標準和驗收方法進行驗收。對于重要的采購項目或技術復雜的采購物品，可邀請相關專業人員或第三方檢測機構參與驗收。驗收過程中，如發現采購物品或服務不符合合同要求，需求部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取補救措施或重新提供符合要求的產品或服務。如供應商未能及時解決問題，需求部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。驗收合格后，需求部門填寫《采購驗收報告》，記錄驗收情況，并由驗收人員簽字確認?！恫少忩炇請蟾妗纷鳛楦犊畹闹匾罁?。6.采購付款財務部門根據合同約定和《采購驗收報告》，審核采購款項支付申請。審核無誤后，按照公司財務制度規定的付款流程辦理付款手續。對于分期付款的采購項目，財務部門應嚴格按照合同約定的付款節點和付款比例進行付款，并做好相應的賬務處理。五、供應商管理1.供應商選擇無論是通過何種采購方式，需求部門和采購管理部門都應注重對供應商的選擇。優先選擇具有良好商業信譽、產品或服務質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商。在選擇供應商時，可以參考供應商的營業執照、稅務登記證、相關資質證書、業績證明、客戶評價等資料，對供應商進行全面評估。同時，鼓勵通過實地考察供應商的生產經營場所、生產設備、質量管理體系等方式，深入了解供應商的實際情況。2.供應商評價采購管理部門應建立供應商評價機制，定期組織需求部門等相關部門對供應商進行評價。評價內容包括產品或服務質量、交貨及時性、價格合理性、售后服務等方面。根據評價結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評價為優秀和良好的供應商，可以在后續的采購項目中優先考慮合作；對于評價為合格的供應商，應督促其改進不足之處，提高服務質量；對于評價為不合格的供應商，應暫停或終止與其合作。3.供應商檔案管理采購管理部門負責建立和維護供應商檔案，檔案內容包括供應商基本信息、資質證書、報價記錄、合同簽訂及執行情況、評價記錄等。供應商檔案應實行動態管理，及時更新供應商的相關信息，確保檔案資料的準確性和完整性。六、監督與審計1.內部監督公司內部審計部門和采購管理部門應加強對自行分散采購活動的日常監督。重點監督采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。對監督過程中發現的問題，應及時向相關部門提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。對于違反本辦法規定的行為，應按照公司相關制度進行處理。2.審計檢查公司定期或不定期對自行分散采購活動進行專項審計。審計內容包括采購項目的合規性、采購流程的合法性、采購價格的合理性、采購質量的符合性