賬款回收責任管理辦法一、前言親愛的同事們，大家好！在公司的運營發(fā)展過程中，賬款回收工作至關重要，它直接關系到公司的資金周轉、盈利能力以及持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。我們深知，每一筆賬款的及時回收，都凝聚著大家的心血與付出。為了進一步規(guī)范賬款回收工作，明確各部門、各崗位在賬款回收過程中的責任，提高賬款回收效率，降低壞賬風險，特制定本《賬款回收責任管理辦法》。希望大家認真學習，共同遵守，攜手為公司的良好運營貢獻力量。二、適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及銷售業(yè)務產生應收賬款的部門及相關崗位，包括但不限于銷售部門、商務部門、財務部門等。無論是與國內客戶還是國際客戶開展業(yè)務所產生的賬款回收管理，均依照本辦法執(zhí)行。三、賬款回收工作中的相關定義1.應收賬款：指公司因銷售商品、提供勞務等業(yè)務，應向購貨單位或接受勞務單位收取的款項，包括尚未收回的貨款、增值稅款以及代墊的運雜費等。2.賬齡：從應收賬款形成之日起，至核算日止所經歷的時間。賬齡劃分一般為：130天、3160天、6190天、91180天、181天1年、12年、23年及3年以上。3.信用期：公司根據(jù)客戶的信用狀況和業(yè)務合作情況，給予客戶支付貨款的期限。在信用期內，客戶應按照合同約定支付賬款。4.壞賬：指公司無法收回或收回的可能性極小的應收賬款。符合下列條件之一的應收賬款，一般可確認為壞賬：債務人死亡，以其遺產清償后仍然無法收回；債務人破產，以其破產財產清償后仍然無法收回；債務人較長時期內未履行其償債義務，并有足夠的證據(jù)表明無法收回或收回的可能性極小。四、各部門及崗位在賬款回收中的職責（一）銷售部門1.客戶開發(fā)與信用評估階段在開發(fā)新客戶時，銷售團隊成員應盡可能全面地收集客戶資料，包括但不限于客戶的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、銀行開戶許可證、經營狀況、財務狀況、信用記錄等相關信息，為客戶信用評估提供詳實依據(jù)。我們鼓勵大家通過多種渠道了解客戶，比如向同行打聽、查看公開的企業(yè)信用報告等。配合信用管理部門對新客戶進行信用評估，根據(jù)客戶的實際情況，提供專業(yè)的意見和建議，協(xié)助確定客戶的信用額度和信用期。希望大家認真對待這一環(huán)節(jié)，因為準確的信用評估是賬款回收的重要基礎。2.合同簽訂與執(zhí)行階段負責起草、簽訂銷售合同，確保合同條款清晰、明確、合法，尤其是涉及付款方式、付款期限、違約責任等關鍵條款，必須與客戶充分溝通并達成一致。合同簽訂前，需提交至法務部門進行審核，確保合同的法律效力。請大家務必重視合同條款的嚴謹性，避免因合同漏洞導致賬款回收困難。在合同執(zhí)行過程中，密切跟進訂單進度，確保產品按時、按質、按量交付給客戶。若出現(xiàn)任何可能影響客戶付款的問題，如產品質量問題、交貨延遲等，應及時與客戶溝通協(xié)調解決，并將相關情況通報給財務部門和信用管理部門，以便共同采取應對措施。3.賬款催收階段作為賬款回收的第一責任人，銷售團隊成員應在信用期屆滿前主動與客戶溝通，提醒客戶按時付款。我們鼓勵大家采取友好、積極的溝通方式，提前一周以郵件、短信或電話等形式向客戶發(fā)送付款提醒，讓客戶感受到我們的專業(yè)與尊重。對于逾期未付款的客戶，銷售團隊成員應加大催收力度，定期與客戶聯(lián)系，了解客戶逾期原因，督促客戶盡快還款。催收過程中，要詳細記錄每次與客戶溝通的情況，包括溝通時間、方式、客戶反饋等，并及時將相關信息反饋給財務部門和信用管理部門。根據(jù)客戶的實際情況，制定個性化的催收方案。對于暫時遇到資金困難但有還款意愿的客戶，可以與客戶協(xié)商制定還款計劃，并及時跟進還款計劃的執(zhí)行情況；對于惡意拖欠的客戶，應及時向公司領導匯報，并配合法務部門采取法律手段追討賬款。（二）財務部門1.賬務處理與監(jiān)控負責對應收賬款進行準確的賬務處理，及時記錄應收賬款的發(fā)生、增減變動情況，并定期與銷售部門核對賬目，確保賬賬相符。財務人員應定期編制應收賬款賬齡分析表，對應收賬款的賬齡結構進行分析，為賬款回收工作提供數(shù)據(jù)支持。密切監(jiān)控應收賬款的回收情況，及時發(fā)現(xiàn)異常賬款。一旦發(fā)現(xiàn)客戶逾期未付款，應及時向銷售部門發(fā)出預警通知，并協(xié)助銷售部門分析客戶的財務狀況和還款能力，提供相關財務數(shù)據(jù)和建議。2.發(fā)票開具與管理按照合同約定及時為客戶開具發(fā)票，并確保發(fā)票信息準確無誤。發(fā)票開具后，應及時將發(fā)票送達客戶，并獲取客戶的簽收記錄。同時，建立發(fā)票臺賬，對發(fā)票的開具、送達、簽收等情況進行詳細記錄，以便日后查詢和核對。協(xié)助銷售部門解決與發(fā)票相關的問題，如客戶對發(fā)票內容有疑問、發(fā)票丟失等情況，及時配合銷售部門與客戶溝通協(xié)調，確保客戶能夠順利進行賬務處理，為賬款回收創(chuàng)造有利條件。（三）信用管理部門1.信用評估與政策制定負責建立和完善客戶信用評估體系，制定科學合理的信用評估標準和方法。根據(jù)銷售部門提供的客戶資料以及其他渠道獲取的信息，對客戶進行全面、客觀的信用評估，確定客戶的信用額度和信用期。信用管理部門應定期對客戶的信用狀況進行重新評估，根據(jù)客戶的經營變化情況及時調整信用額度和信用期。制定并完善公司的信用政策，明確信用審批流程、信用風險控制措施等內容。同時，加強對公司信用政策的宣傳和培訓，確保各部門及相關崗位人員熟悉并遵守信用政策。2.信用風險監(jiān)控與管理對公司整體信用風險進行實時監(jiān)控，分析應收賬款的質量和風險狀況。通過與財務部門、銷售部門的密切協(xié)作，及時發(fā)現(xiàn)潛在的信用風險，并采取相應的風險防范措施，如調整客戶信用額度、加強賬款催收力度等。建立信用風險預警機制，對可能出現(xiàn)的信用風險進行提前預警。當客戶出現(xiàn)經營狀況惡化、財務狀況不佳、涉及重大訴訟等可能影響其還款能力的情況時，及時向公司領導及相關部門發(fā)出預警信號，共同商討應對策略，降低信用風險。（四）法務部門1.法律支持與咨詢?yōu)楣镜匿N售合同簽訂、賬款回收等工作提供專業(yè)的法律支持和咨詢服務。在銷售合同簽訂前，對合同條款進行審核，確保合同符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權利和義務，防范法律風險。解答各部門在賬款回收過程中遇到的法律問題，提供法律意見和建議。幫助相關部門了解和掌握與賬款回收相關的法律法規(guī)，指導各部門依法開展賬款回收工作。2.法律訴訟與執(zhí)行對于通過常規(guī)催收手段無法收回的逾期賬款，根據(jù)公司的決策，負責提起法律訴訟，維護公司的合法權益。在法律訴訟過程中，收集、整理相關證據(jù)，制定訴訟策略，確保訴訟工作的順利進行。負責跟進法律判決的執(zhí)行情況，與法院執(zhí)行部門保持密切溝通，采取有效措施推動判決的執(zhí)行，盡可能實現(xiàn)賬款的回收。五、賬款回收工作流程（一）賬款形成階段1.銷售部門完成銷售合同簽訂并發(fā)貨后，將相關銷售信息（包括合同副本、發(fā)貨單、發(fā)票等）及時傳遞給財務部門。財務部門據(jù)此進行應收賬款的賬務處理，并錄入應收賬款管理系統(tǒng)。2.信用管理部門將客戶的信用額度、信用期等信息錄入系統(tǒng)，為后續(xù)的賬款監(jiān)控和催收提供依據(jù)。（二）賬款監(jiān)控階段1.財務部門定期（每月）編制應收賬款賬齡分析表，對應收賬款的賬齡分布情況進行統(tǒng)計分析，并將分析結果發(fā)送給銷售部門、信用管理部門及公司領導。2.信用管理部門根據(jù)財務部門提供的賬齡分析表以及其他渠道獲取的客戶信息，對客戶的信用狀況進行動態(tài)監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)客戶信用狀況出現(xiàn)異常變化，及時向銷售部門發(fā)出預警通知，并共同商討應對措施。（三）賬款催收階段1.信用期屆滿前一周，銷售團隊成員按照預定的溝通計劃，以友好、禮貌的方式向客戶發(fā)送付款提醒。提醒方式可以包括郵件、短信或電話，提醒內容應明確告知客戶應付款項的金額、付款期限以及付款方式等信息。2.若客戶逾期未付款，銷售團隊成員應在逾期后的3個工作日內與客戶取得聯(lián)系，了解客戶逾期原因，并要求客戶給出明確的還款計劃。同時，將客戶的逾期情況及溝通結果詳細記錄在應收賬款管理系統(tǒng)中，并及時反饋給財務部門和信用管理部門。3.對于逾期15天以上仍未還款的客戶，銷售團隊成員應加大催收力度，每周至少與客戶溝通一次，并以書面形式（如催款函）向客戶再次強調還款要求和逾期后果。催款函需由銷售部門負責人審核后發(fā)出，同時抄送財務部門和信用管理部門備案。4.若客戶逾期30天以上仍未還款，且銷售團隊成員與客戶溝通后未能取得實質性進展，銷售部門應組織財務部門、信用管理部門召開賬款回收專題會議，共同分析客戶情況，制定針對性的催收方案。催收方案可以包括與客戶進一步協(xié)商還款計劃、增加擔保措施、委托第三方催收機構進行催收或采取法律訴訟等措施。5.對于采取法律訴訟措施的逾期賬款，法務部門負責按照法律程序提起訴訟，并全程跟進訴訟進展。銷售部門、財務部門等相關部門應積極配合法務部門，提供所需的證據(jù)材料和信息支持。（四）賬款回收確認階段1.當客戶支付賬款后，財務部門應及時進行收款確認，并在應收賬款管理系統(tǒng)中更新賬款狀態(tài)。同時，將收款信息反饋給銷售部門。2.銷售部門收到財務部門的收款反饋后，與客戶進行確認，確保賬款已準確無誤到賬。如客戶對付款金額或其他事項有疑問，銷售部門應及時與財務部門溝通協(xié)調解決。六、激勵與考核機制1.激勵機制為鼓勵各部門及相關崗位積極參與賬款回收工作，提高賬款回收效率，公司設立賬款回收獎勵制度。對于在賬款回收工作中表現(xiàn)出色的個人或團隊，給予一定的物質獎勵和精神表彰。具體獎勵標準如下：銷售團隊成員成功收回逾期3個月以內的賬款，按照實際回收金額的[X]%給予獎勵；成功收回逾期36個月的賬款，按照實際回收金額的[X]%給予獎勵；成功收回逾期6個月以上的賬款，按照實際回收金額的[X]%給予獎勵。對于其他部門（如財務部門、信用管理部門等）在賬款回收工作中提供關鍵支持和幫助，使得賬款得以順利回收的，根據(jù)貢獻大小給予適當?shù)莫剟睢Ｎ覀児膭畲蠹曳e極主動地參與賬款回收工作，通過大家的共同努力，不僅能為公司創(chuàng)造價值，也能為自己贏得更多的回報。2.考核機制將賬款回收工作納入各部門及相關崗位的績效考核體系，明確考核指標和權重。考核指標主要包括應收賬款回收率、逾期賬款發(fā)生率、賬齡結構優(yōu)化等。具體考核標準如下：銷售部門：應收賬款回收率達到[X]%以上，得滿分；每低于目標值1個百分點，扣[X]分；逾期賬款發(fā)生率控制在[X]%以內，得滿分；每超過目標值1個百分點，扣[X]分；賬齡結構優(yōu)化情況根據(jù)實際改善程度進行評分。財務部門：應收賬款賬齡分析表編制的準確性和及時性，滿分[X]分；協(xié)助銷售部門進行賬款催收的工作成效，滿分[X]分；對逾期賬款預警的及時性和準確性，滿分[X]分。信用管理部門：客戶信用評估的準確性和合理性，滿分[X]分；信用政策執(zhí)行情況，滿分[X]分；信用風險監(jiān)控和預警的有效性，滿分[X]分。績效考核結果與個人薪酬、晉升、評優(yōu)等掛鉤。對于在賬款回收工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，在薪酬調整、晉升機會、評優(yōu)評先等方面予以優(yōu)先考慮；對于因工作不力導致賬款回收困難，給公司造成損失的員工，將視情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